>1>1 Внутренний аудит как инструмент развития системы менеджмента качества медицинского учреждения Тихонова Ирина Юрьевна Финансовый директор Группа компаний «М еждународный менеджмент, качество, сертификация » ММКС

Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему. Законы Мерфи ММКС

Внедрив систему менеджмента качества руководство должно постоянно отслеживать информацию о ее функционировании и результативности. Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства учреждения > 3> 3

Преимущества внутренних аудитов над традиционными видами контроля Преимущества данного вида контроля над традиционными очевидны. 1. Руководитель учреждения сам инициирует контроль, а, следовательно, заинтересован в объективных результатах и не склонен выделять подразделения и должностные лица, деятельность которых может быть выведена из-под проверки. 2. Являясь инструментом улучшения, аудит призван не выявлять нерадивых работников и наказывать их за некачественную работу, а определять несоответствия и причины их появления. Формируется атмосфера взаимосотрудничества проверяющих и проверяемых, обе стороны мотивированы на решение проблемы. 3. Аудитор не диктует алгоритм поведения в проблемных ситуациях, а изучая состояние дел, предлагает руководителям процессов совместно определить пути решения проблем, наиболее адекватные для данного структурного подразделения действия. 4. Поскольку внутренними аудиторами являются сами работники учреждения, то в результате внутренних аудитов осуществляется бенчмаркинг – перенос лучшего опыта одних подразделении на другие. > 4> 4

ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ КАК МЕТОД ПЛАНИРОВАНИЯ ИЛИ ПРЕСМОТРА НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, СПОСОБ УЛУЧШЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ Внутренние аудиты очень важны для обеспечения выполнения целей и улучшения результатов. Они могут преследовать следующие цели: Проверка пригодности или выполнения поставленных целей (Управленческие аудиты) Следование выбранному курсу : выявление и исправление отклонений в работе. (Операционный контроль) Улучшение деятельности. В этом случае необходимо привлечь максимальное число участников. > 5> 5

Одним из принципов Всеобщего Управления качеством (TQM) является – системный подход, который основан на цикле РDСА. РDСА - цикл непрерывного совершенствования Шухарта – Деминга. > 6> 6

ЦИКЛ PDCA НАПРАВЛЕН НА ДОСТИЖЕНИЕ ЦЕЛЕЙ PLAN (планируй)PLAN (планируй): стратегическое планирование, развертывание целей, оперативное планирование до уровня процессов DO (делай) DO (делай): выполнение оперативных планов посредством тщательного управления процессами CHECK (контролируй)CHECK (контролируй): периодическая или специфическая оценка целей на наличие возможных отклонений от запланированного курса ACT (действуй): корректирующие действия или улучшения, по результатам контроляACT (действуй): корректирующие действия или улучшения, по результатам контроля > 7> 7

ЗНАЧЕНИЕ ЦИКЛА PDCA, ОРИЕНТИРОВАННОГО НА УЛУЧШЕНИЯ Цикл PDCA имеет стратегическое значение, когда: Он применяется для всей организации Он интегрирован в повседневную деятельность организации Аудит проводится через запланированные интервалы Фаза Check (Контролируй) становится стартовым пунктом цикла, приобретая форму самооценки или самодиагностики; превращается в определяющий фактор (основной вход процесса) планирования улучшений. С этого может начинаться спираль «развития» постоянного улучшения > 8> 8

ЦИКЛ PDCA, ОРИЕНТИРОВАННЫЙ НА УЛУЧШЕНИЯ CHECK (Контролируй) CHECK (Контролируй): самооценка как периодическая проверка состояния учреждения, нацеленная на планирование улучшений в соответствии со стратегическими целями ACT (действуй): незамедлительные действия, по результатам Check (Контроля) ACT (действуй): незамедлительные действия, по результатам Check (Контроля) PLAN (планируй) PLAN (планируй): планирование улучшений, интегрированное в долгосрочное планирование DO (делай) DO (делай): реализация плана улучшений, интегрированного в долгосрочное планирование > 9> 9 Аудит Аудит процесса

I = УЛУЧШЕНИЯ/ИННОВАЦИИ S =СТАБИЛИЗАЦИЯ/СТАНДРАТИЗАЦИЯ Объединение творчества и стабильности (жесткости) I = УЛУЧШЕНИЯ/ИННОВАЦИИ S =СТАБИЛИЗАЦИЯ/СТАНДРАТИЗАЦИЯ S РЕАЛИЗАЦИЯ ВРЕМЯ -Жесткость в соблюдении существующих стандартов -Творчество в поиске улучшений -Жесткость в разделении фаз I и S S I I > 10

Улучшение шаг за шагом Нужно научить персонал каждый день внедрять хотя бы малые улучшения, которые по своей сути не могут быть кардинальными. Накапливаясь, они приводят к серьёзному качественному скачку. > 11

Этапы рассмотрения результатов аудитов > 12 Уровень операций Уровень процессов Уровень организации

Динамика количества выявленных несоответствий по результатам внутренних аудитов в ГБУ Республика Саха (Я) «РБ1- Национальный медицинский центр»* Отчет руководителя внутренних аудитов ГБУ РС (Я) «РБ1- НЦМ» «О проведенных внутренних аудитах и выявленных несоответствиях за I полугодие 2013 г.» > 13

Силы и факторы, противодействующие внедрению внутренних аудитов Стереотипы мышления сотрудников, воспринимающих аудиторов только как инспекторов. Многие руководители, заведующие отделениями в повседневной работе не видят проблем, возникающих внутри их подразделений, и считают оценку их деятельности кем-либо со стороны совершенно излишней. Проблема в подборе аудиторов. Это должны быть работники, хорошо знающие нормативные документы, регламентирующие деятельность медицинских учреждений, теорию управления, психологию аудита, пользующиеся авторитетом у коллег. Компетентность аудиторов нужно постоянно повышать путем проведения методических семинаров, а также обмена опытам между другими мед. учреждениями. Далеко не все руководители процессов рассматривают аудит как возможность улучшения возглавляемого ими процесса и ищут способы игнорировать участие в регулярных плановых проверках. Все это не способствует развитию процесса, а наоборот, закрепляет сложившиеся системно несоответствия, переводя их в статус традиций. > 14

> 15 Залог успеха процесса внутренний аудит ММКС «Внутренние аудиторы» не инквизиторы, а на сегодняшний день наиболее подготовленные по СМК эксперты, которые при проверке и выявлении несоответствий рекомендуют их устранить, чтобы действующая система менеджмента качества соответствовала требованиям. В этом заключается непрерывный процесс совершенствования (улучшения) внедренной системы. Эту мысль необходимо донести до всего персонала!!!

Таким образом: Плановое, систематическое проведение внутренних аудитов системы менеджмента качества мед. учреждения способствует: своевременному принятию адекватных управленческих решений, направленных на устранение и предупреждение возникновения нарушений повышению качества предоставляемых медицинских услуг удовлетворенности как внутренних так и внешних потребителей вовлечению персонала в процесс постоянного улучшения > 16 ММКС

Вы никогда не сумеете решить возникшую проблему, если сохраните то же мышление и тот же подход, который привел вас к этой проблеме Альберт Эйнштейн ММКС > 17

> 18 Спасибо за внимание! Надеемся на плодотворное сотрудничество , РФ, г. Томск, ул. Бакунина 17-а тел.: (3822) , тел./факс: (3822) мкс.рф