Создание базы данных с помощью Мастера Вход в систему управления базами данных (СУБД) Access достаточно прост. Нужно дважды щелкнуть мышью на изображение. - презентация

1 Создание базы данных с помощью Мастера Вход в систему управления базами данных (СУБД) Access достаточно прост. Нужно дважды щелкнуть мышью на изображение Access в Диспетчере программ Microsoft Office. Меню

2 Создание базы данных с помощью Мастера Ниже расположена строка меню с группами команд, связанных общим назначением. Еще ниже расположена панель инструментов с кнопками, обеспечивающими быстрый доступ к командам Access. Внизу в левой части строки вы можете прочитать информацию, какие действия осуществляет команда, на которую показывает указатель мыши. Верхняя строка - строка заголовка. В ней размещено название открытой программы. Меню

3 Создание базы данных с помощью Мастера Меню В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. Создание базы данных без помощи Мастера мы рассмотрим на следующем уроке, а сейчас приступим к созданию простой базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

4 Теперь, когда предварительное знакомство состоялось, приступим к созданию простой базы данных. Попробуйте самостоятельно открыть в меню Файл. Создание базы данных с помощью Мастера Попробуем создать базу данных о домашней видеотеке. Для создания базы данных необходимо в меню Файл выбрать команду «Создать базу» данных и щелкнуть левой кнопкой мыши. Меню

5 и создать базу данных. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

6 Поскольку мы решили переложить работу по созданию базы данных на плечи компьютера, щелкните левой кнопкой мыши по словам "Запуск мастера". Теперь осталось нажать на кнопку "ОК". Создание базы данных с помощью Мастера Меню

7 Приготовьтесь к тому, что мастер будет задавать вам много вопросов, на которые нужно отвечать, щелкая мышью по одному из предложенных вариантов (в некоторых случаях выбор будет побогаче, но об этом поговорим чуть позже). Мастер предложит на выбор несколько вариантов баз данных, из которых мы выбираем, например "Каталог видеозаписей". Для этого сначала щелкаем по соответствующей пиктограмме, а затем подтверждаем серьезность наших намерений щелчком по кнопке "ОК". Создание базы данных с помощью Мастера Меню

8 Следующий этап - задание имени базы данных. Если вы внимательно рассмотрите рисунок, то увидите, что мастер приготовил один из возможных вариантов имени. Можно согласиться с предложенным именем будущей базы данных, но можно придумать что-нибудь пооригинайльнее. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

9 Поскольку мы первый раз создаем базу данных, то самым лучшим выходом в данной ситуации будет согласие со специалистами фирмы Microsoft- они-то уж знают, как правильно называть файлы! Обратите внимание на то, что вы можете разместить файл базы данных не только в папке "Мои документы", как предлагается по умолчанию, Создание базы данных с помощью Мастера но в любом другом месте и даже в новой специально созданной папке. Меню

10 В последнем случае нужно воспользоваться кнопкой "Создать папку" (на ней изображена папка со звездочкой). После щелчка по кнопке "Создать" мастер начинает серьезно трудиться над созданием базы данных. Этот процесс длится довольно долго, но отходить от компьютера нельзя:ведь без вашей помощи мастер не справится с поставленной задачей. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

11 Прежде всего, мастер ненавязчиво сообщит вам, какие сведения будут включены в будущую базу данных. Как бы вы ни хотели что-либо изменить, на этом этапе создания баз данных у вас ничего не получится. Поэтому смиритесь и щелкайте по кнопке "Далее". Щелчок по кнопке "Отмена" завершит работу мастера. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

12 и мастер задает нам очередной вопрос: Здесь нужно быть очень внимательным, так как проще сразу сделать все так, как нужно, чем потом исправлять ошибки.. Создание базы данных с помощью Мастера Итак, мы щелкнули по кнопке "Далее", Меню

13 В таблице "Сведения о видеолентах" всего два поля. Перед названием каждого стоит галочка - это означает, что это поле обязательно будет включено в таблицу. В других таблицах есть названия полей, выделенные курсивом. Перед этими полями галочек нет, но при желании вы сможете их поставить. Создание базы данных с помощью Мастера В левом окошке вы видите перечень таблиц, которые составляют базу данных, в правом - список полей той таблицы, на которой в данный момент находится курсор. Меню

14 Обратите внимание на вопрос, написанный в нижней части окна: "Требуется ли добавить в таблицы образцы данных?". Очень советую дать утвердительный ответ - это очень поможет вам разобраться с базами данных. После того, как мы просмотрели поля всех таблиц и отметили те поля, которые нам будут необходимы при описании домашней видеотеки, щелкнем по кнопке "Далее" и увидим возможные варианты оформления экрана. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

15 Щелкая мышкой по названиям в правом окошке, мы увидим, как будет выглядеть экран готовой базы данных. Какой вариант выбрать - дело вкуса. После выбора необходимо щелкнуть по кнопке "Далее". Создание базы данных с помощью Мастера Меню

16 Работа с этим окном мастера ничем не отличается от работы с предыдущим. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

17 Название базы вы можете выбрать другое, но проще согласиться с предложенным. Создание базы данных с помощью Мастера Меню

18 Нам осталось ответить на последний вопрос мастера: После щелчка по кнопке "Готово" вы можете на несколько минут отвлечься от работы и посмотреть телепередачу "Спокойной ночи, малыши!" На экране монитора ничего интересного происходить не будет: Создание базы данных с помощью Мастера (Время зависит от возможностей вашего компьютера). Меню

