Лектор – Кузнецов Лонгин Константинович Кафедра Информатика и программирование. - презентация

1 Лектор – Кузнецов Лонгин Константинович Кафедра Информатика и программирование

2 1. Электронный документ, понятие, виды электронных документов 2. Инструментарии и организация подготовки текстовых документов: 2.1. Классификация систем подготовки текста; 2.2. Текстовые редакторы; 2.3. Текстовые процессоры; 2.4. Интерфейс и настройка текстового процессора; 2.5. Требования стандартов к оформлению документов; 2.6. Шаблон документа; 2.7. Стиль документа; 2.8. Оформление текста с помощью таблиц; 2.9. Оформление текста с помощью колонок; 2 КузнецовЛК-ТПЭД

3 2.10. Работа с графическими объектами; Автоматизация при подготовке многостраничных документов; Использование внешних источников при подготовке документов; Защита документа Word Создание и обработка экономических документов в среде табличного процессора MS Excel 3.1. Сортировка и фильтрация в Excel; 3.2. Консолидация; 3.2. Сводные таблицы и диаграммы; 3.3. Защита элементов листа и книги MS Excel КузнецовЛК-ТПЭД

4 Электронный документ - информация, зафиксированная на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать. Электронный документ позволяет выполнять целый комплекс автоматизируемых процессов, в их числе: 1. контроль корректности ручного заполнения полей формы документа; 4 КузнецовЛК-ТПЭД

5 2. выборка значений для заполнения полей из заранее сформированных списков и баз данных; 3. автоматическое заполнение отдельных позиций документа; 4. автоматическое вычисление отдельных результатных показателей на основе вводимых исходных данных; 5. использование встроенных в программу специальных функций для экономических расчетов и др. К достоинствам информационных технологий использующих электронное представление документов (электронного документооборота) следует отнести: 1. сокращение времени на передачу документов исполнителям; 5 КузнецовЛК-ТПЭД

6 2. возможность одновременной работы с одним и тем же документом нескольких сотрудников; 3. ограничение пользователю работать не со всем документом, а лишь с его отдельными фрагментами, исходя из его функциональных обязанностей; 4. возможность оперативного отслеживания происходящих изменений в документе при его обработке несколькими пользователями; 5. передача документов с использованием программных средств, серверов, веб-сайтов, коммуникационных сетей и др. 6 КузнецовЛК-ТПЭД

7 Состав электронного документа: содержание (контент) – информация, содержащаяся в документе; контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные этапы создания и существования документа; метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования информации программным обеспечением; электронный носитель информации. При компьютерной организации обработки информации одной из структурных единиц информации является массив (файл). 7 КузнецовЛК-ТПЭД

8 С технологических позиций массив определяется как совокупность однородных по структуре показателей, участвующих в решении той или иной задачи. Массив содержит: постоянную и переменную информацию; исходную, промежуточную и результативную (выходную) информацию; нормативы, коэффициенты, ставки и др. К числу характеристик массива (файла) относятся имя, объем (количество) записей, типы данных, назначение в процессе обработки и др. Под электронным носителем информации понимают материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством компьютерной техники. 8 КузнецовЛК-ТПЭД

9 Особыми формами объединения информации в системах организационно-экономического управления являются информационный поток, информационные подсистема и система. Информационный поток - это информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач. Примером является информационный поток по учету заработной платы. Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему. Примерами информационных подсистем управления промышленным предприятием являются бухгалтерский учет, управление кадрами, управление финансами и др. Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему. 9 КузнецовЛК-ТПЭД

10 Для приобретения электронным документом статуса реального документа он должен содержать реквизиты, придающие ему юридическую силу. Одним из таких реквизитов является электронная цифровая подпись (ЭЦП). По устоявшемуся определению, ЭЦП это создаваемая последовательность символов (возможно сочетание алфавитно-цифровых и графических) для подтверждения целостности данных и тождественности их содержания волеизъявлению заверившего документ лица. 10 КузнецовЛК-ТПЭД

11 Экономические документы на «твердой» (бумажной) основе можно классифицировать по самым различным признакам: по физическому размеру бумажного носителя (A4, A5 и др.); на односторонние и двухсторонние; одностраничные и многостраничные; действующие и утратившие юридическую силу и др. Применительно к процессам управления в организационно-экономических системах экономический документ определяется как деловая бумага, которая юридически подтверждает какой-либо факт или право на что-то. Наиболее распространенной формой экономических документов является табличная форма, которая в общем случае включает общую, предметную и оформительскую части (рис. 1). 11 КузнецовЛК-ТПЭД

12 12 КузнецовЛК-ТПЭД

13 Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов документа (наименование организации, подразделение, дата и проч.). Предметная часть обычно состоит из нескольких строк с реквизитами, характеризующими совершаемую операцию (наименование товара, номенклатурный номер, тип объекта, фамилия, количество, цена, тариф и проч.). Оформительская часть обычно содержит реквизиты, придающие документу юридическую силу, например подписи, печати и др. 13 КузнецовЛК-ТПЭД

14 2.1 Классификация систем подготовки текста Существует достаточно много программных средств для подготовки текста, от самых простых, например редактора «Блокнот», входящего в состав ОС Windows, до сложных издательских систем. Системы подготовки текста, как правило, классифицируют следующим образом: текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы. 14 КузнецовЛК-ТПЭД

15 2.2 Текстовые редакторы Текстовый редактор это программное средство для подготовки текстовых документов. Текстовые редакторы очень просты в использовании, работают достаточно быстро, требуют небольшую оперативную память. Блокнот это несложный текстовый редактор, используемый для создания простых документов. Наиболее часто программа «Блокнот» используется для просмотра и редактирования текстовых (TXT) файлов, но многие пользователи применяют программу «Блокнот» в качестве простого инструмента для создания веб- страниц. 15 КузнецовЛК-ТПЭД

16 WordPad текстовый редактор, входящий в состав Microsoft Windows начиная с Windows 95. WordPad позволяет создавать и редактировать как простые текстовые документы, так и документы со сложным форматированием и рисунками. Данный текстовый редактор, позволяет связывать или внедрять данные из других документов в документ WordPad. В настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности. 16 КузнецовЛК-ТПЭД

17 2.3 Текстовые процессоры При подготовке на компьютере различных деловых документов, отчетов и т.п. целесообразно использовать текстовые процессоры. Текстовые процессоры, в отличие от текстовых редакторов, имеют больше возможностей для форматирования текста, внедрения в него графики, формул, таблиц и других объектов. К этой группе относятся текстовые процессоры MS Works, MS Word, Open Office.org Writer и др. MS Works по функциональности находится между WordPad и MS Word, но он все же ближе к WordPad. Работая с редактором MS Works, вы не сможете воспользоваться макросами, редактировать текст с внесением изменений, оформлять тексты в несколько колонок. 17 КузнецовЛК-ТПЭД

