Тема 5: Організаційно- методичні основи створення і функціонування КСБО 5.1. Вимоги і критерії оцінки програмного забезпечення КСБО. - презентация

1 Тема 5: Організаційно- методичні основи створення і функціонування КСБО 5.1. Вимоги і критерії оцінки програмного забезпечення КСБО

2 Вимоги до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери – безпосередні користувачі комп'ютерної системи бухгалтерського обліку; програмісти й інженери – персонал, який обслуговує функціонування КСБО, проводить налаштування, підключення, встановлення тощо; управлінці – менеджери, керівники структурних підрозділів тощо, - тобто ті, хто використовує інформацію від КСБО для прийняття рішень.

3 Характеристика вимог до програмного забезпечення бухгалтерського обліку ВидиВимогиКоротка характеристика 1) Функ- ціональ- ні Ведення Журналу операцій Здатність вводити та накопичувати всі господарські операції, що відображають господарську діяльність підприємства АжурМожливість розраховувати підсумки по рахунках б/о (обороти, залишки) на будь-який момент часу при довільній кількості введених господарських операцій Аналітич- ний облік Можливість ведення аналітичного обліку в таких розрізах і з таким рівнем деталізації, як цього вимагають потреби управління Кількісний облік Можливість ведення обліку в натуральному вимірнику Валютний облік Облік у валютах, що відрізняються від базової (основної валюти) ГнучкістьАдаптація програми до особливостей конкрет- ного підприємства та змін в законодавстві

4 ВидиВимогиКоротка характеристика 2) Тех- нічні Невибаг- ливість до апаратно- го забезпе- чення Можливість ефективно працювати на комп'ютерах Із середніми технічними характеристиками Редактор документів Вбудовані в програму засоби створення і коригування форм первинних документів, розрахунків та звітів "Експорт- імпорт'' даних Можливість обміну даними з іншими програма- ми та пристроями (касовими апаратами, техно- логічними датчиками, сканерами штрих-кодів) Робота в мережах Здатність працювати на кількох комп'ютерах з поєднанням даних за допомогою комп'ютерної мережі Захист інформації Забезпечення кодування інформації та обмеже- ння доступу за допомогою системних паролів Архів документів Вбудовані засоби архівації даних з можливістю швидкого відновлення інформації

5 ВидиВимогиКоротка характеристика 3) Ко- мерційні ЦінаПрийнятна для підприємства ціна програмного забезпечення та його супроводу СупровідПослуги з навчання користувачів, оперативні консультації, оновлення програмного забезпечення Документа- ція Якісна детальна друкована (чи/або електронна) документація до програм 4) Ерго- номічні Інтерфейс користува- ча Зручні та нешкідливі для здоров'я користувача засоби забезпечення діалогу "людина- комп'ютер" Програмна допомога Розвинена система програмної допомоги, що дозволяє отримати "підказку" щодо будь-якої функції або дії в програмі

6 5.2. Класифікація і призначення КСБО Клас системи Групи користувачів Основні ознаки Домашня бухгалтерія Фізичні особиОблік особистих та сімейних фінансів Міні- бухгалтерія Бухгалтерія з 1-3 працівниками. Без спеціалізації Введення і обробка бухгалтерських записів. Роздрук первинних документів та звітності Універсаль ні бухгал- терські сис- теми (Midi- бухгалте- рія) Чисельність персоналу бухгалтерії невелика. Передбачені всі розділи обліку Потужний аналітичний облік. Кількісний та валютний облік. Облік праці та заробітної плати Локальні АРМ Один бухгалтерКомплексна реалізація окремих задач обліку

7 Клас системи Групи користувачів Основні ознаки Комплекси повязаних АРМ Бухгалтерія зі шта- том не менше 8 чоловік. Розподіл функцій між працівниками Комплекс програм. Мережева архітектура. Досить повна реалізація облікових функцій. Можливість адаптації Управлін- ські системи Бухгалтерія, управ- лінці (управлінсь- кий та фінансовий облік, завдання фін. менеджменту) Управлінський облік. Планування та управління. Налагодження під клієнта (кастомізація). Відкритість архітектури. Можливість масштабування Фінансово- аналітичні системи Плановик, управлі- нець, головний бухгалтер, контро- лер, аудитор Фінансовий аналіз на основі бухгалтерських даних. Компютеризація задач зовнішнього і внутрішнього аудиту Правові бази даних Юристи, бухгал- тери, фінансисти, економісти Упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному чи хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, б/о тощо

