Financial Reporting Финансовый отчет Joint Technical Secretariat Seminar on Reporting

Financial report/ Финансовый отчет Финансовый отчет является частью промежуточного отчета и состоит из: Financial report is a part of Interim report template and includes: Sheet X Expenditures (Расходы) Sheet XI Sources of funding (Источники финансирования) Sheet XII Interest (Банковский процент) Sheet XIII Revenue (Доходы) Форма отчета будет частично заполнена, в соответствии с последней версией полной формы заявки Form is pre-filled according to latest Full Application Form 2

Expenditures / Расходы 3 Заполняемые разделы: Real Spending (Произведенные расходы) un Expenditure forecast (Прогноз расходов). Only Real Spending and Expenditure forecast sections should be filled in by Beneficiary.

Expenditure forecast / прогноз 4 Прогноз расходов необходимо указывать за следующие 12 месяцев введения проекта. Прогноз расходов является обоснованием для расчета следующего авансового платежа. Expenditure forecast should be prepared for the period of next 12 months and will be taken into consideration during calculation of next advance payment amount.

Sources of funding / Источники финансирования 5 Sources of funding can be reported according to actual source, however according to Article 15.1 of General Conditions, calculation of next advance payment amount will be made applying percentage set out in Article 3.2 of Special Conditions В то же время согласно п.15.1 Общих правил договора, при расчете следующего авансового платежа будет учитываться ставка финансирования из программы, указанная в п.3.2. Специальных условий договора. Источники финансирования могут быть указаны согласно реальному разделению, предусмотренному Бенефициаром

Interest income/ Банковский процент 6 Банковский процент, начисленный за хранение сумм авансового платежа на счету банка должен быть указан отдельно от прочих доходов и выручки Bank interest from advance payments must be indicated separately from other project incomes and revenue

Revenue / Доходы 7 Possible sources of revenue: fee for participation in projects events fee for using equipment bought within the project fee for using premises financed through Direct local costs etc. Возможные источники: Плата за участия в мероприятиях проекта Плата за использование материалов, приобретенных в рамках проекта Плата за использование офисных помещений, финансируемых из бюджетной категории 4.

InForEur For reporting costs made in other currencies except EUR, the conversion into EUR shall be done at the rate made up by the average of the rates published in InForEur for the reporting period. /inforeuro_en.cfm Для отчета о расходах произведенных в другой валюте, кроме Евро, пересчет в евро должен производиться по курсу, который рассчитывается как среднее арифметическое опубликованных курсов InForEur за отчетный период. 8

Reporting currency / InForEur 9 NB. Always use the exchange rate with four decimals. The resulting Euro amount should appear in the financial report with two decimals. Средний за период курс конвертации рассчитывается с точностью до 4 знаков после запятой. Сумма расходов в отчете рассчитывается с точностью до 2 знаков после запятой.

Reporting currency / InForEur 10 Средняя ставка за период 39,8196 Округлено до 4 знаков после запятой RUB : 39,8196 = EUR Округлено до 2 знаков после запятой Average39,8196 March 39,0475 April 38,9600 May 38,8750 June 40,5650 July 41,1430 August 39,3690 September 40,5622 October 40,0350 Пример конвертации RUB в EUR. Курсы по месяцам указаны в таблице

Reporting currency / InForEur 11 Average rate is The average rate is rounded to 4 decimals 250 LVL : = EUR Resulting amount (money) in EUR is rounded to 2 decimals Average0,7088 March0,7093 April0,7088 May0,7081 June0,7080 July0,7093 August0,7093 September0,7087 October0,7092 Example for LVL to EUR conversion. Monthly rates are given in the table

Сопроводительные документы 12 Схема финансирования 1 Схема финансирования 2 Промежуточ- ный отчет с запросом на платеж Промежуточный отчет + запрос на платеж; + список финансовых и подтверждающих документов; + выписка счета проекта Промежуточный отчет + запрос на платеж; + аудиторское заключение Промежуточ- ный отчет без запроса на платеж - Финальный отчет + список финансовых и подтверждающих документов; + выписка счета проекта Финальный отчет + запрос на платеж; + аудиторское заключение Финальный отчет + запрос на платеж; + аудиторское заключение

Supporting documents for Report 13 Payment Option 1Payment Option 2 Interim Report with Request for Payment Interim Report + request for payment; + list of Financial and Supporting documents; + printout of project account Interim Report + request for payment; + expenditure verification report Interim Report without Request for Payment - Interim Report + list of Financial and Supporting documents; + printout of project account Final Report + request for payment; + expenditure verification report Final Report + request for payment; + expenditure verification report

List of Supporting documents / Список подтверждающих документов Форма доступна на сайте Программы Template is available at Programmes web page Home/ Programme/ Project Implementation/ Seminar Downloads/ Beneficiaries&Partners Seminars Прямая ссылка/ Direct link: nars/List_of_Support_docs.xlsx nars/List_of_Support_docs.xlsx Другие формы могут быть также использованы Partners own templates also can be used 14

Project account printout – Распечатка счета Специальные условия грантового договора п : В случае, если аудиторское заключение по расходом подавать не обязательно, Бенефициар должен подать список финансовых и подтверждающих документов и выписку банковского счета за соответствующий период, в которой видны доходы и расходы проекта и платежи полученные в текущем отчетном периоде Grant Contract Special Conditions Art In case, where no expenditure verification report is required the Beneficiary has to provide a list of the financial and supporting documents covering the respective period and a printout of the project account showing project's income and expenditure and payments received in the period of the current Interim Report. 15

Project account printout – Распечатка счета Если только часть из произведенных платежей относится к проекту, необходимо дополнительно приготовить список оплаченных расходов в рамках проекта, указав как минимум следующую информацию: Дата платежа, номер платежного поручения, номер счета, с которого произведен платеж. Всю сумму платежа, а также часть платежа, которая относится к проекту. If only part of payments is made within the project, please prepare additional summary of actual Project expenditures, mentioning at least: payment date, payment order, account No. Total payment amount, projects expenditure part. 16

Expenditure verification report – Аудиторское заключение Готовится в соответствие с формой приложенной к Грантовому договору (приложение Nr.3 к приложению Nr. VII) Should be prepared in accordance with model EVR - annex 3 to the annex VII to GC. Аудитор проекта может быть отстранен, если его заключения будут недостаточно качественными. Auditor of the project can be rejected if its performance is poor. 17

Expenditure verification report – Аудиторское заключение Если Аудиторское заключение включает в себя более одного промежуточного отчета, курсы конвертации для евро использованные в предыдущих утвержденных отчетах должны быть сохранены. If EVR covers period of more than one Interim report, EUR exchange rates used in previous reports should be left unchanged. 18

JTS contacts Спасибо за внимание! Thank You for Your attention! Phone: Address: Ausekla Str. 14-3, Riga 19