СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКИ КАК ИНСТРУМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ Г.Ю. Кудряшова, директор Зональной научной библиотеки УрФУ, канд. пед. наук г. Екатеринбург, 2014

Изменения внешней среды «Проблемы начинаются там, где возникают изменения. Чем выше уровень изменений, тем больше проблем. Система менеджмента – это умение справиться с проблемами, которые возникают при изменениях». Ицхак Азизес, мировой эксперт в сфере менеджмента Для развития библиотечно-информационного обслуживания и развития научных библиотек имеют значение изменения внешней среды : институциональные тренды развития науки и технологий в мире, в частности интеграция образовательной и научной деятельности, мировые тенденции интеграции и укрупнения вузов, активный процесс трансформации Российской системы высшего образования за счет проведения слияний (присоединений) университетов.

Инновационные изменения в высшем образовании Создание по указу Президента РФ федеральных университетов в различных регионах страны, в том числе и на Урале. В системе высшего профессионального образования России УрФУ позиционируется как один из системообразующих лидеров ВПО, обеспечивающий расширенное воспроизводство кадрового и интеллектуального капитала, университет мирового уровня. Уральский Федеральный университет должен войти в элиту мировой высшей школы, а значит существенно изменить образовательные методы работы, активизировать научные исследования, использовать возможности информационно- коммуникационных технологий, в том числе и в библиотечно- информационном обслуживании. Изменения во внешней среде влияют на библиотечно- информационное обеспечение научно-исследовательского и учебного процессов, видоизменяют систему менеджмента библиотеки.

Оптимизация системы менеджмента ЗНБ Цель: оптимизация связей между ЗНБ и внешней средой и связей между процессами внутри объединенной ЗНБ. Участие в реализации проектов Программы развития УрФУ как университета мирового уровня. Принцип политики университета в области организационного развития - установка на централизацию функций в университете, на целевые индикаторы Программы развития УрФУ, как одного из системообразующих лидеров ВПО.

ЗНБ УрФУ: статус зонального методического центра для 52 библиотек государственных вузов Уральского региона Зональная научная библиотека УрФУ является одним из крупнейших информационно-библиотечных центров высших учебных заведений России, одним из ключевых узлов информационной сети Екатеринбурга, Уральского региона и страны в целом.

Структура системы менеджмента в ЗНБ

Характеристика элементов системы менеджмента в ЗНБ УрФУ Реализация деятельности на основе методов СМК, как отражение мировой тенденции к стандартизации менеджмента. Стратегическое планирование организационных действий и управляющих подходов. Завершается разработка Стратегии развития ЗНБ до 2020 г, проведена стратегическая сессия как форма работы, направленная на разработку и принятие стратегических решений, в которую были вовлечены сотрудники ЗНБ, руководство вуза и партнеры ЗНБ. Научные подходы, функции, методы менеджмента «Кто не идёт вперед, тот идёт назад …»

Компоненты Стратегии развития ЗНБ до 2020 года 1)Систему целей как измеримых показателей качества деятельности ЗНБ (карта целей). 2) Комплекс взаимосвязанных проектов в виде "портфеля" проектов, включающих дорожные карты по достижению поставленных целей. В основу целевого ориентира «Стратегии развития ЗНБ» заложена сервисная философия услуг, ставящая во главу угла эффективность и качество, идея видоизменения библиотечного обслуживания в «информационный сервис», которая относится к разряду современных концепций развития библиотечного дела.

Основа для построения сервисной модели – сервисный треугольник Ф.Котлера Компания ПотребительПерсонал Внутренний маркетинг- мотивация, обучение сотрудников Внешний маркетинг – традиционные виды маркетинга Интерактивный маркетинг - критерии качества взаимодействия Стороны сервисного треугольника отражают идею взаимодействия субъектов.

