Презентация группы компаний «НД»: Необходимость применения специализированного ПОНеобходимость применения специализированного ПО (ПО Бэк-Офиса) для построения системы управленческого учета Киев, 2009

1 Группа компаний «НД» План презентации 1. Разграничение понятий потоков: «финансовый» и «товарный» 2. Специфика отслеживания движения товарных потоков 3. Реализация автоматического отслеживания товарных потоков средствами специализированного ПО 4. Построение работы офиса (товарные и финансовые потоки, их взаимосвязь) 5. Выводы и рекомендации

2 Группа компаний «НД» 1. Разграничение понятий потоков: «финансовый» и «товарный» Товарные и финансовые потоки участвуют в создании добавочной стоимости, но на разных этапах; Финансовые потоки хорошо отслеживаются бухгалтерскими программами (1С, Парус и др.); Товарные потоки отслеживаются специализированным ПО или «вручную». 1. Финансовый поток – поток денежных средств (от прихода на Р/С или в кассу до оплаты поставщику или персоналу); 2. Товарный поток – движение товара, которое начинается с заказа товара и заканчивается его расходом (продажа, списание и т.д.). Определения: Может возникнуть вопрос: «Мы успешно отслеживаем товарные потоки средствами 1С, зачем нужно специализированное ПО?» Необходимость применения специализированного ПО

3 Группа компаний «НД» 2. Специфика отслеживания движения товарных потоков Для объяснения необходимости применения специализированного ПО необходимо рассмотреть одну из функций согласно схеме на Рисунке: Выберем, например, функцию 1: Приход* Необходимость применения специализированного ПО * самая «опасная» функция с точки зрения профилактики возможных будущих проблем с движением товара в сети

4 Группа компаний «НД» Этапы рассмотрения функции (см. Таблицу далее): 1) Синхронизируем по времени следующие операции: - заказ товара; - поддержка данной функции средствами бухгалтерской программы (БП); - поддержка данной функции средствами специализированной программы Бэк-Офис (БО). 2) Выясняем на конкретном примере наличие недостающих функций каждого из ПО и присутствие/отсутствие контрольных функций на каждом этапе: Необходимость применения специализированного ПО

5 Группа компаний «НД» Процеду- ра Операции, производимые персоналом Автоматическая поддержка функционалом БП Автоматическая поддержка функционалом БО Процеду- ра приходо- вания товара 1.Ввод контрагента с приходных накладных в ПО (БП или БО); 2.Ввод позиции с приходной накладной; 3.Ввод количества по позициям; 4.Ввод приходной цены; 5.Расчет и ввод цены реализации. 1.Функция автоматической проверки не поддерживается; 2.Функция автоматической проверки не поддерживается; 3.Функция автоматической проверки не поддерживается; 4.Функция автоматической проверки не поддерживается; 5.Функция автоматической проверки не поддерживается; *для пунктов 1-5: внесение данных с твердой копии приходной накладной без автоматических проверок. 1.БО проверяет наличие данного контрагента в базе; 2.БО проверяет наличие товара в спецификации к договору с поставщиком; 3.БО проверяет количество на соответствие заказу (заказ заранее сделан средствами БО); 4.Цена подтягивается автоматически из спецификации (нет возможности бесконтрольного изменения входных цен); 5.БО автоматически рассчитывает и проставляет цены реализации согласно классификатору БО. *БП получает все фактические корректные проверенные данные загрузкой из БО Необходимость применения специализированного ПО

6 Группа компаний «НД» Рисунок-вывод по рассмотренной таблице: Необходимость применения специализированного ПО

7 Группа компаний «НД» Выводы по примеру: 1) Все операции по приходам можно контролировать организационными методами => компания несет определенные риски: 2) Последствия возможных ошибок (сознательных, несознательных): - недобросовестное отношение персонала к процессу прихода товара (субъективные несознательные ошибки = халатность); - сознательные ошибки = злоупотребления. - перетаривание или неоптимальный товарный запас магазинов (не соблюдается заказ); - бесконтрольное изменение приходных цен (не соблюдаются условия договоров); - непредсказуемая доходность (бесконтрольное ценообразование); - появление в магазинах сети неоприходованных товаров (продажа «мимо кассы»); - оприходование недозволенного к оприходованию товара (от отсутствующих в базе поставщиков, отсутствующих артикулов). 3) Аналогичные выводы можно сделать и по другим функциям при работе с товаром (с топливом); 4) Система БО – это система предупреждения, а не тушения пожара! 3. Реализация автоматического отслеживания товарных потоков средствами специализированного ПО Необходимость применения специализированного ПО

8 Группа компаний «НД» Работа часто строится так: - сегодня делаются надстройки к БП или используются дополнительные офисные программы для дополнения функций товарного учета БП (электронные таблицы, «дописка» 1С); - надстройки, как правило, уникальны (под пользователя / под конкретные лица персонала), громоздкие и трудоемкие, что ограничивает их применение (сведение таблиц, аналитика по параметрам и т.д.); - данные в офис попадают в различном виде: на бумажном носителе, по телефону, факсу, , затем вручную вводятся в БП (что делает неизбежными субъективные ошибки и искажение отчетности). Вывод: на входе БП могут получаться данные от БО, прошедшие объективную проверку. БО позволяет: - Категорийным менеджерам, специалистам по закупкам и другим ответственным лицам делать качественную аналитику, получать доступные к быстрому пониманию и наглядные данные; - на основе полученных объективных данных быстро и правильно принимать решения для управления товарными потоками и запасами; - выгружать автоматически получаемые объективно проверенные данные и документы (приходные документы, акты, сверки) в программы, контролирующие финансовые потоки. 4. Построение работы офиса (товарные и финансовые потоки, их взаимосвязь) Необходимость применения специализированного ПО

9 Группа компаний «НД» - путем внедрения БО весь бизнес-процесс (движение товаров и финансов) становится объективно контролируемым, оперативным, наглядным, автоматизированным; - полностью автоматизированный процесс (движение товаров, согласованных с движением финансов) позволяет улучшить эффективность бизнеса и увеличить добавленную стоимость при реализации товаров и услуг (повысить прибыльность компании); 5. Выводы и рекомендации -качество работы персонала возрастет при условии правильного разделения функционала на: эффективно выполняемый в среде БП (например, 1С) и эффективно выполняемый в среде БО (например, ND-OFFICE); -БО – программно-аппаратный комплекс – имеет прямой контакт с аппаратной частью АЗС: с СЭККА (1С и другие программы полноценной возможности не имеют); -правильно построенное ПО специализированной учетной программы (БО) всегда будет обладать неоспоримыми преимуществами, которые по разным причинам не могут быть реализованы в неспециализированной программе – ввиду того, что разработкой и поддержкой БО занимается компания-разработчик, имеющая опыт работы с большим количеством клиентов различного формата – а значит и владеет опытом организации оперативного коммерческого учета на профессиональном уровне (соизмеримым с опытом компаний-клиентов). Необходимость применения специализированного ПО