ЭФФЕКТИВНЫЕ ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД

1.Тактичность Эффективный кодировщик сообщения Умение анализировать адресата: - МЫСЛЕННЫЙ ОБРАЗ - ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ - ИНАЯ ЭКСПЕРТИЗА Эффективный кодировщик сообщения Умение анализировать адресата: - МЫСЛЕННЫЙ ОБРАЗ - ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ - ИНАЯ ЭКСПЕРТИЗА

Обращение к интеллекту читателя Не пытайтесь произвести впечатление!

Обращение к личности Тактично написанное письмо обращается к личности, а не к категории. «Такие люди, как Вы, любят выгодные сделки. Вот почему мы предлагаем нашим покупателям фантастические скидки на …»

Дискриминация по половому признаку «Когда Вы назначаете встречу с бизнесменом, помните о важности времени.» - «человек» «Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из своих способностей …» - мн.число «Любой работник должен каждое утро пробивать …» - «Вы» и «Ваши»

В тактичном сообщении: Обращаться к интеллекту читателя Обращаться к личности Избегать указаний на пол Стараться не обидеть адресата

Позиция «Вы» 2. Позиция «Вы» Необходимо сосредоточиться на нуждах адресата, а не на своих собственных. Мы отправили чек по почте. - ? Я хочу выразить свою благодарность за… - ?

Тональность сообщения «Компания хочет призвать своих сотрудников принять участие в системе подачи предложений, которую она вводит. В прошлом такая система помогла сэкономить крупные суммы.»

«Работники компании АВС являются ее душой, и руководство внимательно и с энтузиазмом принимает и рассматривает предложения любого работника. Многие предложения, внесенные сотрудниками, помогли сэкономить время и расходы.»

3. ПОЗИТИВНОСТЬ Эффективные письменные коммуникации имеют позитивный тон. Негативные слова: нельзя, невозможно, задержка, затруднение, несогласие и т.д.

«Вы забыли приложить чек к Вашему заказу. Таким образом, невозможно выслать Вам товар.» - ? Мы не сможем встретиться с Вами раньше утра понедельника. - ?

Как усилить позитивность сообщения? 1.Концепция реверсивных слов однако, с другой стороны, но Правильное размещение информации внутри сообщения Негативная информация должна находиться в середине сообщения.

4. Энергичность Действительный залог глаголов способствует «оживлению» предложений В деловом сообщении каждое предложение и каждый абзац может содержать только одну мысль. Для изменения ритма следует использовать комбинации разных по структуре предложений.

5.Связность предложения Четкая логическая связь отдельных мыслей в тексте документа.

Неправильное использование местоимений: «Они взяли напрокат мебель для своей квартиры, которая стоила $3000». Висящие конструкции: «Обработав на калькуляторе, клерк перепроверил свои цифры».

Неправильное использование параллельных конструкций: - Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в параллельном виде «Послание Генерального директора сплотит работников вокруг программы, но оно также повлияет на акционеров».

6. Связность параграфов Использование предложений- шаблонов. Использование слов-связок (также, кроме того, следовательно, таким образом). Использование коротких заголовков, передающих основные мысли. Использование формата списка.

7. ЯСНОСТЬ Тщательный подбор слов Введение тематических предложений в каждый абзац Составление плана сообщения Отсутствие технических жаргонизмов

8. КРАТКОСТЬ Как избежать многословных выражений? Краткость – это способность сказать то, что Вы хотите сказать, используя как можно меньше слов. «Для принятия решения у нас осталось мало времени». «Важно сделать так, чтобы все работники прочли справочник компании.»

Как избежать избитых фраз? Устаревшие общие выражения, потерявшие свое первоначальное значение. Поныне – Сегодня Нежели - Чем Ибо - Поскольку Будьте любезны – ПОЖАЛУЙСТА Информировать - Рассказать

Как избежать абстрактных слов? Абстрактные слова вносят свой негативный вклад в письменную информацию. «Большая часть наших держателей акций проголосовали за новый план». «Вскоре Вы получите чек на сумму возмещения».

9. ЭЛЕМЕНТЫ УНИФИКАЦИИ Правильная грамматика – это упаковка, которая помогает «продать» ваши мысли. Фирменный стиль

10. СООТВЕТСТВИЕ ТЕКСТА АУДИТОРИИ Индекс туманности сообщения Q1=100 слов в отрывке Q2 законч. мыслей – сложноподчиненное предложение – 2 мысли (Q=4) Средняя длина предложения Q3= Q1:Q2=25 %сложных слов (более 3 слогов)=Qсл.слов:Q1=15:100=15% - Не учитываются: имена собств., составные слова, окончания прошедшего времени и мн.числа Q3+%сл.слов=25+15=40 16 – ИНДЕКС ТУМАННОСТИ 40х0,4=16 – ИНДЕКС ТУМАННОСТИ – школа 16 – старшие курсы университета

ЗАДАНИЕ 1. Членам Совета попечителей верится, что новый план будет работать. 2. Ввиду того, что товар находится у Вас только шесть месяцев, совершенно ясно, что ремонт будет в рамках гарантии. 3. Из этой политики не может существовать исключений. 4. Иван был высокий, красивый и в синей шляпе.

Спасибо за внимание! Спасибо за внимание!