Язык управленческих документов Лекция 6

Свойства управленческой информации ПолнотаДоступностьОперативностьДостоверность Полнота информации позволяет сделать на её основании правильные выводы и принять продуманные решения Доступность информации означает, что информация должна поступать к исполнителю в виде, удобном для восприятия и обработки Оперативность информации позволяет выработать на её основании решение до того, как она устареет или утратит свою силу Достоверность информации означает, что она лишена двусмысленно сти и соответствует истинному положению дел

Общие требования к тексту специфика построения предложений; ограничение употребления глаголов в личной форме; употребление сокращений; употреблений специальной терминологии.

Построение предложений при составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме «Обоснование» «Действие» «Объект». Примеры: В связи с эпидемией гриппа (обоснование) приказываю отменить (действие) занятия в школе (объект) со г. по г. Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) кандидата в депутаты (объект).

Употребление глаголов в личной форме в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписываемых директором («приказываю», «разрешаю»), и в личных документах – заявлениях, расписках и т.п. В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Например вместо «мы уведомляем» пишется «администрация предприятия уведомляет», вместо «вы должны ответить» следует писать «комитет должен дать ответ» и т.п.

Употребление сокращений Графические (рис, см, кг, и т.д.) Аббревиатуры НазваниеОписание Инициальн ые Состоят из начальных букв или звуков (МЧС, МЖК, ГОСТ, вуз, ТЭЦ, АЭС, СМИ, МГП) СлоговыеСостоят из слогов, слов и их частей (Ленгаз, Мосторг, главбух, хозрасчет, комбат, командарм) УсеченныеПредставляют собой части слов (зам., зав., пом.) Смешанног о типа При составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов (ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт)

Употребление специальной терминологии Термином называется слово или устойчивое словосочетание с четко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и отраслевая – отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.

Этикет делового общения Правила делового общения Соблюдай дистанцию, принятую между сотрудниками с различным служебным положением. Относись уважительно как к начальству, так и к подчиненным. Будь справедлив как к партнеру, так и к конкуренту. Уважай чужое мнение, даже если оно не совпадает с твоим. Умей признавать свои ошибки. Отстаивая свое мнение, используй доказательства, а не положение. Умей вовремя прекратить бессмысленные дебаты, сказав «да» или «нет».

Спасибо за внимание!