Консалтинга рабочего пространства Задачи Примеры решений Результаты

Основная задача «Консалтинга рабочего пространства» – это создание эффективного офиса, который будет работать и приносить прибыль владельцу. В ходе решения основной, ставятся индивидуальные задачи, учитывающие специфику работы компании и отвечающие на вопросы: - что устранить? - что изменить? - что привнести? В ходе решения основной, ставятся индивидуальные задачи, учитывающие специфику работы компании и отвечающие на вопросы: - что устранить? - что изменить? - что привнести?

Что устранить? Существуют определенные мебельные решения, которые позволяют минимизировать все эти факторы. Лишнее общение между сотрудниками Визуальные и акустические помехи при работе Беспорядок на рабочих местах Потерю рабочего времени на поиск документов и лишние перемещения по офису Большое количество больничных листов

Лишнее общение между сотрудниками Общение это хорошо. Особенно когда оно происходит по делу. Но часто возникают ситуации, когда человеку некогда разговаривать, а коллега непременно хочет с ним поделиться впечатлением о хорошо проведенных выходных. Отказать неудобно и приходиться это слушать. В масштабах компании это достаточно большое количество времени потраченное неэффективно. И подобных примеров лишнего общения достаточно много в практике. Кроме того, лишние разговоры отвлекают от работы и других сотрудников, сидящих рядом, а зачастую даже раздражают окружающих. Опрос, который компания Harris Interactive проводила среди 2429 респондентов, выявил, что самым раздражающим фактором на рабочем месте являются сплетни, болтовня - с этим мнением были согласны 60% опрошенных.

Решение 1: управление общением Использование мобильной тумбы Lollipop® позволяет управлять общением. Общение сидя длится минимум на 7% дольше, чем стоя. А если нет лишних минут ждать, пока гость соберется встать и уйти?.. Мобильная тумба Lollipop®, на которой сидят, хранится под столом, и выдвигается только тогда, когда у сотрудника есть время на общение. Кроме того, стулья для посетителей занимают много места. Особенно, когда посетителей нет. Экономия пространства и времени налицо. Использование мобильной тумбы Lollipop® позволяет управлять общением. Общение сидя длится минимум на 7% дольше, чем стоя. А если нет лишних минут ждать, пока гость соберется встать и уйти?.. Мобильная тумба Lollipop®, на которой сидят, хранится под столом, и выдвигается только тогда, когда у сотрудника есть время на общение. Кроме того, стулья для посетителей занимают много места. Особенно, когда посетителей нет. Экономия пространства и времени налицо.

Решение 2: Кратковременное общение стоя Как правило, общение стоя не длится больше 10 минут. Использование шкафа Tower ®, как и в предыдущем примере, сводит лишнее общение к минимальному – общению стоя. Кроме того, персональный шкаф Tower ®, органично встраиваемый в рабочее место, увеличивает полезную площадь стола, вмещает целую библиотеку документов, служит удобной поверхностью для короткого общения с коллегами и… защищает от офисных помех наравне с перегородками. Один предмет - четыре выгоды! Как правило, общение стоя не длится больше 10 минут. Использование шкафа Tower ®, как и в предыдущем примере, сводит лишнее общение к минимальному – общению стоя. Кроме того, персональный шкаф Tower ®, органично встраиваемый в рабочее место, увеличивает полезную площадь стола, вмещает целую библиотеку документов, служит удобной поверхностью для короткого общения с коллегами и… защищает от офисных помех наравне с перегородками. Один предмет - четыре выгоды!

Решение 3: Перегородка – помеха для лишнего общения Использование перегородок высотой от 133 см, ставящихся между рабочими местами, позволяет также минимизировать лишнее общение. При такой высоте перегородки сотрудники не видят друг друга, сидя на рабочем месте. Для того чтобы что-то обсудить или передать, им придется встать. Человек не будет каждый раз вставать для того, чтобы поговорить не по делу.

Визуальные и акустические помехи при работе Помехи мешают работе. Существует 2 типа помех: визуальные (видимые) и акустические (шум). Большинство людей считают главными помехами, мешающими работе, акустические. На самом деле, это не совсем так. Главными помехами являются визуальные. Это очень просто доказывается на следующем примере. Вы сидите в помещении, за окном стоит постоянный шум, но вы на нем не акцентируете внимание, он не мешает работать. Напротив, когда перед вами сидит человек, вы видите все его движения. Неосознанно вы реагируете на них и на шум, который исходит, например, от его общения по телефону. Вспомните кадры из фильма «Служебный роман»: человек, сидящий под лестницей вместо того чтобы работать, только смотрел на проходящих мимо. Любое движение впереди сидящего отвлекает оператора Отсутствие приватности провоцирует психологическую утомляемость Отсутствие перегородок или использование низких конструкций открывает человека для максимального воздействия шума и излучения мониторов

Защита от визуальных и акустических помех Перегородки позволяют создать на рабочем месте необходимую приватность для сконцентрированной работы. Кроме того, защищают от излучения мониторов. Мобильные перегородки, даже самые высокие, не ликвидируют шум. Но при правильном использовании направляют звуковые волны к пололку или в проходы, снижая воздействие акустических помех на человека

Визуальные и акустические помехи минимизируются использованием перегородок и шкафов (в качестве перегородок) разной высоты.