18 MS Word самый популярный текстовый процессор на сегодняшний день. Функциональные возможности программы позволяют без особых сложностей и с высоким качеством подготовить любой документ от простой записки до оригинал-макета сложного издания. Кроме того, в процессоре Word реализованы возможности для создания не просто текстового документа, а документа электронного, предназначенного для работы с текстом с экрана монитора. 18 КузнецовЛК-ТПЭД

19 2.4 Интерфейс и настройка текстового процессора Новый пользовательский интерфейс Office Fluent в Word 2010 заметно отличается от пользовательского интерфейса Word На смену меню и панелям инструментов пришли лента и представление Backstage (англ. закулисный), которое выполняет навигационную и координирующую функции. Пользовательский интерфейс Office Fluent упрощает работу с приложениями Microsoft Office и делает ее более эффективной, позволяя получать лучшие результаты за меньшее время. Лента это полоса в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, кнопки и другие управляющие элементы, сгруппированные по тематикам на отдельных вкладках и в группах. 19 КузнецовЛК-ТПЭД

20 20 КузнецовЛК-ТПЭД

21 В новом интерфейсе заложена идея «внутренних» и «внешних» инструментов. Внутренние инструменты отображаются на ленте и предназначены для редактирования и форматирования документа. Внешние инструменты те, которые позволяют пользователю производить работу над созданным документом: сохранить, распечатать, закрыть, открыть, а также инструмент сохранить и отправить, который предоставляет различные возможности для совместного использования и отправки документов. При помощи ленты значительно ускоряются доступ к основным командам Word, добавление и настройка этих команд. Имеется возможность настройки самой ленты, создания вкладок и групп с наиболее часто используемыми командами и инструментами. 21 КузнецовЛК-ТПЭД

22 2.5 Требования стандартов к оформлению документов Документ в общем смысле представляет материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. 22 КузнецовЛК-ТПЭД

23 При оформлении электронного документа в текстовом процессоре должны быть учтены следующие правила: 1. многостраничные документы должны иметь автоматическую нумерацию страниц (лента Вставка / группа Колонтитулы / пункт Номер страницы); 2. любые внедренные объекты должны иметь автоматически созданные названия (лента Ссылки / группа Названия / пункт Вставить название); 3. при необходимости по тексту ссылок на внедренные объекты следует организовать их как перекрестные (лента Вставка / группа Ссылки / пункт Перекрестная ссылка); 23 КузнецовЛК-ТПЭД

24 4. нумерация и маркировка списков производятся автоматически (лента Главная / группа Абзац); 5. сноски формируются автоматически (вкладка Ссылки / группа Сноски); 6. если в таблицах предусмотрены расчеты, то они выполняются с помощью формул (курсор установить внутри таблицы, лента Макет / группа Данные / пункт Формула); 7. если документ предусматривает наличие оглавления, то оно составляется автоматически по заранее созданным заголовкам (лента Ссылки / группа Оглавление). 24 КузнецовЛК-ТПЭД

25 При оформлении заголовков надо придерживаться следующих рекомендаций: оформлять заголовки специально созданными для этих целей стилями; задавать стилям заголовков оформление, отличное от основного текста; выделять заголовки увеличенными межабзацными интервалами; заголовки располагать на одной странице с началом текста, к которому они относятся; в конце заголовков не ставить точку; не использовать в заголовках переносы слов. 25 КузнецовЛК-ТПЭД

26 2.6 Шаблон документа Любой документ, созданный в Word, основывается на некотором заранее определенном шаблоне. Шаблоны используются при создании типовых документов и включают в себя: стандартные значения параметров страниц. К ним относятся: размеры полей, макет документа, ориентация и размер страниц и др. (лента Разметка страницы / группа Параметры страницы); стандартные стили (лента Главная / группа Стили); стандартные сочетания клавиш (лента Файл / Параметры / Настройка ленты). 26 КузнецовЛК-ТПЭД

27 Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. После запуска Word 2010 открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования. Для удобства пользователя можно создавать в виде шаблонов заготовки документов, содержащих единую для всех информацию и размещенную одинаковым образом (например, бланки доверенностей, заказов и т.д.). Приведем пример создания шаблона титульного листа для оформления реферата, эссе, дипломной работы и т.д. В шаблонах используется единый стиль оформления за исключением определенных областей, для создания которых применяются элементы управления ленты Разработчик. 27 КузнецовЛК-ТПЭД

28 Элементы управления используются, когда в текст документа или шаблона необходимо включить переменную информацию (название темы работы, номер группы, срок сдачи работы и т.п.). Для ввода такого рода информации в позиции ввода переменного поля следует нажать соответствующую кнопку (элемент Форматированный или Обычный текст, элемент Поле со списком, элементы Выбор даты, Флажок и т.д). При необходимости можно изменять свойства поля нажав на копку Свойства группы Элементы управления ленты Разработчик. Для текстовых полей можно определить автоматически появляющийся текст, задать или создать стиль вводимого текста и т.д. Это означает, что вводимый нами текст будет отформатирован в соответствии с определенным стилем. 28 КузнецовЛК-ТПЭД

29 Для Поля со списком задаются элементы, входящие в список, а также, как было отмечено ранее можно определить формат выводимого текста с помощью существующего или созданного стиля. С помощью кнопки Добавить определяется список выводимый пользователем. 29 КузнецовЛК-ТПЭД

30 Для элемента Выбор даты определяется формат выводимой даты и выбрав дату с помощью шаблона можно ее вставить в текст. Придерживаясь общего стиля форматирования титульных страниц мы получим (на рисунке области переменных полей выделены зеленым, 1 и 3 – поле со списком, 2, 4 и 5 – текстовые, а 6 – поле выбора даты). 30 КузнецовЛК-ТПЭД

31 31 КузнецовЛК-ТПЭД

32 2.7 Стиль документа Стиль это набор параметров форматирования, сохраненный под определенным именем. Стиль является одним из составляющих понятия «шаблон». В понятие «стиль» входят все способы форматирования, например: параметры шрифта, параметры абзаца, границы и заливка, списки и маркеры и т.п. Приведем пример, основных характеристик абзаца: отступы слева, справа; отступ первой строки; интервалы перед абзацем и после; междустрочный интервал; способы выравнивания текста: по левому краю, по правому краю, по ширине; величина красной строки. Созданными вновь или измененными стилями можно воспользоваться единовременно в процессе работы с документом или добавить их в шаблон. 32 КузнецовЛК-ТПЭД

33 По умолчанию основной текст документа автоматически форматируется в экспресс-стиле «Обычный» (лента Главная / группа Стили / опция Обычный). Для заголовков предназначены экспресс-стили «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т.д., которые разработаны как подчиненные по отношению друг к другу. Кроме того, в приложении Word используются стили таблиц, определяющие вид таблиц, включая формат текста, строки заголовков, сетку и цвета выделения строк и столбцов. А также есть наборы стилей для работы со списками. Стили списков определяют вид списков, включая стиль маркеров или схему нумерации, отступ и любой текст подписи. 33 КузнецовЛК-ТПЭД

