Алматы, , Казахстан улица Толе би, 94 Тел: +7/727/ , Факс: +7/727/ , e-maıl: Система Менеджмента Качества в процессе Управления материально-техническими ресурсами Внутренний аудит Алматы, 25 января, 2013 Исина Зауреш Бримтаевна –внутренний аудитор г.
Цель процесса: снабжение основных процессов услугами, материальными ресурсами (товарами), обеспечение «жизнеспособности» СП Владелец процесса: -Проектор по клинической работе и общим вопросам -Проректор по экономическим вопросам
Основные характеристики процесса Входы процессаЗаявки от структурных подразделений (СП) Выходы процесса Необходимые материальные ресурсы (МР) и услуги Организационные ресурсы Директор управления государственных закупок и материального снабжения (УГЗиМС) - менеджеры Департамент эксплутационных работ - 8 групп и отделов Инфраструктура Рабочие, учебные, лечебно- диагностические кабинеты, общежития; Вспомогательные помещения; Склады;
Виды деятельности в процессе Планирование и утверждение заявок Формирование заказов на услуги и товары (через госзакуп или другие разрешенные законом процедуры) Контроль исполнения заказов Получение услуг Получение и проверка материальных ресурсов (МР) на складах, в СП Отпуск ТМЦ со складов Инвентаризация ТМЦ в СП Списание ТМЦ Выполнение заявок по жизнеобеспечению зданий (уч корпусов, общежитий)
Управляющие воздействия Внешние нормативные документы 1.Закон Республики Казахстан от N 303-III«О государственных закупках» (с изменениями и дополнениями) 2.Подзаконные акты к закону «О государственных закупках» 3. О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс). Кодекс Республики Казахстан от г. 4. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от III (с изменениями и дополнениями по состоянию на г. 139-III) 5.Стандарты бухгалтерского учета (Годовые нормы износа по основным фондам бюджетных учреждений и организаций)
Управляющие воздействия (прод) Внутренние нормативные документы Руководство по качеству, 2010 год Документированные процедуры качества КазНМУ им. С.Д. Асфендиярова «Управление документацией», «Управление записями», 2010 год Положение о структурных подразделениях КазНМУ Должностные инструкции Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Контролируемые параметры процесса Объем выделяемых средств Нормы потребления Квалификация поставщиков Сроки выполнения заявок Качество услуг Качество МР Сохранность МР Качество выполнения заявок по ремонту Проектор по ЭД Проректор по ЭД, УМСиГЗ УМСиГЗ УМСиГЗ, СП УМСиГЗ, ОС ДЭФ ДЭР
Критерии результативности процесса материального обеспечения Бесперебойная работа по основным процессам (образовательному, лечебно-диагностическому, НИР, воспитательному, повышению квалификации ППС и медицинских работников) Своевременность выполнения заявок Полнота выполнения заявок Эффективность использования МР
Матричный анализ результатов внутреннего аудита г.9 Разделы МС ИСО 9001Несоответствия в разрезе структурных подразделений Суммарно е число несоответ ствий Департамент эксплуатационной работы Отдел хоз работ общежития прачечная Группа ремонтно- строительных работ Группа сантехнического обслуживания, Группа по эксплуатации электро-технического и осветительного оборудования Гараж Управление государственных закупок и материального снабжения Управление документацией Управление записями Обеспечение ресурсами Связь с потребителями 11 Итого
Несоответствия, выявленные в ходе внутреннего аудита. Статус корректирующих действий 10 Пункт стандарта МС ИСО 9001:2008 Несоответствия Структурное подразделение Отметка об устранении выявленных несоответствий 4.2.3Управление документацией Положение о СП, ДИ не идентифицированы, не актуализированы или отсутствуют УГЗиМС Отдел хозяйственных работ, общежития, прачечная Не устранено Устранено 4.2.4Управление записями Журнал приема и выдачи белья не пронумерован и не прошнурован прачечная Устранено Журнал регистрации заявок не заполнен гаражНе устранено Журнал въезда и выезда машин не заполнен гаражНе устранено 6.1Обеспечение ресурсамиНет оргтехники Группа по эксплуатации электротехнического и осветительного оборудования Департамент эксплуатационной работы Не устранено Не устранено Не обеспечены спец одеждой для работы Группа ремонтно- строительных работ, группа сантехнического обслуживания, отдел хозяйственных работ Не устранено 6.2 Обеспечение человеческими ресурсами Недостаточно ставок Департамент эксплуатационной работы Не устранено 7.2.3Связь с потребителямиНет регламента подачи заявок по НТПУГЗиМС Не устранено
Предложения по улучшению процесса Обеспечить специальной одеждой сотрудников групп Департамента эксплуатационной работы (Группа ремонтно- строительных работ, группа сантехнического обслуживания, отдел хозяйственных работ, технические работники Общежитий); (Директор Департамента эксплуатационной работы Камалиев М.О., Начальник управления государственного закупа и материального снабжения Сибагатов И.Н.)
Предложения по улучшению процесса Обеспечить строгий учет использования автотранспорта и разработать формы журналов учета для диспечера, вахтера, форму журнала по техникой безопастности (Начальник Автохозяйства Нурбеков А.)
ИЗ ПРОЕКТ ПЛАНА ОСНОВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО РЕАЛИЗАЦИИ СТРАТЕГИИ РАЗВИТИЯ КАЗНМУ ИМ. С.Д. АСФЕНДИЯРОВА НА 2013 год 13 Мероприятия Индикаторы достижения результата План ируе мые показ атели Ответствен ные подраздел ения Построить собственную университетскую клинику Договор о строительстве 1 ДЭФ, ДЭР Построить 2 общежития на 1500 мест Договор о строительстве, смета, акт сдачи в эксп. 2 Провести капитальный ремонт зданий университета Кол-во зданий1ДЭР Открыть корпоративный фитнес-центр Оборудованное помещение, число посещений в день 1; 20 ДЭР, профсоюз Повысить степень модернизации системы учета и инвентаризации материальных ценностей, системы заявок % модернизации учетно- информационной программы 90ДЭФ
Предложения по улучшению процесса Разработать и утвердить Положения о структурных подразделениях ДЭР (Директор Департамента эксплуатационной работы Камалиев М.О., Начальник ЮРИДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА Калменова З.)
Спасибо за внимание !