ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ Разумная организация рабочего процесса. Устранение всех видов временных потерь.

«Все, что мы делаем в своей жизни – это процессы. От мытья рук и завтрака до конструирования и изготовления продукта». М.Вэйдер «Инструменты бережливого производства» ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

«Властелины времени… ищут непрерывности, ощущая, что жизнь как личная, так и жизнь организации – процесс, последовательность постепенных изменений. Подобно хорошему рассказу, она состоит не из коротких фиксированных эпизодов с четкими границами, но является последовательностью сцен, плавно перетекающих друг в друга» Д. Клеменс, С. Далримпл «Власть над временем»

ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ В теории рассматривают следующие виды процессов: сквозные процессы, проходящие через всю организацию; процессы, выполняемые отдельными подразделениями; процессы самого нижнего уровня, как правило, выполняемые одним человеком.

Схема «сквозного» процесса организации Подразделение 1 Подразделение 2Подразделение 3 ВХОД ВЫХОД - работы, включенные в «сквозной» процесс - сквозной процесс ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Процесс - это вложенная структура Иерархическая структура процесса Задачи Операции Процедура 3 Процедура … Процедура n ВЫХОДВХОД Процедура 1 Процедура 2

Персональная деятельность в основном носит циклический характер ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ P1 P2 D1 D2C1 C2 A1 A2 Plan 1 – планирование целей Plan 2 – планирование способов достижения целей Do 1 – обучение и подготовка Do 2 – выполнение работы Check 1 – сбор данных Check 2 – обработка данных Act 1 – анализ данных Act 2 – принятие решения

Эффективность цикла ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ Сфера деятельности Типовая эффективность цикла Эффективность цикла компаний мирового уровня Непрерывное производство5%30% Бизнес-процессы (оказание услуг)10%50% Бизнес-процессы (творческого и интеллектуального характера) 5%25% Эффективность цикла – это время, добавляющее ценность, деленное на время процесса, не добавляющее ценность.

По данным исследования Unified Communication Strategies 9 октября 2007 года из-за неэффективной организации бизнеса среднестатистический работник теряет в среднем 5,3 часа в неделю. 42% работников как минимум раз в неделю приходится принимать решения на основе неверной информации, заявляет компания IBM в статье «IBM Cognos 8 Business Intelligence в поддержку предприятия» 91% опрошенных руководителей высказываются за реструктуризацию бизнес-процессов на их предприятиях – по результатам опроса руководителей, проведенного компанией IBM ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Бизнес-процесс продаж 1.Заказ2.Подготовка заказа 3.Коммерческое предложение 5.Комплектация заказа 4.Дозаказ товара 6.Доставка заказа 7.Послепродажное обслуживание 1) часов 1235 Дозаказ товара Отгрузка заказа 7 2) Норма ЗаказПодготовка заказа Коммерческое предложение 3) Количество заказов в очереди ЗаказПодготовка заказаКоммерческое предложение 4) Поиск Отвле- Ошибки В 1С чения 5) Перемещение Комплектация ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ Линия времени

Потери. Куда уходит время ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ ?

Кто-то теряет,... а кто-то находит! ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

ожидани е ошибкапоисклишнее перемещение потери переключен ия ненужная работа Линия времени ожидал поступления данных искал реквизиты исправлял ошибки ходил на согласование был занят другой работой составил приложение, которым никто не воспользовался Окончани е процесса эффективно е время Начало процесса Виды потерь времени ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

ПРОЦЕДУРА 1 ПРОЦЕДУРА 2 ПРОЦЕДУРА 3 ПРОЦЕДУРА 4 выход ПОДЧИНЕННЫЕ РУКОВОДИТЕЛЬ вход Стыки в рабочем процессе КОЛЛЕГАКОЛЛЕГА ИЗВНЕИЗВНЕ

