Управление проектами Менеджмент в самоуправлении. - презентация

1 Управление проектами Менеджмент в самоуправлении

2 Управление Процесс целенаправленного воздействия на какую-либо систему с целью поддержания ее в определенном состоянии или перевода в новое состояние с учетом свойственных ей объективных законов. сущность управления именно в поддержании стабильности управляемого объекта, его упорядоченности, противостояния беспорядку, обеспечении его функционирования и развития.

3 Функции управления. Диагностика Анализ Проектирование, прогнозирование Планирование Контроль Коррекция

4 Управление проектом Искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения системы современных методов и техник управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

5 Алгоритм управления проектами Определение цели проекта и ее обоснование Выявление структуры проекта Определение необходимых объемов и источников финансирования Подбор исполнителей

6 Алгоритм управления проектами Подготовка и заключение контрактов Определение сроков выполнения проектов Расчет ресурсов Планирование и учет рисков Обеспечение контроля за ходом выполнения

7 Управление проектами Управление целями Управление командой Управление качеством Управление риском Управление затратами Управление временем Управление информацией

8 Управление целями Четкое определение цели, методов и времени конечного результата проекта Четкое определение цели, методов и времени конечного результата проекта Определение цели для каждого конечного результата проекта (количественных и качественных с привязкой ко времени) Определение цели для каждого конечного результата проекта (количественных и качественных с привязкой ко времени) Проработка индивидуальных целей и работ по их достижению Проработка индивидуальных целей и работ по их достижению Определение в плане точек контроля процесса достижения целей (по чьей инициативе и в какой форме). Проверяются цели, а не мероприятия! Определение в плане точек контроля процесса достижения целей (по чьей инициативе и в какой форме). Проверяются цели, а не мероприятия!

9 Нет хороших или плохих управленческих систем. Есть адекватные и неадекватные условиям деятельности образовательных организаций, состоянию их человеческих ресурсов.

10 Управление командой Формирование команды Организация эффективной работы команды Система управления командой проекта включает: Система управления командой проекта включает: организационное планирование, организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, создание команды проекта, осуществление контроля и мотивации трудовых ресурсов для эффективного хода и завершения проекта осуществление контроля и мотивации трудовых ресурсов для эффективного хода и завершения проекта

11 Признаки эффективной команды Внутренняя организация, состоящая из органов управления, контроля и санкций Внутренняя организация, состоящая из органов управления, контроля и санкций Групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение Групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение Собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд Собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд

12 Признаки эффективной команды Групповое давление, т.е. воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности Групповое давление, т.е. воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности Стремление к устойчивости благодаря механизму отношений возникающих в ходе решения общих задач Стремление к устойчивости благодаря механизму отношений возникающих в ходе решения общих задач Закрепление определенных традиций Закрепление определенных традиций

13 Комбинации взаимодополняющих навыков членов команды Функциональные (профессиональные) навыки Функциональные (профессиональные) навыки Навыки по решению проблем и принятию решений Навыки по решению проблем и принятию решений Навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.) Навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.)

14 Эффективность команды проекта. Эффективная команда – это команда нацеленная на конечный результат, инициативный и творческий подход к решению задач

15 С позиций организационно- психологического климата эффективная команда, в которой: неформальная атмосфера неформальная атмосфера задача хорошо понята и принимается задача хорошо понята и принимается члены прислушиваются друг к другу члены прислушиваются друг к другу в обсуждении задач принимают участие все члены в обсуждении задач принимают участие все члены выражаются как идеи, так и чувства выражаются как идеи, так и чувства конфликты и разногласия присутствуют, но выражаются и центрируются вокруг идей, методов и пр., а не личностей конфликты и разногласия присутствуют, но выражаются и центрируются вокруг идей, методов и пр., а не личностей команда осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голосовании большинства команда осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голосовании большинства

16 Организационная культура (что ее определяет) 1. Внеорганизационные факторы - национальные особенности - традиции - экономические реалии - господствующая культура в окружающей среде 2. Внутриорганизационные -личность руководителя -миссия -цели и задачи -квалификация -образование -общий уровень педагогов Культура организации обладает малой динамикой! Сложнее всего поменять поведение людей!

