Курс по дополнительной профессиональной программе повышения квалификации «Делопроизводство в образовательной организации. Система электронного документооборота» - презентация

1 Курс по дополнительной профессиональной программе повышения квалификации «Делопроизводство в образовательной организации. Система электронного документооборота»

2 Группа/ дата Группа 1 15:00- 19:30 Группа 2 15:00- 19:30 Группа/ дата Группа 1 15:00- 19:30 Группа 215:00- 19:30 Расписание занятий групп 1 часть: Делопроизводство в образовательной организации. Лекции - гл.корпус, каб. 138, 3 этаж, зеленый зал. (2-ой Сельскохозяйственный проезд. д.4 корп 1). Практические занятия: дистанционно

3 Группа/д ата Группа 1 10:00- 12:00 Группа 2 12:30- 14:30 Группа 3 15:00- 17:00 Группа 4 10:00- 12:00 Группа 5 12:30- 14:30 Группа 6 15:00- 17:00 Группа 7 10:00- 12:00 Группа 8 12:30- 14:30 Группа 9 15:00- 17:00 Группа 1017:15- 19:15 2 часть: Система электронного документооборота. Практические занятия: 2 корпус ГБОУ ВПО МГПУ, каб. 2204, (2-ой Сельскохозяйственный проезд. д.4 корп 2).

4 Основные тематические разделы курса: Введение в курс. Общие понятия. Организация делопроизводства. Введение. Цели, задачи и функции делопроизводства. Общие понятия. Структура делопроизводства. Правила построения взаимоотношений с руководством и коллективом. Служебная субординация. Корпоративная культура и этика. Организационные основы делопроизводства. Нормативная правовая основа делопроизводства. Требования и нормы ведения делопроизводства, госстандарты. Документирование управленческой деятельности Университета. Принципы, виды и способы документирования. Основные правила и требования к оформлению и составлению документов. Классификация документов. Принципы составления и оформления документов. Бланки документов. Реквизиты. Порядок и правила оформления реквизитов документов. Деловая переписка. Деловые письма: виды и порядок оформления. Внутренние документы: виды и порядок оформления. Приказы, распоряжения. Правила и принципы создания и оформления. Служебная переписка. Правила и принципы создания и оформления служебных записок. Документооборот в образовательной организации. Документооборот. Организация, принципы и порядок движения документов. Регистрация документов. Резолюция. Работа исполнителей с документами. Документальный фонд. Дела. Номенклатура дел. Формирование и движение дел. Электронный документооборот. Особенности работы с электронными документами. Системы электронного документооборота. Принципы работы в СЭД Университета. Поиск документов. Создание документов. Создание поручений. Получение, обработка и переадресация документов и поручений. Зачет

5 «Введение. Цели, задачи и функции делопроизводства. Общие понятия. Структура делопроизводства». Делопроизводство отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Немного истории

6 Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

7 С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем- либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О подписании протоколов". В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть: "Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

8 Делопроизводство в советское время: Развитие советского делопроизводства в е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно- методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

9 Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

10 Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием компьютерных технологий. Правильная организация делопроизводства – это основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

11 Создание и фиксация информации на материальных носителях в установленном в Университете порядке Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Университете.

12 Цель делопроизводства – информационное обеспечение управления в организации. Основные задачи делопроизводства: создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе; оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов создание условий для движения документов (организация регистрации документов, передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений) контроль за движением документов и сроками их исполнения; систематизация и создание условий для хранения документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

13 Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина документоведение. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать(в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»). Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.

14 Современное делопроизводство. Существует три формы организации делопроизводства: 1. централизованная (все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре канцелярии, общем отделе или у секретаря); 2.децентрализованная (предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций); 3.смешанная (операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел)).

15 Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

16 С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

17 Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Основное отличие отечественного делопроизводства от западного это степень автоматизации. Популярность в России термина "электронный архив" является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин "datawarehouse" (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина "архив".

18 Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов (баз, архивов) данных): -системы workflow (автоматизации деловых процедур); -системы groupware (коллективной работы); -системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); -системы электронной почты (служат для обмена документами). Руководители и специалисты организаций от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием.

19 Исторически, делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. Точнее, в зависимости от менталитета и культуры того или иного народа с годами создавалась и соответствующая система документоведения. Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Особенности российского и западного делопроизводства. Характерные отличия. Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной есть наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения.

20