Оптимизация расходов на корпоративный транспорт.

Экономия – это просто сокращение расходов. Оптимизация – рациональное распределение расходов с минимальными потерями в уровне и качестве предоставляемой услуги. Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Основные статьи расходов Покупка ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости) ТО, текущий и капитальный ремонты Страхование автотранспорта Обеспечение расходными материалами и услугами (омыватели, щетки, огнетушители, аптечки и т.п.), автомобильные шины (покупка, хранение, утилизация), мойка Медосмотры и подготовка ТС для выхода на линию Парковка ДТП, штрафы за нарушение ПДД Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Причины увеличения расходов Несовершенная система управления и контроля автотранспорта Безграмотное управление и низкий профессиональный уровень персонала Мошенничество Небережливое (халатное) отношение к имуществу компании и равнодушное отношение к происходящим в компании процессам Нецелевое и нерациональное использование Транспорта компании Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Пути снижения расходов Анализ 1. Тотальная проверка всех документов, касающихся эксплуатации транспорта: ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ* Путевой лист - главный документ первичной документации учёта работы водителя и пробега, а также маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств. Очень часто – неправильное заполнение! Две причины: неграмотность и мошенничество Особое внимание: показания спидометра (выход на линию/приезд в гараж), расход топлива, оборотная сторона, где указываются маршруты движения, время простоя, пробег по конкретному маршруту, время в пути. Расчёты и проверка пробегов за день по спидометру и по сумме маршрутов. Анализ времени в пути и простоев между маршрутами (сверка с картой). Анализ расхода топлива.** Если существует система заявок – проверка путевых листов в привязке к заявкам. Отметка о прохождении обязательного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, отметки о выпуске на линию РЕГЛАМЕНТЫ И ИНСТРУКЦИИ Частичное или полное отсутствие. Формальный подход, не прописаны алгоритмы эксплуатации и использования ТС, нет пошаговых инструкций. Особое внимание на Должностные инструкции водителей и ответственных за транспорт. Акты приёма-передачи ТС водителю или иному лицу. Какая форма Акта (есть ли описание машины, повреждений или их отсутствия, её состояние на момент передачи)? *Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. 152«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». ** Распоряжение Минтранса РФ от N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Пути снижения расходов ЖУРНАЛЫ И КАРТОЧКИ Их либо нет, либо не ведутся должным образом. ОТЧЁТНЫЕ И ЗАКРЫВАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗА ПЕРИОД (месяц, квартал, полугодие) Анализ закупок и их обоснованность. Какие услуги и товары приобретаются за наличный расчёт, а какие - по безналичному. Проверка произведенных ремонтных и обслуживающих работ и мероприятий. ДОГОВОРЫ Какие услуги оказываются по договорам, а какие - без договора. Анализ условий договора. Выявление основных рисков и потерь. 2. Анализ логистики поездок в компании. 3. Анализ рынка на аналогичные товары и услуги. Выявление зон особого внимания Определение шагов по оптимизации Цитата: «Выходя на «тропу войны» с лишними расходами, вооружитесь карандашом, бумагой, калькулятором и недоверием. Любая подмеченная неэффективность или мелькнувшая в голове идея по ее устранению должны храниться не в памяти, а на бумаге. Не верьте сотрудникам, которые не подкрепляют свои слова цифрами, а если подкрепляют, то цифры нужно проверить. В борьбе с лишними затратами побеждают параноики.»* * Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Пути снижения расходов Без дополнительных расходов Максимально быстрый (насколько это возможно) переход на безналичную систему оплаты. Исключение хождения наличных денег. Разработка и внедрение регламентирующих документов. Детальное отражение каждого шага, чёткое описание заполнения всех необходимых документов, с указанием сроков. Определение и введение нормативов (ГСМ*, сроки эксплуатации, ТО ….). Утверждение и введение в действие установленных форм документов. Должностные инструкции – отражение материальной ответственности (согласно ТК РФ). Анализ и контроль путевых листов – постоянно. Учет путевых листов, выдача под роспись (если диспетчерская служба). Сверка пробегов и расхода топлива. Если нет системы заявок – вводить. Построение системы логистики в использовании транспорта: определение приоритета предоставления (кому – да, кому – нет); совмещение поездок в одном направлении разных заказчиков; учёт времени возврата водителя (окончание рабочего дня), его обеда; учёт погодных условий (снег, туман, ледяной дождь и т.п.), сезонности (в преддверии праздников, лето - начало учебного года и т.п.), сложности направления (строительство эстакад, ремонт дорог и т.