Закупка расходных материалов SAP Best Practices

©2011 SAP AG. All rights reserved.2 Цель, Выгоды и ключевые шаги процесса Цели использования Закупка расходных материалов или услуг Преимущества Возможность быстрой единовременной закупки: проводка расхода материала выполняется напрямую без проводки по складу. Использование отчетов по сервису в качестве отчета по результатам контроля по предоставленным услугам Основные потоки выполнения Создание заказа на поставку расходных материалов Утверждение заказов на поставку расходных материалов Проводка поступления расходных материалов Создание заказа на поставку по услугам Создание отчета по сервису Утверждение отчета по сервису Поступление счета-фактуры по отдельной позиции Завод: конец периода

©2011 SAP AG. All rights reserved.3 Требуемые SAP приложения и роли Требуется Пакет расширения версии 5 для SAP ERP 6.0 Роли для компании, участвующие в выполнении Закупщик Менеджер по закупкам Заведующий складом Сотрудник сервиса Бухгалтер по операциям с кредиторами

©2011 SAP AG. All rights reserved.4 детальное описание процесса Закупка расходных материалов В этом сценарии представлены операции создания заказа на поставку во время процесса заготовки. Кроме того, описываются дополнительные шаги процесса утверждения заказа на поставку, поступления расходных материалов, утверждения отчетов по сервису и поступления счета-фактуры по отдельной позиции. Процесс также описывает обработку исходящих платежей, конца периода для завода и закрытие периода. Расходные позиции (товары или услуги) введены без номера материала с коротким текстовым описанием, которое используется как главная отличительная характеристика. Перед отправкой поставщику заказ на поставку подлежит утверждению на основании предварительно определенных параметров. В системе отсутствует склад для расходных материалов. Путем проводки поступления стоимость товаров вводится в место возникновения затрат или в другой вид затрат. Заготовка потребления услуг выполняется по тому же общему процессу. Различие состоит в том, что проводка потребления услуг выполняется с использованием ведомости учета работ/услуг, а не поступления материала. В обоих случаях счет-фактура подчиняется одним и тем же правилам.

©2011 SAP AG. All rights reserved.5 Диаграмма выполнения Закупка расходных материалов Менеджер по закупкам Сотрудник отдела учета затрат (конец месяца) Руководите ль бухгалтерии кредиторов Бухгалтер по операциям с кредиторами Событие ПМ/ПСч: поступление материала/поступление счета, PPV = отклонение закупочной цены Заведующий складом Пози ция услуг ? AP - Бухгалтерия кредиторов (158) Заказ на поставку для расходных материалов/ услуг Запрос расходных материалов/ус луг Печать заказа на поставку ПМ/ПСч Отклонение закупочной цены - поставщик Поступлени е материала на погрузочно- разгрузочную площадку Входящий счет- фактура поставщика Утвержд. заказа на поставку Требует ся утвержд. заказа на поставку Прав. ? Поступлени е материала Обновлени е заказа на поставку Поступление счета- фактуры Отклонение закупочной цены ПМ/ПСч запаса Закрытие периода в финансовом учете (159) Печать накладной на поступление материала Закупщик Не т Да Не т Да Не т Да Не т Создание/ утвержд. вед. учета работ, услуг

©2011 SAP AG. All rights reserved.6 Условные обозначения Символ Описание Примечания к использованию Полоса: обозначает роль пользователя, такую как Accounts Payable Clerk или Sales Representative. Такая полоса может также обозначать подразделение или группу, а не конкретную роль. В этих строках отображаются все остальные символические обозначения процесса выполнения, приведенные в данной таблице. Диаграмма содержит столько строк, сколько необходимо для представления всех ролей в сценарии. Полоса роли содержит задачи, типичные для этой роли. Внешние события: события, начинающие или завершающие сценарий или влияющие на последовательность событий сценария. Линия выполнения (сплошная): обозначает нормальную последовательность шагов и порядок выполнения сценария. Линия выполнения (пунктирная): обозначает переход к редко используемым или условным задачам сценария. Линия может также вести к документам, используемым при выполнении. Соединяет две задачи в сценарии или в событии в непоследовательности шагов Бизнес-операция/событие: действие, вызывающее вход в сценарий или выход из него, или внешний процесс, происходящий во время выполнения сценария Не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе Элементарный процесс: задача, выполняемая в сценарии в пошаговом режиме Соответствует шагу задачи в документе Ссылка на процесс: номер и имя другого сценария, на который ссылается данный сценарий, если это имеет место. Соответствует шагу задачи в документе Ссылка на подпроцесс: номер, имя и номера шагов другого сценария, на фрагмент которого ссылается данный сценарий, если это имеет место. Соответствует шагу задачи в документе Решение процесса: точка принятия решения/ветвления, обозначающая момент выбора, который должен сделать конечный пользователь. Линии, исходящие из разных вершин ромба, представляют различные варианты выбора. Обычно не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; обозначает выбор, который следует сделать после выполнения шага Символ Описание Примечания к использованию Следующая/предыдущая: ведет к следующей/предыдущей странице диаграммы Блок-схема продолжается на следующей/предыдущей странице Распечатка/документ: печатный документ, отчет или форма Не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; представляет документ, созданный в результате шага задачи; из этой фигуры не выходят линии блок-схемы Финансовые показатели: документ финансовой проводки Не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; представляет документ, созданный в результате шага задачи; из этой фигуры не выходят линии блок-схемы Планирование бюджета: документ планирования бюджета Не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; представляет документ, созданный в результате шага задачи; из этой фигуры не выходят линии блок-схемы Процесс обработки вручную: представляет задачу, выполняемую вручную Обычно не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; обозначает задачу, выполняемую вручную (например, разгрузку грузовика на складе) и влияющую на последовательность выполнения. Существующая версия/данные: этот блок обозначает данные, поступающие из внешнего процесса Обычно не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; эта фигура представляет данные, поступающие из внешнего источника, в нее не входят линии блок-схемы Решение системы о соответствии: этот блок обозначает автоматическое решение, принимаемое программным обеспечением Обычно не соответствует какому-либо конкретному шагу задачи в документе; представляет автоматическое решение, принимаемое системой после выполнения шага. Внешнее относительно SAP Бизнес- операция/ событие Элементарный процесс Ссылка на процесс Ссылка на подпроцесс Решени е процесс а Соединение с диаграммой Распечатка/документ Финансовые показатели Планирование бюджета Процесс обработки вручную Существующая версия/данные Решение системы о соответствии

©2011 SAP AG. All rights reserved.7 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. © 2011 SAP AG. All rights reserved Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG. This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP® product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence. The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages.