1 Укрепление управления социальным обеспечением Информационная стратегия Cью Уорд

2 Хорошо отлаженная информационная система и связь с общественностью Основа для выработки общественного доверия к учреждению и ее деятельности Ваша информационная стратегия должна быть активной, а не реактивной Это должно быть постоянной составляющей деятельности учреждения

3 Информационная система Данный раздел включает –основные вопросы развития стратегии –работа со средствами массовой информации (СМИ) –составляющие информационного процесса в учреждении –методы организации информационно системы –необходимость доступности –годовой отчет организации –информационные кампании

4 Основные вопросы развития информационной системы Определите вашу целевую аудиторию Продумайте сообщение, которое вы хотите донести до вашей аудитории Поставьте себя на их место. Подумайте о том, –что им необходимо знать –что они уже знают (возможно очень немного)

5 Продумывая Ваши информационные сообщения учитывайте, что если Вы даете слишком много информации или это информация не относится к делу, аудитория теряет интерес если Вы даете мало информации, аудитория также теряет интерес

6 Работа со СМИ Пресса, радио, ТВ и Интернет являются мощными инструментами для передачи сообщений Так или иначе Вы можете получить отрицательные отзывы, но это не повод отказываться о работы со СМИ Плохие новости не должны скрываться В головной организации должен быть руководитель по работе со СМИ и имеющий контакты с местными средствами информации

7 Взаимоотношения со СМИ являются двусторонними Может ли организация через СМИ осуществлять линию поддержки? Члены Правления могут выступать как «представители», если они хорошо информированны Настаивайте, чтобы Вам сообщали о спорных вопросах

8 Составляющие информационного процесса в учреждении Материалы по связям с общественностью, издаваемые в учреждении - бланки, брошюры, типовые письма – должны быть логичными и легкими для восприятия Проводите общественные опросы Не используете ли Вы Ваших клиентов как вместилище для хранения ненужных документов? Выпускаете ли Вы ежегодный отчет?

9 Методы В прошлом, общение происходило, в основном, на бумаге Электронные средства и телефонные центры способствуют взаимопониманию, но надо знать меру Многие клиенты – пожилые и уязвимые люди – это надо учитывать

10 Методы (продолжение) Какова информация, исходящия от организации? Каков уровень использования Вашими клиентами интернета и электронной почты? Интерактивное использование интернета для заполнения анкет ставит вопрос о безопасности В телефонных центрах должны работать квалифицированные сотрудники

11 Вебсайты Должны разрабатываться для обычных пользователей, а не для компьютерных экспертов Проверьте работу вебсайта на домашнем компьютере! Существуют международные правила по созданию вебсайтов для людей с физическими недостатками

12 Практическая работа; оценка Вашей информационной деятельности Подумайте о информационных материалах, которые выпускает Ваше учреждение Рассмотрите до какой степени это удовлетворяет критериям, обсуждаемым в данном разделе Составьте список рекомендаций по совершенствованию информационной деятельности

13 Годовой отчет Годовой отчет – это отчет об управлении и деятельности учреждения, т.о. это основной документ Аудитория, на которую рассчитан отчет – это плательщики взносов, бенефициарии, работники СМИ, научные работники и разработчики стратегии Отчет- это постоянный документ Создаваемые отчеты должны быть легко используемыми и понятными для не специалистов

14 Отчет обычно содержит четыре основных элемента Показатели текущей деятельности и ожидаемые показатели деятельности в будущем оперативные статистические данные данные по плательщикам взносов и бенефициариям, задолженности в работе, а также описание динамики изменений прошедшая аудит отчетность

15 Отчет перед социальными группами, которые Вы представляете Опубликованный годовой отчет - это прекрасная возможность отчитаться Заранее запросите у сотрудников информацию или пригласите кого-то, кто смог бы оказать Вам техническую поддержку В отдельных случаях переадресуйте ворос к соответствующему сотруднику для последующего ответа

16 Информационные кампании В случае значительных перемен полезно проведение скоординированной кампании Необходим ряд мероприятий в прессе, на радио и на ТВ, с участием всего персонала и совета попечителей График должен быть реалистичным Необходимо время для усвоения сообщений, могут потребоваться дополнительные усилия

17 Практическая работа; информационные кампании В Ваших группах подумайте о надвигающихся изменениях в деятельности учреждения, которые могут затронуть Ваших клиентов (это может быть реальный пример, или придуманный Вами) Разработайте план для информационной кампании, и продумайте короткий слоган для распространения сообщения

18 Заключение по основным вопросам Грамотная информационная стратегия влияет на отношение плательщиков взносов к учреждению и его деятельности Один из руководителей высшего звена должен поддерживать контакт с представителями СМИ на местном уровне Информация,поступающая от учреждения должна быть непротиворечивой и привлекающей внимание

19 Заключение (продолжение) Электронная почта, Интернет и телефонные центры играют важную роль, но они должны быть достижимы и приемлемы для клиентов Годовой отчет – это важный информационный инструмент Информационная кампания об основных мероприятиях и этапах развития должна быть хорошо скоординирована и основана на реалистичном графике