доктор технических наук, профессор Васильев Роман Борисович Учебный курс Стратегический аудит информационных систем Лекция 3

2 Отчет по результатам стратегического аудита результатов проекта «Разработка и внедрение электронных административных регламентов на примере структурных подразделений Минэкономразвития России» Основание для проведения работ: Письмо Заместителя министра

3 Цели и задачи аудита Целью стратегического аудита являлось сопоставление целей и задач проекта с достигнутыми результатами. Для достижения сформулированной цели было необходимо решить следующие задачи: 1.Анализа требований к проекту и ожидаемых результатов от его выполнения 2.Изучения проектно-организационной документации 3.Анализа организации работ по проекту 4.Выяснения мнений участников проекта, а именно, руководителей вовлеченных в проект департаментов и руководителей проекта со стороны Исполнителя 5.Ознакомления с действующими системами

4 Цели и задачи аудируемого проекта, сформулированные в конкурсном задании, подверглись последовательной трансформации: В Техническом задании на АС «Регламент», где отсутствуют требования к ЭАР В информации о проекте (сайт Министерства), где нет упоминания о задачах взаимодействия с ОГМВ, хозяйствующими субъектами и с гражданами, разработки механизмов тиражирования ЭАР, а также организационного обеспечения среды описания и поддержки исполнения ЭАР В календарных планах, в которых отсутствуют работы по реализации ЭАР

5 Цели и задачи аудируемого проекта, сформулированные в конкурсном задании, подверглись последовательной трансформации: В рабочей программе на выполнение работ, в которой указаны четыре ЭАР, подлежащих реализации (ПОЗ, Лицензирование, Командировки и Отпуска), но в содержании работ предусмотрена исключительно реализация ряда АИС и соответствующих деловых процессов в ИСЭАР Таким образом, основным содержанием проекта стала разработка и внедрение ряда информационных систем, поддерживающих решение некоторых функциональных задач, а также механизма их последующей интеграции продолжение

6 Департамент корпоративного управления Общие результаты: Возникло новое понимание целей и задач Электронной России – не просто автоматизация, а разработка методологии и стандартов Разработаны архитектурные требования к ИТ-решениям, обеспечивающие прозрачность и подконтрольность деятельности органов госвласти Отстроена система управления Программой, включая создание института экспертизы Накоплена компетенция, консолидированы экспертные ресурсы

7 Результаты проекта Разработан интеграционный механизм для реализации сквозных процессов Разработан проект функционального стандарта взаимодействия АИС Разработаны действующие АИС для решения функциональных задач ряда департаментов Разработана система исполнения ЭАР (ИС ЭАР), опробована на примере нескольких пилотных ЭАР и готова к разработке и выполнению других ЭАР Разработана методология управления проектами и внедрена информационная система управления проектами (ИСУП) Все проектное взаимодействие в рамках Программы происходит через ИСУП Реализован открытый доступ к результатам проектов

8 Департамент корпоративного управления Проблемы проекта: Нужны функциональные заказчики – «хозяева» систем – у ДКУ нет политических полномочий для управления интеграционными проектами Нет ответственных за разработку и выполнение ЭАР в целом, а ИС ЭАР нуждается в организационно-технической поддержке продолжение

9 Департамент корпоративного управления Проблемы проекта: ИСУП должна быть доработана для решения аналитических задач, а процедуры согласования документов в электронной форме требуют легализации Требуются решения высшего руководства – нет запроса от политического руководства и социально-экономического заказа Продолжение работ требует новых организационных решений продолжение

10 Департамент корпоративного управления Проблемы информатизации Министерства: Отсутствует стратегия информатизации, определяющая приоритеты отбора и принципы реализации ИТ-проектов, из-за чего автоматизация в Министерстве носит хаотичный характер Не выстроена система отбора проектов и контроля качества результатов продолжение

11 Департамент корпоративного управления Проблемы информатизации Министерства: Проекты финансируются из разных источников, как следствие, дублирование результатов и отсутствие координации Отсутствует структура, обладающая достаточными полномочиями для принятия решений по определению приоритетов информатизации и выделению финансирования, а также для легализации внедрения ИТ в деятельность Министерства продолжение

