Специализированная презентация Группы компаний «НД»: Методики контроля и повышения эффективности бизнес-процессовМетодики контроля и повышения эффективности бизнес-процессов средствами программно-аппаратного комплекса ND-OFFICE Киев, 2014

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ОПИСАНИЕ Группа компаний «НД» представляет программно-аппаратный Комплекс для организации мониторинга параметров, влияющих на прибыль компании. Комплекс ND-OFFICE является инструментом для контроля процессов, влияющих на ДЕЛЬТЫ. 2

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ОПИСАНИЕ План презентации 1.Бизнес-процессы работы с топливом 2.Возникновение недостач, потерь, излишков 3.Перечень автоматизируемых процессов 4.Функциональная и структурная схемы решения 5.Время/период обновления данных в учетной системе 6.Отчетность, предоставляемая системой 7.Мониторинг работы сети АЗС 8.Автоматизация контроля на уровне офисов 9.Часть Комплекса ND-OFFICE для работы с товарами 3

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ 1.Бизнес-процессы работы с топливом. Структура компонентов прибыли компании. 4 Формула получения прибыли компании и структура компонентов прибыли представлены на схеме на следующем слайде. Формула состоит из переменных: себестоимость топлива ($ 1 ); накладные расходы в процессах; амортизация в процессах; выручка по сети ($ 3 ); поступления за топливо на АЗС ($ 2 ); сумма отклонений между расчетными и фактическими данными (ДЕЛЬТА или «»). В зависимости от знака в результате расчета по формуле – получается прибыль или убыток (положительная или отрицательная ДЕЛЬТА).

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ 1. Бизнес-процессы работы с топливом. 5

2. Возникновение недостач, потерь, излишков. Возникновение разниц и отклонений. 6 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ 6 На всем пути физического перемещения топлива возникают разности между значениями расчетными и фактическими – ДЕЛЬТЫ (). На структурной схеме на следующем слайде представлены возможные места возникновения ДЕЛЬТ, показаны причины их появления. Сумма дельт влияет на глобальную ДЕЛЬТУ – на показатель прибыли.

2. Возникновение недостач, потерь, излишков. Схема возникновения разницы и отклонений. 7 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

3. Перечень автоматизируемых бизнес-процессов в сети АЗС, нефтебаз и офисов компании 8 1.Движение/прохождение топлива по структурам компании 2.Движение/прохождение товаров по структурам компании 3.Сервисное обслуживание и техническая поддержка оборудования 4.Функции обеспечения управления сетью: Мониторинг рынка (цены конкурентов, расположение АЗС, другое) Отправка цен топливо и товары на свои АЗС, контроль смены Двусторонний on-line обмен документов между объектами Обеспечение логистики топлива и товаров (заказы, договора) Мониторинг остатков в резервуарном парке сети Автоматический мониторинг работы сети (факторный анализ) Другие Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

9 Автоматизация уровня ЦО: схемы работы с товаром и топливом Схема движения топлива в «ND-OFFICE» Схема движения товаров «ND-OFFICE» -«ND-OFFICE» обеспечивает работу с товаром и топливом с учетом всех требований отрасли; -движение данных о товарах и топливе в системе «ND-OFFICE» организовано в соответствии с общепринятыми стандартизированными схемами. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

10 Автоматизация сети АЗС: базовый функционал «ND-OFFICE» Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» РЕШЕНИЕ 4. Функциональная схема решения, обеспечивающая электронное описание бизнес- процессов в сети 11 Структура решения состоит из модулей: 1.Программное обеспечение Центрального офиса 2.Программное обеспечение Регионального офиса 3.Программное и аппаратное обеспечение АЗС (кассовые аппараты, уровнемеры, сетевое оборудование, UPS, другое) 4. Программное и аппаратное обеспечение нефтебазы (в презентации рассматривается вариант оснащения нефтебазы без функций контроля параметров и управления оборудованием) *функциональная схема Комплекса ND-OFFICE представлена далее

12 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» РЕШЕНИЕ

13 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» РЕШЕНИЕ

4. Схема аппаратного решения на уровне АЗС 14 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» РЕШЕНИЕ

Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ 5. Время/период обновления данных в учетной системе 15 На уровнях Регионального и Центрального офисов, нефтебазы – сохранение текущей информации по всем АЗС один раз в 30 минут (период настраивается, сохраняются основные параметры: реализация, остатки по товарам и топливу, другое) На уровне АЗС - сохранение текущей информации один раз в 5 минут (период настраивается, сохраняются данные по остаткам по уровнемерам и по транзакциям с СЭККА, возможно получение любой сохраненной информации удаленно по запросу)

