Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-20081/ 50 Компьютерные технологии управления проектами Светлов Николай Михайлович профессор кафедры экономической. - презентация

1 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Компьютерные технологии управления проектами Светлов Николай Михайлович профессор кафедры экономической кибернетики Российского государственного аграрного университета – МСХА имени К.А. Тимирязева

2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Компьютерные технологии в управлении проектами Цель курса – овладеть теоретическими основами компьютерных технологий в управлении проектами и приобрести базовые практические навыки использования программного обеспечения управления проектами, достаточные для дальнейшего самостоятельного овладения им.

3 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Изучаемые теоретические вопросы 1.Сущность управления проектами 2.Основы технологии PERT 3.Модель проекта 4.Представление модели проекта в программе Microsoft Project 5.Разработка плана выполнения проекта 6.Мониторинг проекта и корректировка плана

4 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Сущность управления проектами Управление проектами – вид управленческой деятельности, состоящий в организационном обеспечении выполнения проектов при условии соблюдения заданных смет и сроков. Цель управления проектами – рациональное распределение имеющихся ресурсов для выполнения всех работ, предусмотренных проектом, в заданные сроки и без сверхнормативных затрат.

5 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Сущность управления проектами Проект (с точки зрения управления проектом) – последовательность работ, реализующая заданную цель в установленные сроки и в рамках заданной сметы. Сетевой план – документ, устанавливающий время проведения всех работ, необходимых для завершения проекта. Финансовый план проекта – документ, устанавливающий сроки поступления финансовых ресурсов и финансирования затрат, предусмотренных сметой проекта.

6 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Сущность управления проектами Согласованный план – сетевой план, принимаемый за основу для заключения договоров подряда на выполнение работ, аренды ресурсов и контрактов с исполнителями. Оперативный план проекта – сетевой план, учитывающий фактические обстоятельства реализации проекта, основанный на данных мониторинга выполнения проекта и содержащий расписание работ от текущего момента до завершения инвестиционной фазы.

7 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Сущность управления проектами Работа технологическая операция или мероприятие, характеризующиеся затратами времени на выполнение, потребностью в ресурсах и условиями, при которых они могут выполняться независимо от других работ. Ресурсы работники, специалисты, машины и оборудование, материалы и другие условия, необходимые для выполнения работ и подконтрольные менеджеру проекта. Ресурсы бывают: –складируемые; –нескладируемые

8 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Критерии качества управления проектами чистая текущая стоимость проекта; срок сдачи проекта в эксплуатацию; затраты на реализацию проекта; своевременность финансирования и поставок; равномерность загрузки ресурсов; соблюдение запланированных сроков выполнения работ; отношения в трудовом коллективе, взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.

9 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Факторы, учитываемые менеджером проекта 1.Последовательность работ, обусловленная технологией 2.Обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами 3.Возможность привлечения дополнительных ресурсов 4.Режим работы специалистов, возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты 5.Своевременность финансирования 6.Риски и неопределённости 7.Потери, сопряжённые с отставанием реализации проекта от графика 8.Человеческий фактор

10 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Развитие технологий управления проектами Простые проекты: один менеджер Иерархически организованные проекты: коллектив менеджеров Большие проекты со сложными сетевыми зависимостями: компьютерные технологии Согласованное выполнение множества проектов Метод критического пути (critical path method, CPM) Метод PERT (project evaluation and review technique, методика оценки и уточнения проекта) Оптимальный сетевой план, который очень трудно выполнить Ежедневное и даже ежечасное уточнение плана действий

11 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Метод критического пути

12 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Поиск критического пути

13 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Модель проекта и её компьютерное представление 1.Таблица работ 2.Таблица ресурсов 3.Распределительная таблица 4.Календари 5.Общая информация по проекту

14 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Источники данных о работах Последовательность работ –техническая документация по проекту (технологические карты и т.п.) –внутрифирменные регламенты –опыт специалистов –ранее разработанные модели проектов, содержащие аналогичные последовательности работ

15 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Источники данных о работах Продолжительность работ –опыт предшествующих проектов –технологические карты –справочники –нормирование –оценка экспертов В продолжительность работ следует закладывать резерв!

16 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Источники данных о ресурсах Потребность в ресурсах для выполнения работ –данные о производительности ресурсов: техническая документация на ресурсы справочники нормирование –опыт предшествующих проектов –технологические карты –оценка экспертов В потребность в ресурсах не следует закладывать резерв!

