Электронная доставка документов на базе ЦНБ НАН Беларуси

Информация является важнейшим объектом производственной, научной деятельности, поскольку оказывает значительное и решающее воздействие на направления и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической и других сфер жизни страны. Таким образом, информация стала одним из наиболее значимых ресурсов человеческого сообщества и в государственном плане рассматривается как стратегический ресурс. Сохранение, рациональное использование и развитие этого стратегического ресурса является задачей огромного значения для любого общества и государства.

Сегодня очевидно, что путем создания электронных библиотек, реализуется качественно иной уровень производства, хранения, организации и распространения самой разнообразной информации. Выполняя задачу по обеспечению удаленного доступа к своим информационным ресурсам, а также с целью внедрения технологии электронной доставки документов (ЭДД) и расширения ассортимента электронных услуг, оказываемых ЦНБ НАН Беларуси, сотрудники библиотеки разработали и внедрили проект по созданию информационной системы удаленного заказа, учета и доставки документов из фондов библиотеки (система ЭДД).

Система ЭДД позволяет эффективно решать задачи: обеспечения различных отраслей науки информацией; оперативно и качественно обслуживать пользователей электронными публикациями; создавать архив электронных копий документов; проводить поиск информации в нем, обеспечивая тем самым сохранность наиболее ценных изданий.

Основными структурными компонентами системы электронной доставки документов являются: –б–б–б–база данных, где хранится информация, необходимая для работы системы (сведения о клиентах, о заказах, каталог полнотекстовых ресурсов); –н–н–н–набор программ, составляющих интерфейс пользователя; –н–н–н–набор программ, составляющих интерфейс администратора.

Входной информацией для данной информационной системы являются традиционные и электронные документы библиотеки, а также ресурсы on-line к которым библиотека получила доступ. В качестве среды передачи используется Internet.

Заказ документов через систему ЭДД на базе ЦНБ НАН производится по электронному адресу:

Форма регистрации пользователя Система ЭДД предусматривает обязательную регистрацию пользователей. Форма заполняется на русском языке и имеет обязательные поля ввода, помеченные галочкой.

Восстановление утерянных индивидуальных данных пользователя После корректной регистрации пользователя, система автоматически сгенерирует пароль и вышлет его по указанному пользователем e_mail. После регистрации становятся доступны все возможности. При утере ин- дивидуальн ых данных (логин,па- роль) есть возможность восстановить доступ.

Профайл пользователя На этапе пока заявка не рассматрива- лась, пользователь имеет возмож- ность откор- ректировать заказ или удалить его вовсе. Введя логин и пароль, пользователь попадает на страницу профайла. В профайл заносятся сведения как о клиенте, так и о всех его заказах, благодаря чему пользователь может отслеживать процесс выполне- ния заказа.

Если пользователь впервые вошел в систему после регистрации или же ранее не производил заказов, то система проинформирует его об этом. Далее пользователь попадает на страницу заказа, где ему будет предложено выбрать вид издания: книгу или сериальное издание.

Заказ документов Заказ электронных копий производится пользо- вателем путем заполнения формы содержащей набор полей для полной идентификации издания, а также вспомогательные поля (комментарии, метод доставки документа). На этом этапе пользователь делает первичное описание будущего ресурса.

Далее заказ поступает на рассмотрение к администратору и помещается в профайл. Если пользователь неправильно заполнил форму заказа или не нуждается в заказе, то ненужную запись он может удалить самостоятельно. После выполнения администратором заказа, ему присваивается статус «выполнен», после чего удалить из профайла его нельзя до тех пор, пока пользователь не оплатит заказ.

Поиск в электронном архиве библиотеки В системе реализованы два вида поиска: общий и расширен- ный. Общий позволяет осу- ществить поиск в архиве по ключевому слову или группе слов. Расширенный поиск дает возможность конкрети- зировать запрос и произво- дить контекстный поиск по автору, названию издания, автору статьи, названию статьи, при этом возможно выбрать год издания.

УслугиПравила Услуги Правила

Администрирование системы Администратор по- лучает инфор- мацию о новых заказах сразу же, как только они поступили. Затем он распечатывает список поступив- ших заказов и отдает их на выполнение.

Каталогизация Как только файл, содержащий необходимую информацию по заказу готов, администратор проверяет правильность заполнения заказа и делает запись в базу данных. После чего заказ приобретает ста- тус выполнен.

Все заказы Администратор имеет возмож- ность просмотра всех заказов, где кроме поступив- ших, имеются те, которые не переданы поль- зователю из-за отсутствия необ- ходимой суммы на счету.

Суммарная информация по заказу Чтобы отправить электрон- ный документ конечному пользователю, админист- ратор переходит на страницу, где отображена полная информация по заказу. Если стоимость заказа превышает баланс пользователя, то адми- нистратор посылает уведомление об оплате. Если денег на счету пользователя достаточно для оплаты заказа, то администратор, отправ- ляет электронный документ пользователю (e- mail) или помещает ссылку для скачивания в профайл (on-line).

Поиск для администратора Для облегчения работы Администратора реализован поиск заказов по ID и поиск клиентов по ID. Так же доступен расширенный поиск в архиве. Администратор может выполнить найденный заказ, а также от- править электронный документ конечному пользователю. По ссылке (ID клиента) Aдминистратор может перейти на профайл найденного пользователя.

Список клиентов Из списка клиентов,доступного администратору, можно прос- мотреть профайл конкретного пользователя. В профайле администратор имеет возмож- ность видеть все заказы и статусы заказов пользователя.

Данная услуга предполагает быть платной, и поэтому в системе заложена возможность ведения денежного баланса пользователя, т.е. система автоматически рассчитывает стоимость заказа (на основании таблицы расценок) и списывает необходимую сумму со счета пользователя при выполнении заказа. Заказы выполняются в любом случае, не зависимо от того есть деньги на счету у пользователя или нет, а вот получить доступ к полному тексту документа пользователь сможет лишь при наличии достаточной суммы на счету.

Для разработки приложений автоматизированной системы ЭДД была выбрана технология Internet ASP. Система электронной доставки документов реализована на базе СУБД ORACLE8.