6. Отчетность и стандарты выгрузки/загрузки данных 16 Предоставление отчетности и функции выгрузки/загрузки данных являются стандартным набором в составе предлагаемого решения: Стандартная отчетность, созданная и поддерживаемая с применением FastReport, в формате MS Excell и других общепринятых стандартах; Стандартные и настраиваемые представления данных системы в базе данных системы (для связи с 1С, другими учетными системами); С помощью выгрузки в *.xml, *.txt Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг геометрии резервуаров. 17 Расхождение показаний «бумажной» тарировочной таблицы с реальной может отклоняться на более чем ±250 литров по всей высоте резервуара. Система определяет неровности и вносит исправления в тарировочную таблицу. Корректную таблицу можно использовать для внесения в уровнемер. Корректировка учитывается при последующем анализе данных. Система использует «свою» откорректированную таблицу для дальнейших расчетов и аналитики *примеры графиков мониторинга отклонений приводятся далее Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг геометрии резервуаров. Расхождение по графику более ±280 литров. 18 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг геометрии резервуаров. Расхождение по графику более ±180 литров. 19 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг геометрии резервуаров. Расхождение по графику более ±40 литров. 20 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Пресечение несанкционированного отбора топлива. Графики сравнения «книжных» и «фактических» показаний, а в последствии и факторный анализ по ним, позволяют раскрывать факты несанкционированного изъятия топлива из резервуаров. Пример: в течение короткого времени и при отсутствии отпуска топлива системой управления, изменилась разница между «книжным» и «фактическим» остатками. Примеры графиков, выявляющих злоупотребления (возможно, утечки) приводятся далее. 21 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Основной график сравнения книжных и фактических Данных по наполненности резервуара 22 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Пресечение несанкционированного отбора топлива. Факты. 23 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Пресечение несанкционированного отбора топлива. Факты. 24 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Учет изменения разницы книга/факт за счет изменения температуры. Графики сравнения «книжных» и «фактических» показаний позволят сравнить, например, разницу до и после слива бензовоза, что происходило в резервуаре через несколько часов – т.е. когда топливо постепенно изменяло свою температуру. Автоматизированный анализ с учетом откорректированной тарировочной таблицы покажет, изменились параметры топлива только за счет изменения температуры, или были какие-либо махинации с топливом. Примеры графиков приведены далее 25 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Учет изменения разницы книга/факт за счет изменения температуры. 26 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Учет изменения разницы книга/факт за счет изменения температуры. 27 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Учет изменения разницы книга/факт за счет изменения температуры. 28 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг довоза топлива с нефтебазы – контроль слива. Система позволяет определять избыток или недостачу топлива, связанные с изменением температуры при перевозке или с изменением массы топлива при перевозке. Примеры графиков приведены далее. 29 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг довоза топлива с нефтебазы – контроль слива. 30 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг работы ТРК – контроль скорости накопления излишков Как правило, погрешность дозы отпуска топлива с ТРК выставляют в границах -0,2…-0,5%. Система позволяет мониторить дозу отпуска с ТРК в длительном периоде времени. Т.е. система дает возможность контролировать скорость накопления излишков, получаемых за счет корректировки параметров дозатора ТРК. Примеры графиков приведены далее. 31 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ

7. Мониторинг работы сети АЗС. Мониторинг работы ТРК – контроль скорости накопления излишков 32 Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. Факторный анализ работы сети АЗС. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ Влияние человеческого фактора и природных условий на бизнес-процессы заставляет применять новые решения для поиска такого влияния и его последующего анализа и отработки. Как из предложенных ста или тысячи аналитических графиков найти фактор такого влияния? Практикуется использование подсистемы «Факторный анализ», которая выявляет: 1.Отсутствие продаж топлива по АЗС по видам топлива и по пистолетам; 2.Длительную «пересменка»; 3.Отсутствие связи с уровнемером; 4.Нетипичное изменение средней плотности; 5.Нетипичное изменение температуры; 6.Изменение уровня подтоварной воды; 7.Допустимый уровень подтоварной воды; 8.Изменение фактического остатками между сменами; 9.Превышение нормы скорости роста разницы факт/книга по видам топлива; 10.Превышение нормы отклонения роста разницы факт/книга; 11.Несоответствие расчетной и фактической плотности топлива до слива и после; 12.Несоответствие расчетного и фактического объема топлива до слива и после; 13.Несоответствие расчетной и фактической массы топлива до слива и после; 14.Другие 33

