IS Classification Lecture 2

Lesson Schedule 1. IS classification by application 2. IS classification by task structuring 3. IS classification by functionality 4. IS classification by management 5. IS classification by usage

IS classification by application Documental IS Factographical IS

Documental IS (DIS) Document Indexing Documents Retrieval Query Writing for Searching Documents Search Program Titles and Location of Relevant Documents Search Request Search Pattern of Document Search Array Docu- ments Documents Storage Infor- mation Need

Search array is an information model of the subject domain in DIS

Document and query indexing is processed with a common information-retrieval language. A relevant document is the document that conforms to the information request. Semantic match criteria are the rules of document relevance to request.

Factographical IS DB Administration System Data Processing System DB Actualization System Sub- ject Do- main SD Structure Mapping into DB Structure SD Objects State Mapping into DB Objects state DB DBMS EU Profession- Oriented Systems Procedure- Oriented Systems Users Access Management Efficient Data Storage DB Maintenance

SD Objects Mapping into DB Objects Subject DomainDatabase 1. Parameter (Property)1. Datum 2. Parameter value2. Datum value 3. Available parameter values set for one type objects3. Classifier (dictionary) 4. Parameter group describing one-type objects4. File schema 5. Describing One-type objects on different aspects5. File system (database) 6. Describing subject domain in the whole6. DB system

Другие способы классификации ИС По признаку структурированности решаемых задач Чем точнее формальное описание задачи (выше степень структурированности), тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Можно выделить три типа задач, для которых создаются ИС: Структурированная (формализуемая) Неструктурированная (неформализуемая) Частично структурированная

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. ее содержание можно выразить в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. цель использования ИС - полная автоматизация решения, т.е. сведение роли человека к нулю. Пример: задача расчета заработной платы

Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. Возможности использования ИС невелики. Решение принимается человеком из эвристических соображений на основе опыта и косвенной информации из разных источников.

Частично структурированная задача – задача, где известна лишь часть элементов и связей между ними. В этих условиях можно создать ИС. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Большинство задач – частично структурированные Пример: задача составления учебного плана дисциплины в вузе.

Таким образом, от степени формализации задач зависит и степень автоматизации информационных процессов в рамках этих задач. В соответствии с этим ИС делятся на: автоматические ручные автоматизированные

По функциональному признаку Функциональный признак определяет назначение системы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем. В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, определяющими функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Указанные направления деятельности определили типовой набор ИС: производственные системы; системы маркетинга; финансовые и учетные системы; системы кадров (человеческих ресурсов); прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы (например ИС руководства).

По уровням управления и квалификации персонала Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Различным уровням управления соответствуют различные уровни квалификации персонала.

Операционный (оперативный, нижний) ур-нь: Обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. Велик как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. На этом уровне действуют исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, мастера, нормировщики, техники, лаборанты, секретари и т.п.). Большой объем занимают учетные задачи (учет количества проданной продукции; учет затрат времени, сырья и материалов; бухгалтерский учет; кадровый учет и т.д.)

Функциональный (тактический) уровень: Обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на нижнем (первом) уровне. Объем задач меньше, но их сложность выше, требуется дополнительное время на анализ, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации до получения реакции на них.

Функциональному уровню соответствуют менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Пример. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал).

Стратегический уровень: обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Стратегическому уровню соответствуют менеджеры высшего звена руководства организации (руководитель и его заместители). Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления. Пример. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

В соответствии с перечисленными уровнями управления можно выделить: операционные ИС (ИС оперативного уровня), тактические ИС (ИС функционального уровня), стратегические ИС (ИС стратегического уровня).

Типы ИС (функциональный признак, уровни управления и квалификация персонала):

Из рисунка видно, что: Чем выше уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения. Основание пирамиды составляют ИС, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления ИС изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

ИС оперативного (операционного) уровня Поддерживают специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о различных фактах (счета, накладные, з/п, кредиты и т.д.) Цели, задачи, и источники информации заранее известны и хорошо структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом. Значительную часть систем этого уровня составляют системы обработки операций (transaction processing systems - TPS).

Являются автоматизированными версиями ручных процессов и автоматизируют обработку операций, которые являются рабочими событиями в деятельности организации. Являются связующим звеном между фирмой и внешней средой. Являются основными поставщиками информации для остальных типов ИС в организации, т.к. содержат и оперативную, и архивную информацию.

