Совершенствование методических подходов к выбору бизнес- процессов, передаваемых на аутсорсинг Мухина И.С., аспирант ПММ

Понятие «аутсорсинг» (от англ. outsourcing) в переводе означает «привлечение» или «использование чужих ресурсов». Аутсорсинг - основанная на стратегическом решении передача на длительный срок в целом или частично необходимых организации традиционных и органически присущих управленческих функций или бизнес-процессов вместе с ответственностью за результат выполнения этих процессов и, при необходимости, соответствующих ресурсов внешним специализированным аутсорсинговым компаниям (аутсорсерам) на контрактной основе для повышения эффективности деятельности организации.

Виды и формы аутсорсинга 1. В зависимости от вида деятельности, в котором специализируется аутсорсер выделяют: Финансовый аудит; Финансовый аудит; Бухгалтерский учет; Бухгалтерский учет; Управленческий консалтинг; Управленческий консалтинг; Управление ИТ-инфраструктурой; Управление ИТ-инфраструктурой; Управление проектами; Управление проектами; Маркетинговый консалтинг; Маркетинговый консалтинг; PR и рекламные услуги; PR и рекламные услуги; Web-проекты Web-проекты

2. В зависимости от формы организации совместной деятельности выделяют: внутренний внутренний внешний внешний

Поиск оптимального решения в рамках аутсорсинг-проекта – внутренний и внешний аутсорсинг Комплексность решения Уровень ноу-хау ВНУТРЕННИЙ АУТСОРСИНГ ВНЕШНИЙ АУТСОРСИНГ Универсальность решений Универсальное решение Стратегическое решение Индивидуальное решение

3. С точки зрения эффективного использования ресурсов, разделения ответственности и рисков можно выделить: частичный частичный полный полный

Поиск оптимального решения в рамках аутсорсинг-проекта – частичный и полный аутсорсинг Комплексность решения Уровень ноу-хау ПОЛНЫЙ АУТСОРСИНГ ЧАСТИЧНЫЙ АУТСОРСИНГ Универсальность решений Отдельные задачи Пакеты услуг Бизнес- процессы

4. В зависимости от обеспечивающего элемента деятельности фирмы: обеспечивающий технологические процессы; обеспечивающий технологические процессы; обеспечивающий процессы управления фирмой; обеспечивающий процессы управления фирмой; ресурсный ресурсный

5. На сегодняшний день выделяют три основных вида аутсорсинга, которые, по мнению автора, классифицируются по виду подразделений, отдаваемых на аутсорсинг: аутсорсинг информационных технологий (IT–аутсорсинг) аутсорсинг информационных технологий (IT–аутсорсинг) аутсорсинг бизнес-процессов (ВРО business process outsoursing) аутсорсинг бизнес-процессов (ВРО business process outsoursing) производственный или промышленный аутсорсинг производственный или промышленный аутсорсинг

Наиболее типичные причины использования аутсорсинга Аутсорсинг Снижениеиздержек Аутсорсинг Повышение качества Улучшение управляемостью Снижениеиздержек Концентрация на основном бизнесе Использование чужого опыта Ростбизнеса Передовыетехнологии Повышение прибыльности бизнеса

Классификация преимуществ аутсорсинга 1. Концентрация на основном виде деятельности: Перенесение основного внимания топ-менеджеров с оперативной деятельности на стратегический анализ, выбор перспективных направлений работы, формирование системы целей и стратегическое планирование Повышение эффективности работы компании в целом за счет освобождения от непрофильных функций и концентрации на основных стратегически важных направлениях Концентрация на основной деятельности, поскольку отпадает необходимость отвлекаться на выполнение и сопровождение бизнес- процессов Перераспределение ресурсов организации Упрощение и повышение эффективности контроля Экономия времени Повышение производительности труда

2. Сокращение расходов: Сокращение операционных расходов за счет исключения прямых затрат на выполнение этой работы собственными силами. Сокращение расходов на непрофильные сферы деятельности предприятия. Снижение издержек обслуживания бизнес-процесса. Масштабируемость аутсорсинговых услуг. Клиент получает услугу в объеме, необходимом ему в настоящее время, и оплачивает только тот объем, который использован. Заключая договор аутсорсинга, заказчик может легко определить свои затраты, так как платит фиксированные суммы. Экономия на ЕСН при аутстаффинге, если организация на УСН. Хотя! Снижение косвенных затрат: аренда помещения для размещения новых сотрудников, стоимость техники и программного обеспечения, расходных материалов. Упрощение структуры управления благодаря исключению промежуточных и дублирующих функций, части функций обеспечения бизнес-процесса, уменьшению документооборота.