Сервисная модель ЗНБ УрФУ (по Ф.Котлеру) Персонал- стратегия Мотивация, обучение сотрудников, создание команды Сервис-стратегия Исследование рынка, реклама, ценообразование Контент-стратегия Коммуникационная политика, система качественных услуг Библиотека ПользовательПерсонал ИТ-стратегия Обеспечение технического и функционального качества услуги и процесса Целостная модель ЗНБ как сервисной организации построена на основе четырехкомпонентной сервисной модели организации сферы услуг - «сервисный треугольник Котлера».

Матрица услуг К. Лавлока Содержит данные об особенностях деятельности конкретной сервисной организации по восьми компонентам. Идеи К.Лавлока: для построения модели сервисной организации необходимо и достаточно дать четкие ответы по восьми позициям (матрица услуг К.Лавлока) Принятие управленческих решений осуществлять с учетом стратегических приоритетов.

Видоизменение целевой подсистемы ЦЕЛЕВАЯ подсистема ЦЕЛЕВАЯ подсистема СТРАТЕГИЯ РАЗВИТИЯ ЗНБ УрФУ до 2020 года Персонал-стратегия. Содержит материалы для реализации задач внутреннего маркетинга Сервис- стратегия. Отражает способы решения задач традиционного (внешнего) маркетинга Контент-стратегия. Предлагает технологии для регламентации интерактивного (двухстороннего маркетинга) ИТ-стратегия. Предназначена для технико-технологической поддержки стратегических планов

Элементы управляющей подсистемы менеджмента УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема Разграничение деятельности отделов библиотеки Введение должностей заместителей директора по направлениям деятельности ЗНБ Обеспечение формальными правилами разделения функций, полномочий и ответственности с целью структурно- функциональной согласованности (Например, оргструктура ЗНБ обеспечена нормативными документами приказом по университету, должностными инструкциями и положениями об отделах) 1. Обеспечение компетентностной деятельности отделов

Элементы управляющей подсистемы менеджмента - информирования сотрудников ЗНБ, создания корпоративной культуры общения - создания комплексной системы по обеспечению контроля над информационными потоками, определение форм предоставления информации от сотрудников руководству, и наоборот - обеспечения постановки задач сотрудникам с учетом уровня их компетенций Поддерживается обеспечивающей подсистемой - внутренней информационной политикой ЗНБ в целях: УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема 2. Оперативное управление, разработка управленческих решений

Элементы управляющей подсистемы менеджмента Выстраивается с позиций «управление с фактами на руках», разработана оценочная шкала компетенций библиотечного работника, модель компетенций для каждой должностной позиции работников ЗНБ. Определение требований к персоналу содержится не только в обязательных официальных правовых документах (должностных инструкциях), но и в паспорте должности - документе, определяющем и подтверждающем квалификацию, полномочия и компетенции работника, выполняющего определенные должностные обязанности. В отличие от традиционно принятого планирования кадрового резерва, которое предусматривает ориентацию на отдельного перспективного сотрудника, персонал-стратегия нацелена на управление «пулом талантов», что позволит выделить профессиональные компетенции, необходимые для качественной реализации всего комплекса производственных процессов в ЗНБ. УПРАВЛЯЮЩАЯ подсистема 3. Управление персоналом

16 Цели разработки паспорта должности Выработка результативного инструмента библиотечного менеджмента. Оптимизация найма персонала и ротации кадров посредством создания эталонной модели профиля должности. Создание оценочной шкалы компетенций библиотечного работника. Использование сотрудниками ЗНБ в качестве унифицированной формы самоотчета для составления личностного профиля сотрудника. Создание базовой основы для проведения аттестации, составления планов развития персонала, программ по обучению и повышению квалификации. Щербинина Г.С. Паспорт должности: быть или не быть в библиотеке / Г.С. Щербинина, И.Г. Воронская // Справочник руководителя учреждения культуры. – – 3. – С. 75–84Справочник руководителя учреждения культуры.