34 Важным элементом при подготовке электронного документа является способы создания отступов, интервалов, заполнителей. В частности отступы, заполнители и интервалы используются при создании списков. Для создания списков используется лента Главная группа команд Абзац. Для оформления в тексте документа отступов применяется табуляция. В диалоговом окне Абзац нажав на кнопку Табуляция откроется одноименное диалоговое окно. В строке Позиции табуляции устанавливается новая позиция, в области Выравнивание определяется способ выравнивания текста, в области Заполнитель выбирается способ заполнения, после чего для сохранения позиции табуляции необходимо нажать на кнопку Установить. 34 КузнецовЛК-ТПЭД

35 35 КузнецовЛК-ТПЭД

36 2.8 Оформление текста с помощью таблиц Таблица является достаточно наглядной и компактной формой представления материала. Таблица состоит из строк и столбцов, пересечение которых образует ячейки. В ячейки таблицы можно вводить текст, числа, формулы для расчетов и т.д. Каждая ячейка имеет адрес, составленный из имени столбца и номера строки. Имена столбцов состоят из латинских букв A, B, C, …, а строки нумеруются числами 1, 2, 3, …. Таким образом, ячейки могут иметь адреса, например, A1, B10 и т.п. Адресация ячеек производится мысленно и используется в случаях, если в таблицах предусмотрены расчеты. 36 КузнецовЛК-ТПЭД

37 АВСDE 1 Наименование товара Цена Количество Объем продаж заказанопродано 2 3 Принтер лазерный ЧБ Принтер лазерный Цв Принтер струйный ЧБ Принтер струйный Цв КузнецовЛК-ТПЭД

38 Строки или столбцы таблицы можно как добавлять, так и удалять, изменять их размеры, осуществлять заливку цветом, настроить границы ячейки, строки, столбца или всей таблицы. Созданную таблицу можно разделить по любой строке. Ячейки в строке или столбце таблицы можно объединять, разбивать, форматировать. К любой информации находящейся в столбце можно применять различные возможности форматирования текста, числовых значений, определять направление текста, способы выравнивания и т.д. Содержимым ячеек также могут быть графические объекты, для которых также доступны различные возможности форматирования. Необходимо отметить что данные, расположенные в строках или столбцах можно отсортировать в таблице. 38 КузнецовЛК-ТПЭД

39 Если длина таблицы превышает страницу, то удобной возможностью является перенос строки заголовка на следующую страницу. Для этого нужно выделить строку- заголовок и нажать на ленте Макет в пункте Данные кнопку Повторить строки заголовков. Для записи формулы следует установить курсор в ячейку таблицы, в которой нужно получить результат, и на ленте Макет в ниспадающем меню пункта Данные выбрать команду Формула. В появившемся окне в строке Формула следует записать формулу. Признаком формулы является знак равенства «=», затем может следовать название функции, выбранной из поля Вставить функцию, или любые арифметические действия сложить «+», вычесть «–», разделить «:», умножить «*», возвести в степень «^». 39 КузнецовЛК-ТПЭД

40 40 КузнецовЛК-ТПЭД

41 В таблице после знака «=» можно записать математическое выражения используя адресацию ячеек, например =B3*D3. Более того в формуле можно использовать ссылку не только на ячейку в таблице, но и на число находящееся где то в тексте электронного документа. Для этого необходимо задать имя для числа и таблицы находящихся в тексте через закладки, на ленте Вставка группа команд Ссылки. В таблице записывается формулу с помощью диалогового окна Формула, например: =product(таблица B3;курс_рубля). В формуле используются имена «курс_рубля» и «таблица», созданные с помощью команд Закладка ленты Вставить. 41 КузнецовЛК-ТПЭД

42 2.9 Оформление текста с помощью колонок При необходимости расположить текст в виде отдельных блоков можно воспользоваться колонками газетного типа (лента Разметка страницы / группа Параметры страницы / пункт Колонки / команда Другие колонки), в которых текст переходит от конца одной колонки к началу следующей. При необходимости прервать колонку и начать следующую, можно установив курсор в месте разрыва и выбрать команду Колонка в пункте Вставить разрывы страниц и разделов группы команд Параметры страницы на ленте Разметка страницы. Важным моментом является правильный выбор объекта, к которому применяется форматирование в виде колонок Ко всему документу, До конца документа или К выделенному тексту. 42 КузнецовЛК-ТПЭД

43 Необходимо помнить то, что колонки должны находиться в отдельном разделе, поэтому при их создании нужно начать новый раздел и соответственно при завершении их создания, установить новый раздел (рис. 6). 43 КузнецовЛК-ТПЭД

44 Далее в новом разделе необходимо установить возможность ввода текста в одну колонку потому, что создание нового раздела автоматически не отменяет колонки. 44 КузнецовЛК-ТПЭД

45 2.10 Работа с графическими объектами Возможность графического оформления текста одна из особенностей, отличающих простой текстовый редактор от текстовых процессоров. К основным типам графики, которые могут использоваться для улучшения документов, созданных в Word, относятся фигуры, рисунки, картинки, рисунки SmartArt, диаграммы и т.д. Все эти возможности объединены на ленте Вставка в группе Иллюстрации. Также к графике можно отнести оформление текста средствами WordArt (лента Вставка / группа Текст), математические формулы (лента Вставка / группа Символы), снимки экрана (клавиша Print Screen на клавиатуре компьютера). При нажатии клавиши Print Screen снимок экрана помещается в буфер обмена, затем его можно вставить в любое место текста как графический объект. 45 КузнецовЛК-ТПЭД

46 Для объединения нескольких фигур в одну нужно выделить все фигуры, поочередно нажимая на каждую из них и при этом удерживая клавишу Ctrl. Затем на ленте Формат в группе Упорядочить выполнить команду Группировать. Любой графический объект можно расположить относительно текста внутри документа при помощи команд Положение и Обтекание текста. Для этого следует выделить графический объект, выбрать ленту Формат и в группе Упорядочить выбрать команду Положение. Экономические документы довольно часто включают различные формулы, не требующие вычислений. Например, для записи формулы можно использовать объект Microsoft Equation 3.0, который следует внедрить с помощью команды Вставить объект на ленте Вставка в группе Текст. 46 КузнецовЛК-ТПЭД

47 В Microsoft Word 2010 можно вставлять различные типы диаграмм, например гистограммы, графики, круговые или линейчатые диаграммы, диаграммы с областями, точечные, биржевые, поверхностные, кольцевые, пузырьковые и лепестковые диаграммы (лента Вставка / группа Иллюстрации). После выбора нужного типа диаграммы пользователь попадает в приложение Microsoft Excel, где ему предлагается изменить данные таблицы для построения диаграммы. После этого Excel можно закрыть. Если на компьютере не установлено приложение Microsoft Excel 2010, то при создании в Word 2010 новой диаграммы с данными откроется программа Microsoft Graph. 47 КузнецовЛК-ТПЭД