17 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Формы представления данных в программе Microsoft Project 1. График Ганта (Gantt Chart) 2. Таблица ресурсов (Resource Sheet) 3. График PERT (Network Diagram) 4. Календарь (Calendar)

18 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Общая информация по проекту Наименование проекта –File Properties… Summary Title: Дата начала проектных работ –Project Project Information… Shedule from: = Start –Project Project Information… Start date: Имя календаря проекта –Project Project Information… Calendar: Данные о менеджере проекта –File Properties… Summary Manager: Данные о компании, реализующей проект –File Properties… Summary Company: Денежная единица, используемая в модели проекта –Tools Options View Symbol Средняя продолжительность рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца –Tools Options Calendar Hours per day/per week/Days per month

19 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Таблица работ порядковый номер работы (ID) наименование работы (Task Name) продолжительность (Duration) список предшествующих работ (Predecessors) список ресурсов, назначенных на данную работу (Resource Names) дата и время начала и завершения (Start, Finish) ограничения на срок выполнения процент завершённости (% Comp.) примечания ………

20 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Ввод данных о работах

21 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Ввод данных о работах (продолжение)

22 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Единицы измерения времени 480m – 480 рабочих минут 8h – 8 рабочих часов 1d – 1 рабочий день 0,2w – 0,2 рабочих недели 0,04mo – 0,04 рабочих месяца 1440em – 1440 астрономических минут 24eh – 24 астрономических часа 1ed – 1 сутки 0,143ew – 0,143 от 7 суток 0,033emo – 0,033 от 30 суток Указание продолжительности в единицах рабочего или астрономического времени определяет выбор алгоритма, по которому определяется время начала и завершения работы

23 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Виды связей между работами FS (по умолчанию): начало одной работы обусловлено завершением другой SF: завершение одной работы обусловлено началом другой SS: начало одной работы обусловлено началом другой FF: завершение одной работы обусловлено завершением другой IDPredecessorsКомментарий 53 Работа 5 начинаетсяпо завершении работы 3 63;4Работа 6 начинаетсяпо завершении работ 3 и 4 73SFРабота 7 может завершиться лишь после того, как началась работа 3 84FFРабота 8 может завершиться лишь после завершения работы 4 95SSРабота 9 может начаться после того, как начнётся работа 5 103FS+5hРабота 10 может начаться спустя 10 или более часов после завершения работы 3 119FS-3dРабота 11 может начаться за три рабочих дня до завершения работы 9 или позже 125SS+5edРабота 12 может начаться спустя 5суток после начала работы 5 или позже 133SS;5SF-1w Работа 13 может начаться не раньше начала работы 3 и должна завершиться не ранее чем за 1 рабочую неделю перед началом работы 5

24 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Составные работы (группы работ) Предназначены для: –удобной логической организации данных о работах –абстрагирования от частностей –назначения ресурсов на совокупность работ, продолжительность которой зависит от координации с другими работами Создаются посредством псевдокнопок панели инструментов Outdent и Indent Составные работы По возможности следует группировать работы так, чтобы связей между работами, относящимися к разным составным работам, было как можно меньше Продолжительность составных работ не вводится!

25 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Таблица ресурсов порядковый номер ресурса (ID) наименование ресурса (Resource Name) тип ресурса (складируемый, нескладируемый) (Type); способ начисления затрат (Accrue At); только для складируемых ресурсов: –единица измерения (Material Label) –цена за единицу (Std.Rate) только для нескладируемых ресурсов: –наименование календаря, назначенного ресурсу (Base Calendar) –повременная плата за использование ресурса (Std.Rate) –плата за привлечение ресурса к данной работе (не зависящая от времени) (Cost/Use) ………

26 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Распределительная таблица количество единиц каждого ресурса, назначенного на каждую работу количество ресурсо-часов использования ресурсов на каждой работе объём сверхурочного использования ресурсов на каждой работе затраты в связи с использованием ресурсов на каждой работе ………

27 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Календари (структура данных)

28 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Планирование: согласование использования ресурсов Tools Level Resources… переключатель Manual включить (иначе задержки будут вводиться автоматически) Look for overallocations on a = Minute by Minute Clear leveling values before leveling включить Leveling order = Standard Level from… to… вводить задержки только в течение определённого периода Level only within available slack – вводить задержки только по некритическим работам в пределах резерва времени; Leveling can adjust individual assignments on a task – при необходимости менять количество назначенных на работу ресурсов, увеличивая время выполнения; Leveling can create splits in remaining work – прерывать работы в период дефицита ресурсов, возобновляя по окончании дефицита.

