А ВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ Эволюция без революций

О ЧЕМ ПОЙДЕТ РАЗГОВОР Бизнес - процесс - это упорядоченный по времени набор заданий, выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия, который направлен на достижение заранее известной бизнес-цели за известное время. Примеры: Обработка заказов Согласование договоров Обработка обращений клиентов Обработка запросов на сервис, обслуживание …

З АЧЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ? Фактическая производительность с точки зрения руководителя где фактический выпуск продукции в единицах измерения данного вида продукции; фактические затраты живого труда в единицах времени.

В ЛИЯНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА Одна автоматизация дает 2-й эффект где коэффициент увеличения объема выпуска; коэффициент снижения затрат труда.

И СХОДНЫЕ ДАННЫЕ Есть предприятие, человек 500, а может и 1000 Договоры согласуются «в бумаге», написан толстый документ «Процедура договорной работы» Есть специально разработанные бумажные листы согласования документов – «бегунки». Необходимо автоматизировать процесс согласования договоров.

К АК БУДЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ …? … или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процесс нужно иметь его описание, нужно представлять себе объект, который необходимо автоматизировать. Описание бизнеса, описание бизнес-процессов - это важная и самостоятельная задача и решают ее не автоматизаторы и не программисты, а бизнес-аналитики, менеджеры. Они создают модель бизнеса, на детальном уровне которой описываются схемы автоматизируемых бизнес-процессов. Автоматизировать можно только ту схему, которая прошла логический контроль со стороны менеджеров и бизнес-аналитиков. Но возникает проблема, что менеджеры и бизнес-аналитики плохо понимают языки автоматизации исполняемых бизнес-процессов класса BPM. Инструменты для описания бизнес-процессов - инструменты класса BPA (Business Process Analysis). Например, Oracle BPA (ARIS), Casewise Corporate Modeler, IDEF**, Proforma и др. создают понятные для менеджеров картинки и диаграммы, но для ИТ-специалиста они не всегда пригодны. ИТ-специалисты должны получать, четкое, понятное описание бизнеса, а не создавать его заново, используя свои инструменты, инструменты автоматизации. Это правильные слова, но кому от них легче?

К АК БУДЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ …? … или 4-я ссылка Яндекса на запрос «Как автоматизировать бизнес-процесс?» Матрица Захмана - схема для структурирования бизнес-процессов Это правильная методика, но как она нас приблизила к цели?

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 1. Возьмите карандаш (лучше, конечно, MS Visio) и нарисуйте бизнес-процесс в простых кубиках. Примерно так: Статус Нотификация Действие

Н А ШАГЕ 1 ВАЖНО ПОМНИТЬ ! Собирая информацию о схеме бизнес-процесса не пытайтесь сразу сломать людей и его оптимизировать, записывайте ровно так как они говорят. Если начальник «распределяет» в бумаге нагрузку на своих подчиненных дайте ему такую же возможность и в системе – пусть упражняется. Если начальник хочет «контролировать» весь поступающий и исходящий поток в подразделение дайте ему такую возможность – пусть упражняется, он ведь начальник! Постарайтесь построить бизнес-процесс последовательно как конвейер, получив четкую ответственность за каждый статус!

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 2. Возьмите MS Visio и нарисуйте форму, как будет представлен документ, соответствующий бизнес-процессу в системе. Примерно так…

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ !

Н А ШАГЕ 2 ВАЖНО ПОМНИТЬ ! Разместите на форме поля, которые просят, не ограничивайте людей, при этом группируя их по тематике для обеспечения эргономичности формы. Обязательно предусмотрите поле «Замечания» – люди должны где-то изливать свой гнев праведный! Обязательно предусмотрите поле «История» каждый документ должен ее иметь – Компания должна знать своих героев. Можно не уделять внимание блокировкам и контролям до запуска системы хотя бы в опытную эксплуатацию – система не должна нести угрозу людям.