3. Повышение качества продукции предприятия и доступ к передовым технологиям: Улучшение качества и надежности предоставляемых услуг Строгое следование индустриальным стандартам и сертификации производственных процессов (сертификата ISO 9001) Аутсорсинговые компании инвестируют в совершенствование своих собственных технологий, методологий, а также в свой персонал. В первую очередь они исследуют и внедряют у себя новейшие мировые инновационные методы управления бизнес-процессами Использование ресурсов и доступ к передовым технологиям, доступ к которым в противном случае был бы невозможен Использование ресурсов и доступ к передовым технологиям, доступ к которым в противном случае был бы невозможен Аутсорсинг позволяет компаниям использовать передовой мировой опыт в обеспечении непрофильных процессов

4. Снижение рисков: Снижение рисков происходит благодаря тому, что аутсорсеры инвестируют средства одновременно в большое количество компаний- клиентов. Компания-заказчик на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области. Минимизация финансовых рисков и возможность перераспределить свои ресурсы, направляя их на процессы, которые в первую очередь увеличивают стоимость компании. 5. Повышение инвестиционной привлекательности компании: Внедрение аутсорсинга является значимым фактором в развитии отношений с иностранными инвесторами, поскольку это увеличивает инвестиционную привлекательность компании. За счет частичного сокращения и перевода персонала в штат подрядчика увеличивается инвестиционная привлекательность предприятия: показатель выработки основной продукции на штатную единицу растет, что отражается на стоимости компании в целом.

Достоинства аутсорсинга для оператора связи 1. Снижение расходов за счет экономии на масштабе; 2. Прогнозируемость издержек; 3. Более простой доступ к узкому кругу высококлассных специалистов; 4. Разделение рисков; 5. Упрощение структуры компании.

Недостатки аутсорсинга 1. Увеличение риска: риск утечки информации и появления нового конкурента; риск утечки информации и появления нового конкурента; риск отказа от услуг аутсорсера и риск потери собственных знаний и навыков в конкретной области. риск отказа от услуг аутсорсера и риск потери собственных знаний и навыков в конкретной области. 2. Потеря контроля над собственными ресурсами. 3. Падение производительности труда у собственных сотрудников.

Недостатки аутсорсинга 4. Рост издержек: Как расплата за стремление сосредоточиться на основной деятельности, и снижение качества при недобросовестности аутсорсера возможно увеличение издержек при передаче второстепенных функций; Как расплата за стремление сосредоточиться на основной деятельности, и снижение качества при недобросовестности аутсорсера возможно увеличение издержек при передаче второстепенных функций; Рост издержек возможен также, если организация передаст в аутсорсинг слишком много функций. Рост издержек возможен также, если организация передаст в аутсорсинг слишком много функций. 5. П о аутсорсингу в России не проработана законодательная база.

Эффективн ость аутсорсинга Стоимость Степень изменений Автоматизация Общие процессы Улучшение процессов ERP Централизация финансовых услуг Вы? Использование многопрофильных платформ Использование общей отраслевой платформы и лучших наработок Эффект масштаба Могут быть достигнуты без аутсорсинга Достигаются только через аутсорсинг

Методики принятия решения об использовании аутсорсинга Существующие методики принятия решения о применении и эффективности аутсорсинга можно разделить на две группы: 1. Экономические (расчетные) методы; 2. Графические методы.

Одна их методик предполагает использование следующей формулы:

В расчете затрат по процессам следует учитывать исключительно те составляющие затрат, которые можно снизить в ходе аутсорсинга: затраты на персонал; затраты на персонал; затраты на производственные площади; затраты на производственные площади; затраты на хранение запасов; затраты на хранение запасов; затраты на средства производства; затраты на средства производства; затраты на вспомогательные средства производства; затраты на вспомогательные средства производства; затраты на управление. затраты на управление.

2. Сопоставления собственных издержек и издержек на аутсорсинг Издержки собственные: Производство и заработная плата; Производство и заработная плата; Сырье и логистика; Сырье и логистика; Капитал (оборотный); Капитал (оборотный); Упущенные выгоды от заказа использовать аутсорсинг (трансакционные издержки). Упущенные выгоды от заказа использовать аутсорсинг (трансакционные издержки). Аутсорсинговые издержки: Ожидаемое изменение цены; Ожидаемое изменение цены; Единовременные издержки на аутсорсинг; Единовременные издержки на аутсорсинг; Дополнительные текущие издержки на аутсорсинг Дополнительные текущие издержки на аутсорсинг

Графические методы Данная группа методов может быть представлена в виде: 1. Графиков; 2. Матриц; 3. Алгоритмов.

