مهارات الاتصال مكوناتهمفاهيم عن الاتصال مجالاتهالتعريفأهميته العناصر المؤثرة في الاتصال المعلومات المؤثرة في الاتصال الاتصال مع الرئيس - المرؤوس - الزملاء. - презентация

1

2 مهارات الاتصال مكوناتهمفاهيم عن الاتصال مجالاتهالتعريفأهميته العناصر المؤثرة في الاتصال المعلومات المؤثرة في الاتصال الاتصال مع الرئيس - المرؤوس - الزملاء

3 الاتصالات غير الرسميةوسائل الاتصال الاتصالات غير اللفظيةتمارين الاتصال بالهاتفمعوقات الاتصال مشكلات الاتصال وسائل لتحسين التأثير في الآخرين

4 مكونات الاتصال يشمل ما يلي : الا ستماع المكالمات الهاتفية الكلام استقبال الزوار القراءةالكتابة

5 مفاهيم عن الاتصال مهارات الاتصال هي مهارات مكتسبة وليست موروثة افترض أن الرسالة التي سترسلها لن يحسن فهمها ، فيدفعك هذا للتفكير في الأسلوب والطريقة اهتم بإفهام الآخرين لرسالتك حتى لا يساء فهمها معاني الكلمات الموجودة في أذهان الناس قد تختلف عما هو موجود في القواميس والمعاجم

6 تابع - مفاهيم المعنى الذي يصل إلى الناس ينتج عن الطريقة التي نتحدث بها أكثر مما ينتج عن الأشياء التي نقولها ( نبرة الصوت ، لغة الحركات ،...) هناك رسائل ( إيحاءات تصدر من الشخص دون رغبته يفهمها الآخر 87% من المعلومات المخزونة في عقول الناس تدخل عن طريق عيونهم الاتصال عملية معقدة ، مستمرة وديناميكية متغيرة ، ولابد من تطويرها

7 تابع - مفاهيم دلت الدراسات أن المدراء يقضون غالبية وقتهم في إرسال الرسائل واستقبالها ، وتستهلك هذه الأعمال 75% من أعمال المدراء

8 مجالات الاتصال مع الأهل والأقاربالرئيس مع المرؤس والعكس الزملاء في العمل والأقرانالأصدقاء والأصحاب التاجر مع الزبائن والعكس الطالب مع الأستاذ والعكس مع الأغنياء والوجهاءالفقراء وأصحاب الحاجات مع جمهور الناس وعامتهم

9 تتضمن المهارة مايلي اختيار محتوى الحديث ومضمونه استخدام الصوت المناب مراعاة الفروق الفردية بين الأفراد اختيار الوقت المناب معرفة الأثر الذي يتركه على الآخرين

10 التعريف عملية مستمرة تتضمن قيام طرف بتحويل أفكار ومعلومات معينة إلى رسائل شفوية أو مكتوبة تنقل من خلال وسيلة اتصال مهارة تبادل المعلومات والتفاهم مع شخص آخر أو آخرين

11 أهمية الاتصال المدراء الذين يجيدون الاتصال يحققون أهدافهم حيثما تكلموا أو كتبوا وأياً كان جمهورهم تجعلهم على صلة مستمرة برؤسائهم ومرؤوسيهم وغيرهم يؤثر في الاتصالات النفسية والروحية التأثير في مناخ المنظمة لارتباطها بقضايا الروح المعنوية والحوافزوالعلاقات العامة

12 تابع - أهمية الاتصال تحريك الجماعة نحو الهدف وبث روح المودة والثقة بينهم استخدامه لتطبيق الوظائف الإدارية الأخرى ضرورية لانسياب المعلومات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم وتحقيق أهدافها.

