Управление проектами Введение в дисциплину «Мудрость не есть свойство могучего ума, это лишь способность превращать сложное в простое…» изречение Дао. - презентация

1 Управление проектами Введение в дисциплину «Мудрость не есть свойство могучего ума, это лишь способность превращать сложное в простое…» изречение Дао

2 Систематическое и интеграционное изложение, использование целостного видения управления проектами Ориентация на практическую полезность для менеджера проекта, а не на академическое изложение. Концентрация на наиболее сложных и тонких элементах управления проектами Ориентация курса на специалистов, уже имеющих опыт управления, понимающих, с какими проблемами сталкивается менеджер в процессе реализации проекта. Использование в качестве основы деловых игр примеров из реальных проектов. В рамках деловых игр преподается подход к решению задачи, а не готовый ответ. Акцент на самостоятельную последующую работу в рамках реальных проектов. Особенности курса

3 Изучение приемов управления проектом. Применение технологий управления в практической деятельности. Привитие практических навыков системной организации работ, структуризации проекта, формирования системы управления проектом. Ознакомление с методами решения конкретных управленческих задач. Получение навыков представления проекта в виде совокупности взаимосвязанных процессов. Задачи изучения курса

4 Что такое проект? Достижение поставленных задач с четко определенными целями Потребность. Объективная необходимость. Желание. Идея. Комплекс взаимосвязанных мероприятий Заданный период времени Установленный бюджет Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных задач с четко определенными целями в течение заданного периода времени и при установленном бюджете.

5 Что такое управление проектами? Это самостоятельная профессиональная область деятельности в условиях рыночной экономики, широко развитая за рубежом и завоевывающая все большее признание в России. Это искусство руководства и координации усилий людей и использования ресурсов с применением достижений современной науки и информационных технологий для успешного осуществления целей проекта по результатам, стоимости, времени и качеству, в том числе удовлетворение всех заинтересованных участников проекта. Это не дань моде, а признанная во всем мире методология проектной и предпринимательской деятельности, являющаяся, по существу, культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве. Управление проектами Управление проектом – приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Управление проектами «обрекает» проект на успех!

6 Связь методологии управления проектами с другими управленческими дисциплинами Общие знания и навыки управления Управление проектами Предметная область проекта (знания и навыки)

7 Типы проектов Маркетинговое исследование УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Продвижение технологий Коммерциализация потенциала российских НИИ и КБ И многое другое … Организация производства новой продукции Выполнение заказных НИОКР Формирование службы маркетинга предприятия Организация вывода предприятия на новые рынки Диверсификация деятельности предприятия Повышение эффективности функционирования предприятия Формирование дилерской сети

8 Когда необходимо применять профессиональное управление проектами МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Вы не можете обойтись без профессионального управления проектами Большой объем работ Масштабный проект Имеется жесткая конкуренция Велики риски проекта Высокая стоимость работ Заданы жесткие сроки Требуется высокое качество Напряженный бюджет Ресурсы проекта ограничены Возможны значительные изменения окружения Сложный проект Возможны значительные изменения в проекте Проект, осуществляемый в крупной организации Большое количество взаимосвязей между участниками проекта Велика цена ошибки

9 Применение профессиональных методов Управления проектами позволяет повысить эффективность работ и добиться необходимых результатов с наименьшими затратами ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ТРАДИЦИОННЫЙ ПОДХОД Бюрократический административно-командный метод руководства Устаревшие приемы и методы планирования работ и расходов, неэффективное использование материальных и людских ресурсов Нет необходимой заинтересованности в работе на конечный результат Затянутые сроки выполнения работ Ведомственный подход при создании кооперации и подборе специалистов для участия в работах Участники работ недостаточно заинтересованы в высоком качестве выполняемых работ и их результатов Сверхнормативное задействование сотрудников, приводящее, как правило, к снижению качества работ Затраты на работы не соответствуют их реальному объему Современные методы управления, основанные на рыночных отношениях Детальное планирование работ, оптимизация организации проекта, всех расходов и ресурсов, тщательный отбор участников Аргументированная мотивация на конечный результат работ всех участников проекта Заинтересованность в завершении работ в кратчайшие сроки Формирование кооперации на конкурсной основе и привлечение к участию в проекте ведущих в своей области деятельности специалистов Ориентация всех участников на высокое качество выполнения работ по проекту Сотрудники организации занимаются своим делом, в проекте участвуют специально подобранные специалисты, имеющие возможность работать столько, сколько это необходимо для проекта Все выплаты производятся только за выполненный объем работ Преимущества профессионального управления проектами

10 Чем управляет менеджер? Рычаги управления проектами Способ реализации (управления) Финансовые ресурсы Персонал Взаимодействие Подрядчики Оргструктура

11 Тема Структуризация проекта

12 Структура проекта Совокупность взаимосвязанных элементов и процессов, представленных с различной степенью детализации Основа профессионального управления проектами

13 Осуществление структуризации проекта по фазам жизненного цикла, временным этапам по подсистемам управления проектом по функциям управления проектом по работам, задачам, подзадачам по процессам Структуризация проекта осуществляется

14 Древо целей Древо решений Древо работ Организационная структура исполнителей Матрица ответственности Сетевая модель Структура потребляемых ресурсов Структура затрат Модели, использующиеся для структуризации проекта

15 Типы иерархических структур проекта Work Breakdown Structure (WBS) – иерархическая структура работ. Organization Breakdown Structure (OBS) – структурная схема организации, реализующей проект. Resource Breakdown Structure (RBS) – модель ресурсов, используемых на проекте, с учетом их иерархической структурированности.