48 2.11 Автоматизация при подготовке многостраничных документов Большинство многостраничных документов имеют не только большой объем, но и сложную структуру. Прежде чем создавать многостраничный документ, следует определить его структуру (план) разбивку на разделы, параграфы и подпораграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры (лента Вид / группа Режим просмотра документа / пункт Структура). Панель для работы со структурой представлена на следующем рисунке. 48 КузнецовЛК- ТПЭД

49 Если для заголовков и подзаголовков требуется использовать нумерацию, то на ленте Главная в группе Абзац следует нажать кнопку и выбрать вариант со стилями «Заголовок». Затем перейти в режим просмотра структуры документа и поочередно всем строкам заголовков назначить соответствующие уровни иерархии с помощью соответствующих кнопок:,,,. Word 2010 позволяет создать не более 9 уровней подчиненности заголовков. Стиль «Заголовок 1» находится на самом высоком уровне иерархии, каждый следующий уровень обозначается соответствующим отступом от начала абзаца, а также нумерацией, если она предусмотрена. 49 КузнецовЛК-ТПЭД

50 Использование стандартных заголовочных стилей позволяет создавать автоматическое оглавление, что облегчает работу с многостраничными документами. Для создания оглавления следует установить курсор в позицию расположения оглавления, переключиться на ленте Ссылки и в группе Оглавление выполнить команду Оглавление. Затем выбрать подходящий вид оглавления (автособираемое или ручное), при необходимости внести собственные настройки (указать формат оглавления, уровни заголовков, которые должны войти в оглавление, заполнитель пространства между текстом и номерами страниц и др.). 50 КузнецовЛК-ТПЭД

51 На следующем слайде представлен текст, который необходимо структурировать для создания многостраничного документа с разбивкой на разделы, параграфы и подпораграфы. Строки с цифрами необходимо оформить заголовками различных уровней с многоуровневой нумерацией. Из текста видно, что уровней будет три, каждый параграф имеет стиль обычный текст. В Приложение А имеются перекрёстные ссылки к пунктам Переменные и Константы. В начале многостраничного документа разместим оглавление. Очень часто приходится вносить изменения в созданный документ, добавлять текст, таблицу, диаграмму и т.д. Соответственно после этого необходимо обновить созданное оглавление, в Word это делается автоматически, причем оглавление «подстраивается» под текст, обновляя заголовки, определяя номера страниц и т.д. 51 КузнецовЛК-ТПЭД

52 52 КузнецовЛК-ТПЭД

53 Настроив документ в соответствии с вышесказанным мы получим следующее оглавление. 53 КузнецовЛК-ТПЭД

54 Перекрестные ссылки применяются при необходимости размещения в тексте ссылок на следующие элементы текста: абзац, заголовок, закладка, сноска, рисунок, таблица, формула и служат для быстрого перехода к нужному элементу документа. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа. Для создания перекрестной ссылки нужно обратиться к ленте Ссылки и в группе Названия выбрать кнопку или использовать следующий путь: лента Вставка / группа Ссылки / кнопка Перекрестная ссылка. При создании перекрестной ссылки можно придать ей свойства гиперссылки. 54 КузнецовЛК-ТПЭД

55 Названия это нумерованные подписи, например Рисунок 1 или Таблица 1, которые добавляются к рисункам, таблицам, формулам и другим объектам. Смысл применения названий в том, что каждый следующий элемент определенной группы (рисунки, таблицы, диаграммы и т.д.) будет автоматически получать порядковый номер (лента Ссылки / группа Названия / команда Вставить название). Для объектов (таблица, диаграмма, рисунок и т.д.) в многостраничном документе для которых правильно определены названия создается область «Список иллюстраций» аналогичная оглавлению имеющая такие же функции и возможности. Автоматически обновляемая область многостраничного документа с оглавлением и списком иллюстраций (рис. 11 ) 55 КузнецовЛК-ТПЭД

56 56 КузнецовЛК-ТПЭД

57 Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена группа Сноски на ленте Ссылки. Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку Вставить сноску. Список литературы это список литературных источников, к которым пользователь обращается либо на которые он ссылается при создании документа. Обычно список литературы размещается в конце документа. В Microsoft Word 2010 предусмотрена возможность автоматического создания списка литературы с использованием сведений о литературном источнике, приведенных в документе. 57 КузнецовЛК-ТПЭД

58 Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Как правило, они содержат номера страниц, название глав и параграфов, данные об авторе и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Часто при работе с многостраничными документами необходимо перемещаться по нему из начала в конец и наоборот. Если текст достаточно велик, то эта процедура занимает много времени. Для быстрого перемещения по тексту используется следующее средство: лента Главная / группа Редактирование / пункт Найти / команда Перейти. В появившемся окне пользователь указывает элемент, на который он желает перейти: Страница, Закладка, Раздел, Строка, Примечание, Сноска и др. 58 КузнецовЛК-ТПЭД

59 2.12 Использование внешних источников при подготовке документов Одной из функций, относящихся к коллективной обработке документов, их исправлению и передаче в общий доступ является функция слияния, которая позволяет например, создавать письма для большого количества адресатов. Имеется в виду создание писем или типовых бланков с одинаковым содержанием, которые нужно разослать по разным адресам. Процесс создания документов для рассылки состоит из трех этапов: создание Основного документа (например, письма с неизменной частью данных с указанием мест, в которые будет вставлена информация из Источника данных); 59 КузнецовЛК-ТПЭД

60 создание (открытие) Источника данных (базы данных с информацией, которая будет различна в разных экземплярах составного документа – адреса, имена и т.п.); объединение (слияние) Основного документа с Источником данных. Для реализации функции слияния в Word 2010 нужно обратиться к ленте Рассылки. Для выполнения слияния необходимо иметь шаблон документа (основной документ) и базу данных (источник данных), в которой хранится переменная информация (адрес, фамилия, телефон и т.д.) каждого адресата. 60 КузнецовЛК-ТПЭД

61 Для того чтобы заранее определить содержимое полей Основного документа, создание составного документа целесообразнее начать с формирования Источника данных. Источник данных может быть выбран из сформированных заранее или создан в процессе формирования документов, подлежащих рассылке (лента Рассылки / группа Начало слияния / команда Выбрать получателей). В открывшемся окне путем ввода новых названий в раздел «Поля» (кнопка Добавить) или удаления (кнопка Удалить) ненужных полей из готового списка «Настройка списка адресов» создается структура базы данных (названий полей для записей). 61 КузнецовЛК-ТПЭД

62 62 КузнецовЛК-ТПЭД

63 Порядок следования названий полей можно изменять. Созданную структуру источника данных следует сохранить на диске, а затем заполнить данными, вводя значения в соответствующие поля. Затем данные сохраняются в MS ACCESS. В дальнейшем базу данных можно редактировать, используя кнопку Изменить список получателей. Затем с помощью области Составление документа и вставка полей ленты Рассылки создаем основной документ вставляя в него поля для слияния и правила. 63 КузнецовЛК-ТПЭД

