Развитие системы управления проектами в организации среднего бизнеса

Проектная методология представляет собой трехуровневую структуру ПРОДУКТ – БИЗНЕС СТРАТЕГИЯ: 1-й уровень (ПРОДУКТ) – управление проектами; 2-й уровень (БИЗНЕС) – управление программами; 3- й уровень (СТРАТЕГИЯ) – управление портфелем проектов.

Рисунок 1 – Трехуровневая структура проектной методологии

Зачем организации СУП и проектная деятельность? Система управления проектами позволяет эффективно выполнять проекты, приводящие к качественным изменениям внутри организаций, что в свою очередь позволяет организациям получать новые конкурентные преимущества. В качестве примеров таких проектов можно привести строительство инфраструктуры, выход на IPO, вывод на рынок нового продукта или услуги и т.д.

Ключевые элементы Системы Управления Проектами Существует множество интерпретаций состава элементов СУП. Из этого множества к ключевым элементам устойчивой системы, можно отнести следующие : Методологический; Организационный; Программно-технический; Мотивационный.

Организационный элемент СУП Состоит из 3-х компонентов: Оргструктуры проектов и органов управления и контроля (например, проектный офис, Координационный комитет, Руководящий совет и т.д.); Члены команд проектов и органов управления проектами; Документационное обеспечение СУП (регламенты взаимодействия участников проекта, процедуры управления различными этапами проекта, детальные инструкции по исполнению процедур, шаблоны управленческих документов, положения об органах управления и должностные инструкции).

Программно-технический элемент СУП В основе своей представляет собой программно- аппаратный комплекс календарно-ресурсного планирования, который может интегрироваться с системами финансового планирования и учета, управления документами, управления персоналом, системой отчетности. Мотивационный элемент СУП Представляет собой комплекс мотивов, побуждающих к выполнению функций, обеспечивающих эффективное проектное управление.

Почему именно эти элементы, а не другие? Рассмотрим немного теории, а именно работу М.Х. Мескона «Основы менеджмента» [2], где автор определяет процесс управления как совокупность функций планирования, организации, мотивации и контроля, объединенных связующими процессами коммуникации и принятия решения (см. Рисунок 3).

В связи с этим есть предположение, что минимальный набор элементов устойчивой СУП, должен обеспечивать выполнение как минимум данных функций. В таблице 1 представлена информация о связи ключевых функций управления с элементами СУП. Таблица 1 Как видно из таблицы, группа элементов СУП обеспечивает выполнение всех ключевых функций управления.

Между элементами СУП устанавливаются определенные связи. Базовым элементом в системе управления проектами является Методологический, который представляет собой комплекс процессов, методов, процедур проектного управления, позволяющий выполнять функцию контроля, путем сравнения текущих процессов, методов и процедур с теми, которые должны выполняться в соответствии с выбранной методологией. Организация работы в соответствии с установленной методологией обеспечивается организационным элементом системы управления проектами, выполняющим функции офиса управления проектами, проектных команд, управляющего комитета, с использованием документационного обеспечения, содержащего описание регламентов, процедур и шаблонов проектных документов. Программно-технический элемент обеспечивает календарно- ресурсное планирование работ в соответствии с процессами Методологического элемента, их связь с системой финансового планирования и учета, управления персоналом, управления документами и системой отчетности.

Мотивационный элемент обеспечивает выполнение процессов и функций методологического, программно-технического и организационного элементов путем формирования мотивационных замок Ов, которые побуждают участников проектной деятельности правильно выполнять необходимые процедуры и функции. Комплекс мотивов является своеобразным «цементирующим раствором» для всей Системы, удерживающим все ее элементы как одно целое и обеспечивая ее устойчивость. Пример связей между элементами СУП представлен на Рисунке 4.

Эволюция развития СУП в организации Управленческую деятельность внутри организации можно разделить на три типа: Оперативное управление (реагирование на нештатные ситуации) Проектное управление (целенаправленное изменение систем) Операционное управление (постоянно повторяющиеся процессы) Доля каждого типа управленческой деятельности в общем объеме зависит от стадии жизненного цикла, на котором находится организация. В свою очередь доля проектного управления зависит от степени развития СУП в организации.

