Основы автоматизированного проектирования информационных систем. Лекция 4 Влияние информационной системы на организацию. Влияние информационной системы на организационную структуру. Влияние информационной системы на работников.
Влияние информационной системы на организацию. Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.
Влияние информационной системы на организацию. Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.
Влияние информационной системы на организацию. Взаимодействие информационной системы и организации обычно происходит на двух уровнях микроуровне, который выражается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу отделов; макроуровне – на всю организацию, отрасль и общество в целом.
Влияние информационной системы на организацию. Влияние информационных систем на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, другое распределение власти в организации, формирование там иной политики и культуры, изменения в формализации, занятости, характере труда, возникновении потребности в обучении, и т.п.). Воздействие организации на информационную систему (место информационной системы в организационной структуре, владение данными, кто и как будет управлять информационной системой, как информационная система будет воздействовать на решения, и т.д.).
Влияние информационной системы на организацию. Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия к правилам ведения бизнеса, что приводит к новым проблемам, которые необходимо решать, чтобы извлечь максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий. Необходимо вкладывать огромные деньги в развитие информационной системы организации, в информационные технологии, причем в условиях неопределенности и риска. Самые большие расходы, самые трудные решения приходится осуществлять после того, как уже потрачены деньги на программно аппаратную часть информационной системы. Возникает задача о стратегии развития организации в части ее взаимодействия с информационными технологиями.
Влияние информационной системы на организационную структуру. Четко функционирующая информационная система управления необходима для коммуникации между руководством и подразделениями, особенно при децентрализованном управлении. Оперативная передача информации внутри фирмы необходима для работы всем сотрудниками фирмы. Внедрение КИС предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей.
Влияние информационной системы на организационную структуру. Новая информационная система управления в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и обрабатывающие её подсистемы, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Влияние информационной системы на организационную структуру. Таким образом, корпоративная информационная система является системообразующим фактором, то есть именно структура переработки информации в КИС определяет организационную структуру фирмы. Существует мнение, что внедрение КИС можно считать успешным, если система смогла бесконфликтно прижиться в организации (т. е. все службы, вовлеченные в автоматизацию, продолжили свою работу и не остались сильно недовольными) - это уже успех.
Влияние информационной системы на организационную структуру. АСУ разворачивались на социалистических предприятиях для того, чтобы можно было быстрее и лучше выполнить спущенный сверху план. К вопросам построения КИС самостоятельно развивающийся в рыночных условиях бизнес обращается тогда, когда уже не может справиться с управлением материальными, финансовыми и иными потоками в своей организации и начинает проигрывать в конкурентной борьбе. А значит, конечный результат по созданию КИС в первую очередь зависит от желания директорского корпуса создать прибыльную, эффективно работающую организацию и от его способности мобилизовать для этого весь коллектив.
Влияние информационной системы на организационную структуру. Попробуйте перетряхнуть механизм со сложившейся системой связей, в котором задействовано несколько тысяч человек. Специалистам по автоматизации этого просто никто не даст сделать, а первые руководители в тяжелейшей обстановке, когда идет работа "на выживание", не имеют времени и сил для решения подобных вопросов. Только имея каждую минуту точную информацию о состоянии предприятия, руководитель может принять правильное решение.
Влияние информационной системы на организационную структуру. В ходе внедрения КИС могут исчезнуть не только отдельные рабочие места, но и целые подразделения и отделы, существовавшие только потому, что "так сложилось". Нужна новая, стройная система управления. Поэтому внедрение КИС должна сопровождаться изменением бизнес-процессов предприятия и изменением организационной структуры фирмы. КИС должна не просто базироваться на существующих технологиях ведения бизнеса, но непременно оптимизировать их и приучать пользователей работать по-новому.
Влияние информационной системы на организационную структуру. Корпоративные информационные системы управления влияют на организационную структуру фирмы: Через реинжениринг бизнес-процессов. Исчезновение некоторых рабочих мест и целых, чью функцию может полностью выполнять КИС. КИС, которую предлагает фирма-поставщик, рассчитана только на определённую структуру. Передача часть работ сторонним фирмам, которые специализируются на них (аутсорсинг). Больше возможностей для прямого общения с клиентом через Интернет. Увеличение «географии организации» за счёт свободного обмена информацией на любых расстояниях..
Влияние информационной системы на работников. Существует много причин отрицательного отношения людей к нововведениям. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в зависимости от уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных организаций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.
Влияние информационной системы на работников. ИС может вносить большие изменения в содержание многих работ и профессий в организации и в задачи работников и менеджеров. К примеру, многие высококвалифицированные специалисты могут прекратить заниматься консультациями и заняться исследовательской и научной работой. Работники нижних уровней иерархии теперь могут выполнять работу, которой раньше занимались высшие слои организации.