Беспорядок на рабочих местах приводит к тому, что сотрудник тратит время на поиск нужного документа или необходимой записи. Хорошо, если поиск этой информации происходит не во время разговора с клиентом, в противном случае, он постоянно заставляет клиента ждать, что плохо складывается на репутации компании. Кроме того, беспорядок может действовать как раздражающий фактор для других сотрудников и руководства. Беспорядок на рабочих местах

Устранение беспорядка на рабочих местах Порядок на рабочих местах организовывается : 1)путем использования аксессуаров и кабель- менеджмента 2)созданием визуализации 3)организацией хранения

Потеря рабочего времени на поиск документов и лишние перемещения по офису. По результатам исследования на походы за документами до шкафа и обратно в среднем в год один сотрудник тратит 2 недели рабочего времени. Вопрос: сколько денег теряет компания от того, что это время не используется на непосредственную работу? И это пример только на одном сотруднике, а если таких в компании 100 или 1000?

Решение 1: Организация хранения на рабочем месте Представим, что все текущие документы хранятся в папках коронах в шкафах. Сотрудник постоянно затрачивает время для похода за документами до шкафа и обратно и еще чтобы их туда отнести. А если это сотрудник, работающий с клиентами и информация для работы с ними храниться в этих папках, то при телефонном разговоре с ними он постоянно просит их подождать. Как вы сами понимаете, клиента это может раздражать, у него может быть не так много времени на разговор. В итоге мы получаем его внутреннюю неудовлетворенность и можем даже его потерять. Создав хранение текущих документов непосредственно на рабочем месте, мы решаем сразу 2 вопроса: экономию времени на хождение за документами, получение лояльности клиента за счет оперативной работы. Представим, что все текущие документы хранятся в папках коронах в шкафах. Сотрудник постоянно затрачивает время для похода за документами до шкафа и обратно и еще чтобы их туда отнести. А если это сотрудник, работающий с клиентами и информация для работы с ними храниться в этих папках, то при телефонном разговоре с ними он постоянно просит их подождать. Как вы сами понимаете, клиента это может раздражать, у него может быть не так много времени на разговор. В итоге мы получаем его внутреннюю неудовлетворенность и можем даже его потерять. Создав хранение текущих документов непосредственно на рабочем месте, мы решаем сразу 2 вопроса: экономию времени на хождение за документами, получение лояльности клиента за счет оперативной работы.

Решение 2: Архивные решения Внедряя специальные архивные решения, мы экономим время за походом за документами и обратно. Сотрудник может поработать с документами непосредственно в архиве.

Большое количество больничных листов К чему приводит неправильная осанка? 1. способствует уменьшению объема легких, что приводит к нарушению дыхательной функции; 2. снижает приток крови и кислорода к мозгу и тканям; 3. приводит к нарушению работы кишечника и неправильному пищеварению; 4. вызывает окостенение связок и возникновение болевых ощущений; 5. вызывает хроническое напряжение в мышцах; 6. приводит к преждевременному старению тканей тела; 7. уменьшается устойчивость позвоночника к деформирующим воздействиям, что приводит к искривлениям; 8. вызывает повышенную утомляемость из-за систематического перенапряжения мышц; 9. приводит к снижению живости мышления, быстроты реакции и работоспособности; 10. болям в спине, головным и мышечным болям; 11. сонливости и слабой концентрации внимания. К чему приводит неправильная осанка? 1. способствует уменьшению объема легких, что приводит к нарушению дыхательной функции; 2. снижает приток крови и кислорода к мозгу и тканям; 3. приводит к нарушению работы кишечника и неправильному пищеварению; 4. вызывает окостенение связок и возникновение болевых ощущений; 5. вызывает хроническое напряжение в мышцах; 6. приводит к преждевременному старению тканей тела; 7. уменьшается устойчивость позвоночника к деформирующим воздействиям, что приводит к искривлениям; 8. вызывает повышенную утомляемость из-за систематического перенапряжения мышц; 9. приводит к снижению живости мышления, быстроты реакции и работоспособности; 10. болям в спине, головным и мышечным болям; 11. сонливости и слабой концентрации внимания.

