11 апреля 2012 г. Весенний документооброт 2012 1 Преимущества и проблемы управления документами в облаках Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий. - презентация

1 11 апреля 2012 г. Весенний документооборот Преимущества и проблемы управления документами в облаках Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Облачные вычисления: Что в них нового? Удаленный доступ – крупные вычислительные центры, терминальные станции Удаленный доступ – крупные вычислительные центры, терминальные станции Услуга масштабируемая и оплачиваемая по факту Услуга масштабируемая и оплачиваемая по факту Услуга оказывается третьей стороной Услуга оказывается третьей стороной

3 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Заявленные преимущества облаков Возможность значительной экономии финансовых средств Возможность значительной экономии финансовых средств –не нужен собственный ВЦ, –не нужны квалифицированные кадры, –не нужно закупать лицензии, –не нужно создавать резервные вычислительные мощности –и т.д. Возможность быстрого развертывания – нужен только терминал. Все остальные проблемы поставщик готов взять на себя Возможность быстрого развертывания – нужен только терминал. Все остальные проблемы поставщик готов взять на себя Нет необходимости поддерживать собственную ИТ- инфраструктуру Нет необходимости поддерживать собственную ИТ- инфраструктуру

4 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Реальные преимущества облаков Заявленные преимущества далеко не всегда могут быть в полной мере реализованы Заявленные преимущества далеко не всегда могут быть в полной мере реализованы Наиболее полно преимущества облаков проявляются в условиях «публичного» облака Наиболее полно преимущества облаков проявляются в условиях «публичного» облака От внедрения облачных вычислений заметно выигрывают информационно слабые организации, в то время как для продвинутых организаций переход в облака может быть менее выгоден и даже убыточен От внедрения облачных вычислений заметно выигрывают информационно слабые организации, в то время как для продвинутых организаций переход в облака может быть менее выгоден и даже убыточен

5 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Основные риски Попадание в зависимость от поставщика «облачных» услуг Попадание в зависимость от поставщика «облачных» услуг Утрата контроля над информацией Утрата контроля над информацией Проблемы при исполнении требований законодательства Проблемы при исполнении требований законодательства Риски, связанные тем, что вычислительные центры могут подчиняться законодательству, существенно отличающемуся законодательства, в рамках которого действует пользователь Риски, связанные тем, что вычислительные центры могут подчиняться законодательству, существенно отличающемуся законодательства, в рамках которого действует пользователь

6 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Основные риски Проблемы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака» Проблемы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака» Инсайдеры среди персонала поставщика «облачных» услуг Инсайдеры среди персонала поставщика «облачных» услуг Проблемы в случае получения требований на выемку данных Проблемы в случае получения требований на выемку данных Проблемы защиты персональных данных Проблемы защиты персональных данных Проблемы управления сетью (неоптимальность, ошибочные соединения, перегрузка) Проблемы управления сетью (неоптимальность, ошибочные соединения, перегрузка)

7 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Сфера применения Какая информация организации будет хранится и обрабатывается в облаке и доступна через него? Какая информация организации будет хранится и обрабатывается в облаке и доступна через него? Будут ли в «облаке» храниться и обрабатываться данные ограниченного доступа (персональные данные, коммерческая тайна, информация правоохранительных органов т.д.)? Будут ли в «облаке» храниться и обрабатываться данные ограниченного доступа (персональные данные, коммерческая тайна, информация правоохранительных органов т.д.)?

8 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Отслеживание сроков хранения и уничтожение документов по их истечении При оказании услуг облачных вычислений часто создаются многочисленные копии данных, которые хранятся в интересах организации на географически- рассредоточенных вычислительных ресурсах, в целях защиты данных от возможности утраты и обеспечения их непрерывной доступности конечным пользователям При оказании услуг облачных вычислений часто создаются многочисленные копии данных, которые хранятся в интересах организации на географически- рассредоточенных вычислительных ресурсах, в целях защиты данных от возможности утраты и обеспечения их непрерывной доступности конечным пользователям Важно знать, каким образом поставщик услуг будет обеспечивать уничтожение всех копий документов, срок хранения которых истек. Важно знать, каким образом поставщик услуг будет обеспечивать уничтожение всех копий документов, срок хранения которых истек.