64 В качестве основного документа приведен пример образец письма. 64 КузнецовЛК-ТПЭД

65 Как уже было сказано слияние начинаем с вставки в требуемые позиции основного документа названий полей из источника данных. Установив курсор в нужном месте, нажать кнопку Вставить поле слияния и выбрать необходимое название поля из списка. Это название вставится в виде переменного поля, т.е. будет выделено серым фоном и обрамлено двойными скобками >. Если поля вставляются подряд, между ними следует вводить необходимые разделители (пробелы, запятые и т.п.). Слияние позволяет вводить условные сообщения, например, в зависимости от пола адресата обратиться к нему «господин» либо «госпожа». Для этого в диалоговом окне Правила выбираем функцию IF...THEN...ELSE.... В открывшемся окне выбрать имя Поле, по значению 65 КузнецовЛК-ТПЭД

66 которого проверяется выполнение условия (например, Пол), выбрать функцию сравнения (например, Равно), ввести значение, с которым сравнивается (например, м - мужской ) и ввести текст в поле Вставить следующий текст (при совпадении) и в поле В противном случае вставить следующий тест (при несовпадении ). По окончании формирования основного документа осуществляется его слияние с записями источника данных. Для этого следует нажать кнопку Найти и объединить и выбрать Изменить отдельные документы, создается отдельный документ с письмами получателей (каждая запись базы данных создается на отдельной странице), который можно сохранить отдельным файлом, документ можно распечатать (каждая запись базы данных распечатывается отдельной страницей). 66 КузнецовЛК-ТПЭД

67 В результате слияния основного документа с источником данных образуются документы (письма, бланки, почтовые наклейки, конверты и др.), количество которых соответствует количеству записей в источнике данных Защита документа Word Для защиты документа Word 2010 используют следующие параметры. в открытом документе выберите вкладку Файл. Откроется представление Backstage. в представлении Backstage щелкните элемент Сведения. В разделе Разрешения нажмите кнопку Защитить документ. Появятся параметры, указанные ниже. 67 КузнецовЛК-ТПЭД

68 1. Пометить как окончательный, делает документ доступным только для чтения. Когда документ помечен как окончательный, в нем недоступны или отключены команды ввода, редактирования и проверки правописания, и документ доступен только для чтения. Команда Пометить как 68 КузнецовЛК-ТПЭД

69 окончательный помогает пользователю сообщить о том, что он предоставляет для совместного использования окончательную версию документа. Кроме того, это позволяет предотвратить внесение в документ случайных изменений рецензентами или читателями. 2. Зашифровать паролем, задает пароль для документа. При выборе команды Зашифровать паролем появляется диалоговое окно Шифрование документа. В поле Пароль введите пароль. Сохраненные пароли нужно хранить в надежном месте, Майкрософт не восстановят потерянные или забытые пароли. 69 КузнецовЛК-ТПЭД

70 3. Ограничить редактирование. Определяет типы изменений, которые можно вносить в документ. При вызове команды Ограничить редактирование появляются три параметра. Ограничения на форматирование. Позволяет сократить число доступных параметров форматирования, сохранив вид и интерфейс. Кнопка Настройки, позволяет настроить доступный стиль. Ограничения на редактирование. Позволяет управлять параметрами редактирования файла либо отключить его. Кнопка Другие пользователи, позволяет задать список 70 КузнецовЛК-ТПЭД

71 4. Ограничить разрешения для пользователей. пользователей с разрешениями на редактирование. Включить защиту. Кнопка Да, включить защиту, позволяет включить защиту паролем или проверку подлинности пользователей. 71 КузнецовЛК-ТПЭД

72 Для ограничения разрешений используется идентификатор Windows Live ID (сервис идентификации и аутентификации (проверка подлинности пользователя путём сравнения введённого им пароля с паролем в базе данных пользователей)), который позволяет ограничивать возможности изменения, копирования и печати документа. 5. Добавление цифровой подписи (добавляет видимую или невидимую цифровую подпись). Цифровые подписи используются для проверки подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью криптографии. Они создаются путем ввода или на основе изображения и позволяют обеспечить подлинность, целостность и неотрекаемость. 72 КузнецовЛК-ТПЭД

73 3. Создание и обработка экономических документов в среде табличного процессора MS Excel Табличный процессор MS Excel является одним из наиболее популярных пакетов программ, предназначенных для создания электронных таблиц и работы с ними. Excel обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения баз данных. Наиболее полно его возможности раскрываются при решении экономических и финансовых задач. Работа с табличным процессором Excel позволяет: 1. использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, переименовывать, копировать и скрывать; 73 КузнецовЛК-ТПЭД

74 2. производить расчеты, используя в формулах большой набор встроенных функций; 3. применять имена для ссылки на часто используемые диапазоны ячеек; 4. оформлять таблицы с применением разнообразных шрифтов, выравнивания текста и чисел, изменения ширины столбцов и высоты строк, затенения и обрамления ячеек (Excel позволяет также применять встроенные форматы оформления таблиц (автоформатирование)); 5. применять разнообразные форматы отображения числовых данных; 6. графически представлять данные рабочего листа используя различные диаграммы (должным образом оформлять их и печатать); 74 КузнецовЛК-ТПЭД

75 7. дополнять рабочие книги рисунками и другими графическими объектами; 8. выполнять свод данных из нескольких таблиц путем их консолидации; 9. производить сортировку данных в таблице, выполнять отбор данных из таблицы по заданному критерию; 10. автоматически рассчитывать промежуточные итоги; 11. решать задачи по оптимизации данных, осуществлять статистический анализ данных; 12. выполнять запросы к базам данных с использованием средства MS-Query (приложение, которое просматривает, отбирает данные из базы данных); 13. создавать собственные пользовательские функции, макрокоманды и программы с использованием языка Visual Basic. 75 КузнецовЛК-ТПЭД

76 Документы, подготовленные в Excel, благодаря технологии Active-X (OLE) могут помещаться в документы, создаваемые другими приложениями MS Office, в свою очередь документы, созданные в других приложениях могут быть помещены в документ Excel. Электронные документы в Excel в основном представляют собой электронные таблицы поэтому Excel еще называют табличным процессором. Создать электронную таблицу в Excel не составляет особого труда, тем более что можно использовать импорт данных из других приложений MS Office (следующая таблица или список данных получена путем импорта данных из MS Access). На основе существующих данных очень часто требуется сформировать новые данные (таблицы, диаграммы и т.д.) удовлетворяющие тем или иным запросам пользователей. 76 КузнецовЛК-ТПЭД

