«1С:Управление небольшой фирмой» в компании оптово-розничной и комиссионной торговли

2 Краткая справка о компании Компания ООО «Joutsen» является дочерней компанией финской фирмы «Joutsen Finland Oy» - производителя верхней одежды с пуховым наполнителем. Свою деятельность в России компания начала в 2006 году, осуществляя оптовые поставки продукции в регионы. Летом 2012 открылся первый розничный магазин в Санкт-Петербурге, создано подразделение комиссионных продаж. Общая численность сотрудников компании 30 человек.

Бизнес-проблемы компании до внедрения 1С:УНФ Нет данных о продажах, себестоимости, динамике продаж. Эта информация нужна для принятия решения о расширении бизнеса. Отсутствуют данных об остатках товаров определенных цветов и размеров, что снижает продажи - клиенты, не найдя нужного товара на прилавке, уходят. Резервирование товаров под заказы клиентов проводили «руками». При каждом крупном заказе или резерве отправляли сотрудника на удаленный склад - заказанные товары откладывались в коробки, подписывались и ждали своего покупателя. Нет информации о рентабельности каждого подразделения – руководитель не знает, какие направления развивать, а какие сворачивать. На обработку, анализ и группировку данных при формировании ежемесячных отчетов для совета директоров компании в Финляндии тратится много времени и усилий – минимум один рабочий день. 3

Выполненные работы Бизнес-практика компании практически полностью реализована с помощью типового функционала 1С:УНФ. Потребовались лишь небольшие доработки «под себя». Чтобы вести учет товаров по цветам и размерам типовыми средствами программы настроили дополнительные характеристики. Для розничного магазина автоматизировали систему скидок – доработано к типовой конфигурации. Созданы следующие объекты: Константа "Минимальный процент скидки по дисконтной карте" - определяет процент скидки по дисконтной карте в документе "Чек ККМ" для товаров, не участвующих в акциях. Регистр сведений "Дисконтные карты" - присваивает номер дисконтной карте. Регистр сведений "Коллекции товаров" - определяет сроки действия акции и товары участвующие в ней. Регистр сведений "Пороги дисконтных скидок" - устанавливает границы накопленной суммы покупок клиента, от которых повышается процент скидки Регистр накопления "Суммы покупок" - при проведении чека по контрагенту фиксирует сумму покупки. Накапливает суммы покупок по каждому покупателю Изменен документ "Чек ККМ" - добавлен реквизит "Покупатель" -ссылка на справочник "Контрагенты". Реализован вывод текущей накопленной суммы покупок по клиенту. 4

5 Нет данных о продажах – необходимо видеть себестоимость, динамику продаж. Это важно, так как компания планирует расширять бизнес. Бизнес-проблема… Имеются данные о себестоимости продаж, валовой прибыли, рентабельности. Формируя отчеты за разные периоды времени, руководство может проанализировать динамику продаж. ….и ее решение

6 Расходы на таможенное оформление грузов распределяются на все поступившие товары пропорционально их количеству

В себестоимость продаж входят суммы закупок и таможенные расходы 7

8 Отсутствие данных об остатках товаров определенных цветов и размеров снижает продажи - клиенты, не найдя нужного товара на прилавке, уходят. Бизнес-проблема… Продавец в момент оформления заказа видит все свободные остатки на удаленном складе в разрезе цветов и размеров и предлагает клиенту все, что имеется в наличии. В результате объем продаж за 3 месяца оптовым клиентам увеличился на евро! ….и ее решение

9 В момент продажи известно, куртки каких цветов и размеров имеются в наличии, а также их количество Пользуясь функцией подбора в заказе, продавец видит свободные остатки и остатки по резерву Перейдя к характеристикам, он видит эти остатки в разрезе цветов и размеров

10 В соответствии с настройками отчет «Свободные остатки» ответит на вопросы… Сколько осталось курток каждой модели, каких размеров и цветов? Каких расцветок и в каком количестве остались куртки каждого размера каждой модели? Каких размеров остались куртки каждого цвета каждой модели?

