Итоги проведения кадровых аудитов в органах государственной власти Ярославской области в 2014 году

ОГВ, в которых проводился кадровый аудит агентство по туризму ЯО ( 1 квартал) департамент здравоохранения и фармации ЯО (3 квартал), департамент имущественных и земельных отношений ЯО (4 квартал)

Направления кадровых аудитов Апо ТДЗиФДИЗО Основные документы, регламентирующие статус и организационно-штатную структуру ОГВ Соблюдение законодательства о гражданской службе и ведение кадрового делопроизводства Работа с кадровым резервом на гражданской службе Обеспечение социальных и иных гарантий Система кадровой работы в департаменте Организация обучения гражданских служащих Кадровая работа в отношении руководителей подведомственных учреждений

Основные документы, регламентирующие статус и организационно-штатную структуру Что должно быть НарушенияРекомендации Должны быть разработаны положения о структурных подразделениях ОГВ Положения не разработаны Разработать необходимые положения и документы Должностные регламенты служащих соотносятся с функционалом структурного подразделения, а количественное и качественное наполнение должностных обязанностей, как правило, увеличивается по мере увеличения статуса должности Функционал сотрудника не связан с функционалом структурного подразделения. Объем должностных обязанностей не соответствует уровню должности (завышается либо занижается) Проанализировать содержание должностных обязанностей служащих и скорректировать при необходимости Квалификационные требования к должностям гражданской службы соответствуют требованиям законодательства Работа по уточнению квалификационных требований не завершена (12-з). Квалификационные требования завышены по сравнению с законом Привести квалификационные требования в соответствие с законом Должностной регламент составляется под должность, а не под человека «Именные» должностные регламенты Убрать ФИО из должностных регламентов (кроме записи об ознакомлении) Должны быть разработаны, заведены и вестись все документы, необходимые в кадровой работе Имеются не все из необходимых документов (например, отсутствует служебный распорядок) Документы ведутся в электронном виде вместо бумажного (журналы регистрации приказов, выдачи командировочных удостоверений и пр.) Сформировать все необходимые кадровые документы (журналы и пр.) Разработать недостающие документы (если их наличие предусмотрено законодательством)

Ведение кадрового делопроизводства Нарушение Рекомендации Приобщение к личным делам «лишних» документов, отсутствие необходимых документов Руководствоваться указом Президента требованиями законодательства Некорректное заполнение анкеты Заполнять все обязательные поля Вместо прочерков указывать «не имею», «не владею» Заверять анкеты подписью кадровика Отсутствие реквизитов (дат, номеров) на документах, связанных с орг.-штатными мероприятиями Проставлять реквизиты, даты, так как они могут иметь юридическое значение Нарушение хронологии приобщения материалов к личному делу Приобщать документы в хронологическом порядке Не «разрывать» набор документов одного события документами другого события (например, по аттестации). Внесение в трудовые книжки записей об итогах аттестации Не вносить такие записи. Некорректные записи в трудовых книжках («назначен на должность», но нет «принят на гражданскую службу»; отсутствие актуальных данных на титульной странице, неполное наименование классного чина) Соблюдать требования законодательства

Соблюдение законодательства о государственной гражданской службе Нарушение Рекомендации Формальный подход к отзывам для аттестации, годовым отчетам Проводить работу по качественному содержательному наполнению отзывов, годовых отчетов Небрежное оформление аттестационных листов Фиксировать задаваемые вопросы, ответы на них, прописывать количество членов комиссии, заполнять все необходимые графы и т.д. Непроведение аттестации в течение длительного срока службы Контролировать соблюдение сроков проведения аттестации Утверждение итогов аттестации приказом Прекратить данную практику, так как это не предусмотрено законодательством. Приказом необходимо опосредовать только те решения, по которым есть соответствующая оговорка (включение в резерв, необходимость повышения квалификации и пр.) Присвоение классного чина, не предусмотренного соответствием классных чинов (пост. 46 от ) Проверять соответствие классных чинов замещаемым должностям Присвоение классного чина с более ранней даты, чем издан приказ; написание заявления на присвоение классного чина ранее даты наступления права Соблюдать требования ч. 3 ст. 6 Закона ЯО «О гос. гражданской службе ЯО» Предоставление отпуска в рабочих днях (например, 5 дней с понедельника по пятницу) Предоставлять отпуск в календарных днях (7 дней с понедельника по воскресенье) Несоблюдение требований законодательства при проведении адаптации (непроведение адаптации; несоответствие разделов планов адаптации предусмотренным распоряжением) Учитывать требования распоряжения Губернатора области от р Включать в планы адаптации курсы повышения квалификации для вновь принятых гражданских служащих

Вопросы профессионального развития гражданских служащих Критерии оценки по данному направлению: - количество гражданских служащих, имеющих индивидуальные планы профессионального развития; -выполнение планов проф. развития -соблюдение периодичности обучения Рекомендации: -формировать инд.планы профессионального развития на 3-хлетний период (в некоторых случаях имеет место 2-хлетний период) -предусматривать средства на обучение сотрудников в объеме, достаточном для обучения каждого из служащих 1 раз в 3 года; -использовать процедуру адаптации для обучения вновь принятых гражданских служащих; -участвовать в работе Корпоративного университета.

Работа с кадровым резервом на гражданской службе Анализировались: -списочный состав лиц, включенных в кадровый резерв; -персональные дела лиц, включенных в кадровый резерв -документация по проведению конкурсов (состав комиссии, оценочные процедуры и т.п.) и аттестаций. Рекомендации: 1)оценить перспективную потребность в кадрах и сформировать резерв на все группы должностей; 2)использовать для формирования кадрового резерва не только процедуры аттестации, но и конкурсные процедуры; 3)По возможности активизировать работу с кадровым резервом.

Кадровая работа в отношении руководителей подведомственных учреждений Анализировались: -личные дела руководителей подведомственных учреждений -протоколы заседаний по формированию отраслевого резерва управленческих кадров -информация о назначениях, продлении срока трудового договора Рекомендации: 1)Единообразно формировать материалы для каждого заседания комиссии, которые содержали бы необходимый пакет документов (заявление кандидата, анкета, согласие на обработку персональных данных, квалификационные требования и т.д.) ; тщательно оформлять протоколы заседаний комиссии 2)Формировать личные дела руководителей подведомственных учреждений по аналогии с личными делами гражданских служащих (в частности, приобщать к ним сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, информацию о включении в отраслевой резерв и пр.)

Планы на 2015 год: 1 квартал Департамент образования Ярославской области (март) 2 квартал Агентство по государственным услугам Ярославской области (июнь) 3 квартал Департамент региональной безопасности Ярославской области (сентябрь)