Эффективность от внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО. Алексей Перегудов, менеджер по работе с партнерами ЭОС

Документы и документооборот: 80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах; ключевая технология управления ; оформление и контроль управленческих решений в форме документов.

Электронный документооборот: повышение скорости принятия решений и их исполнения; реальное управление работой с документами; экономия значительных материальных и временных ресурсов; снижение зависимости от персонала носителей технологических знаний по оформлению и учету документов; работа большого количества организаций в едином контуре.

Прямой эффект комплексной автоматизации : экономия средств на бумагу; экономия средств на почтовые расходы ; экономия средств на фельдъегерскую службу ; стоимость сбереженного рабочего времени.

Косвенный эффект комплексной автоматизации : (преимущества функционирования всей структуры в единой системе электронного документооборота) прозрачность управления; контроль исполнительской дисциплины; возможность накопления знаний Общее повышение качества работы.

При использовании СЭД (по данным Siemens Business Services) ·Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; ·Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Тактические выгоды при внедрении СЭД сокращение расходов при внедрении СЭД связаны с: - освобождением физического места для хранения документов, - с уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, - со снижением расходов на персонал и оборудование - и проч.

Стратегические выгоды при внедрении СЭД - коллективная работа над документами; - значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); - повышение безопасности информации; - повышение сохранности документов и удобства их хранения; - улучшение контроля за исполнением документов; - сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-двух дней; - повышение скорости выполнения работ, - увеличение объема выполняемых работ, - снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

Повышение производительности труда

Экономия времени на различные операции - 20% - поиск и ожидание поступления документов; - 20 % - согласование и утверждение документов; - 10% - передача документов между подразделениями; - 10% - подготовка стандартных отчетов о движении документов Суммарное среднее время, сэкономленное СЭД более 60%. (Данные оценки являются минимальными) Реальная цифра (по опыту партнёров ЭОС): снижение текущих «потерь» документов – в 100 раз (с 40% до 0,4%).

Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО» ·Уменьшаются затраты; ·Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит и повышается их лояльность; ·Увеличивается скорость реагирования на запрос; ·Повышается удовлетворенность клиентов; ·Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени; ·Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды; ·Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока очень существенны; ·Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений; ·Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом; ·Более быстрое и качественное принятие решений; ·Обеспечение соответствия существующим правилам и законам; ·Повышение привлекательности для инвестиций ·Облегчение внедрения системы управления качеством

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Служба маркетинга:Служба маркетинга: Служба поддержки:Служба поддержки: , Москва, ул. Шумкина, д. 20 стр , Москва, ул. Шумкина, д. 20 стр.1 Телефон для контактов (он же для факсов): (495) Телефон для контактов (он же для факсов): (495)