© 2006, Консалтинговая группа «Борлас» Формирование бюджета расходов на персонал. Зачем это нужно бизнесу? - презентация

1 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» Формирование бюджета расходов на персонал. Зачем это нужно бизнесу?

2 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» Основные темы презентации 1 КАКИЕ ЗАДАЧИ СТАВИТ БИЗНЕС ПЕРЕД СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ? 4 ЧТО УЧИТЫВАТЬ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? 5 ПРОЦЕДУРА ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ 3 ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ И ПРОБЛЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ 2 ЗАЧЕМ НУЖЕН БЮДЖЕТ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? 6 СХОДСТВО И РАЗЛИЧИЕ БЮДЖЕТОВ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ В РАЗНЫХ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7 УСЛОВИЯ ФОРМИРОВАНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ

3 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» КАКИЕ ЗАДАЧИ СТАВИТ БИЗНЕС ПЕРЕД СИСТЕМОЙ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ? В части содержания и результатов деятельности - обеспечить бизнес человеческими ресурсами: Необходимого качества В необходимом количестве В необходимые сроки По установленной стоимости Система управления персоналом – одна из систем обеспечивающих бизнес Компании В части организации и ведения деятельности: Соответствовать правилам и принципам, действующим в Компании Учитывать требования и ограничения, исходящие от других систем управления бизнесом и выдвигать свои требования к этим системам Использовать как собственные (присущие только системе управления персоналом) инструменты и методики, так и заимствованные (предоставляемые другими системами) Требования бизнеса к Системе управления персоналом

4 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ЗАЧЕМ НУЖЕН БЮДЖЕТ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? Бюджет расходов – это один из документов Планово-бюджетной системы Компании, в котором раскрыта информация о денежной сумме, необходимой для обеспечения и реализации мероприятий, намеченных на ближайший год Бюджетирование - один из инструментов управления Компанией Четко выстроенная и отлаженная система бюджетирования является залогом повышения эффективности использования ресурсов, в т.ч. и человеческих Бюджет расходов на персонал Расходы на проведение запланированных мероприятий Расходы на администрирование системы управления персоналом

5 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ЗАЧЕМ НУЖЕН БЮДЖЕТ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? Бюджет расходов на персонал Бюджет расходов Компании Управление подсистемами Системы управления персоналом Взаимодействие с другими Системами управления бизнесом Получение и предоставление данных Формирование внутренних плановых документов Согласова- ние и утверждение расходов При помощи Бюджета расходов на персонал обеспечивается «перевод» деятельности управления персоналом на «универсальный язык», понятный как бизнесу в целом, так и всем системам управления. При помощи Бюджета расходов на персонал осуществляется координация деятельности всех областей управления персоналом

6 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ И ПРОБЛЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ (для Компании в целом) ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В КОМПАНИИ Отсутствие четких стратегических ориентиров Компании Отсутствие четко закрепленных зон ответственности за центрами управления бизнесом Неоднозначное распределение ролей участников бюджетного процесса Формирование бюджета без учета специфики Компании и систем управления бизнесом (сбыт, производство, персонал и т.п.) Отсутствие четкой методики формирования бюджетных показателей РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В КОМПАНИИ Сокращение бюджетных статей без учета особенностей и приоритетности запланированных мероприятий Сложности в сборе данных из смежных подсистем (некачественные данные) Отсутствие единых разрезов в планах (бюджетах) и отчетных формах управленческого учета Отсутствие контроля соблюдения сроков исполнения мероприятий по бюджетированию Отсутствие специалистов, обладающих знаниями и навыками разработки и формирования бюджетных показателей

