Оргпроектирование как обязательный этап внедрения автоматизированных технологий Кузнецов Сергей Львович, к.и.н., руководитель Научно- информационного центра Горбачев-Фонд

Цель внедрения автоматизированной системы ДОУ – повышение эффективности ДОУ, а как следствие – повышение качества работы управленческого аппарата в целом. Оптимизация бумажного делопроизводства, постановка рациональной системы ДОУ - обязательное условие перехода к электронному документообороту.

В ходе оргпроектирования: Анализ всех стадий документирования и работы с документами. Какая информация нужна, в каких документах она будет поступать или создаваться. Разработка альбома унифицированных форм документов. Проработка необходимого набора сведений, вносимых в регистрационную карточку (входящие, исходящие, внутренние документы, для разных видов документов, на стадии регистрации, в ходе работы с документами). Определяется, для каких целей вносится каждый показатель. В соответствии с планируемым использованием разрабатываются выходные формы. Установление схем согласования документов. Проработка порядка контроля исполнения документов. Текущий контроль. Материальное и моральное стимулирование по результатам итогового контроля. Тщательная проработка, согласование и фиксация порядка работы с документами.

Проработка вопросов интеграции системы ДОУ с другими, имеющимися и планируемыми к внедрению программами. Интеграция с БД кадровой службы, интеграция с CRM системами.

Подготовка необходимых справочников, определение порядка их ведения. Проблемы разграничения доступа, учёта работы сотрудников с документами, обеспечения защищённого удалённого доступа к документам.

Координация работы IT и делопроизводственной службы (службы управления информационно- документационными ресурсами) Проблемы недостаточной квалификация персонала.

Взаимосвязь системы ДОУ и электронного архива. Пересмотр сроков хранения электронных документов.