19 По окончании работы мастера на экране появится так называемая «Главная кнопочная форма» : Создание базы данных с помощью Мастера Меню

20 Создание базы данных с помощью Мастера Как видите, она занимает не всю площадь экрана, но вы, как опытный пользователь, всю жизнь проработавший с Windows 95, знаете, как исправить положение дел. Меню

21 Теперь посмотрим, какие таблицы входят в созданную базу данных, и как они связанны друг с другом. Создание базы данных с помощью Мастера Закройте главную кнопочную форму. Найдите кнопку "Схема данных" и щелкните по ней. Меню

22 В результате вы должны увидеть что-то похожее на рисунок (различия могут быть только в расположении таблиц в окне). Создание базы данных с помощью Мастера Линии соединяющие прямоугольники - таблицы, показывают связи между ними. Над некоторыми линиями написаны 1 и - это так называемая связь "": одной записи в таблице А может соответствовать много записей в таблице Б. Меню

23 Создание базы данных с помощью Мастера В нашем случае связь "один - ко многим" можно проиллюстрировать связью между таблицами "Видеоленты" и "Программы": одно и то же описание (скажем фильм записан на видеокассете "Sony") может соответствовать многим программам. Меню

24 Создание базы данных с помощью Мастера Интересно решает Access проблему участия многих артистов во многих фильмах. В этой СУБД нет связей "Многие - ко многим", поэтому в базу данных включается вспомогательная таблица "Программа Актеры". Она соединена с таблицами "Программы" и "Актеры" связями "один - ко многим", а в результате получается, что таблицы "Программы" и "Актеры» связанны, как "Многие - ко многим". Меню

25 Мы уже создали базу данных. Пора учиться работать с ней. Откроем уже созданную нами базу данных и займемся редактированием. Изменения в записи можно вносить следующим образом: 1. Выделите поле, которое нужно изменить. 2. Отредактируйте содержимое записи. 3. Если вы хотите удалить строку или столбец, действуйте по аналогии с таблицей Excel. Если вы желаете добавить запись, то курсор установите на последней записи. Затем последовательно вводите данные строки от первого поля к последнему. Введите столько записей, сколько вам необходимо. Не забудьте сохранить файл с внесенными изменениями. Ничего не бывает без изменений. Работа с базами данных Меню Работа с базами данных.

26 Вопросы с запросами. Быстро обнаружить нужную вам запись перебором всех подряд данных будет сложновато. Для облегчения вашей участи в СУБД Access предусмотрена система запросов. Запрос - это команда на выбор из базы данных некоторой информации, с которой вам хотелось бы поработать и ее возможное изменение. Для этого вы должны сформулировать критерии отбора информации в запросе. Критерий - это условие, если оно выполнится, запись будет выбрана по запросу, а если нет, то запись не выбирается. Запросы делятся на: - запросы - выборки, которые служат только для выбора информации из базы данных и отображения ее на экране, без какой-либо другой работы с ней; - запросы - действия, служащие для внесения изменений, указанных в запросе, в определенные данные. Использование запросов очень удобно. До сих пор мы сталкивались с командой Найти, но она не позволяла конструировать сложные запросы, например, по нескольким критериям или по нескольким полям одновременно. Кроме того, Access сохранит однажды созданный запрос, конечно, если это нужно вам, и даст возможность многократно его использовать. Работа с базами данных Создание запросов. Меню

27 Попробуем создать запрос - выборку к базе данных. Для этого сначала закройте главную кнопочную форму, а затем откройте окно базы данных. Запросы 1. Щелкните по ярлыку "Запросы", в окне базы данных. Создать 2. Нажмите кнопку « Создать ». Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Меню

28 3. Открылось окно "Новый запрос". Конструктор 1. Нажмите кнопку "Конструктор ". Подтвердите свой выбор нажатием кнопки ОК Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Меню

29 Открылось окно "Добавление таблицы" со списком таблиц. Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Выберите курсором из списка необходимые таблицы базы данных. Меню

30 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Нажмите кнопку "Добавить" этого окна. Меню

31 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Нажмите кнопку «Закрыть» этого окна. Меню

32 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Перетащите мышью название поля так, как показано на рисунке: Меню

33 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Щелкните мышью по строке "Условия отбора" и введите условие, например, [Назовите тип ленты]. Внимание: не забудьте про квадратные скобки! Имена выбранных полей помещаются в нижней части окна запроса в соответствующих колонках. Меню

34 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Откройте меню "Запрос" Меню

35 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. выберите в нем пункт "Параметры..." Меню

36 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Заполните графы так, как это показано на рисунке: Меню

37 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. Найдите на панели инструментов кнопку с красным восклицательным знаком и щелкните по ней. Меню

38 Работа с базами данных Создание запросов с помощью конструктора. На поставленный вопрос мы ответили словом «Ужасы ». Вы можете написать "комедия". Посмотрите, что получится после щелчка мышью по кнопке "ОК". ??? Попробуйте найти все записи вашей базы данных, касающиеся документальных фильмов, созданных в 1999 году. Проверьте себя. Меню

39 Работа с базами данных Сохранение запросов. Для сохранения нашего запроса необходимо выполнить команду «Сохранить запрос » меню Файл. В открывшемся окне «Сохранить как…» наберите имя запроса и нажмите "ОК" или Enter. Как пользоваться уже созданными запросами? Это совсем просто. Откройте окно нужной вам базы данных, щелкните по кнопке «Запрос». Укажите курсором имя запроса и нажмите кнопку «Открыть». Вы увидите результат выполнения действия. Меню