13 عنق زجاجة الاتصال يعتمد المدير بصورة قوية على الاتصال لتحقيق أهداف المنظمة ونظراً لأن المدير يعمل من خلال الآخرين فإن جميع نشاطات الإدارة تعتبر من خلال عنق زجاجة الاتصال وهذا يتطلب استخدام الاتصال بفعالية حتى يضمن عملية إدارية فعالة

14 منظومة الاتصال مرسلترجمة الأفكار إلى معان رسالة تحويل مستقبل إفادة رجع الأثر

15 تطابق المعنى بين المرسل والمستقبل المستقبل إدراك تفسير صياغة المرسل هدف إدراك صياغة

16 العناصر المؤثرة في عملية الاتصال المرسل المستقبل الرسالة قناة الاتصال معوقات الاتصال المحركات والمؤثرات البيئية

17 المعلومات المؤثرة في طرفي الاتصال (المرسل والمستقبل) أهدافاتجاهاتذكاء الشخصية العمرالتعليم الدوافعالتجاربالتحيزات والميول الخبراتالمخاوفالطموحالذكريات

18 الاتصال بالرئيس السعي لتوضيح الأهداف توضيح الأدوار والمسئوليات تحديد الأمور ( من سيقوم بالعمل ؟ ماذا؟ متى ؟ السؤال عن رأيه الاستماع بانتباه

19 الاتصال بالمرؤوس إيجاد سبل رسمية وغير رسمية لتبادل المعلومات التأكد من وضوح الأهداف و الموضوعات إشراكهم في تحديد مهامهم السماح بالتعبير عن آرائهم المؤثرة في عملهم الانتباه إلى الصراعات أو سوء الفهم وإزالتها الاستماع بانتباه والاستجابة بلطف بيان التقويم المستمر

20 الاتصال بالزملاء توضيح المسئوليات وتحديد نقاط التعارض تحديد المصادر التي تحتاجها للقيام بعملك المناقشة بهدوء حين الاختلاف تقديم المساعدة حين الحاجة

21 مهام الاتصال 1- نشر أهداف المنظمة وقيم فلسفتها 2 -إعلام الأفراد بخطط المنظمة وإمكاناتها وتطلعاتها 3 - إبلاغ الأوامر للعاملين 4 -تبادل التوقعات والمشورة ووجهات النظر 5 - إصدار التوجيهات والإرشادات لأداء العمل

22 تابع - مهام الاتصال 6 – تعريف مشكلات العمل 7 – تحديد مصادر البيانات اللازمة 8 – إبلاغ الأفراد بإنجازاتهم 9 – نشر الأفكار الجديدة والاقتراحات

23 الاتصالات غير الرسمية هي تلك الشبكة التي توجد بين العاملين ، وتتضمن معلومات عن الأفراد – الزملاء- أعضاء وجماعات العمل ومشكلاتهم ودوافعهم وإنجازاتهم تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال تعتمد أساساً على مدى قوة العلاقات الشخصية التي تربط بين أجزاء التنظيم الإداري وبين أعضائه

24 تابع - الاتصالات غير الرسمية يلجأ إليها العاملون لتسهيل الأمور التنظيمية وتوفير الوقت في تبادل المعلومات تقوية الروابط بين التنظيم الرسمي وغير الرسمي وتساعد على تحقيق أهداف العمل

25 وسائل الاتصال الاتصال الشخصي أو المباشر الاتصال الكتابي

26 أولاً – الاتصال الشخصي مميزاته 1 – معرفة وجهات النظر 2 – مناقشة البدائل 3 – ضمان فهم الرسالة

27 أمثلة للاتصال الشخصي المقابلات الشخصية (اجتماعات دورية – مؤتمرات - لجان) الشرائط الصوتية المسجلة وسائل الإعلام الصوتية المحادثات الهاتفية

28 ثانياً- الاتصال الكتابي مميزاته 1 - التأكيد على المعلومات 2 – إمكانية الرجوع إليه 3- المتعارف عليه في المنظمات الحكومية

29 أمثلة الاتصال الكتابي المذكرات والخطابات المتبادلة الأوامر المكتوبة والتعليمات التقارير الدورية الشكاوى الاجراءات التنظيمية الاستبيانات واستقصاء الاتجاهات

30 الاتصالات غيراللفظية تمنحنا قدرة خاصة على فهم حقيقة ما يشعر به الآخر قد تفوق المؤشرات غير اللفظية في مضمونها ما توحي به الكلمات المجردة حيث يصعب تزييفها