9 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Местоположение данных Конечные пользователи не имеют представления о том, в каком именно месте их информация хранится и обрабатывается Конечные пользователи не имеют представления о том, в каком именно месте их информация хранится и обрабатывается Размещение в облаке данных, которые должны оставаться в границах определенной юрисдикции Размещение в облаке данных, которые должны оставаться в границах определенной юрисдикции

10 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Исполнение законодательно- нормативных требований и требований корпоративной политики Наиболее существенный барьер - проблемы, связанные с возможностью исполнять, при использовании «облачных» услуг (особенно в случае применения коллективных и публичных «облаков») законы, нормативные акты, политики и правила, регламентирующие управление информацией организации Наиболее существенный барьер - проблемы, связанные с возможностью исполнять, при использовании «облачных» услуг (особенно в случае применения коллективных и публичных «облаков») законы, нормативные акты, политики и правила, регламентирующие управление информацией организации Документы государственных органов должны храниться в государственных архивах Документы государственных органов должны храниться в государственных архивах

11 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Представление электронных документов в случае судебных разбирательств При судебных разбирательствах электронных материалов необходимо иметь возможность быстро найти информацию в масштабе всей организации При судебных разбирательствах электронных материалов необходимо иметь возможность быстро найти информацию в масштабе всей организации Необходимо иметь возможность наложить временные запреты на уничтожение всей относящейся к судебным процессам информации. Необходимо иметь возможность наложить временные запреты на уничтожение всей относящейся к судебным процессам информации. Как обеспечить исполнение распоряжений о представлении электронной информации, если часть её будет находиться в «облаке? Как обеспечить исполнение распоряжений о представлении электронной информации, если часть её будет находиться в «облаке? Как будет проводиться изъятие информации, обыск и т.д.? Как будет проводиться изъятие информации, обыск и т.д.?

12 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Интероперабельность Стратегии вывода информации из устаревших систем одновременно с рассмотрением организацией вопроса о внедрении каких-либо новых информационных технологий Стратегии вывода информации из устаревших систем одновременно с рассмотрением организацией вопроса о внедрении каких-либо новых информационных технологий Информация организации не должна оказаться заблокированной в проприетарной системе таким образом, что на перемещение её в другую систему потребуются значительные затраты и усилия Информация организации не должна оказаться заблокированной в проприетарной системе таким образом, что на перемещение её в другую систему потребуются значительные затраты и усилия Поставщики облачных услуг не заинтересованы в том, чтобы давать возможность клиенту переходить в другое облако Поставщики облачных услуг не заинтересованы в том, чтобы давать возможность клиенту переходить в другое облако

13 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Подводные камни договоров с поставщиком услуг «Выкупные» платежи - если клиент хочет забрать свои документы до окончания срока контракта, с него взимается штраф - «выкупные» платежи «Выкупные» платежи - если клиент хочет забрать свои документы до окончания срока контракта, с него взимается штраф - «выкупные» платежи Ответственность поставщика при утрате или повреждении документов, страхование документов - поставщики стараются оградить себя от возможных исков по возмещению косвенных убытков в случае утраты или порчи документов не по их вине Ответственность поставщика при утрате или повреждении документов, страхование документов - поставщики стараются оградить себя от возможных исков по возмещению косвенных убытков в случае утраты или порчи документов не по их вине

14 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Оценка рисков Ущерб в связи с утратой документов - какие штрафы и другие санкции могут быть наложены на компанию в случае утраты документов Ущерб в связи с утратой документов - какие штрафы и другие санкции могут быть наложены на компанию в случае утраты документов Ущерб из-за утечки конфиденциальной информации - возможные последствия утечки информации, и определить, какие ключевые для организации документы не должны покидать её офис Ущерб из-за утечки конфиденциальной информации - возможные последствия утечки информации, и определить, какие ключевые для организации документы не должны покидать её офис Ущерб вследствие неуничтожения документов по истечении установленного срока хранения - документы могут быть затребованы государственными, судебными и контролирующими органами Ущерб вследствие неуничтожения документов по истечении установленного срока хранения - документы могут быть затребованы государственными, судебными и контролирующими органами

15 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Ключевой вопрос – информационная безопасность Каким образом поставщик набирает себе новых сотрудников, проходят ли сотрудники фирмы- поставщика какую-либо проверку службой безопасности Каким образом поставщик набирает себе новых сотрудников, проходят ли сотрудники фирмы- поставщика какую-либо проверку службой безопасности Как организован контроль доступа к документами и к компьютерным базам данных, как обеспечивается информационная безопасность Как организован контроль доступа к документами и к компьютерным базам данных, как обеспечивается информационная безопасность Какими системами слежения и контроля пользуется поставщик Какими системами слежения и контроля пользуется поставщик

16 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Выводы Опыт ДОУ в организации внеофисного хранения бумажных документов и решения правовых вопросов может очень пригодится Опыт ДОУ в организации внеофисного хранения бумажных документов и решения правовых вопросов может очень пригодится Главной проблемой является информационная безопасность Главной проблемой является информационная безопасность Государственные органы пока готовы использовать только частные облака Государственные органы пока готовы использовать только частные облака

17 11 апреля 2012 г.Весенний документооборот Вопросы?