ВВС-ЛТД К GDP через внедрение системы управления качеством в соответствии со стандартом ISO

2 Презентация VVS _ Дата ВВС-ЛТД. Показатели бизнеса. Продажи (2007): 269,4 млн дол., 78% годовой прирост Рыночная позиция: крупнейший национальный дистрибьютор, 15,1% рынка в 2008 году (первое полугодие) Покрытие розницы: 91% Ассортимент: торговых наименований от 600 производителей Система дистрибуции: 1 центральный и 14 региональных аптечных складов, Общая площадь складов м 2. Производительность складов строк заказов в сутки Собственный автопарк – 310 единиц Доставка заказов – 4-6 часов. Количество работников: сотрудников

3 Презентация VVS _ Дата 76,9% 91,1% 69,5% 77,3% 60,37% 78,5% 58,4% 76,2% 70,5% 89,5% 98,1% 92,8% 83,4% 95,1% 63,1% 79,7% 93,6% 87,6% 95,3% 80,15% 81,7% 73,9% 80,7% 92,7% 85,25% Покрытие аптечной розницы Украины – 91 %. Торговых отделов – 16 Сотрудников торговых отделов ВВС-ЛТД Покрытие розницы.

4 Презентация VVS _ Дата Новые задачи VVS - История создания логотипа Развитие системы управления В 2007 году акционерами компании поставлена задача: выйти в 2010 году на позицию 1 по доле рынка выдерживая темпы роста объемов реализации аналогичные темпам роста года с акцентом на качество сервиса предоставляемого нашим клиентам (2007/2006=78%, П1_2008/П1_2007=80%).

5 Презентация VVS _ Дата Новые задачи: стратегия – лидерство. VVS - История создания логотипа план развития компании ВВС-ЛТД

6 Презентация VVS _ Дата Проблемы роста VVS - История создания логотипа Выполнить количественные и качественные установки для повышения эффективности бизнеса без устранения текущих проблем (начало 2007 года) связанных с ростом товарооборота – невозможно. А это: Развитие системы управления 1.«Размытость» ответственности в операционной деятельности и дублирование функций Решение: пересмотр действующей функциональной организационной структуры, внедрение процессно- ориентированной оргструктуры. 2. Неоднозначность в трактовке и исполнении одних и тех же операций региональными аптечными складами Решение: описание и формализация бизнес-процессов компании; введение единой бизнес-модели для всех филиалов. 3. Неспособность складов пропускать количество товара необходимое для выполнения намеченного объема продаж Решение: Оптимизация формализованных бизнес-процессов логистического звена для минимизации задержек. 4. Существенное увеличение количества документов внутри компании Решение: Оптимизация документооборота компании, подготовка перехода на электронный документооборот

7 Презентация VVS _ Дата Факторы сервиса VVS - История создания логотипа КАЧЕСТВО СЕРВИСА мы видим через такие ключевые бизнес- процессы: Основные факторы сервиса Формирование ассортиментного ряда фармпродукции: качество расширение ассортиментного ряда Прием заказ от клиента: качество быстрый и бездефектурный прием Сборка заказа: качество скорость и безошибочность сборки Подготовка сопроводительных документов: качество полнота, скорость и точность подбора документов Доставка заказа: качество доставка точно в срок с соблюдением всех требований по хранению и транспортировке Претензионная работа: качество оперативность и точность ведения претензионной работы КАЧЕСТВО СЕРВИСА ЕСТЬ совокупный РЕЗУЛЬТАТ ВНУТРЕННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

8 Презентация VVS _ Дата Инструменты реорганизации системы управления VVS - История создания логотипа Какие инструменты могли быть применены в начале 2007 года для решения описанных ранее задач: Развитие системы управления 1. Стандарты серии ISO:9000 рекомендующие как строить «правильную» систему управления 2. Стандарт GDP рекомендующий «правильные» приемы организации обеспечения товародвижения с учетом специфики продукции фармацевтической отрасли. 3. Специализированное ПО, обеспечивающее эффективную поддержку такого строительства.

9 Презентация VVS _ Дата Специализированное ПО «Business Studio» VVS - История создания логотипа Система бизнес-моделирования Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование – внедрение – контроль – анализ, позволяя решать следующие задачи: Развитие системы управления 1. Формализация стратегии и контроль ее достижения. 2. Проектирование и оптимизация бизнес-процессов. 3. Проектирование организационной структуры и штатного расписания. 4. Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации. 5. Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO. 6. Подготовка к автоматизации и формирование технических заданий на внедрение информационных систем.