77 77 КузнецовЛК-ТПЭД

78 3.1 Сортировка и фильтрация в Excel Самым простым способом получения обобщённых данных и формирования на основе их таблицы является сортировка и фильтрация данных. Сортировка данных позволяет просматривать данные так, как вам удобно, и быстро находить нужные значения. Можно отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных; например, можно отсортировать кредиторов по фамилиям, а затем результат по льготам. C помощью фильтрации данных на листе можно быстро находить нужные значения. Выполнять фильтрацию можно по одному или нескольким столбцам данных. С помощью фильтра можно контролировать не только отображаемые, но и исключаемые данные. 78 КузнецовЛК-ТПЭД

79 Можно выполнять фильтрацию на основе выбранных в списке параметров или создавать специальные фильтры, чтобы сконцентрироваться на необходимых данных. При фильтрации с помощью поля Поиск в интерфейсе фильтра можно выполнять поиск текста и чисел. Если при фильтрации данных значения в одном или нескольких столбцах не удовлетворяют условиям фильтрации, строки будут скрыты целиком. Выполнять фильтрацию можно по числовым или текстовым значениям или по цвету ячеек, к тексту или фону которых применено цветное форматирование. Для фильтрации данных необходимо выделив любую ячейку в электронной таблице вывести ленту Данные и в группе команд Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. 79 КузнецовЛК-ТПЭД

80 Щелкните стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором можно выбрать фильтр (в зависимости от типа данных в столбце в списке отображаются числовые или текстовые фильтры). Фильтрация с помощью выбора значений и поиска, осуществляется при нажатии стрелки в столбце с включенной фильтрацией, в списке появятся все значения из этого столбца. 80 КузнецовЛК-ТПЭД

81 1. Поле Поиск используется для ввода искомого текста или чисел 2. Флажки используются для отображения в столбце данных найденных значений 3. Дополнительные условия используются для поиска значений, удовлетворяющих определенным условиям 81 КузнецовЛК-ТПЭД

82 Рассмотрим 3-й пункт (фильтрация данных с указанием условий) более подробно. Используя условия, можно создавать пользовательские фильтры, сужающие диапазон отображаемых данных. выберите в списке элемент Числовые фильтры или Текстовые фильтры. Появится меню, с помощью которого можно выполнить фильтрацию с использованием различных условий. выберите условие, а затем выберите или введите критерий. Нажмите кнопку И, чтобы объединить критерии, которые должны быть выполнены, или кнопку ИЛИ, чтобы проверить выполнение только одного из нескольких условий (настраиваемый фильтр). чтобы применить фильтр и получить нужные результаты, нажмите кнопку ОК. 82 КузнецовЛК-ТПЭД

83 Фильтрация списка с использованием сложных критериев (расширенный фильтр). Данный вид фильтрации может быть применен в тех случаях, когда к данным нужно применить сложные критерия отбора, а также в том случае, когда результат фильтрации требуется скопировать в другое место. Для создания расширенного фильтра необходимо: 1. Создать область критериев таким образом, чтобы она не мешала дополнению и расширению списка. (область критериев представляет собой минимум 2 Для восстановления всех записей списка необходимо на ленте Данные в группе команд Сортировка и фильтр выбрать команду Очистить. 83 КузнецовЛК-ТПЭД

84 если на экран надо вывести записи, удовлетворяющие нескольким условиям по одному столбцу (объединение), то ввод условий производится в разные строки одного столбца. строки, в первой из которых содержатся названия столбцов из заглавной строки списка, а в остальных строках указываются критерии поиска. для выборки записей, попадающих в некоторый диапазон значений столбцов (пересечение), в интервал критериев должно быть включено несколько столбцов с названием из первой строки. Например, для выборки данных, удовлетворяющих условию <Выданная сумма<= в области критериев должно быть два столбца с именем Выданная сумма. 84 КузнецовЛК-ТПЭД

85 2. Установить курсор в любую ячейку списка и задать команду Дополнительно из ленты Данные. включить параметр Фильтровать список на месте, если результат фильтрации будет располагаться на том же месте, где и сам список или параметр Скопировать результат в другое место, если результат нужно поместить в целевую область. Целевую область следует располагать так, чтобы избежать конфликтов с частями таблицы, выделенными под список и критерии. в строке Исходный диапазон необходимо указать область данных из которой отбираются записи в соответствии с условием указанным в строке Диапазон условий. Диапазон условий содержит ячейки, где размещается область с критериями. 85 КузнецовЛК-ТПЭД

86 если требуется поместить результат в целевую область, то в строке Поместить результат в диапазон следует указать диапазон, содержащий заголовок целевой области (в первой строке целевой области следует привести имена столбцов, содержимое которых нужно отобразить в найденных записях (порядок и количество столбцов может быть произвольным)). 3.2 Консолидация. Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов на основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. 86 КузнецовЛК-ТПЭД

87 При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или при необходимости. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам. Этот основной лист может содержать общие и средние объемы продаж, текущее количество товаров на складах и сведения о продуктах, пользующихся наибольшим спросом, по всей организации. Существует два основных способа консолидации данных: Консолидация по расположению Этот метод используется, когда данные из различных источников упорядочены одинаково и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при 87 КузнецовЛК-ТПЭД

88 наличии нескольких листов расходов, созданных из одного и того же шаблона). Консолидация по категории Данный метод применим, если данные из различных источников упорядочены по-разному, но и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при наличии листов с данными о запасах для каждого месяца, которые имеют одинаковый макет, но содержат разные элементы или разное число элементов). Чтобы консолидировать данные, воспользуйтесь лентой Данные, группа Работа с данными, кнопка Консолидация. 88 КузнецовЛК-ТПЭД

89 Консолидация данных по расположению 1. На каждом листе, данные с которых требуется консолидировать, должны соответствовать следующим критериям: необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке не допускаются. разместите каждый диапазон на отдельном листе. Нельзя формировать диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация. макеты всех диапазонов совпадают. 2. На основном листе выделите ячейку в левом верхнем углу области, в которой требуется разместить консолидированные данные. 89 КузнецовЛК-ТПЭД

90 3. На ленте Данные в группе Работа с данными выберите команду Консолидация. 4. Выберите в раскрывающемся списке Функция итоговую функцию. Функция - вычисления при объединении данных в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных (примерами итоговых функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ), которую требуется использовать для консолидации данных. 5. Если лист с данными для консолидации находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти ее, а затем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор. 6. Если лист с данными для консолидации находится в той же книге, необходимо поочередно выделить их и добавить в список диапазонов. 90 КузнецовЛК-ТПЭД

91 Находясь в строке Ссылка выделяем консолидируемый диапазон и кнопкой Добавить перемещаем ссылку в список диапазонов. 7. Выберите способ обновления консолидации. Для этого выполните одно из указанных ниже действий. Чтобы консолидация обновлялась автоматически при изменении исходных данных в другой книге, установите флажок Создавать связи с исходными данными (этот флажок можно устанавливать только в случае, если лист с данными находится в другой книге, после того как этот флажок установлен, изменить набор входящих в консолидацию ячеек и диапазонов невозможно). Консолидация данных по категории 1. На каждом листе, данные с которых требуется консолидировать, должны соответствовать 91 КузнецовЛК-ТПЭД