Зависимость доли проектного управления от жизненного цикла организации представлена на Рисунке 5 [3].

В стадии зарождения в организации ставятся конкретные цели и сроки развития бизнеса. Реализуется программа или проект, который должен показать перспективность данной организации в том виде как она задумывалась. Система управления проектами отсутствует. Проектное управление практически не используется (доля составляет около 25%). Основной инструмент оперативное управление. Горизонт планирования в организации составляет от месяца до года. Как правило отклонения по срокам и затратам составляют от 100 до 300% от запланированного. На данной стадии характерно слабое представление собственников и менеджеров о состоянии внутренней и внешней среды организации. Длительность данной стадии для организации среднего бизнеса – около 2-3-х лет. На стадии Формирования бизнеса проектное управление, как правило, фокусируется на покупках недостающих активов и на создании эффективной бизнес-модели. Доля проектного управления выше и составляет около 30%. Длительность стадии для организации среднего бизнеса составляет 3-4 года. Стадия Роста связана с борьбой за долю национального рынка. Проектное управление используется в масштабных программах экспансии на региональные или международные рынки. На этой стадии система управления проектами наиболее востребована. Доля проектного управления выше и составляет около 40%. Длительность данной стадии для организации среднего бизнеса составляет около 4-5 лет.

Ближе к стадии «Стабилизация» проектное управление становится больше операционным (проекты приобретают циклический характер, большинство проектов типовые). На стадии Стабилизации в организации появляется потребность в реализации инновационных проектов, которые помогли бы ей сохранить конкурентное преимущество, путем вывода на рынок новых продуктов и услуг. Период данной стадии может сильно варьироваться и зависит от качества управления организацией. Доля проектного управления снижается и составляет около 20%. Степень развития системы управления проектами в организации зависит от уровня ее технологической зрелости в области управления проектами и стадии жизненного цикла, в которой она находится.

Если, к примеру, взять 5-ти уровневую модель зрелости Герольда Керцнера (см. Рисунок 6) [4], то зависимость уровня зрелости проектного управления от жизненного цикла организации будет выглядеть следующим образом (см. Рисунок 7). Рисунок 6 Модель зрелости Герольда Керцнера

Рисунок 7 Зависимость уровня зрелости проектного управления от жизненного цикла организации

Уровень развития системы управления проектами зависит от степени проработки ее элементов, а также зависит от уровня зрелости организации в области проектного управления. Информация о данной зависимости в качестве примера представлена на рисунках 8 – 12. На данных рисунках элемент «Стратегический» является внешним по отношению к СУП и показан для информации и сопоставимости. Рисунок 8 Степень проработки элементов СУП (1 уровень зрелости)

Рисунок 9 Степень проработки элементов СУП (2 уровень зрелости)

Рисунок 10 Степень проработки элементов СУП (3 уровень зрелости)

Рисунок 11 Степень проработки элементов СУП (4 уровень зрелости)

Рисунок 12 Степень проработки элементов СУП (5 уровень зрелости)

Процесс развития системы управления проектами обычно происходит в следующем порядке: Обучение сотрудников проектному управлению; Наработка практики управления; Осмысление полученных результатов; Обобщение полученных результатов, концептуализация, построение шаблонов действий; Формирование опыта. Данный процесс является итерационным.

Вместе с этим, более эффективным является способ, отображенный на Рисунке 13. Использование данного подхода в развитии системы управления проектами поможет ускорить созревание в области проектного управления у организации среднего бизнеса, по экспертным оценкам, примерно на 10% 20%. Рисунок 13 Процесс развития системы управления проектами

Рекомендации В заключении хотелось бы порекомендовать использовать профессиональную оценку технологической зрелости организации в области проектного управления, которая позволяет правильно составить программу наискорейшего развития системы управления проектами c учетом текущих сильных и слабых сторон организации и получить новые конкурентные преимущества наиболее оптимальным и быстрым способом.