«Офис может работать без шефа, но не без секретаря» Джейн Фонда Джейн Фонда. - презентация

1

2 «Офис может работать без шефа, но не без секретаря» Джейн Фонда Джейн Фонда

3

4 Тема урока Отработка выполнения трудовых процессов и комплексов операций при работе на ПК при составлении и оформлении деловых писем Отработка выполнения трудовых процессов и комплексов операций при работе на ПК при составлении и оформлении деловых писем

5

6 Тип урока Урок изучения трудовых процессов и комплексов операций.

7 Цели урока: создать содержательные и организационные условия для самостоятельного изучения учащимися комплекса знаний о деловой переписке; создать содержательные и организационные условия для самостоятельного изучения учащимися комплекса знаний о деловой переписке; развивать познавательный интерес, творческую активность учащихся, умения использовать дополнительную литературу; развивать познавательный интерес, творческую активность учащихся, умения использовать дополнительную литературу; создать условия для развития у учащихся умения структурировать информацию, умение формулировать проблему, осознание ценности изучаемого предмета, развивать у учащихся умение осуществлять самоконтроль, самооценку и самокоррекцию учебной деятельности. создать условия для развития у учащихся умения структурировать информацию, умение формулировать проблему, осознание ценности изучаемого предмета, развивать у учащихся умение осуществлять самоконтроль, самооценку и самокоррекцию учебной деятельности.

8 Ход урока Ход урока

9 Деловое письмо Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени. Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени.

10 Сводный перечень типов деловых писем

11 Адресат Тип письма Цели коммуникации Потребител ь Предложение о продаже Рекламно- информационное Письмо-анкета Кредитный контроль Поздравления, поощрения Стимулировать продажи Получить данные о предпочтениях потребителей Ускорить оплату (деликатно) Сохранить преданность потребителя Поставщик Контрактные документы Претензии Извинения Ясно определить контрактные условия Получить возврат оплаты или замену поставки Избежать конфликта из-за опоздания с оплатой Наемный работник Информация о вакансиях О приеме на работу Дисциплинарное О сокращении Информировать и привлечь потенциальных претендентов Дать ясную и точную информацию об условиях работы и оплаты Информировать и побудить изменить поведение Объяснить детали и предложить поддержку

12 Обращение В организациях, занимающихся какой-либо профессиональной деятельностью, форма обращения определяется законом, уставом В организациях, занимающихся какой-либо профессиональной деятельностью, форма обращения определяется законом, уставом организацияхзакономуставоморганизацияхзакономуставом или корпоративной политикой, которая может быть уникальной для конкретной организации. или корпоративной политикой, которая может быть уникальной для конкретной организации.политикой организации политикой организации

13

14 Типовая структура делового письма Типовая структура делового письма

15

16 ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШЕГО ПИСЬМА: ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА. ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА. СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА. СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА. ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА. ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА. СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ. СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ. ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ. ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ. РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ. НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА. НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА. УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ. УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ. ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ. ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ. ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА. ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА. ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА. ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА.