17 Внешняя оценка организации 1. Символы – предъявление себя внешнему миру и членам организации. Символ – видимое заявление о приоритетах и намерениях. Символы используются для уменьшения неопределенности и установления ориентиров поведения при столкновении с нестабильность. - описательная функция (дает представление об организации, выражает ее суть, рассказывает о ее истории и опыте, ориентации) -поддерживающая (поддерживают существующую систему, демонстрируют приоритеты, уменьшают неопределенность Отсутствие видимых символов демонстрирует неопределенность состояния организации!

18 2. Организационный фольклор -легенды, истории, «устное творчество» и т.п. -язык организации 3. Процедуры, ритуалы, церемонии 4. Разделяемые убеждения 5. Профессиональные ценности 6. Общечеловеческие ценности

19 Типология организационной культуры (К.Ханди) 1. Ролевая культура 2. Культура «ордена» 3. «Командная» культура 4. «Звездная» культура

20 Ролевая культура Наличие точной ролевой позиции для каждого члена организации Нацеленность на выполнение процедур и правил Работник ценится за способность квалифицированно следовать описанной роли Ролевая культура наиболее эффективна в стабильной ситуации! Организации с ролевой культурой позитивно относятся к инновациям привносимым из вне. Лозунг:«Ты придумал, ты будешь делать, ты и будешь наказан за то, что плохо сделал»

21 Ролевая культура Ролевая культура устойчива. Она слабо реагирует на замену директора Организации с ролевой культурой имеет устойчивую, ориентированную на традиции стабильную организацию с высокой степенью управляемости. Минусы культуры: низкая скорость реакции на изменения, затруднения в выработке собственных инноваций

22 Культура «ордена» Культура ориентированная на власть и силу Центральной фигурой является руководитель-он обладает формальной властью и большим неформальным авторитетом Организация ориентирована на ценности руководителя, его представления и ожидания Карьера, продвижение работника определяется способностью следовать основной линии руководителя Основа культуры ордена – доверие Задача первого лица-поддерживать уровень своего авторитета, задача управленцев второго эшелона – поддерживать уровень авторитета руководителя

23 Культура «ордена» Организация сильно ориентирована на рост и развитие Ежедневная деятельность формируется руководителем, его идеями и намерениями Управляемая и весьма реактивная организация! Культура неустойчива относительно замены первого лица Минусы культуры: чрезвычайная нагрузка на руководителя, т.к. организация опирается на личные ресурсы руководителя вероятность серьезных ошибок (т.к.кругом одни единомышленники) угроза усталости педагогов

24 Командная культура Культура ориентированная на деятельность В культуре нет четко выраженной иерархии Основой работы является командный метод работы, когда группа заинтересованных людей объединяется для решения какой-либо проблемы Носителем власти является, как правило, лицо, взявшее на себя ответственность за решение задачи В людях более всего ценится способность работать в команде и брать на себя ответственность за решение и результаты. Задача руководителя – подбирать группы, создавать условия для работы (систему стимулов и поощрений), демонстрировать свою поддержку командного способа работы.

25 Командная культура Особа проблема – обмен информацией между группами, т.к. они тяготеют к замкнутости ( после определенного периода работы создается своя культура, т.е. вырабатываются свои ритуалы, процедуры, нормы общения, свой язык, который чем дальше, тем менее понятен окружающим) К минусам культуры относится: Низкий уровень управляемости организации (группы слишком самостоятельны, особенно успешные) Высокие требования к квалификации руководителя по созданию, руководству и мотивации групп Трудности информационного обмена между группами Большое время, затрачиваемое на обсуждение, в то время как нужно быстро действовать Высокие требования к коммуникативной компетентности педагогов (навыки групповой работы возникают не сразу) Основной тип ресурсов, на который опирается культура-ресурсы малых групп

26 «Звездная» культура Культура индивидуальности-во главу угла ставятся личные достижения человека, его профессионализм, компетентность и успех Отсутствие стабильных формальных и неформальных профессиональных коммуникаций Наивысшая ценность – автономия! Задача руководителя – повышать личную компетентность каждого ее члена. «Звездная» культура в основном использует индивидуальные ресурсы педагогов Организация слабо реагирует на изменение внешних обстоятельств