16 Фазы жизненного цикла проекта Разработка концепции: сбор исходных данных; выявление потребностей; определение целей, задач, результатов, ограничений, рисков, участников, сроков, ресурсов, средств; сравнение альтернатив; утверждение концепции. назначение руководителя и формирование команды; установление контактов; изучение целей, мотивации и требований заказчика; разработка содержания проекта: - конечные результаты; - стандарт качества; - структура проекта; - основные работы; -требуемые ресурсы; структурное планирование: - декомпозиция проекта; - календарный план и графики работ; - смета и бюджет; - определение и уменьшение рисков; - торги, заключение субконтрактов; - базовые проектные опытно-конструкторские работы. проведение торгов, заключение контрактов; ввод в действие системы УП; организация работ; ввод в действие средств связи; ввод в действие системы мотивации; детальное проектирование; оперативное планирование; контроль за ходом работ; организация МТС; руководство, координация работ; прогноз состояния; регулирование основных показателей проекта: - ход работ; - качество; - сроки; - стоимость. подведение итогов; разрешение конфликтов; испытания продукта; подготовка кадров; подготовка документации. Подготовка к реализации:Основные работы: Достижение целей проекта и закрытие: Начальная фаза Разработка Реализация Завершение

17 Этапы создания системы 1. Предпроектные исследования Изучение ситуации. 2. Техническое задание Разработка, согласование и утверждение ТЗ. 3. Техническое предложение Выбор и обоснование оптимального варианта, согласование и утверждение технического предложения. 4. Эскизный проект Разработка принципиальных решений по созданию системы, согласование и утверждение эскизного проекта. 5. Технический проект Разработка окончательных решений по созданию системы, согласование и утверждение технического проекта. 6. Рабочий проект Разработка рабочей документации. 7. Изготовление, наладка, испытания Изготовление и наладка компонентов системы, подготовка к вводу в действие. 8. Ввод в действие Опытное функционирование и приемочные испытания системы.

18 Фазы инвестиционного проекта Исследование возможностей осуществления проекта: консультации с экспертами; предварительный перечень потенциальных участников проекта; поддерживающие исследования (уточнение технологических, технических и других вопросов); юридическое обеспечение (налоги, льготы); государственная поддержка, отношение местной администрации; экспертная оценка проекта (проблемы, преимущества, сильные и слабые стороны проекта); рекомендации по формам работы. Подготовительные или предпроектные исследования: поиск и отбор возможных участников проекта; предварительные переговоры с потенциальными участниками; выбор участника проекта; подготовка технико-экономического обоснования. Оценка осуществимости: маркетинговые исследования; анализ материальных затрат; выбор технологий, спецификация оборудования; возможности сбыта, конкурентная среда; перспективная программа продаж и номенклатура продукции; ценовая политика; финансовая схема проекта; разработка бизнес-плана; оценка эффективности проекта; график осуществления проекта (сроки строительства, монтажа и наладки оборудования, период функционирования); кадры (потребность, обеспеченность, условия оплаты, необходимость обучения); финансовая и экономическая оценка проекта; оценка риска проекта. Организационная стадия: юридическое оформление проекта, регистрация предприятия; оформление контрактов; организация предприятия; эмиссия акций и других ценных бумаг; выбор поставщиков сырья и оборудования; получение лицензий, решений правительственных структур, разрешений местной администрации; оформление структуры управления предприятием. 1. Предынвестиционные исследования: 2. Инвестиционная фаза Формирование постоянных активов предприятия. Обучение персонала. Рекламные мероприятия. Пусконаладочные работы. 3. Эксплуатационная фаза Начало производства продукции. Контроль поставок. Поиск новых рынков сбыта продукции.

19 Функции управления проектом 13. Администрирование. 12. Бухгалтерский отчет. 11. Проверка и приемка. 10. Экспертиза. 9. Отчетность. 8. Оценка. 7. Мониторинг. 6. Организация осуществления. 5. Составление и сопровождение бюджета проекта. 4. Принятие решений. 3. Анализ. 2. Контроль. 1. Планирование.