17

18 Основная часть урока

19 Выполнение тренировочных упражнений Уважаемый (-ая) [имя получателя], [Название организации] по праву пользуется репутацией солидной и уважаемой компании. Не последнюю роль в формировании репутации компании, помимо общепризнанного качества продукции и наличия собственного производственного комплекса, играет развитая и широкая дилерская сеть. Мы всегда рады новым дилерам и предоставляем полный спектр услуг по производству и реализации [наименование продукции]. Мы занимаемся изготовлением как минимальных, так и очень крупных партий продукции. При этом вам достаточно отправить нам наименование продукта и размеры по факсу или электронной почте. Мы предоставляем все необходимые образцы по символическим ценам. Мы уважаем наших дилеров и всегда вовремя информируем их о любых изменениях коллекции, цен, либо условий сотрудничества. Для наших дилеров сохраняются все условия гарантии, замены, возврата, как и для наших конечных клиентов. Для каждого нового дилера мы разрабатываем специальную программу цен, включая ценовые льготы на этапе развития и кредитную линию после длительного сотрудничества. Мы ценим время наших партнеров, и поэтому нами был разработан уникальный каталог всей нашей продукции. В нем вы можете ознакомиться со всеми новинками, найти техническое описание. Стать дилером компании [название организации] может любая фирма, частный предприниматель. Компания гарантирует своим дилерам маркетинговую и коммерческую поддержку, что гарантирует рост продаж и расширение бизнеса. Если вы решили сотрудничать с [название организации], то вы можете рассчитывать на следующие преимущества: - выгодные условия сотрудничества; - отличное качество изделий и услуг; - кратчайшие сроки изготовления; - удобную систему скидок; - обучение всего персонала дилерской фирмы особенностям работы с продукцией фирмы; - консалтинговую поддержку по вопросам продвижения продукции; - поддержку со стороны компании (маркетинговую, коммерческую, рекламную, информационную); - индивидуальный подход к партнеру; - поддержку при оформлении розничных точек распространения продукции. Решили стать дилером нашей компании? Вы можете связаться с нами по телефонам: [номера телефонов]. С уважением, [Ваше имя] Уважаемый (-ая) [имя получателя], [Название организации] по праву пользуется репутацией солидной и уважаемой компании. Не последнюю роль в формировании репутации компании, помимо общепризнанного качества продукции и наличия собственного производственного комплекса, играет развитая и широкая дилерская сеть. Мы всегда рады новым дилерам и предоставляем полный спектр услуг по производству и реализации [наименование продукции]. Мы занимаемся изготовлением как минимальных, так и очень крупных партий продукции. При этом вам достаточно отправить нам наименование продукта и размеры по факсу или электронной почте. Мы предоставляем все необходимые образцы по символическим ценам. Мы уважаем наших дилеров и всегда вовремя информируем их о любых изменениях коллекции, цен, либо условий сотрудничества. Для наших дилеров сохраняются все условия гарантии, замены, возврата, как и для наших конечных клиентов. Для каждого нового дилера мы разрабатываем специальную программу цен, включая ценовые льготы на этапе развития и кредитную линию после длительного сотрудничества. Мы ценим время наших партнеров, и поэтому нами был разработан уникальный каталог всей нашей продукции. В нем вы можете ознакомиться со всеми новинками, найти техническое описание. Стать дилером компании [название организации] может любая фирма, частный предприниматель. Компания гарантирует своим дилерам маркетинговую и коммерческую поддержку, что гарантирует рост продаж и расширение бизнеса. Если вы решили сотрудничать с [название организации], то вы можете рассчитывать на следующие преимущества: - выгодные условия сотрудничества; - отличное качество изделий и услуг; - кратчайшие сроки изготовления; - удобную систему скидок; - обучение всего персонала дилерской фирмы особенностям работы с продукцией фирмы; - консалтинговую поддержку по вопросам продвижения продукции; - поддержку со стороны компании (маркетинговую, коммерческую, рекламную, информационную); - индивидуальный подход к партнеру; - поддержку при оформлении розничных точек распространения продукции. Решили стать дилером нашей компании? Вы можете связаться с нами по телефонам: [номера телефонов]. С уважением, [Ваше имя]

20 Выполнение творческих упражнений Найти ошибки в оформлении письма и оформить верно Уважаемый (-ая) [имя получателя], Премите слова искренней благодарности за достойный вклад в воспитание подрастающего поколения, подготовку квалифицированных кадров для города и страны. Ваша многолетняя плодотворная работа во главе [название учебного заведения] снискала вам заслуженный авторитет среди педагогической общественности. В этой среде вы известны как человек высокой квалификации, инициативный и ответственный руководитель, опытный и талантливый педагог. Выражая Вам признательность за профессионализм и преданности благородному делу, от всей души желаю доброго здоровья, благополучья и успехов во всех Ваших делах. С уважением, [Ваше имя]

21 Составление писем по конкретным управленческим ситуациям Уважаемый (-ая) [имя получателя], Приглашаем к сотрудничеству по [сфера деятельности] юридические компании и физических лиц. При заключении договора о партнерстве Вы получаете: - специальные цены и гибкую систему скидок; - индивидуальный подход к каждому из проектов; - выгодные условия работы; - работа по экспресс-почте; - возможность бесплатного обучения Будем рады сотрудничать с Вами! Присоединяйтесь! Подробную информацию по вопросам сотрудничества Вы можете получить у менеджеров по телефону: [телефон]. С уважением, [Ваше имя] Уважаемый (-ая) [имя получателя], Приглашаем к сотрудничеству по [сфера деятельности] юридические компании и физических лиц. При заключении договора о партнерстве Вы получаете: - специальные цены и гибкую систему скидок; - индивидуальный подход к каждому из проектов; - выгодные условия работы; - работа по экспресс-почте; - возможность бесплатного обучения Будем рады сотрудничать с Вами! Присоединяйтесь! Подробную информацию по вопросам сотрудничества Вы можете получить у менеджеров по телефону: [телефон]. С уважением, [Ваше имя]

22 Проведение самоконтроля выполнения ТБ и правильной последовательности технологического процесса, хода работы и корректировка своей деятельности Проведение самоконтроля выполнения ТБ и правильной последовательности технологического процесса, хода работы и корректировка своей деятельности

23

24 Заключительный инструктаж Подведение итогов урока Подведение итогов урока Домашнее задание: повторить правила составления и оформления докладной записки Домашнее задание: повторить правила составления и оформления докладной записки Уборка рабочего места Уборка рабочего места

25