27 Организационная культура и влияние внешних воздействий (нововведений) «Ролевая» культура – реакция на привносимым из вне инновации позитивна. Культура «ордена» - реакция на внешнее воздействие зависит от реакции руководителя. При позитивной реакции идея реализуется быстро и творчески. «Командная» культура – негативна к привносимым инновациям. Но способна вырабатывать свои. «Звездная» культура – при отсутствии достаточного уровня коммуникаций суммарной реакции организации нет

28 Формирование и развитие команды Формирование организационной структуры Формирование организационной структуры Закрепление зон ответственности и полномочий Закрепление зон ответственности и полномочий Назначение проект-менеджера и менеджеров на ключевые посты Назначение проект-менеджера и менеджеров на ключевые посты Организационное развитие команды: Организационное развитие команды: - организация совместной деятельности - организация коммуникаций - организация службы управления персоналом - формирование кадрового состава - формирование организационной, деловой и корпоративной культуры

29 Управление качеством Качество – это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.

30 Управление качеством Различают четыре ключевых аспекта качества: 1. Качество, обусловленное соответствием потребностям и ожиданиям потребителя. 2. Качество разработки и планирования проекта. 3. Качество выполнения работ по проекту в соответствии с плановой документацией 4. Качество материально-технического обеспечения проекта.

31 Основополагающие принципы менеджмента качества Качество - неотъемлемый элемент проекта в целом (а не самостоятельная функция управления) Качество - неотъемлемый элемент проекта в целом (а не самостоятельная функция управления) Качество - это то, что говорит потребитель, а не изготовитель Качество - это то, что говорит потребитель, а не изготовитель Ответственность за качество должна быть адресной Ответственность за качество должна быть адресной Для реального повышения качества нужны новые технологии Для реального повышения качества нужны новые технологии Повысить качество можно только усилиями всех участников проекта Повысить качество можно только усилиями всех участников проекта Контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат Контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат Политика в области качества должна быть частью общей политики организации. Политика в области качества должна быть частью общей политики организации.

32 Управление информацией Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

33 Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом

34 Управление информационными связями включает в себя: Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки) Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки) Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки информации участникам проекта Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки информации участникам проекта Отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование Отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту

35 Управление временем Эффективное управление временем связано со всеми стадиями управления по результатам Эффективное управление временем связано со всеми стадиями управления по результатам (декомпозиция проекта на отдельные позиции с определением трудоемкости и требуемых ресурсов, установление последовательности, составление графика) На основе годового плана работы время распределятся помесячно с привязкой к ключевым результатам деятельности в отчетном периоде (Особое внимание уделяется преодолению ограничений команды) На основе годового плана работы время распределятся помесячно с привязкой к ключевым результатам деятельности в отчетном периоде (Особое внимание уделяется преодолению ограничений команды) Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния

36 Управление рисками Совокупность методов анализа и нейтрализации факторов риска, объединенных в систему планирования, мониторинга и корректирующих воздействий

37 Риски и неопределенности Неопределенность – это неполнота или неточность информации об условиях реализации (эксперимента), в том числе связанных с ними затратах и результатах. Риск - потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков. Вероятность риска – вероятность нежелательного исхода в результате принятия решений. Неопределенность Риски Потеря

38 Факторы неопределенности Неполное знание всех параметров, обстоятельств, ситуации для выбора оптимального решения, а также невозможность адекватного и точного учета даже всей доступной информации и наличие вероятностных характеристик поведения среды; Наличие фактора случайности(невозможности предусмотреть и спрогнозировать даже в вероятностной реализации); Наличие субъективных факторов противодействия, когда принятие решений идет в ситуации наличия противоположных или несовпадающих интересов.

39 Управление рисками Выявление и идентификация предполагаемых рисков Анализ и оценка рисков Выбор методов управления риском Применение выбранных методов и принятие решений в условиях рисков Реагирование на наступление рискового события Разработка и реализация мер снижения рисков Контроль, анализ и оценка действий по снижению рисков и выработка решений

40 Методы управления рисками Разработка и реализация стратегии управления рисками Методы компенсации рисков, включающие прогнозирование внешней среды эксперимента, мониторинг социально-экономической и правовой среды и создание системы резервов Методы распределения рисков, включающие распределение рисков по времени, распределение рисков между участниками и пр. Методы локализации рисков (для высоко рискованных экспериментов) Методы ухода от рисков, включающие отказ от рискованных экспериментов, ненадежных партнеров, страхование рисков, поиск гарантов Новикова Т.Г.