20 Подсистемы управления проектами Управление интеграцией проекта Разработка Устава проекта. Разработка плана проекта. Руководство и управление исполнением проекта. Мониторинг и управление работами проекта. Общее управление изменениями. Закрытие проекта. Управление интеграцией проекта Разработка Устава проекта. Разработка плана проекта. Руководство и управление исполнением проекта. Мониторинг и управление работами проекта. Общее управление изменениями. Закрытие проекта. Управление стоимостью Стоимостная оценка. Разработка бюджета расходов. Управление стоимостью. Управление стоимостью Стоимостная оценка. Разработка бюджета расходов. Управление стоимостью. Управление коммуникациями проекта Планирование коммуникаций. Распространение информации. Отчетность по исполнению. Управление участниками проекта. Управление коммуникациями проекта Планирование коммуникаций. Распространение информации. Отчетность по исполнению. Управление участниками проекта. Управление сроками Определение состава операций. Определение взаимосвязи операций. Оценка ресурсов операций. Оценка длительности операций. Разработка расписания. Управление расписанием. Управление сроками Определение состава операций. Определение взаимосвязи операций. Оценка ресурсов операций. Оценка длительности операций. Разработка расписания. Управление расписанием. Управление человеческими ресурсами проекта Планирование человеческих ресурсов. Набор команды проекта. Развитие команды проекта. Управление командой проекта. Управление человеческими ресурсами проекта Планирование человеческих ресурсов. Набор команды проекта. Развитие команды проекта. Управление командой проекта. Управление поставками проекта Планирование закупок и приобретений. Планирование контрактов. Запрос информации у продавцов. Выбор продавцов. Администрирование контрактов. Закрытие контрактов. Управление поставками проекта Планирование закупок и приобретений. Планирование контрактов. Запрос информации у продавцов. Выбор продавцов. Администрирование контрактов. Закрытие контрактов. Управление содержанием проекта Планирование содержания. Определение содержания. Создание ИСР. Подтверждение содержания. Управление содержанием. Управление содержанием проекта Планирование содержания. Определение содержания. Создание ИСР. Подтверждение содержания. Управление содержанием. Управление качеством проекта Планирование качества. Процесс обеспечения качества. Процесс контроля качества. Управление качеством проекта Планирование качества. Процесс обеспечения качества. Процесс контроля качества. Управление рисками проекта Планирование управления рисками. Идентификация рисков. Оценка рисков. Планирование реагирования на риски. Мониторинг и управление рисками. Управление рисками проекта Планирование управления рисками. Идентификация рисков. Оценка рисков. Планирование реагирования на риски. Мониторинг и управление рисками. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

21 Чем управляет проджект-менеджер? УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Управление интеграционными процессами Разработка плана проекта Исполнение плана проекта Общее управление изменениями Управление интеграционными процессами Разработка плана проекта Исполнение плана проекта Общее управление изменениями Управление стоимостью Планирование ресурсов Оценка стоимости Разработка бюджета Контроль стоимости, контроль затрат, расходов по проекту Управление стоимостью Планирование ресурсов Оценка стоимости Разработка бюджета Контроль стоимости, контроль затрат, расходов по проекту Управление взаимодействиями и информационными связями проекта Планирование взаимодействия Распределении информации Исполнительская отчетность Административное завершение Управление взаимодействиями и информационными связями проекта Планирование взаимодействия Распределении информации Исполнительская отчетность Административное завершение Управление временем Определение состава операций Определение последовательности операций Оценка длительности операций Составление расписания исполнения проекта Контроль расписания Управление временем Определение состава операций Определение последовательности операций Оценка длительности операций Составление расписания исполнения проекта Контроль расписания Управление персоналом Планирование организации Назначение персонала Развитие команды проекта Управление персоналом Планирование организации Назначение персонала Развитие команды проекта Управление контрактами Планирование закупок Планирование предложений Получение предложений Выбор поставщиков Управление контрактами Закрытие контрактов Управление контрактами Планирование закупок Планирование предложений Получение предложений Выбор поставщиков Управление контрактами Закрытие контрактов Управление содержанием проекта Инициация Планирование целей Декомпозиция целей Подтверждение целей Управление изменениями целей Управление содержанием проекта Инициация Планирование целей Декомпозиция целей Подтверждение целей Управление изменениями целей Управление качеством проекта Планирование качества Подтверждение качества Контроль качества Управление качеством проекта Планирование качества Подтверждение качества Контроль качества Управление рисками проекта Идентификация рисков Оценка рисков Разработка реагирования Управление реагированием Управление рисками проекта Идентификация рисков Оценка рисков Разработка реагирования Управление реагированием

22 Описание содержания проекта Цели проекта и продукта. Требования к продукту или услуге и их характеристики. Критерии приемки продукта. Границы проекта. Ограничения и допущения проекта. Контрольные события проекта. Первоначальная иерархическая структура работ. Предварительная смета расходов. Цели проекта и продукта. Требования к продукту или услуге и их характеристики. Критерии приемки продукта. Границы проекта. Ограничения и допущения проекта. Контрольные события проекта. Первоначальная иерархическая структура работ. Предварительная смета расходов.

23 Взаимосвязи групп процессов управления поток документов или документированных показателей Процессы инициации Процессы планирования Процессы исполнения Процессы анализа Процессы завершения

24 Представление процессов проекта Методы и средства Выход Выход Вход Вход

25 Взаимосвязи между фазами проекта ФАЗА РАЗРАБОТКИ Процессы инициации Процессы планирования Процессы исполнения Процессы анализа Процессы завершения ФАЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ Процессы инициации Процессы планирования Процессы исполнения Процессы анализа Процессы завершения … Предшествующие фазы … Последующие фазы

26 Пересечение групп процессов управления в фазе НАЧАЛО ПРОЕКТАЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