Решение: Использование производительных кресел Giroflex Правильная посадка влияет на здоровье человека. Применение производительных кресел позволяет настроить кресло под сотрудника(вес, рост, положение позвоночника, длина бедра), при работе в нем у человека не пережимаются сосуды и идет нормальная циркуляция крови, что предотвращает появление многих болезней и при длительной работе не возникает усталость. Использование таких кресел позволяет экономить на больничных листах и делает отлучки с рабочего места менее частыми (перекуры и т.д.). Правильная посадка влияет на здоровье человека. Применение производительных кресел позволяет настроить кресло под сотрудника(вес, рост, положение позвоночника, длина бедра), при работе в нем у человека не пережимаются сосуды и идет нормальная циркуляция крови, что предотвращает появление многих болезней и при длительной работе не возникает усталость. Использование таких кресел позволяет экономить на больничных листах и делает отлучки с рабочего места менее частыми (перекуры и т.д.).

Что изменить? 1. Оптимизировать использование офисных площадей 2. Оптимизировать рабочие процессы (индивидуальная работа и концентрация, переговоры, хранение документов, визуализацию, взаимодействие сотрудников) – увеличить скорость и качество работы.

Аренда офисных площадей это одна из основных статей расходов для любой компании. Также как и покупка в собственность таких площадей требует не малых инвестиций. Зачастую месячные расходы на аренду сопоставимы с расходами на заработную плату всех сотрудников. Оптимизировать использование этих ресурсов можно с помощью специальных мебельных решений.

Решение 1:Pixel ® – подвижный стол Чтобы настроить все рабочие процессы, не нужны огромные площади. Даже в 9-ти метровой комнате можно организовать эффективное рабочее пространство, перестраиваемое в зависимости от текущих задач. Незаменимым помощником в этом станет мобильный стол Pixel ®. Он помогает превратить рабочее место в зону для переговоров. Объединив несколько столов Pixel ®, можно создать временную зону для командной работы. Мобильность столов позволяет сделать это прямо в проходе.

Решение 2: Создание "мобильного офиса или решение "hot-desks". Создание специальных рабочих мест для сотрудников, которые не находятся в офисе постоянно (агенты, менеджеры и др.) и могут по очереди использовать одно место. Например, в компании работает 50 таких сотрудников, во время пребывания в офисе им для продуктивной работы необходимо минимум пространства и максимум сосредоточенности. Одновременно в офисе могут находиться 25 таких сотрудников. Создаем компактные рабочие места, огороженные перегородками и оснащенные техникой. Для хранения личных вещей и личной документации ставим систему шкафов, состоящих из ячеек, закрывающихся на ключ. Таким образом, вместо 50 рабочих мест, ставиться только 30. Этого вполне достаточно, например, для страховой компании, агенты которой находятся на выезде 70% своего рабочего времени. В результате - существенная экономия площади.

Решение 3: Компактные решения Использование компактных рабочих мест, основой которых является эргономичный стол Zigzag, позволяет экономить до 20 см площади на каждом рабочем месте. Шкафы с дверьми-купе, ставящиеся в зоны проходов также позволяют экономить площадь, сокращая проход от 170 см до 80 см, и могут служить в качестве перегородок.

Рабочее место «Всё под рукой» ® - яркий пример оптимизации всех рабочих процессов. Достаточно лишь повернуться в кресле, чтобы нужный документ или предмет оказался под рукой. Благодаря U-образной настройке всех необходимых инструментов вокруг сотрудника, рабочее место обеспечивает фантастическую скорость работы.

Что привнести? Создать эффективные места с учетом специфики работы сотрудников, позволяющие работать результативнее. Создать мобильные решения, дающие возможность гибко адаптироваться под разную деятельность. Создать баланс между приватностью и общением Создать настраиваемые рабочие места, учитывающих индивидуальность сотрудника (например, рост и вес). Создать лояльность сотрудников компании Создать корпоративный стиль компании

Создание эффективных мест, учитывающих специфику работы сотрудника Пример: рабочее место бухгалтера Рабочие процессы: 1. Индивидуальная работа бухгалтера подразумевает большую концентрацию внимания. Ошибка этого человека стоит достаточно больших денег. 2. В процессе работы бухгалтер использует большое количество документов (папки корона и т.д.) 3. На рабочем месте бухгалтера, как правило, происходит кратковременное общение, подписание каких-либо документов. Рабочие процессы: 1. Индивидуальная работа бухгалтера подразумевает большую концентрацию внимания. Ошибка этого человека стоит достаточно больших денег. 2. В процессе работы бухгалтер использует большое количество документов (папки корона и т.д.) 3. На рабочем месте бухгалтера, как правило, происходит кратковременное общение, подписание каких-либо документов.

