заместитель генерального директора по информационным технологиям Пульников Александр Владимирович «Управление закупками» в дистрибьюторской компании Автоматизированный бизнес-процесс Группа Компаний «Тоникс» г.Тюмень

ГК «Тоникс» в Тюменской области является лидером дистрибуции товаров ведущих компаний мира: «Nestle», «Kraft foods», «Mars», «Tchibo», «Royal Canin», «Ritter sport», «Unilever», а также ведущих производителей продуктов питания РФ: Сладко, Главпродукт, Май, Орими Трейд, СлавКофе и др. « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и

Основные приоритеты решения: Разработать не дорогой, достаточный по сложности и точности алгоритм краткосрочного прогноза спроса товара Параллельно инициировать проекты по оптимизации других бизнес-процессов, связанных с «УЗ» информационными потоками Разработать дополнительные автоматизиро- ванные системы и процессы, необходимые для повышения точности товарных запасов Разработать программное обеспечение оптимальное критерию «цена - качество» для реализации процесса формирования количества заказа и краткосрочных планов

Фрагмент описания типового БП верхнего уровня «Закупка» Процесс формирования заказа « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Маркетинговые прогнозы Заказы отдела продаж Перечень рекомендуемых поставщиков Список товара с количеством Сформированный заказ Определение потребности в товаре Формирование заказа Отдел закупок Отдел продаж Отдел маркетинга Отдел закупок Финансовый отдел

2007 год. Единственный инструмент автоматизации БП « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и

Фрагмент описания типового БП верхнего уровня «Закупка» Место и роль прогноза продаж в процессе формирования заказа « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Маркетинговые прогнозы Заказы отдела продаж Перечень рекомендуемых поставщиков Список товара с количеством Сформированный заказ Определение потребности в товаре на глубину заказа Формирование заказа Отдел закупок Отдел продаж Отдел маркетинга Отдел закупок Финансовый отдел 10 минут 25 минут Остальные 158 часов подготовка к формированию заказов «Как надо заказывать»

Фрагмент описания типового БП верхнего уровня «Закупка» Место и роль прогноза продаж в процессе формирования плана закупок « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Маркетинговые прогнозы Заказы отдела продаж Перечень рекомендуемых поставщиков Список товара с количеством Сформированный план закупок на месяц Определение потребности в товаре на месяц Формирование плана Отдел закупок Отдел продаж Отдел маркетинга Отдел закупок Финансовый отдел 1 час 10 минут Остальные 158 часов подготовка к формированию заказов и плана «Как надо планировать»

Наша мечта стала реальностью и Вы это можете реализовать тоже!!! « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как есть»

Взаимодействие основных бизнес-процессов торговой компании « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Управление закупками Управление транспортной логистикой (доставка от поставщика) Управление складом (размещение хранение подпитка отбор) WMS Управление транспортной логистикой (доставка покупателям) Управление взаимо- отношениями с клиентами CRM Управление продажами и маркетинг Соотношение заказанного к отгруженному от 8 до 15% Бой пересортица неликвид просрочка до 5-8% Время доставки Соотношение заказанного к отгруженному от 8 до 45% Платежи Ошибки и блокировки, возврат заказов до 5% Промо-акции с основного склада 10-15% Факторы снижающие точность краткосрочного прогнозирования продаж Нелинейность продаж в периоде до 20% Промо-акции по всему контракту до 30% Ошибка в объеме акции до 10% Паллетное, послойное округление от 8 до 25% Один заказ в месяц поставщику от 10 до 141%

Задача: товарная матрица (отряд) должна пройти по минному полю факторов, снижающих точность прогнозирования по маршруту « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Вводная: установлены мины разной мощности и дается эквивалент снижения в процентном соотношении на прогноз 8% 15% 10% 30% 20% 5% 45% 120 бойцов элитного отряда SKU Формирование заказа ??? бойцов элитного отряда SKU Покупатель Вопрос: сколько бойцов (товаров) мы можем потерять по пути к покупателю, не решив собственные проблемы ??? % 25%

Взаимодействие основных бизнес-процессов торговой компании « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Управление закупками Управление транспортной логистикой (доставка от поставщика) Управление складом (размещение хранение подпитка отбор) WMS Управление транспортной логистикой (доставка покупателям) Управление взаимо- отношениями с клиентами CRM Управление продажами и маркетинг Организация поставок оптимальными транспортными средствами Строжайшее соблюдение документооборота, качество отгрузки Отгрузка покупателям (филиалам) оптимальными транспортными средствами Контроль платежей и корректность заказов Промо-акции только с резервных складов Факторы повышающие точность прогнозирования продаж Построение инфраструктуры собственного Распре- делительного Центра Более 2 раз в неделю заказов поставщику Строгое заполнение планов продаж по контрольным точкам Промо-акции по категориям или позициям товара Полное взаимодействие служб маркетинга и логистики Использование системы работы по заказам (проект, тендер)