27 Этапы проекта Запрос от Заказчика Инициация Отправка коммерческого предложения Заказчику Согласие Заказчика Передача проекта контракта Заказчику Подписание контракта Завершение проекта. Сдача проекта Заказчику Проработка запроса. Подготовка ответа. Подготовка обосно- вания проекта Формирование стра- тегического плана Подготовка описания продукта Переговоры с Заказчиком. Подготовка контракта. Переговоры с Заказчиком. Согласование контракта. Реализация проекта. IIIIIIIVV

28 Тема Инициация Обоснование проекта

29 Инициация Вход: Стратегический план План по вехам Описание продукта Выход: Обоснование проекта Назначение менеджера проекта Ограничения Допущения

30 Последовательность действий при формировании стратегического плана проекта Выделяются ключевые события и даты, которые уже известны (дата начала проекта, известные контрактные даты по уже заключенным или разрабатываемым договорам, внутренние зафиксированные сроки отдельных этапов и т. д.). Выделяются все события, имеющие строго определенные сроки, срыв которых невозможен (важные переговоры, встречи, выставки и т. д.). Выделяются все внутренние вехи и ключевые события более низкого приоритета и уровня детальности: сроки доступности ресурсов, погодные факторы – сезон дождей, наступление зимних холодов и т. д.

31 Подэтапы подготовки обоснования Подготовительный Предварительная проработка Подготовка обоснования

32 Содержание обоснования проекта Краткий анализ проблемы, которую планируется решить с помощью реализации проекта, в том числе «узких мест» проекта. Описание технологии решения проблемы. Характеристика альтернативных способов достижения целей проекта с аргументацией преимуществ избранного способа. Основные показатели, оценка которых в будущем подтвердит, что цель проекта достигнута.

33 Основные работы по обоснованию проекта Формализация целей и продукта проекта Описание и задание количественных характеристик для целей и подцелей. Определение критериев успешности завершения проекта. Определение бизнес-процессов на верхнем уровне Описание основных бизнес-процессов. Описание вспомогательных бизнес-процессов. Оценка финансовых показателей Определение показателей эффективности. Оценка и расчет показателей затрат. Оценка и расчет показателей доходов. Разработка стратегического плана проекта и контрольных точек Определение основных этапов реализации проекта. Выявление основных рисков и мероприятий по их преодолению. Определение контрольных точек.

34 Тема Разработка плана проекта

35 Разработка плана проекта Планирование качества Планирование организации Планирование взаимодействия Назначение персонала Идентификация рисков Оценка рисков Разработка реагирования Планирование закупок Планирование предложений Вспомогательные процессы Планирование целей Декомпозиция целей Планирование ресурсов Определение последова- тельности операций Оценка длительности операций Оценка стоимости Составление расписания исполнения проекта Разработка бюджета Разработка плана проекта Основные процессы Определение состава операций

36 Планирование целей Выход: констатация целей Служит документированной основой для последующих проектных решений и единого понимания целей проекта его участниками. основания для выполнения проекта (потребности, для удовлетворения которых проект предпринимается) критерии проекта – измеримые критерии успешности проекта (сроки, стоимость, качество и т. п.) Включает в себя: результаты проекта – перечень продукции, выпуск которой означает выполнение проекта

37 Определение состава операций Определение состава операций проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта. Операции (работы, задачи) – это работы проекта максимального уровня детализации. Для определения состава операций используются метод декомпозиции задачи и типовые решения.

38 Определение состава операций. Декомпозиция задачи Иерархические структуры работ (ИСР), Work Breakdown Structures (WBS) – это ориентированная на результат структура операций проекта, определяющая общие цели проекта. ИСР – это иерархическое деление проекта на естественные элементы с целью обеспечения его контроля и управления. ПРОЕКТ ЗАДАЧА ПОДЗАДАЧА КОМПЛЕКС РАБОТ РАБОТА ОПЕРАЦИЯ

39 Декомпозиция задачи Правило 1. Каждый элемент WBS должен обеспечивать достижение ощутимого результата. Правило 2. Каждый элемент WBS должен являться результатом всех подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним. Правило 3. Декомпозиция результатов, начиная от верхнего уровня WBS до нижнего уровня, должна быть логически связана. Каждый следующий уровень представляет следующую степень детализации операций проекта. Правило 4. Результаты пакетов работ должны быть уникальными и отличаться от результатов других пакетов работ того же уровня. Правило 5. Процесс разработки WBS должен обеспечивать корректировку WBS в случае изменения объема работ по проекту. Правило 6. Все результаты в явном виде должны быть включены в WBS. Правило 7. Для всех важных событий, связанных с отчетностью (например, Штабы, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и т. д.) должны быть включены и определены соответствующие пакеты работ. Правило 8. Все пакеты работ должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат. Правило 9. Результаты должны быть четко определены так, чтобы исключить дублирование объемов работ внутри элементов WBS, в целом по организации или отдельными ответственными за выполнение работ. Правило 10. Результаты должны иметь размер, достаточный для эффективного управления, но не настолько малый, чтобы сделать затраты на контроль чрезмерными. Основные правила построения WBS

