Система управления базами данных Microsoft Access лекция по дисциплине «ИТ в профессиональной деятельности»

Неструктурированные данные Счет 16493, Сергеев Петр Михайлович, дата рождения 1 января 1936 г.; Сч , Петрова Анна Владимировна, дата рожд. 15 марта 1955 г.; сч , Анохин Андрей Борисович, д/р 14/04/76. Структурированные данные

База данных 4 Это организованная структура, предназначенная для хранения информации ПРИМЕР: телефонный справочник, база налоговой инспекции, база пенсионного фонда

СУБД - Система Управления Базами Данных СУБД - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации

Классификация баз данных

Классификация баз данных по способу доступа к данным Файл-сервер - используется для хранения данных, обработка происходит на клиентских машинах. Клиент-сервер - производит обработку данных, рабочие станции используются для представления информации.

Виды моделей данных

Иерархическая модель данных 3 уровень 3 узел (элемент) 3 связь Основные понятия 1 уровень 2 уровень 3 уровень

Сетевая модель данных 3 уровень 3 узел 3 связь Основные понятия:

Пример иерархической структуры данных

Реляционная модель данных Используется во всех современных СУБД и характеризуются простотой структуры данных и удобным для пользователя табличным представлением этих данных. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц.

Реляционная (табличная) модель данных Свойства табличной модели данных: 3 ячейка таблицы элемент данных 3 каждый столбец имеет имя и является однородным; 3 отсутствуют одинаковые строки 3 порядок следования строк и столбцов произвольный

записи имя поля поля

Идентификация строк данных в таблице осуществляется по значению ключевого поля. Помните, что: 3 простой ключ - содержит одно поле; 3 составной ключ - включает несколько полей.

Реляционный подход к построению инфологической модели Правила группировки данных в таблицы: 3 данные в таблице должны быть неделимы 3 поля должны быть связаны с общим для них ключом 3 поля должны не транзитивно зависеть от ключа

Устранение транзитивной зависимости расщепление одного объекта на два объекта

Понятие информационно- логической модели Инфологическая модель представляет собой отображение связей между информационным и объектами: Студент, Сессия, Стипендия, Преподаватель

Основы технологии работы в СУБД Обобщенная технология работы

Объектами базы данных являются: 1 таблица 2 запрос 3 форма 4 отчет 5 макрос 6 программный модуль Объекты базы данных

4 Таблица Запрос Форма Отчет Макрос Модуль

Таблица Таблица - основа БД. Определяется пользователем и используется для хранения данных о конкретном объекте. 4 Все другие объекты БД: формы, запросы и отчеты, зависят от данных, содержащихся в таблицах.

Запрос 4 выбирает данные из таблицы на основе заданного условия. Запросы позволяют видеть данные из нескольких таблиц в одной записи.

Форма 4 Форма отображает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. 4 Формы представляют собой другой способ отображения табличных данных,который дает некоторые преимущества по сравнению с таблицами (подобие бланка).

Образец формы

Создание формы в режиме Конструктор

Отчет 4 предназначен для создания документа, который впоследствии может быть распечатан. 4 в отчете редактировать данные нельзя; 4 объединяет данные из таблиц и запросов, может быть включен в документ другого приложения

Отчет. Итоговые расчеты

Создание новой БД Для создания БД необходимо выполнить команды Файл/Создать базу данных, в открывшемся диалоговом окне выбрать каталог, ввести имя новой БД. ACCESS присваивает своим файлам расширение mdb. После этого откроется пустое окно БД,готовое к созданию новых объектов.

Окно базы данных

Открытие и закрытие БД 4 Для открытия БД выполнить команды: Файл- Открыть базу данных, в открывшемся диалоговом окне выбрать диск, каталог, имя файла БД.Каждый раз можно открыть только одну БД. 4 Для закрытия открытой БД выполнить команды: Файл- Закрыть.

Типы данных При создании новой базы данных или вводе нового поля в базу данных нужно правильно задать тип данных. Если поле содержит буквы и/или цифры и не будет использоваться для вычислений, то ставится тип данных Текстовый. Если поле будет использоваться для вычислений, то тип данных берется денежный или числовой.

Типы данных 3 Текстовый. Символы до 255 символов. Мемо. Длинный текст или комбинация текста и чисел. До символов. Хранят не данные, а ссылки на блоки данных. Не может быть ключевым или индексированным. Числовой. Имеет много подтипов. От выбора подтипа зависит точность вычислений. Дата и время. Дата является целой частью поля, а время - его дробной частью. Денежный. Числа до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 справа от нее. Счетчик. Последовательная нумерация записей. 3 Логический. Логические значения - Да/Нет, Истина/Ложь, Включить/Выключить. Поле объекта OLE. Ссылка на данные произвольного типа (звук, текст, графика)

Ключевое поле Каждая запись (строка) в таблице должна иметь уникальный признак- ключ, это поле (или поля), значение которого(х) однозначно определяет запись. Например : номер счета, или порядковый номер записи. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связывания данных из разных таблиц Пользователь не имеет возможности изменять ключевое поле! Типы ключевых полей: счетчик, простой ключ, составной ключ.

Крайний слева столбец в таблице называется столбцом маркировки записи, щелкая в нем выделяем всю строку (запись). 4 Стрелка в этом столбце показывает на текущую запись. 4 Звездочкой отмечена пустая запись внизу таблицы. 4 Карандаш показывает текущую запись, в которой данные не сохранены.