п.); если есть курьеры, анализ их загруженности; исключить внеплановые поездки, приучать сотрудников к «плановой экономике». Установить жесткий контроль расходов. Особое внимание на ТО и ремонты! Замена автомобильных шин, учёт использования автомобильных шин (карточка учета работы автомобильной шины) *Распоряжение Минтранса РФ от N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Пути снижения расходов Дополнительные расходы Система мониторинга транспорта/навигационная система мониторинга транспорта/спутниковая система мониторинга транспорта/системы ГЛОНАСС/GPS Выявление и пресечение нецелевого использования служебного автотранспорта Контроль местонахождения Оценка в режиме реального времени использования транспорта. Максимально полные данные для проведения анализа – функция сохранения истории перемещений за период Контроль скоростного режима Точные данные простоя (включен двигатель, не включён) Оценка реальных потребностей в транспорте Снижение пробега Сокращение расходов топлива Повышение дисциплины водителей Повышение эффективности По оценкам многих специалистов данные системы позволяют снизить расходы на транспорт в среднем на %, а их установка окупается максимум за год. Средний показатель окупаемости не более 6 месяцев. При введении системы мониторинга транспорта нужно быть готовым к жёстким противодействиям водителей Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Пути снижения расходов Покупка Определение единой марки (модели) для автопарка (унификация автотранспорта). Анализ экономичности и надёжности (расход топлива, гарантийный срок, стоимость деталей и ТО, надёжность – отзывы) ГСМ Введение топливных карт. Установка лимита топлива при заправке (день, месяц). Возможность получения ежедневных отчетов о транзакциях по всем или любой выбранной карте за любой период с указанием номера карты, даты и времени заправки, количества заправленного топлива Пересмотр норм* списания (расхода) топлива. Обязательное согласование с бухгалтерией. Детальная сверка путевых листов с заправочными ведомостями. Установка датчиков контроля расхода топлива ТО, текущий и капитальный ремонты Выбор СТО. Возможность заключение договора с несколькими СТО. Строгий контроль плановых ТО. Исключить ремонт без предварительного согласования. Детальный анализ каждой поломки и предлагаемого ремонта. Анализ стоимости деталей. Рассмотрение вопроса самостоятельного приобретения. Подтверждение поломки, повреждений различными средствами фиксации изображения (фото, видео). Страхование автотранспорта Заключение единого договора страхования автопарка. Если в компании много региональных филиалов подбирать страховую компанию с аналогичным территориальным покрытием. Проверять надёжность страховой компании. Рассмотреть вопрос применения условной и безусловной франшизы. * * Распоряжение Минтранса РФ от N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Обеспечение расходными материалами (омыватели, щетки стеклоочистителя, огнетушители, аптечки и т.п.), автомобильные шины (покупка, хранение, утилизация), мойка Заключение договоров с единым поставщиком по направлениям (поставка расходных материалов, мойка). Учёт расхода, сроков эксплуатации. По возможности замена новых на использованные (старые сдаются). Учёт использования автомобильных шин. Заключение договоров на замену, хранение и утилизацию автомобильных шин. При самостоятельном хранении: соблюдение правил и условий хранения, а также норм пожарной безопасности. Рассмотреть возможность мойки автомобиля по топливным картам. Медосмотры и подготовка ТС для выхода на линию В зависимости от размера автопарка и его географического размещения определение формы проведения медосмотров: заключение договоров с мед. учреждениями или введение в штат мед. работника. Для организации процесса выпуска на линию автотранспорта - обучение выпускающего персонала по программе «Безопасность дорожного движения»*, с последующим получением удостоверения установленного образца (срок действия 5 лет). Парковка Определение, где паркуются автомобили в нерабочее время (офис или по месту проживания водителя). Заключение договоров. Только безналичный расчёт. Приобретение парковочных карт. ДТП, штрафы за нарушение ПДД Определить с бухгалтерией и отделом по работе с персоналом алгоритм возмещения (удержание из зарплаты) штрафов за нарушения ПДД водителями. Формирование культуры вождения у водителей. Создание обратной связи - размещение на авто объявления: «Если вам не нравится, как водит наш сотрудник, позвоните по телефону: ***». * ФЗ от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения". Пути снижения расходов Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.

Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Знайте, даже если Вы считаете, что работа в Вашей компании оптимизирована на 100%, значит Вы давно не занимались анализом ее расходов. Спасибо за внимание! Оптимизация расходов на корпоративный транспорт. Егменова Наталия.