10 Презентация VVS _ Дата Формализация стратегии Разработка системы управления качеством

11 Презентация VVS _ Дата Фрагмент бизнес-процесса Разработка системы управления качеством

12 Презентация VVS _ Дата Веб-портал СМК ТОВ «ВВС-ЛТД» Разработка системы управления качеством

13 Презентация VVS _ Дата Этапы внедрения СМК Разработка системы управления качеством Этапы разработки и внедрения системы управления качеством в компании ВВС-ЛТД : 1. Разработка процессной модели предприятия. Создана бизнес-модель компании с применением ПО Business Studio (на текущий момент это порядка 200 бизнес-процессов). 2. Разработка документации системы менеджмента качества. Все процедуры СМК, в т.ч. базовые (системные) документы построены с учетом требований GDP. 3. Организация внутренних аудитов (самоинспекций). Обучены и сертифицированы 39 внутренних аудиторов, проведены перекрестные аудиты на соответствие стандартам ISO 9001, GDP и внутренним регламентам компании. По результатам аудитов составлены протоколы несоответствий и выработаны планы по их устранению. 4. Сертификация системы управления качеством ВВС-ЛТД на соответствие ДСТУ ISO 9001 украинским органом по сертификации Укр Серт. 5. Функционирование и оптимизация СМК на постоянной основе. 6. Подготовка к сертификации по GDP.

14 Презентация VVS _ Дата VVS – Внутренние аудиты Внутренние аудиты 1. Обучение с последующей сертификацией 25 ключевых сотрудников всех подразделений центрального офиса и 14 заместителей директоров Региональных Аптечных Складов. 2. Планирование и проведение горизонтальных перекрестных аудитов по следующим процессам: Пополнение запасов ЛС; Хранение и распределение ЛС; Сбыт ЛС. 3. Составление протоколов несоответствий (в т.ч. системных), разработка планов по их устранению. 4. Доработка бизнес-модели компании на основании принятых решений. 5. Контроль за выполнением корректирующих и предупреждающий действий. Подготовка и проведение внутренних аудитов (самоинспекций):

15 Презентация VVS _ Дата Отзывы аудиторов: Отзывы и впечатления аудиторов и сотрудников ВВС- ЛТД о проведенных аудитах: …Аудит отличный способ обмена опытом между складами, по итогам всех аудитов видны общие несоответствия. …Проведение внутренних аудитов и использование программного комплекса «Бизнес-Студио» дало возможность четко определить функциональные обязанности каждого подразделения и сотрудника. …Положительными моментами считаю: –унификация рабочих процессов на региональных аптечных складах (РАС), приведение к общей схеме; –реагирование на запросы РАС и обеспечение необходимыми ресурсами для достижения нужного результата (устранения несоответствий); –обмен опытом, налаживание профессиональных и дружеских связей между филиалами. VVS – Внутренние аудиты

16 Презентация VVS _ Дата Взаимосвязь стандартов ISO и GDP Почему мы начали с ISO: Связь ISO и GDP GDP – подмножество ISO 9001 с конкретизированными требованиями по дистрибуции ЛС. В ISO более детально прописаны правила документооборота, ориентация на клиента, управление ресурсами (в т.ч. персоналом), внутренние аудиты и мероприятия по повышению эффективности бизнеса. Товародвижение с учетом фарм специфики является частью общей организации процессов компании. На наш взгляд, корректнее описывать всю бизнес-модель компании с более глубокой детализацией ключевых процессов GDP. СМК позволяет организовать цельную структуру управления в компании. Тогда часть системы покрываемая GDP становиться органичнее и понятнее с точки зрения «части» в «целом».

17 Презентация VVS _ Дата Взаимосвязь стандартов ISO и GDP Учет требований GDP при построении СМК: Связь ISO и GDP Учет требований GDP в документообороте СМК, в т.ч. в базовых (системных) документах. Фокус на процессы дистрибуции ЛС при построении бизнес-модели компании. Проведение перекрестных внутренних аудитов на соответствие стандарту ISO 9001, GDP и внутренним регламентам компании.

Власюк Михаил Иванович, заместитель Генерального Директора ВВС-ЛТД по управлению качеством Волокита Артем Николаевич, к.т.н., начальник отдела управления качеством Спасибо за внимание!