Программная инженерия Основы эффективного общения по электронной почте Дмитриев А.В. in4mix2006.narod.ru

Введение Место электронной почты в современном проекте Много ли мы общаемся? Умеет ли человек работать с почтой?

Программа Тема письма Представление и подпись Цитирование Краткость Выделение текстом Выбор адресатов Управление своими ресурсами

Представление и подпись В начале первого письма сделайте вступление: как вас зовут чем занимаетесь почему решили написать это письмо почему отправили его именно на этот адрес В конце письма: Подведение резюме письма (если длинное) Благодарность Подпись (как к вам потом обращаться)

Тема письма Позволяет выделить письмо из набора по определенному критерию Неподходящие темы: Без темы От Виктории Вчерашний разговор... Срочно, Важно применять по необходимости

Цитирование Цитирование – это включение в тело письма содержимого предыдщего письма, на которое вы отвечаете Позволяет понять о чем идёт речь Важно при затяжной переписке Позволяет избежать недопонимания Не тратится лишнее время на вопросы, которые были решены ранее Рекомедуется сохранять контекст всей переписки

Краткость Человек склонен длинные письма откладывать на потом Если при прочтении первых 5-10 строк он не понял сути, вероятность, что он его отложит увеличивается Рекомендация: выражать суть письма в 10 строк При невозможности этого первые строки должны содержать краткое содержание письма

Выделение ключевых моментов Если письмо длинное, выделяйте текстом Основные места, даты, ограничения То, что требует реакции Вопросы Предложения, решения Например: К понедельнику 23 января Не стоит применять алгоритм *Присутствие обязательно*

Выбор адресатов Правильное заполнение полей: To: прямые заинтересованные, от них ожидается ответ CC: заинтересованные и потенциально интересующиеся BCC: ??? Кнопка Reply to all Пользоваться осторожно

Управление ресурсами Нерациональное чтение почты прерывает процесс Снижается производительность Рекомендуется читать почту только в выделенное время Отключение уведомления о приходе писем Сохраняйте отсутствие необработанных писем

Используйте правила Правила размещения писем позволяют сохранять Inbox пустым

Правила работы с письмами Письмо нужно читать только один раз Читаемое письмо можно: Рассмотреть и отреагировать Удалить Отложить Перенаправить

Итоги Электронная почта широко используется в рабочем процессе Знание основ эффективного общения через позволяет сэкономить Время команды Свое время

Q&A

Спасибо Основы эффективного общения по электронной почте Дмитриев А.В. in4mix2006.narod.ru