29 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Планирование: нештатные ситуации Если развязать дефицит ресурсов не удаётся, то мешают: ограничения на сроки выполнения работ; календари работ и ресурсов, отличающиеся от базового; контрольные сроки выполнения (если столбец Deadline таблицы работ не пуст); изменения в графике затрат ресурсо-часов на некоторые работы, внесённые вручную; количество ресурсов, назначенных на некоторые работы, слишком велико. Если ни одна из этих причин не действует, обычно помогает согласование только для тех работ, которым не хватает ресурсов: выделить их в таблице ресурсов; дать команду Tools Level Resources… Level Now; в появившемся диалоговом окне выбрать вариант Selected resources

30 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Планирование Полезные советы: –Tasks with fixed dates вместо All tasks на панели инструментов –Task information Advanced Effort driven –View More Views… Resource Allocation распределительная таблица в разрезе ресурсов (левый верхний квадрант); расписание использования каждого ресурса на каждой работе в каждый интервал времени (правый верхний квадрант). Наконец, Tools Tracking Save Baseline сохранить составленный план в качестве утверждённого.

31 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Планирование: сверхурочное использование ресурсов 1)Отобразить распределительную таблицу View More views… выбрать [Resource allocation] 2)Отобразить столбец объёмов сверхурочной работы Insert Column… выбрать [Overtime work] В строках, содержащих данные таблицы работ (ресурсов), объём сверхурочной работы вводить нельзя. Это можно делать только в строках, содержащих данные комбинационной таблицы. Планировать сверхурочное использование трудовых ресурсов не следует –Если фактически возникает необходимость в использовании сверхурочных работ, она отражается в распределительной таблице на этапе мониторинга Планировать сверхнормативное использование других ресурсов имеет смысл в том случае, если существует гарантированная возможность их аренды

32 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг Цель мониторинга – – обеспечить наличие оперативного плана на любой момент времени выполнения проекта с учётом реального хода его выполнения Задачи мониторинга – – найти способы устранения допущенного отставания и выхода на согласованный график выполнения проекта – если это невозможно: доказать необходимость перезаключения договоров по поводу ресурсов; доказать необходимость изменения плана финансирования (со всеми вытекающими организационными последствиями и потерями); Предложить обновлённый вариант сетевого плана и плана финансирования, сводящий потери к минимуму

33 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг Предпосылки мониторинга –Tools Tracking Save Baseline –Систематический ввод данных о ходе фактической реализации проекта работ в столбцы таблицы работ, имена которых начинаются со слова Actual. В процессе ввода данных мониторинга проекта: –согласованный вариант плана, хранящийся в столбцах таблицы работ, имена которых начинаются со слова Baseline, не меняется; –оперативный план, отражённый в столбцах Start, Finish, Duration etc., автоматически уточняется (без согласования ресурсов) применительно к ситуации, отражённой данными столбцов Actual

34 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг: автоматизированный ввод данных Используется, если проект выполняется без существенных отклонений от оперативного плана Tools Tracking Update Project –Update work as complete through = On –Указать дату, по состоянию на которую вводятся данные мониторинга (по умолчанию – текущий момент) –For Entire project Результат: Start и Finish Act. Start и Act. Finish

35 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг: полуавтоматический ввод данных Если часть проекта выполняется без существенных отклонений от оперативного плана Последовательность действий: –Выделить работы, выполняемые без отклонений от оперативного плана –Tools Tracking Update Project –Update work as complete through = On –Указать дату, по состоянию на которую вводятся данные мониторинга (по умолчанию – текущий момент) –For Selected tasks Результат: для выбранных работ – Start и Finish Act. Start и Act. Finish

36 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг: ручной ввод данных Для работ, выполнение которых отклонилось от оперативного плана, данные мониторинга вводятся прямо в столбцы Act. Start, % Complete и Act. Finish. Часто достаточно вручную ввести данные по первой из задержавшихся работ, чтобы оперативный план по остальным отразил фактический ход выполнения работ, после чего можно использовать полуавтоматическую процедуру ввода. Данные мониторинга имеют приоритет перед моделью проекта, но в случае противоречия между ними выдаётся предупреждение.