Элементы управляемой подсистемы менеджмента УПРАВЛЯЕМАЯ подсистема Восприятие и реализация принятых и транслируемых управленческих решений Организационно-технологическое обеспечение процессов на базе ИКТ Поддержка и развитие информационных систем ЗНБ Управленческие решения в соответствии с целями Стратегии развития ЗНБ

Элементы обеспечивающей подсистемы менеджмента Методическое обеспечение Ресурсное обеспечение процессов ЗНБ Правовое и экспертное обеспечение деятельности ЗНБ Внутренняя информационная политика Обеспечива ющая подсистема Обеспечива ющая подсистема Технико- технологическая поддержка

«ДОСТУП»: цели проектов Стратегии развития ЗНБ Достижение мирового уровня обеспечения информационными ресурсами научного, инновационного и образовательного процессов. Ориентация информационного обслуживания на приоритетные направления, предусмотренные Программой развития УрФУ, информационные потребности разных групп пользователей. Сервисный подход к организации информационно-библиотечного обеспечения научно-исследовательского и образовательного процессов. Технологические решения по созданию единого информационного пространства УрФУ, Уральского Федерального округа, России. Управление информационными потребностями пользователей, использование библиометрических методов оценки научных исследований и исследователей. Продвижение ресурсов и сервисов пользователям ЗНБ; создание, размещение и хранение электронных ресурсов в общероссийских и мировых информационных системах, международное сотрудничество.

Информационные системы ЗНБ УрФУ

Информационные системы ЗНБ УрФУ: общая характеристика АБИС «РУСЛАН» и система управления контентом, взаимодействия с пользователями (САЙТ), выполняющие функции сбора, хранения и обработки информации о пользователях и доступных ресурсах, учета и контроля использования библиотечных фондов. «КАРТА УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА» - результат интеграции с общеуниверситетской системой UNI (контингент, учебные планы, расписание) и модулем книгообеспеченности АБИС «Руслан» «КАРТА НАУКИ УРФУ» - информационная система, обеспечивающая агрегацию данных о публикационной активности и цитируемости сотрудников УрФУ из четырех источников: Scopus, WOS, РИНЦ, отчеты сотрудников (кафедр). ИТ-ПРОЕКТЫ ЗНБ, ориентированные на внешних потребителей в т.ч. модуль экспорта и подготовки данных для ЭКБСОН, сводный каталог и разрабатываемый сервис МБА в рамках регионального консорциума Consensus Omnium.

Из комплекса проектов «ДОСТУП» Цель Аналитическая поддержка проекта УрФУ по стимулированию публикационной активности ученых университета в международных журналах, индексируемых в базах данных Web of Science, Journal Citation Reports (платформа Web of Knowledge) компании Thomson Reuters и Scopus издательства Elsevier. Задача Экспертиза статей авторов УрФУ, подготовка аналитических справок для НИЧ и институтов о публикационной активности ученых УрФУ. Развитие Создание сервиса «Личный библиограф», обеспечивающего отдельных сотрудников или целые научные коллективы оперативной библиографической и наукометрической информацией. Задача Содействие реализации положения «Комплекса мероприятий на 2013–2015 гг., направленные на увеличение к 2015 г. доли публикаций российских исследователей в общем количестве публикаций в мировых научных журналах до 2,44%», -Проект: «КАРТА НАУКИ УРФУ»

Из комплекса проектов «ДОСТУП» Цель: В процессе библиотечно-информационного обслуживания очевидна необходимость согласования позиций лицензионных договоров, определяющих права библиотек-подписчиков, т.к. типовой договор может содержать ограничения или неоднозначно трактуемые формулировки. Результат Лицензионные договоры, составленные с учетом потребностей библиотеки, предоставляющей доступ к ресурсам, позволяют расширить полномочия библиотеки при работе с подписными электронными ресурсами. Развитие Расширение легитимных возможностей для удовлетворения информационных потребностей пользователей при работе с электронными ресурсами, не нарушая норм ГК РФ и положений заключенных договоров. Повышение уровня правовой, информационной культуры сотрудников ЗНБ и пользователей. Позиционирование ЗНБ центром эффективного сотрудничества между агрегаторами электронного контента и потребителями информации. оь Проект: «Правовое обеспечение уровня сервисов и услуг, предоставляемых в ЗНБ в соответствии с положениями договоров и лицензий, заключаемых на электронные ресурсы между вузом и агрегаторами электронного контента»