40 Определение последовательности операций. Сетевой график (1) Сетевая диаграмма (сеть, граф. сети, PERT-диаграмма) – графическое отображение работ проекта и их взаимосвязей. Сеть – полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями. Правило 1. Событие не может состояться, если не завершены все ведущие к нему работы. Правило 2. Работа не может начаться, если не состоялось событие, лежащее в ее начале (у оперения стрелки). Правило 3. Никакие две работы не могут иметь одних и тех же начальных и конечных событий. Правило 4. Стрелки в сетевом графике обозначают отношения предшествования и следования. На рисунке стрелки могут пересекаться. Правило 5. Каждая операция должна иметь свой собственный номер. Правило 6. Номер последующей операции должен быть больше номера любой предшествующей операции. Правило 7. Образование петель недопустимо. Правило 8. Условные переходы от одной операции к другой не допускаются. Правило 9. Один узел должен определять начало всего комплекса работ и один узел – завершение. Правила разработки сетевого графика

41 Определение последовательности операций. Сетевой график (2) операции Операция Преды- дущие Продолжи- тельность, неделя 1Подписание контракта Нет 1 2 Регистрация юридического лица 14 3Поиск помещения 12 4Найм персонала Аренда помещения 2,31 6 Закупка и поставка оборудования 2(1)8 7Обучение персонала 41 8Ремонт помещения 54 9Монтаж оборудования 6,81 10Запуск оборудования 7,91 Пример. Организация производства инновационной продукции Длина критического пути – 15 недель Сетевая диаграмма проекта

42 Пример графика Гантта

43 Планирование ресурсов Определение того, какие ресурсы (человеческие, оборудование, материалы) и какое количество каждого ресурса необходимы для выполнения операций проекта. Перечень операций. Потребности операций в ресурсах. Объемы работ на операциях. Производительности ресурсов. Необходимая информация:

44 Определение длительности операций Оценка длительности операций или объемов работ – оценка количества рабочих временных интервалов или объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций. Необходимая информация : Перечень операций. Объемы работ на операциях. Потребности операций в ресурсах. Производительности ресурсов. Методы определения длительности операций: Экспертный. По аналогам. Нормативы. Моделирование

45 Оценка стоимости Определение стоимости операций проекта и разработка бюджета. Перечень операций. Оценки длительности операций. Объемы работ на операциях. Перечень используемых ресурсов. Стоимость ресурсов. Необходимая информация:

46 Разработка расписания Составление расписания с учетом последовательности операций, продолжительности операций и потребности операций в ресурсах. Перечень операций. Оценки длительности операций. Объемы работ на операциях. Назначения ресурсов. Производительности ресурсов. Взаимосвязи операций. Ресурсы проекта. Необходимая информация:

47 Назначение персонала Назначение персонала – это назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта. Руководитель проекта. Инженер. Административный руководитель. Контролер проекта. Бухгалтер проекта. Руководитель службы материально-технического обеспечения. Руководитель работ по проектированию. Руководитель строительства. Координатор работ по эксплуатации (промышленному производству). Административный помощник. Администратор проекта. Пример команды проекта:

48 Планирование взаимодействия Планирование взаимодействия – это определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта. Организационная структура и распределение ответственности проекта. Направления, подразделения и специалисты, вовлеченные в проект. Потребности во внешней информации. Технология взаимодействия. Необходимая информация:

49 Тема ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ Оргструктура проекта Оргструктура компании

50 Сравнение функций функционального и проектного менеджмента Функциональный менеджмент Проектный менеджмент Ответственность за поддержание статус-кво Ответственность за возникающие изменения Полномочия определены структурой управления Неопределенность полномочий Устойчивый круг задач Постоянно изменяющийся круг задач Ответственность ограничена утвержденными функциями Ответственность за пакет межфункциональных задач Работы выполняются в стабильных организационных структурах Работа в структурах, действующих в пределах проектного цикла Круг задач, подлежащих выполнению, не меняется Преобладание нестандартной (инновационной) деятельности Основная задача оптимизация деятельности подразделения Основная задача разрешение конфликтов Успех определяется достижением промежуточных функциональных результатов Успех определяется достижением установленных конечных целей Условия и ситуации изменяются в ограниченных пределах Деятельности органично присуща неопределенность

51 Функциональная организация Сотрудник КООРДИНАЦИЯ ПРОЕКТА РУКОВОДИТЕЛЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ДИРЕКТОР

52 Проектная организация ДИРЕКТОР Сотрудник КООРДИНАЦИЯ ПРОЕКТА РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

53 Матричная структура Тематические отделы Функциональные отделы ГДЕЖ Тема 1 Тема 2 А Тема 3Б Тема 4 Тема 5 В

54 Характеристики типов организаций Тип организации Характеристики проекта Функциональная Матричная Проектная слабая сбаланси- рованная сильная Полномочия менеджера проекта Слабые, либо отсутствуют Ограничен- ные От слабых до средних От средних до сильных От сильных до абсолютных Персонал, полностью занятый в проектах Почти отсутствует 0–25 %15–60 %50–90 %85–100 % Функции менеджера проекта Частичная занятость Полная занятость Персонал команды проекта Частичная занятость Полная занятость

