Тема 4 Бухгалтерская документация

Вопрос 1. Документирование хозяйственных операций Основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы – это документы, составленные на месте и в момент совершения операции. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственных операций и, как правило, создаются в момент совершения операции.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерской обработке : Проверке: выписан ли документ на бланках установленной формы, заполнены ли все его реквизиты, имеются ли подписи должностных лиц; Проверке: выписан ли документ на бланках установленной формы, заполнены ли все его реквизиты, имеются ли подписи должностных лиц; Таксировке – денежной оценке хозяйственных операций. Например, определение стоимости израсходованных материальных ценностей и др. Таксировке – денежной оценке хозяйственных операций. Например, определение стоимости израсходованных материальных ценностей и др. Котировке – указание в первичных документах корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции или по итогу сгруппированных однородных хозяйственных операций, проставление соответствующих кодов, на основании которых производится запись в учетные регистры. Котировке – указание в первичных документах корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции или по итогу сгруппированных однородных хозяйственных операций, проставление соответствующих кодов, на основании которых производится запись в учетные регистры.

Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения : наименование документа, дату его составления; наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции; содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными

Формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Советом Министров Республики Беларусь, утверждаются уполномоченными государственными органами. Национальным банком Республики Беларусь дополнительно к фор­мам первичных учетных документов, включенных в перечень, утверждаются формы первичных учетных документов для Национального банка Республики Беларусь, банков. Формы первичных учетных документов, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации. Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государ­ственного управления в соответствии с частью первой настоящего пункта.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. В первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств) допускаются исправления Своевременное и правильное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгал­терском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Все первичные документы по их назначению можно разделить на следующие: организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности); организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности); оправдательные (накладные, требования, приходные ордера); оправдательные (накладные, требования, приходные ордера); документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки) документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки)

По способу составления бухгалтерские документы подразделяются на: Разовые – это документы, которыми оформляют одну или несколько хозяйственных операций, осуществленных одновременно. (требование на отпуск материалов, акты на прием материалов, приходные и расходные кассовые ордера). Разовые – это документы, которыми оформляют одну или несколько хозяйственных операций, осуществленных одновременно. (требование на отпуск материалов, акты на прием материалов, приходные и расходные кассовые ордера). Накопительные – это документы, которыми оформляются однородные хозяйственные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты, карты на получение материалов Накопительные – это документы, которыми оформляются однородные хозяйственные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты, карты на получение материалов Сводные – это документы, которые составляются на основе первичных документов. Это отчеты кассира, расчетно- платежные ведомости, материальные отчеты и т.д. Сводные – это документы, которые составляются на основе первичных документов. Это отчеты кассира, расчетно- платежные ведомости, материальные отчеты и т.д.

Основные классификационные признаки первичных документов По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. По количеству строк документы подразделяются на однострочные (применяют при немеханической организации учета) и многострочные (используются при обработке на вычислительных машинах По количеству строк документы подразделяются на однострочные (применяют при немеханической организации учета) и многострочные (используются при обработке на вычислительных машинах По способу заполнения документы делят на заполненные вручную и с применением средств вычислительной техники. По способу заполнения документы делят на заполненные вручную и с применением средств вычислительной техники.

Вопрос 2. Бланки строгой отчетности Особая роль в оформлении хозяйственных операций отводится документам строгой отчетности Бланки строгой отчетности, используемые организациями, должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности. Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего. Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет. Инвентаризация бланков строгой отчетности в местах их хранения проводится комиссией организации

ПОСТУПЛЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом. Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации, Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации в стоимостном и количественном выражении на счете 10 "Материалы"; Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовых счетах по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности"; Поступление бланков строгой отчетности отражается у получателя следующими бухгалтерскими записями: по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение; одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров отражается по приходу на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или условной оценке

ВЫДАЧА БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ Учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам "приход", "расход", "остаток". Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации). Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности

Вопрос 3. Альбомы форм первичных документов Образцы типовых форм первичных документов с кратким указанием по их применению и заполнению изданы в виде альбомов межотраслевых и отраслевых первичных документов. В межотраслевых альбомах помещены типовые формы первичных документов, используемые во всех отраслях народного хозяйства (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, платежные требования, поручения и т.п.). В межотраслевых альбомах помещены типовые формы первичных документов, используемые во всех отраслях народного хозяйства (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, платежные требования, поручения и т.п.). В альбомах отраслевых первичных документов помещены первичные документы, разработанные отраслевыми министерствами и ведомствами и учитывающими специфические условия отрасли. В альбомах отраслевых первичных документов помещены первичные документы, разработанные отраслевыми министерствами и ведомствами и учитывающими специфические условия отрасли.

В каждой организации должен быть рабочий альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии. Рабочий альбом первичных документов формируется по разделам: учет основных средств, учет труда и заработной платы, учет материалов и т.д. учет основных средств, учет труда и заработной платы, учет материалов и т.д. Каждый раздел альбома состоит из четырех частей: титульного листа, перечня документов, образцов документов и кратких указаний по их заполнению. Образцы первичных документов должны быть напечатаны типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных документов указывается методика, а иногда и техника заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его использование.

Вопрос 4. Документооборот и его планирование Под документооборотом понимается продвижение первичных документов как носителей информации с момента их создания или получения от других организаций, последующим принятием к учету, обработкой до передачи их в архив организации. Движение первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике организации по бухгалтерскому учету.

График документооборота должен содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, сформированных в следующие разделы: 1. Порядок создания документа: - количество экземпляров; - количество экземпляров; - ответственный за составление; - ответственный за составление; - основание для составления; - основание для составления; - срок составления. - срок составления. 2. Порядок проверки документа: - ответственный за проверку; - ответственный за проверку; - кем предоставляется документ на проверку; - кем предоставляется документ на проверку; - срок проверки. - срок проверки. 3. Порядок обработки документа: - кто утверждает (подписывает) - кто утверждает (подписывает) - срок утверждения - срок утверждения 4. Порядок передачи документа в архив: - место хранения; - место хранения; - ответственный за хранение; - ответственный за хранение; - срок хранения. - срок хранения.

Основные направления совершенствования документирования хозяйственных операций и документооборота Основные направления совершенствования документирования хозяйственных операций и документооборота снижение трудоемкости создания первичных документов; снижение трудоемкости создания первичных документов; сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов; сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов; рационализация (упорядочение) документооборота. рационализация (упорядочение) документооборота.