92 следующим критериям: необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке не допускаются. разместите каждый диапазон на отдельном листе. Нельзя формировать диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация. макеты всех диапазонов совпадают. 2. На основном листе создайте область из имен категорий (имена столбов из первой строки консолидируемых диапазонов). Выделите созданную область категорий и выполните действия 3-7 предыдущего способа консолидации. 92 КузнецовЛК-ТПЭД

93 3. Установите флажки в области Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: либо подписи верхней строки, либо значения левого столбца, либо оба флажка одновременно. 3.3 Сводные таблицы и диаграммы Отчет сводной таблицы используется для обобщения, анализа, изучения и представления итоговых данных, а отчет сводной диаграммы для наглядного отображения итоговых данных в отчете сводной таблицы и упрощения поиска сравнений, закономерностей и тенденций. Отчеты сводной таблицы и сводной диаграммы позволяют принимать более обоснованные решения относительно важных данных организации. 93 КузнецовЛК-ТПЭД

94 Сведения об отчетах сводной таблицы Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный метод быстрого обобщения больших объемов данных. Он используется для подробного анализа числовых данных и для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные с ними. Отчеты сводной таблицы специально предназначены для перечисленных ниже областей применения. 1. Запрос больших объемов данных различными понятными способами. 2. Подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул. 3. Развертывание и свертывание уровней представления данных для получения точных 94 КузнецовЛК-ТПЭД

95 сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам. 4. Перемещение строк в столбцы или столбцов в строки («сведение») для просмотра различных сводок на основе исходных данных. 5. Фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям. 6. Представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде. Отчет сводной таблицы часто используется, если требуется проанализировать связанные итоги, особенно в тех случаях, когда нужно сложить длинный список чисел, а объединенные данные или промежуточные итоги 95 КузнецовЛК-ТПЭД

96 позволят взглянуть на данные с различных точек зрения или сравнить значения для схожих данных. В приведенном ниже примере отчета сводной таблицы можно легко сравнить объем продаж в отделе товаров для гольфа за третий квартал в ячейке F3 с продажами в другом отделе или за другой квартал либо вычислить общий итог продаж во всех отделах. 1. Исходные данные, в данном случае из листа 2. Исходные значения для итога Кв 3 Гольф в отчете сводной таблицы 3. Отчет сводной таблицы целиком 4. Итог исходных данных в ячейках C2 и C8 96 КузнецовЛК-ТПЭД

97 В отчете сводной таблицы каждый столбец или поле исходных данных становится полем сводной таблицы (отчеты сводной таблицы содержат поля строк, столбцов, страниц и данных. Отчеты сводной диаграммы содержат поля рядов, категорий, страниц и данных.), в котором подводятся итоги нескольких строк. В приведенном выше примере столбец Спорт становится полем Спорт, а все записи (набор сведений о поле) Гольф объединяются в одном элементе Гольф. Поле значений, например Сумма продаж, содержит обобщаемые значения. Итог Кв 3 Гольф в предыдущем примере содержит сумму значений по столбцу «Продажи» для всех строк исходных данных, которые содержат в столбце Спорт значение Гольф, а столбце Квартал значение Кв 3. По умолчанию для получения данных в области значений исходные данные в отчете сводной 97 КузнецовЛК-ТПЭД

98 таблицы обобщаются следующим образом: для сложения числовых значений используется функция СУММ, а для подсчета числа текстовых значений СЧЁТ. Чтобы создать отчет сводной таблицы, необходимо задать его исходные данные, указать его местонахождение в книге и расположить поля. Сведения об отчетах сводной диаграммы Отчет сводной диаграммы обеспечивает графическое представление данных в отчете сводной таблицы, который в этом случае называется связанным отчетом сводной таблицы. Отчет сводной диаграммы является интерактивным, то есть его можно сортировать и фильтровать для отображения подмножеств данных отчета сводной таблицы. При создании отчета сводной диаграммы его фильтры выводятся в области диаграммы, что позволяет сортировать и фильтровать 98 КузнецовЛК-ТПЭД

99 исходные данные в отчете сводной таблицы. Изменения макета полей и данных в связанном отчете сводной таблицы немедленно отражаются в отчете сводной диаграммы. Как и в обычных диаграммах, в отчете сводной диаграммы содержатся ряды данных, категории, маркеры данных и оси. Кроме того, можно изменить тип диаграммы и другие параметры, такие как названия, расположение легенды, метки данных и расположение диаграммы. Отчет сводной диаграммы можно автоматически создать при первом создании отчета сводной таблицы или на основе существующего отчета сводной таблицы. 99 КузнецовЛК-ТПЭД

100 Создание отчета сводной таблицы на основе данных листа При создании отчета сводной таблицы на основе данных листа, они становятся для него исходными данными. Для использования в качестве источника данные листа необходимо выделить любую ячейку диапазона содержащие эти данные. Чтобы использовать в качестве источника данные таблицы Excel, выделите ячейку в пределах таблицы Excel (необходимо Убедиться, что в диапазоне есть заголовки столбцов, а в таблице отображаются заголовки. Кроме того, в диапазоне или таблице не должно быть пустых строк.) На ленте Вставить в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица и команду Сводная таблица (чтобы одновременно создать сводную таблицу и сводную 100 КузнецовЛК-ТПЭД

101 диаграмму, на ленте Вставить в группе Таблицы щелкните стрелку под пунктом Сводная таблица, а затем выберите команду Сводная диаграмма, откроется диалоговое окно Создать сводную таблицу и сводную диаграмму). Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы. Убедитесь в том, что в разделе Выберите данные для анализа переключатель установлен в положение Выбрать таблицу или диапазон, и проверьте диапазон ячеек, содержащий базовые данные, в поле Таблица или 101 КузнецовЛК-ТПЭД

102 диапазон. Excel автоматически определяет диапазон для отчета сводной таблицы, но можно заменить его, указав другой диапазон или имя, определенное для диапазона. Если данные находятся на другом листе или в другой книге, введите имя книги и листа, используя следующий синтаксис: [имя_книги]имя_листа!диапазон. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, выберите пункт На новый лист. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на существующий лист, выберите пункт На существующий лист и введите первую ячейку диапазона, в который следует поместить отчет сводной таблицы, в поле Диапазон. В результате, настроив диалоговое окно Создание сводной таблицы MS Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей 102 КузнецовЛК-ТПЭД

103 сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы. 103 КузнецовЛК-ТПЭД

104 Для добавления полей к отчету выполните одно или несколько из указанных ниже действий. Чтобы добавить поле в область раздела макета, используемую по умолчанию, установите флажок рядом с именем поля в разделе полей. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область названий строк, числовые поля в область значений, а иерархии даты и в область названий столбцов. Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя в разделе полей правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения. Можно также выбрать имя поля в разделе полей и, удерживая его, перетащить поле в любую область раздела макета. 104 КузнецовЛК-ТПЭД