37 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг: сверхурочное (сверхнормативное) использование ресурсов 1)Отобразить распределительную таблицу View More views… выбрать [Resource allocation] 2)Отобразить строку комбинационной таблицы Actual Overtime Work Format Detail styles… выбрать [Actual Overtime Work] в поле Available Fields: Show >> 3)Установить подходящий масштаб времени в правом верхнем квадранте окна программы 4)Ввести данные об объёмах сверхурочной работы каждого ресурса в каждом периоде –внутри периода время сверхурочной работы будет распределено пропорционально времени урочной работы

38 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Мониторинг: нештатные ситуации Непредумышленный ввод данных мониторинга (в т.ч. процента завершённости работ) может стать: –препятствием согласованию использования ресурсов; –причиной неожиданного поведения модели проекта при составлении оперативного плана.

39 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Фазы управления проектом Планирование Мониторинг Анализ

40 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Риски Не поддающиеся управлению на фазе реализации проекта Поддающиеся управлению на фазе реализации проекта Технологи- ческие ФинансовыеКадровые

41 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Технологические риски: методы снижения Риск не завершить работу в течение установленного времени –увеличение установленного времени выполнения работы Риск выхода из строя ресурса –определение источников привлечения заменяющих ресурсов –составление сетевого плана, не слишком чувствительного к выходу из строя наиболее труднозаменимых ресурсов

42 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Технологические риски: методы снижения Риск выполнения работы с ненадлежащим качеством –мониторинг качества –управление качеством –страхование потерь из-за повторного выполнения работ, выполненных с ненадлежащим качеством –составление плана, мало зависящего от работ, риски качества для которых самые высокие

43 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Финансовые риски: методы снижения Риск обесценивания активов –диверсификация активов –страхование активов Риск потери инвестора –страхование проекта –диверсификация инвесторов Риск возникновения финансовых трудностей у инвестора –то же

44 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Финансовые риски: методы снижения Риск недооценки затрат –учёт надбавки на непредвиденные затраты при финансовом планировании –страхование непредвиденных затрат –страхование проекта Риск недооценки/задержки поступлений –страхование финансовых рисков –создание собственных финансовых резервов –открытые кредитные линии

45 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Финансовые риски: методы снижения Риск потерь средств в обороте –страхование потерь в обороте –создание собственных финансовых резервов –открытые кредитные линии Риск штрафных санкций –страхование ответственности –создание собственных финансовых резервов –открытые кредитные линии

46 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Кадровые риски: методы снижения Риск нетрудоспособности –избыточность штатов –страхование проекта Риск утечки кадров –высокая оплата труда –неустойки при разрыве трудовых договоров –социальный пакет –управление социальным климатом в трудовом коллективе –повышение квалификации –страхование ответственности должностного лица за счёт фирмы Риски профессиональной непригодности –повышение квалификации

47 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Прочие виды рисков Логистические риски –создание материальных запасов –составление плана, мало зависящего от устойчивости наиболее рискованных поставок Обстоятельства непреодолимой силы –страхование проекта –параллельное выполнение множества проектов, в разной степени зависящих от обстоятельств непреодолимой силы –обеспечение экстренных и аварийно-спасательных мероприятий

48 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Стратегии управления рисками Стратегия 1: запас времени выполнения работ 10%, надбавка на непредвиденные расходы 5%, страхование проекта на сумму до $ Стратегия 2: запас времени выполнения работ 5%, надбавка на непредвиденные расходы 10%, избыточность штатов 5%, страхование проекта на сумму до $ Стратегия 3: обмен 50% акций ОАО «Коммерческая тайна» на краткосрочные облигации банка «Н.А.Ветер & C°», запас времени выполнения работ 10%, избыточность штатов 3%, страхование ответственности на сумму до $50000.

49 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Стратегии управления рисками Выигрыш Рисковая ситуация 1 Рисковая ситуация 2 Рисковая ситуация 3 Отсутствие риска Стратегия Стратегия Стратегия Если вероятности рисковых ситуаций неизвестны и проект выполняется многократно: min x 0 –10p 1 –0p 2 –4p 3 x 0 –0p 1 –5p 2 –10p 3 x 0 –5p 1 –8p 2 –5p 3 x 0 Если проект выполняется один раз и вероятности рисковых ситуаций неизвестны: выбираем стратегию, при которой потери по наибольшему риску наименьшие (3). Если вероятности рисковых ситуаций известны: выбираем стратегию, при которой математическое ожидание потерь наименьшее (при равновероятных рисковых ситуациях - 1.

50 Управление проектами. © Н.М. Светлов, / 50 Управление ответственностью, связанной с рисками Страхование ответственности организации Страхование ответственности должностного лица Разделение ответственности согласно должностным инструкциям Строгое соблюдение правил делопроизводства Строгое следование нормативно-правовым актам, регламентирующим проектную деятельность организации Систематическое повышение квалификации