31 الاتصالات غيراللفظية ويتمثل في اتخاذ الجسم لوضع معين ، والإتيان بحركات خاصة ، أو استخدام تعبيرات الوجه

32 أمثلة الاتصالات غير اللفظية الصوت الأكسسوارات المستحضرات السلوك المحيط(البيئة) المكان الوقت العيون الوجه الشعر الجسم طريقة الوقوف الإيماءات الملابس

33 تعبيرات الجسم تعتمد قراءتك لتعبيرات الجسم ومؤشراته صورة أساسية على مهارات خاصة : كقوة الملاحظة وسرعة البديهة والقدرة على ربط الحديث بأصحابه

34 تمارين عن مواقف في الاتصال الشخصي تأمل هذه المواقف ثم اذكر المشاعر المحركة لها ؟ وماهي الآثار المترتبة عليها ؟ 1 - النظر بوضوح لساعة المعصم 2 – اللعب بساعة المعصم وتحريك اليد فوقها 3 – الربت على ظهر الآخر أو على ذراعيه 4 – حك الذقن باليد

35 تابع - تمارين 5 – سند الذقن باليد 6- احتواء الوجه بإحدى اليدين 7- القبضتان متماسكتان بشدة 8- الجلوس واليدان في وضع القبضتين على الركبتين 9- الرجوع بالظهر للخلف على المقعد زتهعانق الساقين

36 تابع - تمارين 10-الجلوس مع الانحناء للأمام وراحة اليد لأعلى 11-الراحة للخلف في المقعد وتعانق الكعبين 12-اللعب بالأصابع في أحد الأذنين 13- حك أو ملامسة الأنف بمفصل الأصبع للسبابة 14- حك أو هرش الرقبة براحة اليد

37 الوسائل غير اللفظية قد تكون أنجع وأسرع في إيصال الرسالة ولها آثار صادقة ومن الأمثلة ما يلي : 1 – العين : وتبين ما إذا كان الإنسان سعيداً أم حزيناً ، متيقظاً نشيطاً 2- الوجه : التقطيب ، العبوس، الابتسام ، الحزن

38 3 – الشعر : التسريحة واللون وهو يعبر عن قيم الشخص وعاداته ومركزه 4- شكل الجسم : البدانة والنحافة ، الطول والقصر 5-طريقة الوقوف : الاتكاء أو الوقوف منصباً 6-الإيحاءات : حركات اليدين أو العينين أو الرأس تستعمل للتأكيد أو النفي 7- الملابس

39 8- الزينة والعطور 9- ما يحمل في اليد : الحقيبة أو الجريدة أو المجلة 10-الصوت : نيرته وقوته، وتدفقه، وطريقة النطق والحديث 11-اللمس والمصافحة 12-المكتب : طريقة ترتيبه ، حجمه ، موقعه في المؤسسة 13-القرب والبعد: المسافة الضيقة بين شخصين تدل على المودة غالباً

40 الاتصال بالهاتف المزايا الاستخدام الأمثل

41 الاستخدام الأمثل للهاتف التأكد من فعالية استخدام الهاتف للموضوع وعد الحاج للمقابلة الشخصية أو الرسالة المكتوبة تحديد الوفت والتاريخ المناسب لإجراء المكالمة الاستحضار الذهني للطرف الآخر تحديد مواضيع المكالمة استخدام أساليب لطيفة في المحادثة والاستفسار تسجيل أهم النقاط بعد المكالمة للتنفيذ

42 التعامل مع مكثري الكلام في الهاتف: إنهاء السؤال عن الصحة والأحوال الاجتماعية بأسرع وقت وبالأسلوب المناسب إشعار الطرف الآخر بقصر وقت المحادثة ألا يسمح للحديث بالخروج عن الموضوع الذي تم الاتصال من أجله

43 معوقات الاتصال المعوقات الشخصية ويقصد بها مجموعة المؤثرات التي ترجع إلى المرسل والمستقبل في عملية الاتصالات، وتحدث فيها أثراً عكسياً. ومن أسبابها ما يلي : 1- الفروق الفردية : التي تجعل الأفراد يختلفون في حكمهم وفي عواطفهم ، وفي مدى فهمهم للاتصال والاستجابة له

