Приймання документів Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом. - презентация

1

2 Приймання документів Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом.

3 У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів; При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах.

4 У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.

5 Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

6 Розгляд документів Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа.

7 Метою попереднього розгляду документів є : розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків;

8 визначення необхідності їх реєстрації; встановлення строку виконання.

9 Розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час.

10 Керівництву установи передаються документи урядових та інших вищих органів, документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

11 Реєстрація документів Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

12 Реєстрації підлягають документи: що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою; що створюються і використовуються в установі; що надходять від інших установ і приватних осіб.

13 Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні - днем надходження або не пізніше наступного дня; створювані - днем підписання або затвердження.

14 Для реєстрації вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка.

15 В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу). У разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники.

16 Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

17 Форми реєстрації документів: Журнальна форма реєстрації: - нормативних документів - урядових документів - наказів з основних питань

18 - наказів щодо особового складу - відряджень співробітників - актів ревізій фінансово-господарської діяльності

19 Автоматизована реєстрація документів: Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів; Запис здійснюється з реєстраційно- контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації.

20 На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.

21 Виконав студент групи ФБС 3-09 Білоножко Олександр