Влияние информационной системы на работников. Особенно снижается потребность во вспомогательных должностях типа курьер, помощник бухгалтера и другие. Главный бухгалтер интегрированный в единую информационную систему способен выполнять работу, которую раньше выполнял целый отдел. С другой стороны сокращается потребность в контролёрах за различными процессами. Эти изменения могут быть связаны с реинженирингом, но внедрение КИС может привести к сокращению штата сотрудников и без значительных изменений процессов.
Технологический процесс обработки управленческой информации. Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Классификационные признаки ИТУ.
Технологический процесс обработки управленческой информации Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с поставленной целью с момента ее возникновения (входа в информационную систему) до момента ее потребления пользователями. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливают необходимость их деления на этапы и операции. Этапы технологического процесса – это его укрупненные части: относительно самостоятельные, характеризующиеся логической законченностью, пространственной или временной обособленностью. Этапы делятся на технологические операции, различаются их составом и последовательностью выполнения. Технологическая операция – это взаимосвязанная совокупность действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте в процессе ее преобразования для достижения общей цели технологического процесса.
Технологический процесс обработки управленческой информации Технологический процесс принято делить на этапы: первичный, подготовительный и основной. На первичном этапе обеспечивается сбор первичной информации, ее регистрация и передача на обработку. На подготовительном этапе осуществляется перенос первичной информации на машинные носители для автоматизации ее последующего ввода в технические средства. Реализация основного этапа позволяет выполнять обработку информации и получать необходимые результаты. На всех этапах выполняется максимум контрольных операций для достижения достоверности и полноты преобразования информации. Сбор информации – обеспечение системы управления таким объемом сведений, который позволяет выполнить поставленные задачи.
Технологический процесс обработки управленческой информации Передача информации – функция обмена данными, перенос информации в пространстве. Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылки по почте, доставки транспортными средствами, дистанционной передачи по каналам связи, с использованием других средств коммуникаций. Дистанционная передача данных по каналам связи сокращает время их движения, однако это удорожает процесс из-за необходимости применения специальных технических средств. Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная – в обратном направлении. Последняя фиксируется дисплеями, табло, печатающими устройствами. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенствуется.
Технологический процесс обработки управленческой информации Машинное кодирование – процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях с помощью кодов, принятых в компьютере. Кодирование информации производится путем переноса данных первичных документов на магнитные диски, информация с которых затем вводится в компьютер для обработки. Хранение информации – перенос информации во времени. Обеспечивает накопление опыта, запоминание информации о ходе развития процессов. Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием. Информация хранится и накапливается в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов. С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке либо замене.
Технологический процесс обработки управленческой информации Обработка информации – выработанная последовательность действий оформляется в виде документов: конструктивных программ и управленческих технологий. Выполняется для обоснования решений и целесообразных способов действий. Обработка информации производится на компьютере, как правило, децентрализованно. В местах возникновения первичной информации организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы. Обработка, однако, может проводиться не только автономно, но и в вычислительных сетях с использованием набора компьютеров, программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач. Доведение информации до пользователя – преобразование сведений в течение процесса производства и сведений, влияющих на ход этого производства, в форму, обеспечивающую оперативное и безошибочное восприятие их пользователем.
Технологический процесс обработки управленческой информации В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной или отображаются на экране. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям. Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае – на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на компьютере. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится выбирать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных компьютеров овышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений.
Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации (фирмы), имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности предприятия: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия.
Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Особую роль в разработке и принятии управленческих решений играет контроллинг. Контроллинг - это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей подчинены указанной стратегической задаче. Сердцевиной контроллинга является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на бизнес-плане развития предприятия и системе управленческого учета.
Понятие информационной технологии управления (ИТУ). С информационной точки зрения стержнем контроллинга является система подготовки принятия решений. Цель разработки и внедрения системы подготовки принятия решения - информационная поддержка высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений, соответствующих стратегическим и тактическим целям предприятия. Основой такой системы являются: - доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе; - формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.
Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить: - доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных; - управление данными и информацией в разнородных комплексах; - хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления; - анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий; - представление информации в виде диаграмм и графиков в форме, понятной и удобной руководству для выработки решений.
Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Одним из основных особенностей системы принятия управленческих решений является необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов из различных источников информации, как внутренних так и внешних. Представление информации - один из наиболее существенных факторов всей концепции системы подготовки принятия решений. При этом для решения различных задач одна и та же информация может быть обработана и представлена различными методами
Классификационные признаки ИТУ. Автоматизированные ИТ в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков: · способу реализации в АИС; · степени охвата задач управления; · классу реализуемых технологических операций; · типу пользовательского интерфейса; · способу построения сети ЭВМ; · обслуживаемым предметным областям.
Классификационные признаки ИТУ.