Решение Шкаф Tower ® позволяет хранить большое количество документов под рукой (не тратить время на поход за ними), служит в качестве перегородки (устраняет длительное лишнее общение и офисные помехи), на нем удобно подписать документы. Перегородка Aura ® переходная дает возможность создать зону приватности (сосредоточенная работа) и зону кратковременного общения с соседним сотрудником (передать документы, консультация), аксессуары на перегородку помогают навести порядок на рабочем месте, разгрузить рабочую поверхность, а также создать визуализацию информации. Эргономичный стол Twin ® с тумбой приставкой позволяют создать достаточно большую рабочую поверхность. Существует множество других решений организации мест, учитывающих специфику работы сотрудника. Чтобы применить эти решения, необходимо изучить эту специфику.

Разные переговорные внутри одной переговорной В современном офисе мобильная мебель системы Tetrix ® позволяет решать множество бизнес –задач: встречи с клиентами, рабочие совещания, презентации, доклады, обучение сотрудников. Это решение позволяет за 2 минуты изменить планировку внутри переговорной комнаты и настроить ее на нужный процесс. Создание мобильных решений, дающих возможность гибко адаптироваться под разную деятельность

Создание баланса между приватностью и общением Каждый из нас когда-нибудь оказывался в ситуации, когда коллега громко говорит по телефону, не давая сосредоточиться. Или наоборот, нужно срочно провести совещание, а все брифинг-зоны и переговорные заняты… Чтобы каждая минута рабочего времени была использована продуктивно, первое и главное правило – создать комфортные условия и для того, кто разговаривает, и для того, кто в это время сконцентрирован на выполнении своей работы. Главное - найти баланс.

Создание настраиваемых рабочих мест, учитывающих индивидуальность сотрудника (например, рост и вес) Создание настраиваемых рабочих мест, учитывающих индивидуальность сотрудника (например, рост и вес) Мужчины и женщины. Высокие и не очень. Мы все разные. Поэтому у каждого должно быть свое рабочее место, настроенное под индивидуальные параметры. Только тогда каждый из нас сможет работать в полную силу. Серия Periscope основана на системе столов и приставок с настраиваемой эргономикой. Специальные телескопические опоры позволяют отрегулировать высоту рабочих поверхностей под рост каждого сотрудника. Эргономически правильное расположение сотрудника во время длительной работы поддерживает его работоспособность, предохраняя от преждевременной усталости и, тем самым, повышая производительность.

Создание и поддержание лояльности сотрудников компании Чтобы люди больше думали о работе, стоит немного подумать о людях. Комфортное и уютное рабочее место. За ним не испытываешь усталости. Им дорожишь. И с удовольствием возвращаешься к нему изо дня в день. Оно говорит своему хозяину, что его ценят, ему доверяют и возлагают на него большие надежды, что о нем заботятся. Чувствуя это, человек хочет заботиться о своей компании в ответ.

Создание корпоративного стиля компании Создание корпоративного стиля является важным маркетинговым ходом, оказывающим влияние на формирование имиджа компании. Наличие фирменного стиля или стремление его создать уже само по себе является показателем того, что компания заняла достаточно прочные позиции на рынке и собирается оставаться на нем достаточно долго. Для потребителя же это показатель стабильности и надежности компании.

Результат использования услуги - увеличение прибыли за счет Снижения расходов на офис Увеличения эффективности работы офиса и сотрудников Создания, увеличения и поддержания лояльности сотрудников компании Уменьшения количества больничных листов

Как процессное проектирование офиса помогло сэкономить $ ? В связи со значительным расширением штата перед калининградской компания «Инок», специализирующейся на продаже и обслуживании программного обеспечения для бизнеса, встал вопрос переезда в новый офис. Проанализировав рынок недвижимости и подсчитав, какая площадь необходима для размещения всех сотрудников, компания готовилась к покупке 3-х этажей в новом бизнес-центре. Внедрив все запланированные решения проекта, компания отказалась от покупки третьего этажа, сэкономив, таким образом, около $. Кроме этого, после переезда в новый офис руководители компании отметили значительное повышение производительности сотрудников.

Каждый проект уникален и разрабатывается всегда с учетом множества деталей и нюансов, индивидуально для каждого заказчика. Каждый проект уникален и разрабатывается всегда с учетом множества деталей и нюансов, индивидуально для каждого заказчика.