Урок 4-5 Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, - презентация

1 Урок 4-5

2 Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. Документування - це процес створення та оформлення документа. Документообігом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Діловодство (документаційне забезпечення управління) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. офіційними документами Сучасне діловодство включає: забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування); організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

3 1. прийом і первинна обробка документів; 2. їх попередній розгляд і розподіл; 3. реєстрація документів; 4. контроль виконання документів; 5. інформаційно-довідкова робота; 6. виконання документів; 7. їх відправка; 8. систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

4 Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і формі даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежене. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом. До числа найбільш юридично значущих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.

5 01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) 03 - зображення нагород 04 - код організації 05 - код форми документа 06 - назва організації вищого рівня 07 - назва організації 08 - назва структурного підрозділу організації 09 - довідкові дані про організацію 10 - назва виду документа 11 - дата документа 12 - реєстраційний індекс документа 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 - місце складення або видання документа 15 - гриф обмеження доступу до документа 16 - адресат 17 - гриф затвердження документа 18 - резолюція 19 - заголовок до тексту документа 20 - відмітка про контроль 21 - текст документа 22 - відмітка про наявність додатків 23 - підпис 24 - гриф погодження документа 25 - візи документа 26 - відбиток печатки 27 - відмітка про засвідчення копії 28 - прізвище виконавця і номер його телефону 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі 31 - відмітка про надійдення документа до організації 32 - запис про державну реєстрацію. УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ Вимоги до оформлювання документів ДСТУ Чинний від

6 А.1 - Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка

7 Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка

8

9 В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їх автентичності на чорнові, чистові, оригінали, копії. За станом зберігання документи розрізняють : паперові і електронні. Черновий документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити лише текст і не має юридичної сили. Біловий документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою. Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільного або вільною. Електронний документ – це набір інформації (текст, зображення, звукозапис), який було збережено на комп'ютері (файли Word, Excel і т.п.). Цей набір інформації супроводжується карткою з атрибутами, подібно до того, як книги в бібліотеці супроводжуються картотекою. За атрибутами (назва, автор, дата створення і т.д.). документ можна швидко знайти.

10 Факсимільна копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів, отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються в справах установи.

11 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ю­терної техніки. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

12 Текст документів, надрукованих на папері формату А4. рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. 7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 між­рядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погод­ження» виокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Приклад ПОГОДЖЕНО Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище Дата

13 7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. 7.5 Назву виду документа друкують великими літерами. 7.6 Розшифровання підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади. 7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено про­ довжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не.ставлять.

14 7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега до­кумента: - 12,5 мм для початку абзаців у тексті; - 92 мм - для реквізиту «Адресат»; мм-для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»; - 125мм для розшифровання підпису в реквізиті «Підпис»; - не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіна­лом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

15 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф від межі лівого берега; другий через 104 мм Якщо в, тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на доку­мент, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них через 1 міжрядковий інтервал Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

16 1. Електронний документообіг (ЕДО) - це спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів використовується в електронному вигляді і зберігається централізовано. 2. Система електронного документообігу (СЕД) - комп'ютерна програма (програмне забезпечення, система), яка дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук), а також взаємодію між співробітниками (передачу документів, видачу завдань, відправку повідомлень і т.п. ). Також СЕД називають EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управління електронними документами.

17 технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в повністю електронну форму подання; електронний аналог власноручного підпису засоби передачі даних засоби зберігання електронної інформації Електронний документообіг - це сукупність нових технологій роботи з документами.

18 1. Прозорість бізнес-процесів. Система забезпечує можливість відстеження етапів виконання бізнес-процесів, що робить всю діяльність в організації прозорої абсолютно для керівництва і контрольованою. 2. Підвищення виконавської дисципліни. За статистикою 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. Надаючи повний контроль всіх етапів робіт для керівництва, ECM-система безпосередньо впливає на виконавську дисципліну співробітників. 3. Скорочення витрат часу керівників і співробітників. Використання системи скорочує тимчасові витрати практично на всі рутинні операції з документами (створення, пошук, узгодження і т.д.). Крім того, відбувається прискорення документообігу і, як наслідок, усіх процесів в організації. 4. Забезпечення конфіденційності інформації. Витік конфіденційної інформації може спричинити за собою мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного "паперового" документообігу, ECM- система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначеними правами користувачів, всі дії над документом (читання, зміна, підписання), записуються.

19 - потужний засіб контролю справжності інформації в електронному вигляді, забезпечення цілісності електронних даних, підтвердження їх авторства та актуальності. Електронний цифровий підпис - це інформаційний об'єкт, який створюється для підписуються даних, що дозволяє упевнитися в цілісності і автентичності цих даних. - Види ЕЦП ЕЦП можуть бути приєднані до підписують даними, від'єднані від них або знаходитися всередині даних. - Найбільш часто застосовують ЕЦП до даних, що зберігаються у файлах, а сама підпис ставиться до всього вмісту файлу.

20

21

22 _03/DSTU.htm 163_03/DSTU.htm INI_Pro_elektronni_dokumenti_ta_elektronni y_dokumentoobig html INI_Pro_elektronni_dokumenti_ta_elektronni y_dokumentoobig html

23 Тема Основи роботи з діловими документами Мета знайомство із нормативно-правовою базою діловодства. 1. Ознайомитися з наведеними веб-ресурсами. 2. Опрацювати 4 веб-ресурс «Закон України про електронні документи і електронний документообіг». 3. Створити текстовий документ і скопіювати фрагменти із ресурсу, які відповідають на наступні питання: 1)Хто виступає автором електронного документа? 2)Хто виступає суб'єктами електронного документообігу? 3)Як визначають електронний документ у у законі? 4)Як визначають електронний підпис у законі? 5)Що таке оригінал електронного документа 6)У яких випадках електронний документ не може бути застосовано як оригінал? 7)Як визначається дата відправки електронного документа? 8)Як визначається дата отримання електронного документа? 9)Як визначають строк зберігання електронних документів? 10)Чи є відповідальність за за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг ? 4. Зберегти отриманий документ у власну папку під назвою ПР2_1

24 5. Відкрити 5 веб-ресурс зі списку. 6. Створити текстовий документ. 7. Переглянути документ за гіпертекстовим посиланням Класифікація документів. Скопіювати його у свій документ. 8. Переглянути документ за гіпертекстовим посиланням Довідка. Скопіювати його у свій документ. 9. Переглянути документ за гіпертекстовим посиланням Додаток 4 Довідка. Скопіювати його у свій документ. 10. Визначити реквізити і місце розташування реквізитів у прикладі довідки. Записати у зошит і текстовий документ. 11. Визначити до якого типу довідок відносять цей приклад. Записати у зошит і текстовий документ. 12. Зберерегти документ у власну папку під назвою ПР2_ Записати висновок

25 1. journal.ru/blog/post/Ehlektronnaja-cifrovaja- podpis-dlja-chajjnikov-s-chem-ee-est-i-kak- ne-podavitsja-Chast-4.aspx journal.ru/blog/post/Ehlektronnaja-cifrovaja- podpis-dlja-chajjnikov-s-chem-ee-est-i-kak- ne-podavitsja-Chast-4.aspx 2. P/index.php P/index.php