Графики: Модель McKinsey & Co

Матрицы: Матрица аутсорсинга для вспомогательных бизнес-функций Матрицы: Матрица аутсорсинга для вспомогательных бизнес-функций Выше Равно Ниже РавноВышеНиже Развитие или аутсорсинг Развитие Аутсорсинг Выделение из бизнес-модели Качество Стоимость

Алгоритмы: Алгоритм по схеме PriceWaterhouseCoopers

Определение целей аутсорсинга 1. Определение качественных целей применения аутсорсинга 2. Определение количественных целей применения аутсорсинга Определение и анализ бизнес-процессов, выполняемых на предприятии 1. Определение ключевых бизнес-процессов 2. Оценка собственных возможностей и ресурсов 3. Оценка структуры стоимости и качества услуги Определение набора методов, в соответствии с целями предприятия 1. Определение целей предприятия 2. Постановка задач: оптимизация производственных процессов, снижение затрат 3. Определение способов оптимизации и выбор приемлемого в данной ситуации Определение бизнес- процессов, выносимых на аутсорсинг 1. Определение бизнес-процессов, которые возможно вынести на аутсорсинг 2. Анализ рынка аутсорсеров, выполняющих данные бизнес- процессы 3. Отбор аутсорсеров, способных выполнить данный объем работы 4. Корректировка перечня бизнес-процессов Процедура принятия решения об использовании аутсорсинга

1. Детальный анализ аутсорсеров 2. Анализ цен аутсорсеров 3. Оценка рисков и последствий аутсорсинга 1. Корректировка целей использования аутсорсинга 2. Сопоставление внутренних и внешних возможностей, определение бизнес-процессов для аутсорсинга 3. Выбор аутсорсеров 4. Оценка эффектов и рисков использования аутсорсинга 5. Определение срока использования аутсорсинга 6. Принятие решения Составление плана управления проектом аутсорсинга 1. План выполнения проекта 2. Программа управления проектом 3. Выработка механизма мониторинга и контроля проектом Обоснование и принятие решения о применении аутсорсинга Определение возможных исполнителей бизнес-процессов Использование аутсорсинга 1. Заключение контракта 2. Мониторинг и контроль 3. Сравнение фактических и предполагаемых эффектов от использования аутсорсинга 4. Если результат себя не оправдывает – отказ от продления контракта и поиск других способов оптимизации

Является ли бизнес-процесс ключевой компетенцией предприятия? Оставляем как есть во внутрифирменной иерархии ДаНет Качество самостоятельного выполнения бизнес-процесса лучше, чем у конкурентов? Издержки на выполнение бизнес-процесса ниже, чем у конкурентов? Расширение деятельности, продажа, предоставление услуг на сторону ДаНет Является ли бизнес-процесс стратегически важным для предприятия? В краткосрочной перспективе можно использовать аутсорсинг, а в долгосрочной перспективе самостоятельное выполнение ДаНет Высок ли уровень риска, связанный с делегированием задач, полномочий и ответственности? Нет Принятие решения об использовании аутсорсинга Да Ставится ли перед предприятием задача снижение затрат по бизнес-процессам Да Есть ли на рынке компании, выполняющие данный бизнес-процесс ДаНет Заключение контракта Процесс принятия решения о необходимости использования услуг сторонней организации Анализ внешней среды Алгоритм определения бизнес-процессов для аутсорсинга и принятия решения

Матрица аутсорсинга Матрица аутсорсинга Качество выполнения бизнес- процесса по сравнению с рынком Стратегическая важность Избавляйся от активов, покупай результаты на рынке Выделяй самостоятельное предприятие (продажа/новый бизнес) Избавляйся от активов, покупай результаты на рынке и у надежных партнеров ? Выделяй ДЗО (диверсифицируй), продавай результаты Учись (развивай) и используй сотрудничество Развивай активы (инвестируй) Защищай собственность, продавай результаты Низкая Средняя Высокая Хуже Такое же Высокое

Проекция Наименование показателя ВесомостьОценка 1 Финансы Снижение эксплуатационных затрат Рост производительности труда 2 Клиенты Количество претензий Индекс удовлетворенности клиентов 3 Бизнес- процессы Снижение себестоимости Улучшение использования основных фондов 4 Обучение и рост Удовлетворенность сотрудников Затраты на обучение одного сотрудника Квалификация персонала Сводная таблица экспертных оценок по ССП

Карта интегральных показателей ССП Обучение и рост (весомость проекции) Клиенты (весомость проекции) Финансы (весомость проекции) Бизнес-процесс (весомость проекции)

Критерии выбора аутсорсера Наименование критерия Проводимая оценка 1 Уровень его возможностей Опыт, количество имеющихся клиентов 2 НадежностьУдовлетворяет ли поставщик потребности всех имеющихся у него клиентов 3 ГибкостьНасколько быстро и безболезненно для клиентов поставщик меняет методы работы в зависимости от изменений нужд и потребностей заказчика 4 Профессиональ ный потенциал Наличие и уровень навыков, не используемых в настоящее время, но, возможно, необходимых в будущем 5 Потенциальная экономия Предлагает ли поставщик лучшие условия по сравнению с другими 6 Качество сервисаНаличие и уровень сервиса по сравнению с другими предложениями и сервисом, имеющимся в настоящее время у самой компании 7 Экспертиза и контроль Готов ли поставщик гарантировать возможность проведения проверок с целью поддержания, защиты и развития деятельности компании 8 Управленческие навыки Готов ли поставщик адекватно реагировать на изменения в объемах и направлениях деятельности компании

Спасибо за внимание!