12 Департамент управления делами Результаты: СЭДО – реально работающая система, способствующая взаимодействию сотрудников и повышающая дисциплину исполнения поручений и документов, содержит единую НСИ АИС «Кадры» - сотрудники используют в работе, но имеется много замечаний Командировки и отпуска учитываются, но как сквозные процессы не реализованы

13 Департамент управления делами Проблемы: Идеология ЭАР отсутствует – нет обоснования проекта Произошло смешение понятий ЭАР и АИС Перечень реализуемых информационных систем возник случайным образом, нет уверенности в правильности расстановки приоритетов Нет интегрированного решения и нет «хозяев» сквозных бизнес-процессов, т.е. нет пользователей ИС ЭАР Нет решения об АИС «Туризм» продолжение

14 Финансовый департамент Результаты: Департамент работает с исполнителем с 1996 года и успешно решает свои задачи В рамках проекта была обновлена ИТ-инфраструктура и разработаны функциональные модули для трех бухгалтерий, персонал обучен и использует системы в работе Есть информационная стыковка с Минфином

15 Финансовый департамент Проблемы: Командировки и отпуска учитываются, но как сквозные процессы не реализованы Требуется новая модернизация системы, которая будет проводиться вне рамок рассматриваемого проекта Требуется одно типовое решение для всех ОГВ продолжение

16 Департамент государственного регулирования в экономике Результаты: Сделан паспорт функций органа государственной власти, который может служить как типовой для всех ОГМВ Проблемы: Как информационная система «Мониторинг функций ФОИВ» не используется, пользователей нет, сама задача не является приоритетной для департамента Необходимы решения правительства и новые регламенты

17 Департамент государственного регулирования тарифов и инфраструктурных реформ Результаты: СЭДО – эффективный инструмент, введен контроль исполнения поручений директора департамента Создана оболочка портала госзакупок в рамках АИС «ПОЗ» - сама задача является актуальной вплоть до организации электронных торгов Есть план ввести систему в действие до конца года, наполнив ее необходимой информацией В целом в решении задачи занято 12 человек (из штатных 68), эксплуатацией системы будет занят один сотрудник

18 Департамент государственного регулирования тарифов и инфраструктурных реформ Проблемы: Ввод системы в действие ждет принятия нового закона и новых нормативных актов Приемка системы в опытную эксплуатацию требует устранения замечаний продолжение

19 Департамент государственного регулирования внешнеторговой деятельности и таможенного дела Результаты: В АИС «Лицензирование» реализованы процессы выдачи лицензий (в новом формате) и мониторинга определенных видов внешнеторговой деятельности – эти задачи актуальны для Министерства Система будет обеспечивать сбор и обработку информации от всех территориальных органов (более 200 конечных пользователей) в оперативном режиме Система обеспечит ведение федеральной базы данных о лицензиях

20 Департамент государственного регулирования внешнеторговой деятельности и таможенного дела Проблемы: Опытная эксплуатация де-факто не начата Нет гарантий доставки информации из удаленных источников в центр - взаимодействие пользователей пока не отлажено Отсутствуют план устранения замечаний, программа ввода системы в ОЭ, и процедура миграции данных из старой системы в новую продолжение

21 Департамент государственного регулирования внешнеторговой деятельности и таможенного дела Проблемы: Рабочее взаимодействие с исполнителем началось только с мая 2005 года – много времени упущено Необходимо обновление компьютерного парка Настоящий эффект может быть достигнут только при организации межведомственного взаимодействия (ФТС, Минфин, МНС, …) – это перспектива развития продолжение

22 Мнение Исполнителя Результаты: Разработано эффективное типовое решение реализации интеграционных проектов Получен важный идеологический результат – новое понимание роли ИТ в сфере госуправления – поддержка деловых процессов, обладающих правовым статусом Реализованы конкретные задачи ряда департаментов

23 Мнение Исполнителя Проблемы: Сложный и длительный процесс согласования Противоречия интересов функциональных заказчиков как следствие комплексного характера проекта Пассивность членов Рабочей группы как следствие их частой ротации Отсутствие Управляющего комитета продолжение