Примеры ИС оперативного уровня: бухгалтерская; банковских депозитов; обработки заказов; регистрации авиабилетов; выплаты зарплаты; кадрового учета и т.д.

ИС для менеджеров среднего звена (тактические ИС) Используются для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих ИС: сравнение текущих показателей с прошлыми составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по текущим событиям, как на опер. уровне); обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне обычно используются: управленческие ИС (Management Information Systems - MIS)

Управленческие ИС (Management Information Systems - MIS) Обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из ИС операционного уровня.

ИС стратегического уровня управления Обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации в неожиданно возникающих ситуациях. Основная задача – сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы.

Помогают высшему звену управленцев: решать неструктурированные задачи ( создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных, создание связей, закрепляющих покупателей и поставщиков за данной фирмой и делающих невыгодным обращение к другой, снижение стоимости продукции без ущерба качества, … ), осуществлять долгосрочное планирование. Играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру информации, необходимой для принятия решений.

На этом уровне используются, например, т.н. информационные системы руководителя (Executive Support Systems – ESS или Executive Information Systems - EIS): Относительно легки в использовании и обычно обеспечивает графическое представление нескольких различных предопределенных вариантов решения. Некоторые ИС позволяют руководителю рассматривать данные более глубоко на более детальном уровне. ( Например, руководитель, наблюдая падение продаж в течение месяца на рынке, может выяснить, деятельность каких подразделений является лучшей.)

Помимо перечисленных выше на каждом уровне управления (как правило, на среднем и высшем) могут применяться: системы поддержки принятия решений (СППР, Decision support systems – DSS). информационные системы управления знаниями) (Knowledge Management Systems). информационные системы офисной автоматизации (Office Automation Systems - OAS);

Системы поддержки принятия решений (Decision support systems - DSS) Обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Имеют развитый аналитический аппарат с несколькими моделями, позволяют менять постановки задач и входные данные. Позволяют прогнозировать развитие ситуации и оценивать возможные варианты. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Имеют множество разновидностей

Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы (Expert Systems – ES): Позволяют представлять и манипулировать знаниями, а не информацией. Вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Работа заключается в создании новой информации и нового знания. Используют различные модели представления знаний (продукционные, фреймовые модели, семантические сети).

Информационные системы офисной автоматизации выполняют след. функции: обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров; обработка данных в табличной форме с помощью табличных процессоров; производство печатной продукции; архивация документов; электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; электронная и аудиопочта; видео- и телеконференции и др.

По сфере применения ИС организационного управления ИС управления технологическими процессами (АСУТП) ИС автоматизированного проектирования (САПР - CAD) Интегрированные (корпоративные) ИС По характеру использования информации Информационно-поисковые системы Информационно-решающие системы (управляющие и советующие) Другие классификации

Информационные системы в фирме Фирма может иметь несколько ИС разного назначения, взаимодействующих м/у собой и поддерживающих управленческие решения на всех уровнях.

Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения (современная тенденция – создание единых информационных сред (ЕИС)). На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех основных бизнес-процессов фирмы от проектирования до сбыта продукции, а также для поддержки процессов принятия решений ее руководителями. Крупные корпоративные ИС обеспечивают интеграцию неоднородных информационных ресурсов, используют технологии БД, документальных систем, интранет, OLAP, хранилищ данных и др. информационные технологии.

Создание и внедрение крупных интегрированных систем связано с большими сложностями, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Внедрение может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы (необходимость проведения реинжиниринга), на что может решиться не каждый управляющий.

Таким образом: ИС в организациях используются, чтобы помочь служащим и менеджерам на каждом уровне реализовать возложенные на них функции: производства, продажи и маркетинга, финансов и бух. учета, управл-я персоналом. Каждый из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными уровнями управления одновременно. Наиболее эффективны интегрированные ИС, объединяющие функции всех функциональных подсистем и различных уровней управления.

Контрольные вопросы 1. Какие ИС выделяют по сферам применения? 2. Какие ИС выделяют по признаку структурированности задач? 3. Какие ИС выделяют по функциональному признаку? 4. Какие ИС выделяют по уровню управления? 5. Какие ИС выделяют по характеру использования?