Стыковочная карта Поставщик Потребитель Зона безответственности Буфер Пересечение полномочий (дублирование функций) ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Пример из практики Компания по поставке кровельных материалов инженерное подразделение «замеров и расчетов» персональный процесс замеров и расчетов потребности в кровельных материалах ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Получение заявки Планиро- вание выполнения заявки Выезд на объект Составлен ие чертежа и расчета Составлен ие специфика -ции для объекта Согласова- ние с заказчиком Передача чертежа и расчета Готовый чертеж с расчетом процедуры Процесс замеров и расчетов потребности в кровельных материалах ВЫХОД Заявка на замер, расчет ВХОД ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Выявление проблемных зон в процессе замеров и расчетов потребности в кровельных материалах Проблемна я зона Описание Зона 1. Ошибки в заявке из-за недостатка информации. Предоставленный проект объекта имеет эскизную форму, размеры объекта не указаны, расчеты ведутся исходя из опыта инженера. Последствиями этого являются большие остатки закупленных заказчиком материалов, которые зачастую предприятию приходится выкупать у заказчика обратно, что требует длительной процедуры оформления документов. Зона 2. Неготовность объекта к замерам. Строительная готовность для замеров недостаточна. Инженеру приходится «домысливать» объемы закупок или через некоторое время вновь выезжать на объект с целью уточнить фактические размеры кровли. Зона 3. Излишние объемы расчетных работ, связанные с фактическим отсутствием материалов. Зона 4. Некомпетентность заказчика в выборе кровельного материала. Часто заказчик требует сделать расчеты по каждому из нескольких видов материалов, для последующего выбора наиболее подходящего варианта. Зона 5. Внесение изменений в чертежи на завершающей стадии расчетов, что требует дополнительного времени для пересчета. Зона 6. Потери времени в течение перемещений на объект и обратно. ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Получение заявки Планирова- ние выпол- нения заявки Выезд на объект Составление чертежа и расчета Составление специфика- ции на объект Согласова- ние с заказчиком Передача чертежа и расчета Ошибки в заявке -Проблемы с выде лением транспорта; -Недостаточно ин- формации; -Некорректный чертеж; Объемы работ боль -ше запланированных. - Нет готов- ности объекта к замерам и расчетам; -Нет заказчика на объекте Заказчик не готов содей- ствовать в осуществлении замеров и пояснений - Недостаточная компетенция за- казчика; - Наличие измене- ний в чертежах -Нет возможности копировать на А3; -Некорректный чертеж; -Объемы работ больше заплани- рованных Процесс замеров и расчетов потребности в кровельных материалах ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ 10 мин5 мин45+45 мин30 мин 5 мин =2ч 55

Классификация потерь ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ Виды потерьОписание Лишняя работа Менеджер проводит встречу с заказчиком без участия инженера, что приводит к повторным обсуждениям содержания заказа на уровне менеджер-инженер, и затем повторяется с участием заказчика. Зона 1. Излишние объемы расчетных работ, связанные с фактическим отсутствием материалов (цвет, количество). Зона 3. Делаются расчеты отдельно по каждому из нескольких видов материалов с целью последующего выбора наиболее подходящего варианта. Зона 4. На завершающей стадии расчетов вносятся изменения в чертежи, что делает предыдущую работу лишней и требует дополнительного времени для пересчета. Зона 5. Потери перемещения Строительная готовность для замеров недостаточна. Из-за этого инженеру приходится «домысливать» объемы закупок или через некоторое время вновь выезжать на объект, чтобы уточнить фактические размеры кровли. При согласовании спецификации с заказчиком менеджера часто привлекают для пояснений и уточнений: почему принято именно это решение. Зона 2. Выезды на объект сами по себе содержат потери времени. Зона 6. Ошибки Из-за дефектов различного рода инженер теряет значительное количество времени. Зона 1. К этому приводят ошибки в заявке (недостаточно информации, информация искажена), а также некорректный чертеж. Потери переключени я Несмотря на то, что деятельность инженера однотипна и не предполагает значительных переключений, много потерь этого вида выявлено на уровне индивидуальной работы сотрудника. Это, прежде всего, телефонные звонки. Инженеру могут звонить до 20 человек, сотрудников фирмы, которые могут выступать в качестве заказчиков. Кроме этого диспетчер недостаточно проинструктирован, в каких случаях следует переадресовывать внешний звонок в подразделение «замеров и расчетов».

Мероприятия по ликвидации потерь 1.Работать на компьютере во время перемещени я Сотрудник отдела в состоянии выполнять значительный объем работы в автомобиле, при движении на объект и обратно. 2.Работать в два этапа Возможна работа в два этапа. Первоначально инженер, не выезжая на объект, сообщает менеджеру ориентировочную стоимость кровли в заказанном материале. Менеджер, в свою очередь, передает данную информацию заказчику. Выезд на объект и точные замеры выполняются после получения согласия заказчика относительно ориентировочной цены. 3.Разработать «Условия проведения замеров» Ликвидировать потери времени, связанные с неготовностью объекта к замерам, можно путем нормативного закрепления «Условий для проведения замеров и расчетов». 4.Ранжировать заказы по принципу «ближе к деньгам» Время, потерянное на выполнение не нужных расчетов возникает из-за различия интересов у менеджеров и сотрудников инженерного отдела. Так, менеджер стремится набрать наибольшее количество заказов, перегружая тем самым инженерный отдел расчетами, из которых только пятая часть будет реализована. 5.Поднять уровень проработки заказов До фактического осуществления расчетов менеджер должен быть уверен в возможности выполнить заказ по всем параметрам спецификации. Всевозможные уточнения, замены и согласования (материал, цвет, комплектующие) должны быть сделаны до начала расчетных работ. 6.Ограничить сроки внесения изменений в чертежи С целью снижения потерь времени после проведения расчетов желательно не допускать внесения конструктивных изменений в чертежи по желанию заказчика. Целесообразно устанавливать согласованный с заказчиком граничный срок, после которого внесения каких либо изменений и дополнений не возможны. ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Диаграмма ПАРЕТТО – величины видов потерь времени и предлагаемые усовершенствования ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Модель построения блок-схемы персонального процесса на примере работы менеджера по подбору персонала ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

1.Я ищу и подбираю персонал. 2.Я обучаю персонал. 3.Я провожу исследования заработных плат. 4.Я разрабатываю корпоративные документы для работы с персоналом 5.….. Я ищу и подбираю персонал: Я составляю заявку на подбор Я составляю план поиска Я ищу и отсеиваю кандидатов …. Я составляю план поиска: Я уточняю требования к вакансии Я формирую профиль должности Я выбираю источники поиска кандидатов … Процесс поиска и подбора персонала n Первый этап Возьмите блокнот и составьте – выделите список тех процессов, которые есть процессы в Вашей деятельности. Проверьте, не упустили ли Вы чего-нибудь. Второй этап Составьте список всех дел, которые - определите Вы выполняете в рамках каждого процедуры процесса. Формулируйте, как можно проще. Разделите каждую процедуру Третий этап на более мелкие этапы – задачи. - определите Составьте список всех задач в рамках задачи каждой процедуры. … ______ ______ ______ ______ ______ Четвертый этап Возьмите бумагу - постройте блок- удобного для Вас формата. схему нарисуйте блок-схемы Ваших процессов. По горизонтали распределите процедуры, по вертикали – задачи. n321 ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

ВХОД ВЫХОД

Разделите каждую процедуру на более мелкие этапы – задачи ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Аналогов методики на рынке организационных услуг нет! Классический тайм- менеджмент не базируется на процессном подходе и не занимается выделением и классификацией потерь времени. ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Методика процессного подхода поможет Вам шаг за шагом приблизиться к жизни, в которой будет больше ВРЕМЕНИ, СПОКОЙСТВИЯ, УПОРЯДОЧЕННОСТИ, УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ ОТ ВЫПОЛНЕННЫХ ДЕЛ! ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Вы откроете для себя действенные практические знания, которые помогут Вам: уменьшить кризисные ситуации в работе вернуть себе 8-и часовой рабочий день беречь время – самый ценный и невосполнимый ресурс стать более организованным человеком успевать больше с меньшими потерями увеличить темпы Вашей работы получить основу для дальнейшего совершенствования эффективнее управлять своей деятельностью и жизнью в целом ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ Вы действительно можете работать гораздо эффективнее, чем бы Вы не занимались!

ИНСТИТУТ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