по учебной дисциплине : « Информационные системы в экономике » Лекция 9 Технологии создания электронных документов

Учебные вопросы : 1. Технология работы с документами 2. Интегрированные пакеты 3. ИТ обработки текстовой информации 4. Технология обработки табличной информации 5. ИТ обработки графической информации

Литература 1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учеб. пособие / под ред. В. В. Трофимова. – М.: Высшее образование, Информатика : учебник для экон. специальностей вузов / [ Н. В. Макарова и др.]; под ред. Н. В. Макаровой. – 3- е перераб. изд. – М.: Финансы и статистика, Арсеньев Ю. Н. Информационные системы и технологии : экономика, управление, бизнес : учеб. пособие для вузов / Ю. Н. Арсеньев, С. И. Шелобаев, Т. Ю. Давыдова. – М.: ЮНИТИ, Балдин К. В. Информационные системы в экономике : учебник для вузов / К. В. Балдин, В. Б. Уткин. – 3- е изд. – М.: Дашков и К, 2006.

Технологии создания электронных документов Электронным офисом называется программно - аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

К офисным относятся следующие задачи : делопроизводство ; управление ; контроль управления ; создание отчетов ; поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Типовые процедуры задач : обработка входящей и исходящей информации ( чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы ); сбор и последующий анализ данных ( отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора ); хранение поступающей информации ( быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных ). Это требует выполнения следующих условий : должна быть скоординирована работа между исполнителями ; движение документов по возможности должно быть оптимизировано ; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах : одна или несколько ЭВМ, возможно объединенные в сеть ; печатающие устройства ; средства копирования документов ; модем ( если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ ).

Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить : сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов ; стримеры, магнитооптические или другие запоминающие устройства большой ёмкости предназначенные для создания архивов на мини - кассетах на магнитной ленте или на специальных кассетах или дисках ; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить : текстовый редактор ; электронная таблица ; система управления базами данных. В состав программного обеспечения офиса могут также входить : программа анализа и составления расписаний ; программа презентации ; графический редактор ; программа обслуживания факс - модема ; сетевое программное обеспечение ; программы перевода текстов с одного языка на другой.

1. Технология работы с документами

Одним из основных приемов перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Преобразование графического образа в текстовый документ выполняют программным путем. Для этого применяют специальные программные средства, называемые программами распознавания образов. Одной из наиболее популярных программ распознавания текстов является программа FineReader.

При обработке документов, имеющих недостаточную четкость печати или сложные для распознавания символы, программу можно настроить на шрифт индивидуального документа. Такую настройку называют тренировкой или обучением программы.

Сканирование и распознавание документов, написанных на иностранных языках, часто используют как операции, предшествующие автоматическому переводу текста. Одной из наиболее популярных систем автоматического перевода текстов с английского языка на русский и наоборот является программа Promt

Словари, подключаемые к системе автоматического перевода, делят на генеральные, специализированные и пользовательские. Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова. Специализированные словари ориентированы на узкие области науки и техники и учитывают особенности терминологии этих областей. Генеральные и специализированные словари поставляются в составе системы или приобретаются отдельно. Пользовательский словарь создает сам пользователь в соответствии с особенностями каждого конкретного документа.

Основными типами объектов, с которыми работает настольная издательская система, являются : блоки текста, графические объекты и элементы оформления, в частности линии. Основными приемами размещения текстовых и графических объектов в соответствующих им рамках являются : копирование из других приложений через буфер обмена Windows или импор ­ тирование из заранее подготовленных файлов.

2. Интегрированные пакеты

В настоящее время на рынках офисных продуктов доминируют три комплекта : Borland office for Windows фирмы Novell ( в настоящее время Corel Office), SmartSuite фирмы Lotus Development ( подразделение IBM) и Microsoft Office фирмы Microsoft.

В состав Microsoft Office входят : текстовый процессор Word; электронная таблица Excel; программа презентационной графики PowerPoint; программа составления и анализа расписаний Shedule+.

3. ИТ обработки текстовой информации

Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, набранных обычными символами ( буквами, цифрами, знаками препинания и другими ). При работе с текстовыми документами компьютер превращается в подобие очень мощной и интеллектуальной пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом понимается не обязательно набранный с помощью клавиатуры набор данных. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять набор текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат. Операции редактирования ( правки ) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиение единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Средства редактирования программы включают средства автоматического поиска и замены заданных объектов или фрагментов текста. Средства форматирования позволяют управлять внешним видом и размером шрифта, его начертанием, методами выравнивания абзацев. Автоматизация приемов форматирования документа выполняется настройкой стилей оформления абзацев и заголовков.

4. Технология обработки табличной информации

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предпри ­ ятиям, носят учетно - аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы ( ЭТ ).

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают : создание и редактирование ЭТ ; оформление и печать ЭТ ; создание многотабличных документов, объединенных форму ­ лами ; построение диаграмм, их модификацию и решение экономи ­ ческих задач графическими методами ; работу с электронными таблицами как с базами данных ( сортировка таблиц, выборка данных по запросам ); создание итоговых и сводных таблиц ;

Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов : формирования заголовка ЭТ ; ввода названий граф документа ; ввода исходных данных ; ввода расчетных формул ; форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида ; подготовки к печати и ее печать.

использование при построении таблиц информации из внеш ­ них баз данных ; решение экономических задач типа что если путем под ­ бора параметров ; решение оптимизационных задач ; статистическую обработку данных ; создание слайд - шоу ; разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т. д.

5. ИТ обработки графической информации

Основными видами компьютерной графики являются : растровая, векторная и фрактальная графика. Растровая графика

Фрактальная графика

Наименьший элемент растровой графики это точка ( на бумаге ) или пиксел ( на экране ). В файле изображения хранятся данные о координатах и цветах каждой точки изображения. Наименьшим элементом векторной графики является линия ( вектор ). Векторная графика объектно ориентирована. И простейших объектов создают более сложные, которые затем используют как элементы еще более сложных объектов и т. д. Фрактальная графика вычисляемая. Изображение строит по формуле. В памяти компьютера хранится не изображение, а только формула, с помощью которой можно получить бесконечное количество различных изображений.

Основными техническими операциями при работе с изображениями являются : изменение динамического диапазона ( управление яркостью и контрастностью изображения ); повышение четкости изображения ; цветовая коррекция ( изменение яркости и контрастности в каналах красной, зеленой и синей составляющих цвета ); отмывка ( изменение яркости отдельных фрагментов ); растушевка ( сглаживание перехода между границами отдельных фрагментов );

Основными средствами для работы с растровой графикой являются : обтравка ( вырезание отдельных фрагментов из общей композиции ); набивка ( восстановление утраченных элементов изображения путем копирования фрагментов с сохранившихся участков ). монтаж ( компоновка изображения из фрагментов, скопированных из других изображений или импортированных из других редакторов ).