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Высокий процент возвратов товаров и пересортицы – 12% Выявленные риски качества БП «УЗ»: Отсутствие зафиксированных значений торговых условий поставщиков (планы, сточные коридоры, кол-во SKU, MML и т.п.) Отсутствие планирования продаж и закупа по номенклатурным позициям и категориям поставщиков Высокий процент объемов неликвидов, брака и просрочки – до 5% Неудовлетворенность покупателей качеством товарной матрицы «Как было»

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Снижение товарных запасов Цели оптимизации БП «УЗ»: Выполнение торговых условий поставщиков (планы, сточные коридоры, кол-во SKU, MML и т.п.) Планирование продаж и закупа по номенклатурным позициям и категориям Снижение объемов неликвидов, брака и просрочки Увеличение удовлетворенности покупателей Эффективное управление ассортиментом Эффективное управление финансовыми ресурсами компании Снижение затрат на транспортировку и хранение «Как надо»

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Сокращение дефицита товара на 70% Ожидаемые результаты оптимизации БП «УЗ»: Ускорение оборачиваемости товаров до 50% Сокращение затрат на хранение до 20% Удовлетворение спроса покупателей не менее чем 90-95% Увеличение выручки до 8% «Как будет»

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Основные программные модули: Аналитические отчеты и обработки для контроля уровней товарных запасов, количества SKU, отчеты сравнения с БД на серверах поставщиков Документ «Протокол цен» Документ «Заказ поставщику» Обработка «Формирование заказа» Обработка «Формирование планов» Документ: «План продаж» и «План закупок» Документ «График сезонности» Справочник «Классификатор поставщика» Справочник «Номенклатура» Справочник «Товары-аналоги» Документ: «Монитор тендера (проекта)»

«Как было» 1,5 часа « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и

10 минут «Как стало» « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и

Фильтр по поставщику Фильтр по производителю Активная матрица поставщика « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

Фильтр канала доставки (проекта) « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

Широкий спектр аналитики при подготовке к заказу Автоматическая маркировка товара категориями анализа ABC-XYZ « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

Автоматический контроль проведения промо-акций товара на основании данных документа «Протокол цен» « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как было» Отчет логиста в 2007 году

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

Обработка «Формирование планов» Автоматическая установка коэффициентов сезонности и праздничных дней « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и «Как стало»

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Увеличение выручки на 5% Результаты внедрения БП «УЗ» Сокращение дефицита товара на 92% Ускорение оборачиваемости товаров до 20% Сокращение затрат на хранение на 18% Удовлетворение спроса покупателей 98-99%

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Хронология выполнения планов продаж, автоматически созданных в системе «Управление закупками» на основе среднесрочного прогноза продаж каждой товарной позиции по компании «N» за 2010 – 2011 годы 01 – 2010 = 91,2% 02 – 2010 = 97,7 % 03 – 2010 = 116,8 % (101,9 %) 04 – 2010 = 86,7 % 05 – 2010 = 76,9 % 06 – 2010 = 135,8 % (99,8 %) 07 – 2010 = 84,7 % 08 – 2010 = 104,8 % = 105,2 % (98,2 %) 10 – 2010 = 94,9 % 11 – 2010 = 131,8 % 12 – 2010 = 116,5 % (114,4 %) Примечание: желтым цветом обозначены проценты выполнения планов продаж за квартал Точность за год ( 103,6% ) 01 – 2011 = 100% 02 – 2011 = 89,5% 03 – 2011 = 130,8% (106,7%) 04 – 2011 = 96,7% 05 – 2011 = 102,6% 06 – 2011 = 123,3% (107,5%) 07 – 2011 = 104,3% 08 – 2011 = 106,1% = 106,7% (105,7) 10 – 2011 = 108,3% 11 – 2011 = ХХХ % 12 – 2011 = ХХХ % (ХХХ) Примечание: желтым цветом обозначены проценты выполнения планов продаж за квартал Точность за год ( 106,7% )

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Сравнение разработанной программы краткосрочного прогнозирования продаж с аналогичными на рынке 1.Низкая цена владения 2.Модуль встроен в существующую учетную систему 3.Для работы программы достаточный период данных - один месяц 4.Высокая скорость обработки данных в реальный момент времени 5.Использование товаров-аналогов 6.При формировании заказа ведется учет товаров, входящих в комплект изделия 7.Низкая цена внедрения и консультаций 8.При использовании системы по заказам выполняет основную свою функцию: оптимизация загрузки транспортных единиц и соответствие плановым монетарным величинам Программа компании:

« У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и Сравнение разработанной программы краткосрочного прогнозирования продаж с аналогичными на рынке 1.Высокая себестоимость 2.Программа требует интеграции с существующей учетной системой 3.Требуются данные за прошедший длительный период 2-3 года для увеличения точности прогнозирования 4.Большинство программ ведут обработку данных и подготовку заказа ночью 5.Требуется доработка для использования товаров-аналогов 6.Требуется доработка для поддержки производственного цикла компании товарными запасами 7.Высокая цена внедрения и консалтинга 8.При использовании системы работы по заказам – не нужна Программа стороннего производителя:

Член правления «Клуб ИТ-директоров тюменского региона» тел: Пульников Александр Владимирович « У п р а в л е н и е з а к у п к а м и » в д и с т р и б ь ю т о р с к о й к о м п а н и и