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 3. Возьмите MS Visio и нарисуйте как будут сгруппированы документы в системе Примерно так…

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 4. Поместите все описанные выше рисунки в альбом, добавьте немного слов, назовите альбом «Исходные требования к системе автоматизации…» и согласуйте их с бизнес-пользователями. Шаг 5. Зовите ИТ-шников, дайте им выбрать платформу на, которой будет реализовываться система, и поручите за 2 месяца реализовать требования, предупредив о следующем: Форма документа будет изменяться с интенсивностью 10 запросов на изменения в неделю. Схема бизнес-процесса будет меняться с интенсивностью 10 запросов в месяц. Срок на реализацию изменения не должен превышать 1 неделю с момента его появления. Все изменения должны четко регистрироваться.

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Платформа для автоматизации – любое удобное «местным ИТ-шникам» средство Sharepoint + MS SQL Oracle Open Source BPM Process Maker Lotus Domino/Notes

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 6. Пока ИТ-шники делают систему, поснимайте статистику исполнения автоматизируемого бизнес- процесса в режиме «пешком» – это будет индикативным показателем для оценки автоматизации.

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 7. Разверните сделанную систему у пользователей, участвующих в процессе. Для каждого пользователя не поленитесь сделайте пошаговую инструкцию работы с системой, в стиле «делай раз, делай два» 1. Воспользуйтесь гиперссылкой для выбора ответственного. 2. Выберите ответственного из списка. 3. Нажмите для подтверждения выбора

Т АК ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ..? Б ЫТЬ ПРОЩЕ ! Шаг 8. Делайте тестовые прогоны бизнес- процесса в системе, запускайтесь в опытную эксплуатацию и будьте готовы к эволюции (реализации запросов на изменения).

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут отмирать «ненужные статусы» типа «Определение ответственного».

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Участие топ-менеджмента компании будет сведено к минимуму.

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнет детализироваться состав информации о документе.

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут появляться запросы на организацию автоматизированных контролей и блокировок.

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут появляться новые уровни детализации бизнес-процесса, в тех местах, где требуется более тонкое управление процессом.

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут появляться запросы на аналитическую отчетность Среднее время согласования договоров заинтересованными департаментами, рабочие дни. ЯнварьФевральМартАпрельМайИюньИюльАвгустСентябрьОктябрьНоябрьДекабрь Департамент правового обеспечения3,662,714,022,692,812,271,692,231,962,052,992,03 Бухгалтерия1,501,311,690,871,781,070,950,880,951,10 0,63 Финансовый департамент7,564,645,984,826,075,056,2012,736,076,755,085,18 Визирование договора11,274,342,363,184,353,182,113,771,842,862,821,93 Общее время23,9913,0014,0411,5615,0211,5610,9519,6110,8212,7711,999,77

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут появляться запросы на интеграцию данных

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Начнут появляться запросы на смежные системы

Э ЛЕМЕНТЫ ЭВОЛЮЦИИ. Не забудьте периодически обновлять описание автоматизированного когда-то бизнес-процесса. Не забудьте периодически обновлять описания интеграционных решений. Не забудьте периодически обновлять документацию на систему автоматизации бизнес-процесса.

З АЧЕМ МЫ ВСЁ ЭТО ДЕЛАЛИ ? Производительность труда Среднее время нахождения на этапах, рабочие дни. Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Определение технической возможности16,3214,3010,209,486,1910,099,5310,377,504,674,313,13 Проработка закончена8,626,355,932,942,752,683,583,323,714,033,363,19 Организация14,6512,3510,2112,4112,1611,719,898,969,619,318,555,60 Тестирование14,5012,676,907,057,905,072,622,502,04 2,222,00 Проверка тарифов0,00 0,593,537,778,299,928,317,896,295,55 Общее время54,0945,6733,2432,4632,5437,3233,9135,0731,1627,9324,7419,47 Количество реализованных заказов

С П А С И Б О !