Управление проектами UCL Consulting Развертывание системы для управления проектами

Зачем это нужно Удобство работы над проектом Полный контроль всех изменений Мгновенный поиск нужных документов Простота организации групп, делегирования и разделения полномочий участников проекта Средства архивирования проекта в безопасном формате Безопасный обмен данными между проектантами ( защита от копирования )

Долгосрочная выгода Надежное хранение данных в любых форматах ( текст, графика, картинки) Практически мгновенный поиск нужного документа Полный контроль за документами в архиве Может использоваться как основа документооборота Возможность предоставления коммерческого доступа к архиву документов

Требования времени Практически все документы создаются изначально в электронном виде Затраты рабочего времени на поиск необходимых документов Возможности уничтожения электронных документов: компьютерные вирусы, человеческий фактор. Сохранение конфиденциальности документов ( авторские наработки)

Экономическая выгода Экономия на восстановлении данных Сокращение времени на поиск необходимых документов Затраты на систему значительно меньше чем копирование данных с локальных компьютеров, особенно в условиях распределенной работы. Обеспечение достоверности данных (предотвращает возможные убытки) Возможность предоставления информации на коммерческой основе

Составные части В основе системы использованы следующие компоненты: Система организационного управления Teamware Офис Поисковый сервер Lucene Средства интеграции с другим программным обеспечением

Teamware Офис Справочник организации и одновременно средство управления доступом Библиотека средство хранения и организации предоставления доступа к документам Электронная почта Календарь средство управления расписаниями ( люди, ресурсы, проекты) Задачи – средство планирования отслеживания задач Форум средство для обсуждений и выработки решений Инструменты интеграции с известными программными продуктами ( например МS Office) Программные средства разработки на языках C,VB,Delphi,XML

Lucene Поисковая Java машина с открытыми исходными текстами. Позволяет находить любой произвольный текст в любом текстовом формате (например pdf, flash) Развивается в рамках известного открытого проекта Apache.

Библиотека проекты Почта Форум Планы работ Эл. документы Сиситема управления Задачами Автоматический сканер Бумажные документы Документы в PDF формате Схема работы

Управление проектом Объем проекта 10-20Гб, около 200 папок, в которых сохраняются документы по версиям и другим признакам, различные полномочия у менеджера проекта и проектанта, изменение состояния или версии любого документа сопровождается уведомлением для участвующих в конкретной части проекта. Офис

Дополнительные возможности Контроль за документом – все изменения сопровождаются уведомлением по почте с указанием ссылки на документ Дополнительные заказные поля для каждого документа, до 16 полей. Для удобства упорядочивания документов и связанной с ними информации. Все значения заказных полей индексируются для мгновенного поска необходимых документов в библиотеке. Профиль документа – определяет владельца документа, авторов, сроки хранения, ключевые поля,... Выгрузка библиотек(проектов) с сохранением структуры доступа для дальнейшей записи на различные носители данных для хранения

Примеры экранных форм – Web доступ

Интеграция с MS Office

Интеграция с проводником в Windows

Пример документа в библиотеке

Поиск по тексту

Найденные документы

Teamware Office 8 Основные модули: –Справочник организации, Почта (включая функции безопасности), Календарь, Форум, Библиотека, Задачи –Windows и Web пользовательские интерфейсы Сервер событий (интеграция с другими программами на основе событий) Дополнительно: Активный архив электронной почты Connectors –X.400, Fax, SMS, Anti-Virus Engine, PDA Tools Интеграция с Teamware Mobile Итеграция с Microsoft Sharepoint

Teamware Справочник Мощное средство управления пользователями от малых огранизаций до огромных Снижение затрат поддержки за счет –Шабонов пользователей –Групп доступа –Удаленного управления в больших организациях –Организации пользователей в иерархические группы, легко адаптируемые к изменениям в организациях и бизнесе –Определения периода доступности пользовательских записей

Teamware Почта Основа обмена сообщениями для широкого коммерчески - важного применения –Надежная и наращиваемая Богатые функциональные возможности с максимальными удобствами –Быстрое развертывание и возврат инвестиций Интеграция с безпроводным миром –Управление важными письмами откуда угодно Полнотекстовый поиск по сообщениям и приложениям Функции автономной работы Через Teamware WebService, Почта доступна в стандартном web браузере

Teamware Библиотека Управление документами: Организация информации –Предоставляет инструмент для упорядочивания и организации совместного доступа к важным документам –Гарантирует чувствительность, содержание и доступность документов –Все типы файлов от текcта до видео клипов Деловые решения всегда основаны на информации Безопасность: защита информации Через Teamware WebService, папки и документы и их приложения доступны в стандартном web браузере

Библитека: Управление инфомацией Иерархическое хранилище для электронных документов –Документы логически организованы в папки и библиотеки –Каждый документ включает один или более отдельных файлов –Документ имеет профиль с конфигурируемыми заказными полями –Котроль версий документа, блокировка, дата хранения Различные способы поиска –По профилям –Заказным полям –Заказным свойствам –По словам или комбинациям слов –Границы поиска - библиотеки, папки

Teamware Календарь Инструмент эффективного планирования организации –Персональные расписания –Групповые –Оптимизация использования корпоративных ресурсов Адаптация к корпоративной культуре –Настройка различных прав доступа –Иерархическая организация групп –Специфичные для компании важные даты Через Teamware WebService, Календарь доступен в стандартном web браузере

Teamware Форум Эффективный способ публикации корпоративной информации Управление дискуссиями для поддержки проектов и коллективной работы –Документированные дискуссии ведут к решениям - поддержка обучения организаций –Активные и защищенные –Уведомления и контроль доступа –Расширяемый до глобальных сетей и Интернет Через Teamware WebService, дискуссии Форума, сообщения и приложения доступны в стандартном web браузере

Teamware Задачи Простое средство для маршрутизации заданий и документов и отслеживания их состояния Использутся только в WebService Уведломления о состоянии через электронную почту Отображения прогресса выполнения и отчеты по завершению.

Teamware WebService Свой URL сервис для Почты, Календаря, Форума, Библиотеки, Задач и Справочника Сервер поддерживает фиксированные WWW адреса для любых объектов Teamware Office через стандартные шаблоны HTML –Шаблоны можно корректировать и изменять, например, представление, цвет и картинки –Копировать модули из функций и вставлять их в свои собственные другие www-страницы

Электронный референт Библиотека документов Календари расписания Форумы обсуждений Справочник организации Документы, подготовка решений, почта, расписания работы и использования ресурсов, обсуждения Электронная почта Все уведомления сопровождаются выбранными Вами звуковыми фрагментами Электронный референт постоянно информирует пользователя о событиях в информационной системе Совещание... Вам письмо..., Ваше письмо прочитано... Вам назначено... Получен ответ на Ваш вопрос Задачи

С чего начать Приобрести лицензию на необходимое или минимальное количество пользователей Альтернативно зарегистрироваться и скачать демо версию (полнофункциональная на определенный срок времени) Установить на выделенный или имеющийся ПК или сервер Завести пользователей Организовать группы Создать структуру библиотек и папок на подобие структуры проекта ( электрика, водоснабжение, фундамент,...) Назначить права доступа по группам Начать использовать систему Задать возникшие вопросы представителю Teamware Офис UCL Consulting. Или нанять UCL Consulting для внедрения Teamware Офис