11 Резервирование товаров под заказы клиентов проводили «руками». При каждом крупном заказе или резерве отправляли сотрудника на удаленный склад - заказанные товары откладывались в коробки, подписывались и ждали своего покупателя. Бизнес-проблема… Типовая система учета резерва товаров на складе позволяет видеть остатки по свободным и зарезервированным товарам. За счет отсутствия необходимости в поездках на склад для пересчета и перекладывания товаров сократилось время обслуживания каждого клиента. ….и ее решение

12 Удобная система резервирования запасов При формировании заказа покупателя продавец резервирует на складе товары под этот заказ Теперь не нужно ехать на склад, чтобы отложить заказ клиента – резервирование товара занимает несколько секунд Из карточки заказа покупателя можно убедиться, что товар под заказ зарезервирован и находится на складе

13 Нет информации о рентабельности каждого подразделения - руководитель не знает, какие направления развивать, а какие сворачивать. Бизнес-проблема… Директору доступна информация о прибыльности компании, как в целом, так и по каждому подразделению. ….и ее решение

Все расходы компании приходуются одной накладной от фиктивного поставщика «Ежемесячные расходы» и распределяются по подразделениям

15 Теперь директору известна рентабельность каждого подразделения

16 На обработку, анализ и группировку данных при формировании ежемесячных отчетов для совета директоров компании в Финляндии тратится много времени и усилий – минимум один рабочий день. Бизнес-проблема… Формирование ежемесячных и годовых отчетов для совета директоров головной компании в Финляндии занимает меньше одного часа. ….и ее решение

17 …плюс дополнительные выгоды Автоматизированы бизнес-процессы: 1. в розничных продажах – система скидок; 2. в оптовых продажах – расчеты с покупателями по курсу евро на день отгрузки товара. Поддержка учета комиссионной торговли. Существенно сократилось количество ошибок при оформлении и выполнении заказов.

18 Розничные продажи В розничном магазине к программе подключен фискальный регистратор и эквайринговый терминал. Магазин имеет свою дисконтную систему: Сумма покупок более Все товары Товары по акции 100 тыс.руб. 120 тыс.руб. 150 тыс.руб. 5% 10% 12% 15% 5%

19 Дополнительные выгоды: автоматизация системы скидок Номер дисконтной карты фиксируется в карточке покупателя Дисконтная карта предоставляет держателю скидку 5% на товары, которые не участвуют в акциях. Данный процент скидки установлен на панели действий в подсистеме «Продажи» и по правилам компании не меняется

20 Предоставление скидки по дисконтной карте На форму чека ККМ выведена кнопка «Прочитать карту», с помощью которой продавец вводит номер карты Система идентифицирует покупателя… … и предоставляет ему скидку Учет покупок покупателя ведется в его номенклатурной карточке

21 Предоставление скидок по акциям – на определенные товары Условия предоставления скидок указываются по ссылкам «Пороги дисконтных скидок» и «Коллекции товаров» на панели навигации подсистемы «Продажи» При покупке товара, участвующего в акции, скидка в чек ККМ проставляется автоматически

22 Оптовые продажи Товары поставляются из головной организации, которая находится в Финляндии. Расчеты с поставщиком ведутся в евро (документы: заказ покупателя, счет на оплату, заказ поставщику, счет- фактура). Управленческая отчетность ведется в рублях. Стоимость товаров автоматически пересчитывается в рубли в приходной и расходной накладных.

23 Комиссионные продажи Компания передает свои товары на реализацию другому юридическому лицу. Для работы с этим направлением создано отдельное подразделение. Автоматизация комиссионных продаж нужна была, прежде всего, для понимания рентабельности этого направления, для ответа на вопрос «Стоит ли его развивать?».

24 Данные о выполнении заказов доступны в любой момент Отчет расскажет не только об оптовых продажах, но и комиссионных На реализацию в подразделение по комиссионным продажам передано 7 курток За подразделением числится 3 куртки… …которые еще не проданы: нет документа «Отчет комиссионера» Более подробно о комиссионных продажах расскажет отчет «Запасы переданные»

25 В случае согласия клиентов ожидать поступление товаров из Финляндии, продавец формирует заказы поставщику Товары по всем заказам приходят в одной поставке – приходная накладная формируется автоматически на основании нескольких заказов поставщику Существенно сократилось количество ошибок

26 Более подробные материалы бизнес-кейса «Организация оптовых, розничных и комиссионных продаж в магазине одежды» и полная демонстрационная база