Учет документов АФ РФ: понятие, принципы и порядок учета Учет архивных документов – это определение количества, состава и состояния документов в учетных. - презентация

1 учет документов АФ РФ: понятие, принципы и порядок учета Учет архивных документов – это определение количества, состава и состояния документов в учетных единицах и регистрация (фиксация) этого количества, состава и состояния в учетных документах контроль за наличием документов и обеспечивает их опера документов помогает осуществлять котивный поиск от учета и только от учета документов зависит экономический аспект работы архива Ведь если вы не знаете, сколько документов хранится в вашем архиве, то вы не сможете рассчитать не только финансовые затраты на работы с архивными документами, но и количество специалистов, которые будут с ними работать от учета и только от учета документов зависит экономический аспект работы архива Ведь если вы не знаете, сколько документов хранится в вашем архиве, то вы не сможете рассчитать не только финансовые затраты на работы с архивными документами, но и количество специалистов, которые будут с ними работать учет документов обеспечивает их сохранность причины проведения учета

2 учету подлежат все архивные документы, входящие в состав АФ РФ, независимо от: содержания подлинности стадии их хранения места способов воспроизведения P.S. в муниципальных и государственных архивах учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе неописанные и непрофильные для конкретного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования P.S. в муниципальных и государственных архивах учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе неописанные и непрофильные для конкретного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования

3 в основе учета документов лежат четыре принципа Принцип централизации Принцип унификации Принцип динамичности Принцип полноты и достоверности

4 принцип централизации Суть - взаимодействие Росархива, органов и учреждений его системы с музеями и библиотеками, архивами РАН, организациями – источниками комплектования архивов порядок взаимодействия определяется Регламентом государственного учета документов АФ РФ (зарегистрирован Минюстом 8 июля 1997 г.) Согласно Регламенту все держатели АФ РФ должны в обязательном порядке представлять в органы управления архивным делом документы централизованного государственного учета Суть - взаимодействие Росархива, органов и учреждений его системы с музеями и библиотеками, архивами РАН, организациями – источниками комплектования архивов порядок взаимодействия определяется Регламентом государственного учета документов АФ РФ (зарегистрирован Минюстом 8 июля 1997 г.) Согласно Регламенту все держатели АФ РФ должны в обязательном порядке представлять в органы управления архивным делом документы централизованного государственного учета

5 принцип унификации Суть - преемственность учета архивных документов на всех стадиях работы с ними преемственность учета заключается в том, что в делопроизводстве, в ведомственных, муниципальных и государственных архивах действуют единые системы основных учетных документов (опись, книга учета поступлений, список фондов, лист фонда и т.д.) Суть - преемственность учета архивных документов на всех стадиях работы с ними преемственность учета заключается в том, что в делопроизводстве, в ведомственных, муниципальных и государственных архивах действуют единые системы основных учетных документов (опись, книга учета поступлений, список фондов, лист фонда и т.д.)

6 принцип динамичности означает, что любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах Достигается это: во-первых, оперативным внесением изменений в учетные документы во-вторых, периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов федерации, а затем ЦФК Росархива означает, что любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах Достигается это: во-первых, оперативным внесением изменений в учетные документы во-вторых, периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов федерации, а затем ЦФК Росархива

7 принцип полноты и достоверности Суть - цифры учетных документов должны отражать реальное количество документов в архиве давно уничтоженные или переданные по принадлежности документы не должны числиться хранящимися, иначе будет искажена вся статистическая картина не только конкретного архива или региона, но и отрасли в целом Суть - цифры учетных документов должны отражать реальное количество документов в архиве давно уничтоженные или переданные по принадлежности документы не должны числиться хранящимися, иначе будет искажена вся статистическая картина не только конкретного архива или региона, но и отрасли в целом

8 объект учета и единицы измерения. функцией любого учета является количественное измерение чего-либо функцией любого учета является количественное измерение чего-либо объект учета единицы измерения архивный документ отдельный обособленный документ отдельный обособленный документ единица хранения архивный фонд

9 учет производится путем присвоения единицам хранения архивных шифров и ведения определенных учетных документов архивный шифр состоит из: сокращенного названия архива (его официальная аббревиатура) номеров: фонда (коллекции), описи, ед.хр.(ед.учета) Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую ед.хр. с целью обеспечения ее учета и идентификации

10 правильно налаженный учет должен отвечать следующим требованиям требования должен быть заведен полный комплекс нормативно установленных основных учетных документов должен быть достоверным, что является основным показателем его качества достоверность это: – соответствие количества документов по учетным формам их фактическому наличию в архиве - сбалансированность учетных показателей, т. е. соответствие данных об объеме и составе фондов и дел, зафиксированное в разных учетных документах должен быть достоверным, что является основным показателем его качества достоверность это: – соответствие количества документов по учетным формам их фактическому наличию в архиве - сбалансированность учетных показателей, т. е. соответствие данных об объеме и составе фондов и дел, зафиксированное в разных учетных документах хорошее физическое состояние самих учетных документов - должны строго соответствовать установленным формам - должно проводиться обязательное документирование всех (даже самых незначительных) изменений в составе и объеме фондов в соответствующих актах - любое изменение в объеме и составе фондов должно проводиться своевременно и оперативно - изменения должны вноситься одновременно во все необходимые учетные документы хорошее физическое состояние самих учетных документов - должны строго соответствовать установленным формам - должно проводиться обязательное документирование всех (даже самых незначительных) изменений в составе и объеме фондов в соответствующих актах - любое изменение в объеме и составе фондов должно проводиться своевременно и оперативно - изменения должны вноситься одновременно во все необходимые учетные документы

11 учетные документы государственных архивов, их целевое назначение и требование к ведению опись дел и документов Обеспечивает по единичный и суммарный учет дел; закрепляет порядок систематизации единиц хранения, а также обеспечивает учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись опись дел и документов Обеспечивает по единичный и суммарный учет дел; закрепляет порядок систематизации единиц хранения, а также обеспечивает учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись книга учета поступлений Ведется для учета каждого поступления документов, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период (полгода, год) книга учета поступлений Ведется для учета каждого поступления документов, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период (полгода, год) список фондов Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, коллекций и присвоения им номеров по мере поступления. По списку фондов ведется учет как поступивших, так и выбывших фондов и коллекций список фондов Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, коллекций и присвоения им номеров по мере поступления. По списку фондов ведется учет как поступивших, так и выбывших фондов и коллекций лист фонда ( многофункциональный учетный документ) Необходим для учета количества и состава описей и их нумерации, а также учета количества, состава и состояния документов конкретного фонда. В листах фондов фиксируются и изменения в названии фондообразователя или фонда лист фонда ( многофункциональный учетный документ) Необходим для учета количества и состава описей и их нумерации, а также учета количества, состава и состояния документов конкретного фонда. В листах фондов фиксируются и изменения в названии фондообразователя или фонда

12 требования к ведению основных учетных документов Перенумерация фондов производится в исключительных случаях только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом Изменения в учетные документы вносятся только на основании актов Учет документов разных исторических периодов ведется раздельно В связи с этим в архивах, хранящих документы за период до 1917 и после 1917 года, книги учета поступлений, списки и листы фондов ведутся по каждому из периодов с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период с 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р-1, Р-567 и т.д. Учет документов разных исторических периодов ведется раздельно В связи с этим в архивах, хранящих документы за период до 1917 и после 1917 года, книги учета поступлений, списки и листы фондов ведутся по каждому из периодов с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период с 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р-1, Р-567 и т.д.