В понимании большинства людей документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение.

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение – часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности.

Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту.

Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору.

Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве.

Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях.

Любые договоры в строительстве связаны с обязательствами, и учет деятельности по ним – сфера ответственности, входящая в компетенцию управленцев.

Отсутствие порядка в хранении договоров, актов и других документов – общая проблема в работе всех строительных компаний. Но внедрение полнофункциональной, несложной в использовании программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли.