НЕВСКИЙ АНГЕЛ1 Методы организации работы добровольцев в НКО сопровождение

2 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Содержание: Поддержка работы добровольцев. Мониторинг и оценка работы добровольцев. Удержание добровольцев. Признание, поощрение и продвижение добровольцев. Роль организатора добровольной работы при реализации добровольческих программ.

3 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Поддержка работы добровольцев Работать с постоянно меняющейся группой людей необыкновенно сложно. Все мы стремимся к тому, чтобы добровольцы работали в наших организациях как можно дольше. Особенно, когда мы уже много вложили сил и средств в их подготовку и обучение. Что нужно сделать, чтобы сопровождать работу добровольцев в Вашей организации? Какая поддержка им необходима?

4 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Осуществление поддержки добровольцев в организации – это важный и ответственный элемент работы. Для этой работы необходимо планировать не только время координатора, но и время других членов штатного персонала/основной команды. Учтите это при планировании, в том числе финансовом.

5 НЕВСКИЙ АНГЕЛ МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА РАБОТЫ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Доволен ли доброволец своей работой? Довольны ли клиенты организации работой добровольца? Что изменилось в организации в связи с работой добровольца? Как зависит решение задач организации от работы добровольца? На пользу организации работает доброволец, или во вред? Доброволец исполняет порученные ему обязанности, или действует по своему усмотрению? Как Вы узнаете об этом?

6 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Основные шаги наблюдения Назначайте координаторов по работе с добровольцами второго уровня. Их может быть несколько, в т.ч. из числа добровольцев, особенно если добровольная работа носит групповой характер. Проводите опросы и анкетирование Ваших добровольцев. Не забывайте анкетировать и Ваших клиентов, узнавая у них о работе добровольцев. Для осуществления мониторинга потребуются не столько финансовые затраты, сколько временные и организационные. Предусмотрите это при планировании.

7 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Оценка работы добровольцев подразумевает определение степени участия добровольца в процессе реализации программы, проекта, выявление проблем и конфликтных ситуаций, реагирование на них, нахождение способов их решения способов профилактики. В ходе оценки анализируется, как работа самого добровольца, так и работа организации с добровольцами в лице координатора/организатора добровольной работы и других лиц, ответственных за организацию добровольной работы.

8 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Оценка менеджмента добровольческих программ С одной стороны, происходит внутри организации - внутренняя оценка. Она производится, главным образом, координатором работы добровольцев и обсуждается на общих собраниях. С другой стороны, руководством организации. При этом используются количественные показатели участия волонтеров в работе организации (например, собираются статистические данные о числе волонтеров и количестве отработанных ими часов). Кроме этого, проводится и качественный анализ, при котором оцениваются достижения организации в связи с работой добровольцев, личное развитие добровольцев, рост их квалификации и ответственности, отношения между волонтерами и штатными сотрудниками.

9 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Эффективность практического применения основных методов и технологий менеджмента добровольческих программ определяется с помощью ответов на вопросы (например: имели ли добровольцы и клиенты возможность принимать участие в процессе планирования и принятия решений? В какой степени добровольцы заинтересованы принимать участие в процессе принятия решений?)

10 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Если в Вашей организации выстроена система контроля и отчетности, у Вас не будет проблем при подведении итогов. Контроль работы – это не обидно! Контроль дает основания полагать, что работа добровольца важна и необходима. Некоторые методы осуществления мониторинга работы добровольцев и работы с добровольцами Вы увидели в приложении 2. Качественные и количественные критерии оценки эффективности работы добровольцев и работы с добровольцами - в приложении 3 и приложении 4.

11 НЕВСКИЙ АНГЕЛ УДЕРЖАНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Почему добровольцы уходят из организации? Почему они остаются? Как их удержать? Стоит ли их удерживать? Высокая текучесть добровольцев всегда невыгодна для организации и для ее клиентов. Поэтому следует понимать и устранять причины, которые вынуждают людей отказаться от добровольческой деятельности.

12 НЕВСКИЙ АНГЕЛ В качестве причин прекращения работы, добровольцы обычно указывают следующие: работа в организации могла бы быть организована лучше, от них слишком многого ожидали, добровольная работа занимала слишком много времени, они остались наедине с возникшими проблемами и не получали ожидаемой поддержки, они чувствовали себя под давлением из-за социальных обязанностей, им казалось, что их "используют".

13 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Чаще всего, указывается на то, что усилия добровольцев не всегда были оценены, или были оценены не объективно. Что можно сделать, чтобы предотвратить подобные ситуации? Как можно способствовать долгосрочной работе добровольца?

14 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Тревогу вызывает следующее высказывание добровольца: "Я всего лишь доброволец" Оно свидетельствует о том, что в данной организации добровольцы чувствуют себя лишь малоценными помощниками. Тогда, как добровольцы и штатные сотрудники должны рассматриваться как равные. Добровольцы не должны работать по более низким стандартам, чем штатные сотрудники. Поэтому так важно их участие в оперативках, в процессе планирования и принятия решений.

15 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Добровольцы остаются, если: удовлетворяются их личные и социальные потребности, оправдываются их ожидания, открываются новые перспектив, возникают новые стимулы.

16 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Организуйте «Клуб добровольцев» Совместные встречи, чаепития, праздники, дискуссии, встречи с интересными людьми создадут общность, в которой каждому станет теплее и комфортнее. Помните, групповые мотивации, бывают сильнее индивидуальных!

17 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Основные причины необходимости дополнительного мотивирования Неадекватная оценка своих возможностей Нерешенность собственных проблем При оказании помощи другим, слабое включение компонента «помощи себе самому» Недостаточное внимание и признание достижений Усталость, синдром сгорания, болезнь Страхи, депрессия Непонимание близких и друзей Конфликты с коллегами, клиентами Недостаточность опыта Недостаточность знаний, квалификации Изменение/ослабление первоначальной мотивации

18 НЕВСКИЙ АНГЕЛ ПРИЗНАНИЕ И ПООЩРЕНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Признание и поощрение добровольцев – обязанность организации, в которой они работают. Как Ваша организация исполняет эту обязанность? Какие особые формы признания добровольной работы приняты у Вас? Как поощряют добровольцев в Вашей организации сегодня? Как Вы хотели бы поощрять добровольцев в будущем? Что для этого необходимо?

19 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Поощрение – важный аспект в работе с добровольцами Не обязательно поощрение должно выражаться в материальных предметах, ценных подарках и т.д. Гораздо важнее человеческое и общественное признание. Проявите творческий подход и найдите свою особую форму поощрения добровольцев, подходящую именно в Вашей организации.

20 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Ориентиры для выбора способов поощрения по мотивационной ориентации добровольцев (личные и социальные потребности, индивидуальные и групповые мотивы); по ценностным ориентирам добровольцев и организации (важные для организации и добровольца даты, праздники, достигнутые результаты); по срокам добровольной работы (добровольцы, работающие долгое или короткое время).

21 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Правила поощрения Выбирайте виды и способы поощрений, но обязательно поощряйте! Поощряйте добровольцев часто и периодически. Делайте это по-разному. Делайте это с уважением. Отмечайте личность, а не работу. Поощряйте соответственно значению достижения. Поощряйте одинаково за одинаковые достижения. Используйте индивидуальные подходы.

22 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Продвижение добровольцев Если вы замечаете, что доброволец готов взять на себя дополнительную ответственность, или реализовать собственную идею, проект, программу, что он готов провести исследования, что он лидер, -продвигайте его, назначайте на новую вакансию, или создайте ее для него. Продвижение – это одна из форм признания и поощрения.

23 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Продвижение добровольца – это: Новая должность Ответственность более высокого уровня Делегирование больших полномочий, в т.ч. участие в принятии решений более высокого уровня Возможность передавать опыт и обучать Рекомендации для профессионального и карьерного роста Представительство от организации на конференциях, семинарах и т.д. Включение в состав штатного персонала Выдвижение в состав руководящих органов организации

24 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Роль организатора добровольной работы Главная задача координатора работы добровольцев состоит в планировании, координации и совершенствовании процесса менеджмента добровольческих программ.

25 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Координатор должен и может: Выявлять опасения персонала и обеспечивать профилактику конфликтов. Обучать персонал для работы с добровольцами. Находить сильные позитивные аргументы в пользу участия добровольцев. Разработать систему взаимных прав и ответственности. Привлекать персонал к отбору и собеседованию с добровольцами. Обучать добровольцев и организовывать их обучение. Стимулировать добровольческие программы и акции и поощрять добровольцев. Стимулировать совместные неформальные встречи и мероприятия персонала и добровольцев. Организовать обмен информацией о делах и достижениях персонала и добровольцев. Поощрять сотрудников, эффективно работающих с добровольцами. Создавать благоприятный климат в организации для добровольцев.

26 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Ответственность координатора перед организацией формирует из общих потребностей организации задания для добровольцев и добровольческие вакансии, организует и проводит кампании по набору добровольцев, составляет план работы добровольцев в организации, в том числе и по финансовым затратам, организует отбор добровольцев, дает сотрудникам организации общие рекомендации по работе с добровольцами, участвует в разрешении конфликтных ситуаций «доброволец–персонал, доброволец - организация», отвечает за соблюдение добровольцами правил техники безопасности, рекомендует лучших добровольцев для поощрения, формирует заявки на обучение добровольцев, участвует в информационных собраниях и представляет интересы добровольцев, участвует в тактическом и стратегическом планировании, присутствует при утверждении годовых отчетов и представляет разделы отчета "работа добровольцев" и "работа с добровольцами", присутствует при утверждении программ/проектов, участвует в принятии решений и многое другое.

27 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Ответственность координатора перед добровольцами Предоставляет добровольцам информацию об организации. Формирует обязанности каждого добровольца. Создает хорошую рабочую атмосферу. Дает видение и ориентиры общей цели и задач организации. Выявляет мотивы и ожидания добровольцев. Мотивирует и вдохновляет добровольцев, поддерживает у добровольцев сплоченность и заинтересованность в работе. Привлекает добровольцев к участию в разработке новых проектов и планировании работ. Поддерживает и развивает творческие инициативы добровольцев. Организует отдых добровольцев. Организует клубную работу для добровольцев. Ведет за собой, показывает пример и становится личным другом. Сохраняет конфиденциальность сведений о добровольцах. Следит за нагрузкой добровольцев и регулирует ее. Выявляет потребности в обучении и организует обучение добровольцев. Обеспечивает рабочие места и расходные материалы для добровольной работы. Контролирует работу добровольцев и осуществляет оценку работы добровольцев.

28 НЕВСКИЙ АНГЕЛ Портрет идеального координатора добровольцев Понимает и разделяет Миссию, цели, ценности и культуру своей организации. Имеет собственные жизненные цели и ценности. Знает, понимает и верит в дело, которому служит. Общителен и коммуникабелен. Умеет владеть собой и преодолевать страхи, имеет силу воли и терпение. Спокойно реагирует на возникающие проблемы и трудности. Способен брать на себя инициативу и работать самостоятельно. Способен активизировать других и работать в коллективе. Имеет административные способности. Ориентируется на качественное обслуживание подопечных/клиентов. Умеет решать собственные проблемы. Имеет знания и навыки для разрешения конфликтов между людьми и группами.

29 НЕВСКИЙ АНГЕЛ