55 Пример организационной структуры проектно-ориентированной компании ТОП-МЕНЕДЖМЕНТ ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ РЕСУРСЫ ПРОЕКТА иnиn иnиn … … … ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ РЕСУРСЫ ПРОЕКТА РУКОВОДИТЕЛИ ПРОЕКТОВ и 1 и 1 и 1 и 1 и 2 и 2 и 2 и 2 и 3 и 3 и 3 и 3 и 4 и 4 и 4 и 4 Главный бухгалтер Секретарь Хозяйственник Переводчик Служба p1p1 p1p1 p2p2 p2p2 р 3 р 3 р 3 р 3 рmрm рmрm

56 Тема Управление персоналом проекта

57 Важны: Назначение персонала – назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта. Назначение персонала – назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта. Предшествующий опыт аналогичной работы. Личные качества (способность работать в команде). Доступность в требуемое время. Возможность влияния команды проекта на организацию. Личные интересы. Управление персоналом

58 Пример матрицы ответственности Ответствен- ный Фаза Зам. директора Главный инженер Начальник отдела 1 Начальник отдела 2 Главный бухгал- тер Начальник цеха МаркетингУПОПС ТребованияУ О ПИ Проектирование УПОИванов Разработка ПУОИСидоров Тестирование УПОПетров И – исполнитель, О – ответственный, П – подписывает, У – утверждает, С – согласовывает.

59 Временная матрица пп Функции сотрудника Даты исполнения по месяцам Прим. ссылка Янв.Февр.Март Апр.Май ИюньИюль Авг.Сент.Окт.Нояб.Дек. 1. Обсуждение и утверждение плана работ на следующий месяц (Сидорова, Иванов) Анализ хода работ по проекту «Производство батарей» Отчет по расходованию ресурсов 10 Петров И.И г.

60 Тема Управление рисками проекта

61 Планирование рисков Описание продукта Стоимость Сроки …………… Потребности в персонале План поставок ИДЕНТИФИКАЦИЯ РИСКОВ ОЦЕНКА РИСКОВ Источники рисков Потенциальные события рисков Признаки рисков События, требующие реагирования РАЗРАБОТКА РЕАГИРОВАНИЯ План управления рисками План действий в рисковых ситуациях Резервы ………. Условия контрактов События, не требующие реагирования

62 Контрольная форма «Принципиальная схема участников проекта» ПРОЕКТ Заказчик (владелец) Инвесторы Руководитель проекта Команда проекта и функциональные группы Генеральный контракт Субконтракты Проектировщики Генеральный подрядчик, субподрядчики Инициатор проекта Другие заинтересованные стороны Конкуренты Общественные группы населения Покупатели конечной продукции Продавцы продукции Производитель готовой продукции Владелец земельного участка Поставщики Лицензоры, консалтинговые, инжиринговые услуги Органы власти

63 Контрольная форма «Ролевая структура команды проекта»

64 Контрольная форма «Анализ проблем проекта» Рынок Оргструктура Управление Стиль руководства Команда Изготовление Финансирование Органы власти Интеллектуальная собственность Покупатели Подрядчики Продвижение Законодательство Инфраструктура Природные факторы Культура, религия Обеспечение (сырье и материалы) Заказчик

65 Контрольная форма «Схема окружения проекта» ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА ВНУТРЕННЕЕ ОКРУЖЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ЭКОНОМИКА ОБЩЕСТВО ЗАКОНЫ И ПРАВО НАУКА И ТЕХНИКА КУЛЬТУРА ПРИРОДА ЭКОЛОГИЯ ИНФРАСТРУКТУРА ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЕ СФЕРА ФИНАНСОВ СФЕРА СБЫТА СФЕРА ИЗГОТОВЛЕНИЯ СФЕРА ОБЕСПЕЧЕНИЯ (СЫРЬЕ, МАТЕРИАЛЫ, ОБОРУДОВАНИЕ) СФЕРА ИНФРАСТРУКТУРЫ ДРУГИЕ СФЕРЫ И ОТДЕЛЫ РУКОВОДСТВО ПРОЕКТ ЭКОНОМИЧЕСКИЕ И СОЦИАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ ПРОЧИЕ ФАКТОРЫ ОРГАНИЗАЦИЯ УЧАСТНИКИ КОМАНДА КОММУНИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЕ И ДР. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА ВНЕШНЕЕ

66 Разработка реагирования. Два подхода «Прятать голову в песок» Предполагать не самое благоприятное развитие событий (готовиться к худшему, рассчитывать на лучшее) Предполагать не самое благоприятное развитие событий (готовиться к худшему, рассчитывать на лучшее)

67 Разработка реагирования. Варианты действий 1. Ликвидация возможности наступления рискового события. 2. Снижение вероятности наступления рискового события или уменьшение возможного ущерба. 3. Принятие последствий. 1. Ликвидация возможности наступления рискового события. 2. Снижение вероятности наступления рискового события или уменьшение возможного ущерба. 3. Принятие последствий.

68 План проекта ПЛАН ПРОЕКТА - формальный и утвержденный документ, который может быть использован для управления исполнением проекта. План проекта корректируется по мере поступления дополнительной информации. Разработка плана проекта (project plan development) - представление результатов других процессов планирования в едином последовательном и согласованном документе. План проекта используется для: управления исполнением плана проекта; документирования предположений и допущений при планировании проекта; документирования альтернатив проектного планирования; содействия взаимодействию участников проекта; документирования требований к отчетам по содержанию, объемам, срокам; обеспечения основы для системы измерений и контроля проекта.