24 Мнение Исполнителя Проблемы: Для эффективного управления комплексными проектами необходимы новые административные регламенты Не определена ответственность Заказчика Дальнейшие действия: завершить работы по вводу систем в опытную и промышленную эксплуатации продолжение

25 Выполненные работы создали значительный задел для дальнейшего развития информатизации в Министерстве и создания типовых проектных решений для органов государственной власти Проведены запланированные методологические НИР Реально используются СЭДО и ИСУП в части поддержки коллективной работы с документами Информационными технологиями поддержаны все процессы в Финансовом департаменте В завершающей фазе находится процесс внедрения АИС «Лицензирование»

26 Созданный задел Создана основа для реализации портала госзакупок Разработаны средства построения, хранения и исполнения ЭАР Разработан макет интеграции информационных систем Разработан полномасштабный комплект проектной документации Проведено обучение ряда конечных пользователей продолжение

27 Организация работ по проекту могла быть более эффективной при условии: Подготовки и выпуска приказов об организации работ по Министерству Подготовки и выпуска приказов об организации приемки результатов работ по отдельным системам и проекту в целом Разработки и утверждения план-графиков совместных работ Заказчика и Исполнителя по выполнению проекта Разработки и утверждения критериев и процедуры выбора направлений работ, т.е., перечня разрабатываемых ЭАР и поддерживающих их информационных систем

28 Организация работ по проекту могла быть более эффективной при условии: Использования современных инструментов управления проектами, обеспечивающих не только возможность коллективной работы над документами, реализованной в ИСУП как разновидности системы электронного документооборота, но и управление ресурсами и бюджетом проекта а главное, При вовлечении высшего руководства Министерства к организации и контролю хода работ на всех этапах их проведения продолжение

29 Нормальное завершение работ по проекту требует восполнения ряда имеющихся и существенных пробелов Отсутствуют утвержденные итоговые документы по ряду разработанных систем и пунктов плана устранения замечаний, а в некоторых случаях наличие актов не означает фактического завершения работ Отсутствуют документы, подтверждающие разработку и приемку ЭАР Далеко от завершения обучение конечных пользователей, за исключением СЭДО (пока прошли обучение 85 сотрудников из планируемого числа пользователей 273 без учета СЭДО и ИСУП), отсутствует консолидированная программа обучения

30 Нормальное завершение работ по проекту требует восполнения ряда имеющихся и существенных пробелов Большинство проектных документов должно найти конкретных адресатов среди сотрудников Министерства Отсутствует консолидированный утвержденный план доработок, среди которых основная трудоемкость падает на интеграцию систем Отсутствует регламент завершения проекта – не определены условия, при выполнении которых, проект признается завершенным Отсутствует Центр компетенции, который должен взять на себя ответственность за управление эксплуатацией и развитием систем продолжение

31 Следующие объявленные цели проекта еще предстоит достичь Интеграция информационных систем Устранение неоправданно сложных административных процедур Устранение фактора административного усмотрения при принятии решений Создание механизма оперативного контроля административной деятельности Обеспечение открытости и прозрачности административных процедур как для гражданского общества, так и для самих чиновников Создание возможности оперативного управления большим числом одновременно исполняемых административных процессов

32 Следующие объявленные цели проекта еще предстоит достичь Разработка и ввод в опытную и промышленную эксплуатацию информационных систем, необходимых для реализации пилотных ЭАР Разработка и апробация ЭАР на основных видах деятельности департаментов, их взаимодействия между собой и с другими органами ОГМВ, с хозяйствующими субъектами и с гражданами Разработка механизма тиражирования ЭАР во всех структурных подразделениях Министерства Разработка описания механизма распространения ЭАР в прочих ОГМВ продолжение

33 Квалификационное задание 1.Разработать краткую характеристику состояния ИТ в Вашей организации или в организации Вашего клиента по предложенной структуре документа 2.В характеристике привести ответы на приведенные в презентации базовые вопросы 3.Подготовить краткую презентацию документа (8-10 слайдов) 4.Разработанные документ и презентацию представить в твердой копии