Свойства полей таблицы Обязательное поле - определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным; формат поля - определяет формат вывода данных; маска ввода - позволяет автоматизировать проверку вводимых символов; индексированное поле - определяет режим индексации, если поле индексировано; значение по умолчанию - определяет значение, автоматически добавляемое в поле; условие на значение - определяет условие, накладываемое на вводимые в поле данные; сообщение об ошибке - определяет сообщение, выдаваемое при нарушении условия на значение.

3 Выделить запись для копирования (перемещения); 3 Выполнить команды: Правка/ Копировать (Вырезать); 3 Открыть таблицу-приемник; 3 Выделить записи, для замены, и выполнить команды Правка/ Вставить; или Правка/ Добавить из буфера, при добавлении записей. Порядок действий для копирование или перемещение данных из одной ячейки (таблицы) в другую:

Способы создания новых объектов Новые объекты создаются: 3 с помощью Конструктора 3 с помощью Мастера (Мастера таблиц, мастера форм, мастера отчетов)

Таблица

Создание таблицы в режиме таблицы (21 строка, 10 столбцов, тип поля - текстовый)

Создание таблицы в режиме Конструктора

Запрос Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию надо отыскать в одной или нескольких таблицах. Например: создать список сотрудников из одного района; убрать из базы данные о клиентах не обращавшихся к вам весь прошлый год и т.д.

Типы запросов 4 Запрос-выборка. Для выборки данных из таблиц по определенному условию и не изменяющий этих данных; 4 Запрос-изменение. Для выполнения действий с записями, которые удовлетворяют каким-то условиям (перемещение, изменение, удаление); 4 Запрос с параметром. Для обобщения данных на основании одного или нескольких условий отбора записей.

Запрос на выборку с операторами сравнения, = ! - Запуск запроса на выполнение

Виды запросов, которые можно создать с использованием Мастера: 3 простой запрос производит выбор полей из нескольких таблиц или запросов 3 перекрестный запрос производит вычисления(сумма, ср.знач.), выводит данные в виде таблиц; 3 повторяющиеся записи (поиск одинаковых записей в таблице); 3 записи без подчиненных (записи, не имеющие соответствующих записей в другой таблице);

При использовании Конструктора для создания запроса выводится бланк QBE В нем можно в строке: поле - задать поле, которое будет выводиться в запросе; имя таблицы - выбрать нужную таблицу; сортировка - произвести сортировку данного поля; вывод на экран - задать или отменить вывод данного поля на экран; условия отбора - задать условия отбора по данному полю.

Бланк запроса QBE

Ввод условия отбора Можно отобрать записи, удовлетворяющие любому из условий,если задать их в строке Условие отбора. Задать буквенное значение, учитывая заглавные и прописные буквы. Например, для выборки сотрудников, работающих в должности кассир, нужно в поле Должность в строке Условие отбора поставить кассир.

Использование шаблона при создании запроса В качестве шаблона используются символы: * - любое число любых символов; ? - один любой символ; # - любая цифра Например, для поиска сотрудников, чья фамилия начинается на букву Кв поле Фамилия в строку Условие отбора ставится К*

Операторы сравнения, =,, = Для выбора сотрудников, чей оклад больше 1000 р., в поле Оклад в строке Условие отбора ставится условие >1000. Если поле имеет логический тип, то для выбора данных из базы по значению этого поля используются значения ДА/ НЕТ ( 1/ 0); Например, для выбора сотрудников, имеющих высшее образование, в этом поле следует задать ДА (если в базе проставлены значения Да/Нет).

Логические операторы AND - выполняются все условия; OR - выполняется хотя бы одно из условий; NOT - условия не должны выполнятся; BETWEEN - значения должны быть в заданном диапазоне; IN - значения должны быть внутри того же поля; Например, для выбора сотрудников с окладом от 1000 р. до 2000 р. в поле Оклад в строке Условие отбора ставится >=1000 AND

Добавление вычисляемых полей Вычисляемые поля - это поля временные, создаваемые в динамическом наборе записей. Во время выполнения запроса в них заносятся результаты вычислений над данными из полей таблицы.

Для создания вычисляемого поля надо: 3 установить курсор в верхней строке сетки Поле; 3 напечатать выражение для вычисления в этой ячейке. После ввода перейти в режим таблицы для просмотра запроса и сохранить его. 3 имена полей, используемые в вычислениях, надо заключить в квадратные скобки.

Пример создания вычисляемого поля Например, для вычисления итоговой цены в поле «Итого» в строку Обновление необходимо ввести [Цена]*[Количество] Для вычисления премии, которая составляет 80% от оклада, в поле Премия в строку Обновление необходимо ввести [Оклад]*0,8

Запуск запроса на выполнение Из окна базы данных - командой Запрос- Открыть. Из окна запроса командами Запрос - Запуск. ИЛИ кнопкой на панели инструментов

Групповые расчеты Для проведения групповых расчетов необходимо выполнить следующие действия: 3 создать запрос-выборку или перекрестный запрос; 3 открыть запрос в режиме Конструктора и добавить в бланк QBE строку «Групповая операция» командами: Вид/ Групповые операции.

Групповые расчеты Строка Группировка используется для определения групп, по которым Вы хотите выполнить итоговые расчеты. В поле Групповая операция можно выполнять разнообразные расчеты.

Для групповых операций можно использовать функции: Sum - суммирование значения полей; Avg - расчет среднего значения поля; Min - нахождение минимального значения поля; Max - нахождение максимального значения поля; Count - подсчет количества непустых значений поля; Expression - позволяет создавать вычисляемое поле для группы и др.