69 План проекта описание подхода к управлению проектом; констатация целей; иерархические структуры работ до уровня учета и контроля; оценки стоимости, плановые даты начала и завершения работ и распределение ответственности до уровня ИСР, на котором осуществляется контроль; распределение стоимости проекта во времени; методы оценки исполнения по срокам и стоимостям работ; основные контрольные события и их плановые даты; ключевой и необходимый персонал; основные риски и плановая реакция на наступления каждого из событий риска; планы управления составляющими проекта (целями, ресурсами, контрактами, рисками, взаимодействием, персоналом); открытые вопросы и отложенные решения. выходы процессов планирования, не включенные в план проекта; ограничения и допущения, сделанные в процессе разработки плана проекта; техническая документация (требования, спецификации, проектная документация); используемые стандарты и нормативы. Состав плана проекта : Дополнительная информация:

70 Процессы исполнения От процессов планирования От процессов контроля и анализа К процессам контроля и анализа Исполнение плана проекта ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ Распределение информации Получение предложений Развитие команды проекта Выбор поставщиков Подтверждение качества Подтверждение достижения целей проекта Управление контрактами

71 Тема Мониторинг проекта и отчетность

72 Процессы контроля и анализа К процессам планирования К процессам завершения От процессов исполнения Общее управление изменениями ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ Управление изменениями целей Контроль качества Контроль расписания Управление реагированием Контроль стоимости, контроль затрат, расходов по проекту Исполнительская отчетность

73 Принципы осуществления контроля Понимание общих целей проекта. Планирование задач и расписания. Составление бюджетов. Использование единых процедур контроля. Измерение и оценка достигнутых результатов. Понимание общих целей проекта. Планирование задач и расписания. Составление бюджетов. Использование единых процедур контроля. Измерение и оценка достигнутых результатов.

74 Причины возникновения отклонений 1.Неконтролируемое, незамеченное увеличение содержания и объема работы. 2. Нереалистичные предложения клиентам. 3.Работы, выходящие за рамки проекта. 4. Некачественное обоснование проекта. 5. Непредвиденные технические трудности. 6. Неадекватный бюджет проекта. 7. Непроработанные процедуры контроля. 1.Неконтролируемое, незамеченное увеличение содержания и объема работы. 2. Нереалистичные предложения клиентам. 3.Работы, выходящие за рамки проекта. 4. Некачественное обоснование проекта. 5. Непредвиденные технические трудности. 6. Неадекватный бюджет проекта. 7. Непроработанные процедуры контроля.

75 Необходимые условия контроля Тщательное планирование работ. Правильная оценка временных, трудовых, финансовых затрат. Детализация содержания и объема задач. Учет результатов и стоимости работы. Периодическая переоценка времени и затрат. Периодическое сравнение результатов работы и стоимости с календарными планами и бюджетами. Тщательное планирование работ. Правильная оценка временных, трудовых, финансовых затрат. Детализация содержания и объема задач. Учет результатов и стоимости работы. Периодическая переоценка времени и затрат. Периодическое сравнение результатов работы и стоимости с календарными планами и бюджетами.

76 Этапы мониторинга проекта 1. Разработка базового плана проекта 1. Разработка базового плана проекта 2. Измерение хода работ 3. Сравнение плана и фактических результатов 3. Сравнение плана и фактических результатов 4. Принятие мер

77 Отчет о статусе проекта Работа не начиналась Работа закончена Работа в стадии выполнения Состояние работ

78 Тема Завершение проекта

79 Закрытие работ Административное завершение Административное завершение Оценка проекта Разбор работы Накопление опыта Итоги проекта

80 Основные элементы плана завершения работ Контракт – выполнение контрактных обязательств и приемка работ заказчиком. Авторизация работ – закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения субподрядных работ. Финансы – получение оставшихся средств от заказчика и закрытие отчетных документов проекта. Персонал – назначение на новые должности или увольнение членов команды проекта. Оборудование и помещения – освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта. Документация – передача архива проекта и другой проектной документации в архив компании. Контракт – выполнение контрактных обязательств и приемка работ заказчиком. Авторизация работ – закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения субподрядных работ. Финансы – получение оставшихся средств от заказчика и закрытие отчетных документов проекта. Персонал – назначение на новые должности или увольнение членов команды проекта. Оборудование и помещения – освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта. Документация – передача архива проекта и другой проектной документации в архив компании.

81 Административное завершение Накопление опыта Этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы. Этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности. Этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта. Этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы. Этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности. Этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.

82 Административное завершение Материалы для маркетинга Конфиденциальность: условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя Заказчика в разрешенном виде. Возможность повторного коммерческого использования материалов. Достижения компании в проекте, «сказки», отзывы клиентов. Потенциальные партнеры или агенты. Предложения по корректировке маркетинговых действий. Материалы в прайс-лист. Конфиденциальность: условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя Заказчика в разрешенном виде. Возможность повторного коммерческого использования материалов. Достижения компании в проекте, «сказки», отзывы клиентов. Потенциальные партнеры или агенты. Предложения по корректировке маркетинговых действий. Материалы в прайс-лист.