105 Изменить порядок полей можно в любое время с помощью списка полей сводной таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши поле в разделе макета и выберите нужную область или перетащите поля в разделе макета из одной области в другую. Изменения исходных данных, выполненные после создания отчета сводной таблицы, отражаются в отчете после его обновления (Работа со сводными таблицами, вкладка Параметры, группа Данные, кнопка Обновить). При добавлении строк в диапазон исходных данных можно включить их в отчет сводной таблицы, изменив исходные данные (Работа со сводными таблицами, вкладка Параметры, группа Данные, кнопка Источник данных, команда Источник данных, в диалоговом окне Изменить источник данных сводной таблиц обновить 105 КузнецовЛК-ТПЭД

106 область данных). Новые данные автоматически отобразятся при обновлении отчета сводной таблицы. Создание отчета сводной таблицы на основе внешнего источника данных При создании отчета сводной таблицы на основе внешних данных (например, базы данных Microsoft Access, dBASE, SQL Server или базы данных на веб- сервере.) создается подключение к внешним данным, которые хранятся вне Excel. На ленте Вставить в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица и выберите команду Сводная таблица. В области Выберите данные для анализа установите 106 КузнецовЛК-ТПЭД

107 переключатель Использовать внешний источник данных. Нажав на кнопку Выбрать подключение в появившемся диалоговом окне Существующие подключения в раскрывающемся списке Показать выберите нужную категорию подключения. Далее выберите подключение из списка Выберите подключение и нажмите кнопку Открыть. 107 КузнецовЛК-ТПЭД

108 Создание отчета сводной диаграммы на основе отчета сводной таблицы Выберите отчет сводной таблицы. Откроется панель Работа со сводными таблицами с дополнительными лентами Параметры и Конструктор. На ленте Параметры в группе Сервис выберите пункт Сводная диаграмма. В диалоговом окне Вставка диаграммы выберите нужный тип и подтип диаграммы. Можно использовать любой тип, кроме точечной, пузырьковой и биржевой диаграммы. 3.4 Защита элементов листа и книги MS Excel 2010 Чтобы предотвратить умышленное либо случайное изменение, перемещение или удаление важных данных в книге, можно установить защиту определенных элементов листа или книги с использованием пароля или 108 КузнецовЛК-ТПЭД

109 без него (защиту элементов листа и книги не следует путать с защитой книги паролем. Защита элементов не может защитить книгу от злоумышленников. Для повышения безопасности следует защитить паролем файл книги целиком. При этом просматривать и изменять данные в книге смогут только уполномоченные на это пользователи). Защита элементов листа По умолчанию при применении защиты к листу на нем блокируются все ячейки, а пользователи не могут вносить в них изменения. Например, нельзя вставлять, изменять, удалять или форматировать данные в заблокированной ячейке. Тем не менее при защите книги можно указать, какие элементы пользователи смогут изменять. Скрытие, блокировка и защита элементов книги и листа 109 КузнецовЛК-ТПЭД

110 не предназначены для защиты конфиденциальной информации, которая хранится в книге. Эти действия позволяют только спрятать данные или формулы, которые могут мешать другим пользователям, и предотвратить их просмотр и изменение. 1. Чтобы разблокировать все ячейки или диапазоны, которые должны быть доступны другим пользователям для изменения, выполните следующие действия: выберите последовательно все ячейки или диапазоны, которые нужно разблокировать на ленте Главная в группе Ячейки выберите Формат, а затем команду Формат ячеек на вкладке Защита снимите флажок Защищаемая ячейка и нажмите кнопку OK 2. Чтобы скрыть все формулы, которые не должны отображаться, выполните указанные ниже действия: 110 КузнецовЛК-ТПЭД

111 выберите на листе ячейки, содержащие формулы, которые необходимо скрыть; на ленте Главная в группе Ячейки щелкните Формат, а затем выберите команду Формат ячеек; на вкладке Защита установите флажок Скрыть формулы и затем нажмите кнопку OK. 3. Чтобы разблокировать все графические объекты которые должны быть доступны пользователям для изменения, выполните следующие действия: выделите все графические объекты которые требуется разблокировать (удерживая клавишу CTRL). На ленте появится область Работа с диаграммами или Средства рисования, содержащая ленту Формат; на ленте Формат в группе Размер нажмите кнопку вызова диалогового окна Формат фигуры. 111 КузнецовЛК-ТПЭД

112 На вкладке Свойства снимите флажок Защищаемый объект, а также флажок Скрыть текст (если он есть). 4. На ленте Рецензирование в группе Изменения выберите команду Защитить лист. Защита элементов книги 1. На ленте Рецензирование в группе Изменения выберите команду Защитить книгу. 2. В окне Защитить книгу выполните одно или несколько 112 КузнецовЛК-ТПЭД

113 из указанных ниже действий: чтобы защитить структуру книги, установите флажок Структура; чтобы при каждом открытии книги ее окна сохраняли свой размер и положение, установите флажок Окна. 3. Чтобы другой пользователь не смог снять защиту с книги, введите пароль в поле Пароль (не обязателен). Удаление защиты листа (книги) На ленте Рецензирование в группе Изменения выберите команду Снять защиту книги (Снять защиту листа). При необходимости введите пароль, чтобы снять защиту. Защита книги Excel В открытой книге выберите вкладку Файл. Откроется представление Backstage. 113 КузнецовЛК-ТПЭД

114 В представлении Backstage щелкните элемент Сведения. В разделе Разрешения нажмите кнопку Защита книги. Появится параметры, указанные на рисунке. Действия параметров Пометить как окончательный и Зашифровать паролем совпадают с рассмотренными нами аналогичными параметрами для защиты текстовых документов в подпораграфе 2.13 Защита документа Word 114 КузнецовЛК-ТПЭД

115 3. Защитить текущий лист. Защищает лист и заблокированные ячейки. Функция Защитить текущий лист позволяет включить защиту паролем, чтобы разрешить или запретить пользователям выделять, форматировать, вставлять, удалять, сортировать и редактировать области таблицы. 4. Защитить структуру книги. Функция Защитить структуру книги позволяет включить защиту паролем и настроить параметры, запрещающие пользователям изменять, перемещать и удалять важные данные (мы рассмотрели этот пункт в разделе Защита элементов книги). 115 КузнецовЛК-ТПЭД

116 5. Ограничить разрешения для пользователей Для ограничения разрешений используется идентификатор Windows Live ID или создается учетная запись Microsoft Windows. Можно применить разрешения с помощью шаблона, используемого в организации. 116 КузнецовЛК-ТПЭД

117 6. Добавить цифровую подпись (добавляет видимую или невидимую цифровую подпись). Цифровые подписи используются для проверки подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью криптографии. Они создаются путем ввода или на основе изображения и позволяют обеспечить подлинность, целостность и неотрекаемость. 117 КузнецовЛК-ТПЭД

118 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! 118 КузнецовЛК-ТПЭД