44 2 – تباين الإدراك لدى الأفراد واختلاف فهمهم للأمور ، وعدم تفسيرهم للمواقف تفسيراً سليماً 3 – ضعف الثقة بينهم مما يؤدي إلى عدم تعاونهم، وبالتالي حجب المعلومات عن بعضهم البعض مما يعقد عملية الاتصالات ويحد من فاعليتها

45 المعوقات التنظيمية وترجع أساساً إلى عدم وجود هيكل تنظيمي يحدد بوضوح مراكز الاتصال وخطوط السلطة الرسمية في المنظمة ، ومن أسباب هذه المعوقات 1- الاعتماد على الاتصال غير الرسمي الذي لا يتفق أحياناً في أهدافه مع الأهداف التنظيمية

46 2- التخصص ( وهو أحد أسس التنظيم ) يعوق الاتصال في الحالات التي يشكل فيها الفنيون والمتخصصون جماعات متباينة لكل منها لغتها الخاصة وأهدافها الخاصة وتكمن الصعوبة من حيث أ – اختلاف لغة التفاهم ب – ميل الفرد المتخصص إلى التحيز لتخصصه

47 3 - عدم وجود سياسة واضحة لدى العاملين في المنظمة تعبر عن نوايا الإدارة العليا تجاه الاتصال، أو قصور هذه السياسة 4- عدم تحديد الوسائل التي يقوم عليها نظام الاتصال 5 – الاعتماد الزائد على اللجان( في كل صغيرة وكبيرة) 6 – عدم وجود وحدة تنظيمية لجمع ونشر البيانات والمعلومات 7 – عدم الاستقرار التنظيمي

48 مشكلات الاتصال تؤدي هذه المشكلات إلى : تقليل فاعلية الاتصال تعطيل أهداف الفرد تعطيل أهداف الجماعات

49 أولاً – مشكلات لغوية وتختص بالرموز والمعاني واستخداماتها والتعرف عليها ومدى فهم الأفراد لها

50 ثانياً – مشكلات ثقافية وتتعلق بما يلي : - البعد الاجتماعي ، القيم والأعراف والتقاليد - في المفاهيم السائدة في المجتمع وفي أجزائه المختلفة - المدينة والقرية - العائلات والمؤسسات - جماعات الأصدقاء وفرق العمل

51 ثالثاً – مشكلات سلوكية وتتعلق بالجوانب النفسية للفرد الحالة المزاجية والعاطفيةقدرة الفرد على التركيز درجة الذكاءحدة الذاكرة وضعفها التحيز والأحكام المسبقةالإدراك التدخل الشخصي لتحريف الرسالة درجة الموضوعية في تفكير الفرد دوافع الأفراد نوع العلاقة بين الأفراد المشاعر والأحاسيس

52 رابعاً – مشكلات تنظيمية وإدارية المناخ التنظيمي السائد درجة المركزية أو اللامركزية اللوائح والإجراءات وقواعد العمل منهجية حل المشكلات الوسائل المعتمدة للاتصال ( اللجان ، التقارير،..) مراكز المعلومات أسلوب أداء العمل مدى السرعة أو البطء في الأداء الأساليب الرقابية ودرجة رسميتها

53 خامساً – مشكلات فنية وتتعلق بالجانب التكنولوجي للاتصال كالأدوات والأجهزة المستخدمة في تداول البيانات ونقلها ومعالجتها واسترجاعها

54 سادساً – مشكلات بيئية الضغوط التي تفرضها البيئة كالمنافسة والقوانين ومشكلات المجتمع

55 كلمات تستخدم بحذر المصطلحات الخاصة التورية العبارات الأجنبية اللهجة العامية المفردات المستعملة في الشركة الكلمات المثيرة الكلمات الغامضة وغير الدقيقة الكلمات المعقدة

56 وسائل لتحسين التأثير في الآخرين 1- اطلب رأي الآخرين 2 – لاحظ ردود الأفعال 3 قم بتسجيل صوتك 5- سجل نفسك في شريط فديو 6 – انظرإلى المرآة 7 – استمع وانظر إلى إلقائك

57

58