Анализ договоров и лицензий (выявление полномочий библиотеки и пользователей, сравнение с полномочиями библиотек по ГК РФ) ГК РФДОГОВОР п. 2. ст ГК РФБД QUESTEL Договор на возмездное оказание услуг по подключению и обеспечению доступа к электронным ресурсам / (Приложение 4 - СОГЛАШЕНИЕ О СУБЛИЦЕНЗИИ НП «НЭИКОН» с УрФУ) в случае, когда библиотека предоставляет экземпляры произведений, правомерно введенные в гражданский оборот, во временное безвозмездное пользование, такое пользование допускается : без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения. При этом выраженные в цифровой форме экземпляры произведений, предоставляемые библиотеками во временное безвозмездное пользование, в том числе в порядке взаимного использования библиотечных ресурсов, могут предоставляться только в помещениях библиотек при условии исключения возможности создать копии этих произведений в цифровой форме делать на местах электронные копии всех или части Лицензируемых материалов при условии, что такое использование отвечает всем условиями настоящего Соглашения; прил. 4, предоставлять единичные экземпляры распечатанных или электронных копий отдельных статей отдельным Управомоченным пользователям по их просьбе; прил. 4, разрешать Управомоченным пользователям осуществлять электронное копирование частей Лицензируемых материалов; прил. 4, разрешать Управомоченным пользователям распечатывать единичные копии частей Лицензируемых материалов; прил. 4, делать такое количество копий материалов, используемых в рамках сетевого обучения, которое может потребоваться в целях использования Лицензируемых материалов в соответствии с настоящим Соглашением. прил. 4, предоставлять управомоченным пользователям другой библиотеки, расположенной только в стране Сублицензиата, единичную бумажную копию электронного оригинала отдельного документа (по почте, факсу или с использованием электронных средств связи по защищенным сетям с помощью программы Ariel или аналогичной ей, обеспечивающей удаление электронного файла сразу же после его распечатки); прил. 4, Осуществлять запись и хранение отдельных частей электронного ресурса в память ЭВМ в архивных, учебных и исследовательских целях. дог

«Перечень рекомендаций по предоставлению услуг и сервисов пользователям при работе с подписными базами данных для отделов обслуживания»

Предварительные выводы 1. Необходимо определить позицию УрФУ на предоставление доступа к подписным ЭР третьим лицам (внешние пользователи), если в договоре прописано, что данное решение остается за вузом. 2. Вариативность понятия «пользователь библиотеки» (расширенное толкование и узкое). 3. Ориентация в договорах на права пользователей и отсутствие описания прав на действия библиотеки в интересах пользователя.

Структура «портфеля» стратегических проектов ЗНБ Приоритетными избраны элементы «продукт» и «процесс», то есть в основе проектов заложены идеи расширения ассортимента библиотечно- информационных услуг и совершенствования процесса их реализации.

Заключение Необходимость оптимизации системы менеджмента появляется не только при исключительных изменениях внешней среды. Первый сигнал это неудовлетворенность пользователя. Осознать существующие проблемы в системе менеджмента, мешающие развитию, возможно с помощью мониторинга и анализа бизнес-процессов библиотеки. Система менеджмента способствует развитию библиотечно-информационных процессов и информационной поддержке приоритетных направлений науки и образования.

Спасибо за внимание! Кудряшова Галина Юрьевна