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. Факторный анализ работы сети АЗС. Таблица отработки ситуаций. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ 34

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. Факторный анализ работы сети АЗС. Таблица отработки ситуаций. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ 35

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. Глобальное внутреннее оприходование топлива по сети АЗС. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ Среднегодовой процент глобального внутреннего оприходования топлива по компаниям, в которых ранее велись проекты внедрения Комплекса ND-OFFICE, составляет 0,53%. По сезонам по разным месяцам «естественный» процент изменяется. В осенне-зимний период (когда на улице становится холоднее) процент может подниматься максимум до значения 1,2%, в зимне-весенний период (когда на улице становится теплее) процент может опускаться минимум до значения 0,2%. Также процент оприходования зависит от параметров калибровки объемомеров ТРК. 36 Внутреннее оприходование, по Региональным офисам, по мере установки оборудования ИюньИюльАвгустСентябрьОктябрьНоябрьДекабрьЯнварьФевральМарт Региональный офис 10,28%0,06%0,10%0,20%0,34%0,46%0,52%0,55%0,60%0,43% Региональный офис 2 0,12%0,05%0,08%0,07%0,18%0,41%0,48%0,45%0,52% Региональный офис 3 0,00%0,02%0,06%0,01%0,38%0,50%0,58%0,71%0,66% Региональный офис 4 0,00%0,12%0,29%0,40%0,47%0,44%0,45% Региональный офис 5 0,25%0,48%0,50%0,57%0,58%0,65%0,42% Региональный офис 6 0,10%0,36%0,64%0,67%0,75%0,83% Региональный офис 7 0,35%0,37%0,24%0,40%0,51%0,46% Киевскиая сеть 0,29%0,30%0,23%0,21%0,08% Общий процент0,28%0,08%0,06%0,11%0,18%0,37%0,52%0,45%0,49%0,44% : установлено оборудование и ПО, начался контроль : нет данных

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. WEB-инструмент менеджмента и сервисных подразделений. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ WEB-портал ND-OFFICE позволяет предоставлять сервису и менеджменту консолидированную информацию: 1.по реализации товаров и топлива; 2.по текущему состоянию АЗС - наличие переданных смен, текущие остатки фактические и книжные; 3.по работоспособности составных частей оборудования, историю сервисных работ и заявок по АЗС и всей сети, висящие заявки на сервис; 4.другое Отображение информации возможно на стандартных ПК и мобильных устройствах (IPAD, IPHONE, HTC, телефоны, другие); Предлагается функционал автоматического он-лайн-мониторинга оборудования (нормальная/проблема/в стадии решения) с помощью WEB-технологий и специализированного программного обеспечения. 37

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. WEB-инструмент менеджмента и сервисных подразделений. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» ПРИМЕРЫ 38

8. Автоматизация контроля на уровне офисов. Графическое представление информации по сети. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ 39 Отображение адреса АЗС; Отображение названия компании; Отображение координат АЗС; Отображение фото АЗС; Фильтр для отображения более детальной информации по АЗС; Отображение цен на НП.

9. Часть Комплекса ND-OFFICE для работы с товарами. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ 40 ПО «ND-OFFICE» охватывает все стороны управления сбытом топлива и товаров – от сбора сменных отчетов с АЗС, до учета продаж сопутствующих товаров и услуг, операций по безналичным формам оплаты, складского учета ГСМ, контроля закупок и расчетов с контрагентами, анализа финансовых операций и т.д. ПО «ND-OFFICE» ведет учет на торговых точках товаров, оформления и учета отгрузки, приема, возврата, инвентаризации, списания товара и других перемещений и изменений статуса товара, учет розничных продаж. Подробное описание функционала Комплекса при работе с сопутствующими товарами описана в предлагаемых специализированных материалах – книге «Описание процессов движения товаров и топлива в сети АЗК»

9. Часть Комплекса ND-OFFICE для работы с товарами. Программно-аппаратный Комплекс «ND-OFFICE» КОНТРОЛЬ 41 ПО «ND-OFFICE» содержит в себе поддержку продукта OlapCube, что дает возможность одновременного отображения нескольких показателей и агрегирующих функций к одному показателю, возможность использования показателей одновременно в качестве измерений. Фильтрация членов измерений: Группировка членов измерений; Редактирование таблицы фактов; Вычисляемые показатели Измерения, основанные на диапазонах Сравнение соседних ячеек и суммирование нарастающим итогом Цветовое ранжирование ячеек Вывод в виде диаграмм Экспорт во многие популярные форматы (XLS, HTML, PDF, WMF, RTF, XML, CSV, BMP)