83 Материалы для информационного обеспечения Административное завершение БД специалистов и экспертов. Новые технологии. Инвестиционные проекты. Рекламные материалы клиентов. Печатные материалы, необходимые для работы, книги. Техническая документация. Профайлы компаний. БД специалистов и экспертов. Новые технологии. Инвестиционные проекты. Рекламные материалы клиентов. Печатные материалы, необходимые для работы, книги. Техническая документация. Профайлы компаний.

84 Административное завершение Разбор работы. Подведение финансовых итогов проекта: Определение значений KPI проекта. Определение вклада участника и размера вознаграждения. Заполнение досье сотрудника. Предложения по улучшению работы сотрудника. Разбор работы. Подведение финансовых итогов проекта: Определение значений KPI проекта. Определение вклада участника и размера вознаграждения. Заполнение досье сотрудника. Предложения по улучшению работы сотрудника. Подведение итогов и закрытие проекта

85 Оценка проекта Стоимость Цели проекта Сроки Качество Критерии успеха проекта

86 Проект «Разработка Программы существенного увеличения объема выработки (объема продаж) на одного работника» Исходная информация проекта

87 Организация перевода патентов ИНФОРМАЦИЯ ПО ПРОЕКТУ Перевести 85 патентов в области телекоммуникаций – 1000 страниц сложного технического текста. Средняя производительность перевода – 7 страниц в день. До 30 % переводчиков срывают работу. ЗАДАНИЕ КОМАНДЕ ПРОЕКТА Сформировать подсистему управления временем проекта. Сформировать систему ежедневной отчетности о ходе проекта. Каждый день в 9-00 сообщать следующее: Прогноз даты завершения проекта Требуемое количество переводчиков, необходимых для завершения проекта в срок.

88 Потенциальный Заказчик - руководитель крупной торговой компании - хочет начать новый бизнес - производство новых продуктов питания. Заказчик хорошо знает этот рынок, имеет сбытовую сеть и уверен, что инвестиции окажутся выгодными. Заказчик никогда не занимался производством, поэтому он обратился за помощью в компанию ТСМ, имеющую большой опыт управления инвестиционными проектами. Заказчик рассчитывает, что профессиональные менеджеры помогут успешно реализовать проект. Исходная информация. Цель работы

89 Стратегический план. Развернуть в пригороде производство соевого молока из соевых бобов для снабжения малоимущих слоев населения. Информация об оборудовании (цифры условные) Соевое молоко производится на специальном оборудовании установке соевая корова. Выпускается несколькими компаниями. Требуемое помещение 12 кв.м + вспомогательные площади 60 кв.м.. Ремонт 80 тыс. руб. Производительность соевой коровы 36 л молока в час с учетом перерывов на техобслуживание. При работе в 2 смены по 8 часов из 80 кг соевых бобов производится 580 л молока в день (13920 л в месяц). Персонал. Для эксплуатации соевой коровы требуются 3 человека: 2 оператора и один помощник оператора. Дополнительная информация по проекту Необходимы документы: Проект производства Разрешения от санитарных органов Финансовые показатели Стоимость соевой коровы (аппарата для производства соевого молока) 150 тыс. руб. (марка Ассоя). Стоимость оформления документов 50 тыс. руб. Затраты на бобы, сахар, соль составят 70 тыс. руб. в месяц. Прочие расходы (зарплата рабочим, аренда помещения, амортизация коровы) 50 тыс. руб. в месяц. Себестоимость соевого молока 10 руб./л. Цена в розницу 15 руб. за литр. ЗАДАНИЕ КОМАНДЕ ПРОЕКТА Разработать план реализации проекта. Определить основные работы. Сформулировать основные этапы проекта. Разработать план-график проекта и определить его продолжительность. Определить стоимость проекта. Техническое задание на организацию производства продуктов питания из сои

90 Исходная информация

91 Исходные данные Разработка структуры сбора информации для обеспечения функционирования службы маркетинга компании

92 Исходная информация

93

94 Литература Основная литература: Инвестиционная деятельность: учебное пособие / под ред. Г.П. Подшиваленко, Н.В. Киселевой. М.: КНОРУС, Управление проектами /И.И.Мазур, Н.Г.Ольдерогге, В.Д.Шапиро. Москва, Управление проектами: учебник: пер. с англ. третьего, полн. перераб. изд. / Клиффорд Ф. Грей, Эрик У.Ларсон; науч. ред. перевода В.М. Дудников. М.: Издательство «Дело и Сервис», Дополнительная литература: Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. – М.: СИНТЕГ-ГЕО, Бэгьюли Ф. Управление проектом. – М.: ФАИР-ПРЕСС, Верзух Эрик. Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA.: Пер. с англ. М.: ООО «И.Д. Вильямс», Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб. Пособие. М.: ИНФРА-М, Разу М.Л. и др. Управление проектами. – М.: ИНФРА-М, Романова М.В. Управление проектами: учеб. пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, Управление проектами. Российский опыт / С.Н. Анисимов, Е.В. Анисимова. – СПб.: Вектор, tc-m.ru sovnet.ru