8 5.3. Вибір КСБО в залежності від розміру підприємства Стаття 63 Господарського кодексу України регламентує розміри підприємств ( bin/laws/main.cgi?page=3&nreg=436-15bin/laws/main.cgi?page=3&nreg=436-15): малі – кількість працюючих < 50 осіб, валовий дохід за рік < 70 млн. грн.; великі – кількість працюючих > 250 осіб, а валовий дохід > 100 млн. грн.; середні – всі інші (між малими і великими). З точки зору обліку використовують інші критерії поділу підприємств, а саме денний потік документів та чисельність працівників-обліковців.

9 Поділ підприємств (з точки зору б/о): малі – обробка < 100 рахунків-фактур (документів), кількість бухгалтерів – 1-5; великі – обробка > 500 рахунків-фактур (документів), кількість бухгалтерів – > 20-30; середні – всі інші (між малими і великими). КСБО Міні- бухгалтерія (Проводка- Головна книга- Баланс) Універсальні бухгалтерські системи (Midi- бухгалтерія) Локальні АРМ та комплекси АРМ Управлінські системи для малих підприємств для середніх підприємств для великих підприємств

10 5.4. Принципи та етапи створення КСБО Основний принцип при створенні ІС в обліку – це принцип системності. Його суть в тому, що КСБО розглядається як система, в якій всі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. Даний принцип передбачає: 1)однократне введення інформації в систему і її подальше багаторазове використання; 2)наявність єдиної інформаційної бази; 3)комплексне програмне забезпечення.

11 Крім принципу системності також використовуються наступні принципи: 1) економічна доцільність – переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід; 2) гнучкість – система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості КСБО є такі можливості: зміна (налагодження) Плану рахунків; ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; зміна (налагодження) шаблонів типових бух. операцій; зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем. 3) контроль – використання різних способів (засобів) перевірки правильності вхідної (введеної) інформації та контролю за коректністю і точністю вихідної (опрацьованої, результуючої);

12 4) захист і безпека даних – ІС, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна КСБО повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних: поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; шифрування даних; наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації. 5) сумісність – ІС повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм, способів взаємодії окремих працівників та підрозділів. Також перевіряється сумісність нової КСБО з вже наявним обладнанням і програмним забезпеченням;

13 6) безперервність розвитку – передбачає постійне вдосконалення всіх видів забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). З цією метою передбачається можливість заміни застарілих технічних та програмних засобів (модулів, підсистем) новими, більш продуктивними. Створення (проектування) КСБО на підприємствах складається з чотирьох основних стадій: 1) вивчення особливостей господарської діяльності підприємства (передпроектна); 2) технічне та робоче проектування системи і узгодження проекту; 3) впровадження системи (введення системи в дію). 4) промислова експлуатація та удосконалення системи.

14 5.5. Якість та ефективність застосування ІС в обліку Якість (англ. Quality) – сукупність властивостей продукції, які визначають ступінь придатності її для використання за призначенням; це відповідність вимогам споживача. Якість інформації (Information/Data quality) – сукупність властивостей, що відображають ступінь придатності конкретної інформації або даних про обєкти і їхній взаємозвязок для досягнення цілей, що стоять перед користувачем.

15 ІC є якісною, якщо в процесі свого функціонування вона забезпечує: інформаційні потреби користувачів (споживачів); адекватність реальним інформаційним і технологічним процесам обєкта управління; високу ефективність (економічну і (або) соціальну). Ефективність – здатність приносити ефект, результативність процесу, проекту тощо, які визначаються як відношення ефекту (результату) до витрат, що його забезпечили. Ефективність ІС – загальна властивість системи, яка характеризує рівень (ступінь) її пристосованості до виконання поставлених завдань. Iз двох ІС ефективнішою вважається та, яка краще вiдповiдає своєму призначенню.

16 Ефективність є трьох видів: економічна – оцінка результативності системи, що визначається порівнянням витрат на створення (функціонування) з одержаним від її використання ефектом; технічна – характеризується швидкодією виконання певних операцій, збільшенням продуктивності машин, систем тощо; соціальна – характеризується впливом автоматизації на роботу працівників апарату управління, інформаційно-обчислювального центру (ІОЦ), а також на членів суспільства, соціальне обслуговування яких поліпшується з упровадженням ІC.