7 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ И ПРОБЛЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ (для системы управления персоналом) «ВСЯК СВЕРЧОК ЗНАЙ СВОЙ ШЕСТОК» «Бюджеты, финансы, а при чем тут управление персоналом? Сколько средств нам выделят, столько мы и сделаем» «Причем тут ЕСН и Налог на прибыль, мы ФОТ планируем, зачем нам учитывать что будет с налогами, налоги - это к финансистам» «КЕСАРЮ КЕСАРЕВО» Пряди всяк свою пряжу «Мы сами знаем сколько необходимо расходовать на персонал, финансистов это не касается, пусть находят деньги какие мы им указали» «Причем тут управление расходами Компании, мы формируем наш бюджет как нам надо, а если финансисты хотят, то пусть берут наши данные и под свои цели их перерабатывают» «ВЫШЕ ГОЛОВЫ НЕ ПРЫГНЕШЬ» «Бесполезно тратить время на составление бюджета, все равно сейчас никто не знает как все сложится» «Не будем время тратить, напишем побольше, а то опять денег не дадут, а спрашивать будут» «Зачем на составление бюджета время тратить, возьмем данные за прошлый год и умножим на инфляцию, а если что-то еще понадобится тогда попросим и обоснуем»

8 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ЧТО УЧИТЫВАТЬ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? Необходимо четко определить зону ответственности Системы управления персоналом Бюджет расходов на персонал Запросы подразделений Компании на обеспечение персоналом их текущей и инвестиционной деятельности Финансовые ограничения Планы мероприятий по обеспечению Компании человеческими ресурсами Величина административных расходов на содержание подразделений Системы управления персоналом Стратегические цели и задачи бизнеса Компании

9 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ЧТО УЧИТЫВАТЬ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ? Нужно учесть все аналитические разрезы, необходимые бизнесу для принятия управленческих решений Организационная и финансовая структура Компании (подразделения / центры ответственности) Правила управления расходами (элементы и статьи затрат) Бюджет расходов на год I. Текущие расходы 1. Статья затрат Элемент затрат подразделение (центр ответственности) 2. Статья затрат Элемент затрат подразделение (центр ответственности) 3. Статья затрат Элемент затрат подразделение (центр ответственности) II. Инвестиционные расходы III. Административные расходы

10 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ПРОЦЕДУРА ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ I Этап: Формирование плана мероприятий II Этап: Формирование бюджета расходов III Этап: Утверждение бюджета расходов на персонал ЭТАПЫ ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ Реализация мероприятий и исполнение бюджета Контроль реализации мероприятий и исполнения бюджета Анализ результатов реализации мероприятий и исполнения бюджета

11 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ПРОЦЕДУРА ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ I Этап: Формирование плана мероприятий Стратегические цели и задачи в области управления персоналом Заявки о потребностях в человеческих ресурсах от подразделений Компании на ближайший год Сопоставление и увязка стратегических целей и задач бизнеса с текущими потребностями в персонале Уточнение приоритетов, ранжирование мероприятий, и определение сроков их проведения Формирование плана мероприятий на ближайший год в разрезе кварталов Согласование плана мероприятий с руководителями подразделений Компании Формальный подход – низкое качество планирования Потребности в количестве, качестве, сроках появления и стоимости персонала Ориентируются на текущие потребности Не уточняют приоритеты Относятся к плану мероприятий как формальному документу Не проводят согласование и не корректируют планы Забывают о стратегических целях При проведении бюджетной компании не собирают заявки

12 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ПРОЦЕДУРА ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ Бюджет расходов на персонал 1. Расходы на проведение мероприятий Компании 1.1. Текущая деятельность 1.2. Инвестиционная деятельность 1.3. Администрирование деятельности 2. Расходы на администрирование СУП II Этап: Формирование бюджета расходов Подразделения Компании (центры ответственности) Подразделения Системы управления персоналом (внутренние центры ответственности) Потребности в обеспечении персоналом текущей (операционной) деятельности Потребности в обеспечении персоналом инвестиционной деятельности Потребности в обеспечении персоналом администрирования деятельности Определение суммы денежных средств, необходимых для обеспечения персоналом текущей (операционной) деятельности Определение суммы денежных средств, необходимых для обеспечения персоналом инвестиционной деятельности Определение суммы денежных средств, необходимых для обеспечения персоналом администрирования деятельности Потребности в обеспечении персоналом администрирования деятельности СУП и определение необходимой для этого суммы денежных средств Зоны ответственности должны быть четко определены

13 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» ПРОЦЕДУРА ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ III Этап: Утверждение бюджета расходов на персонал Ответственность за бюджет должна быть жестко закреплена Бюджеты центров ответственности Проверка взаимоувязки бюджетов Консолидация и секвестрование бюджетных показателей Бюджет расходов на персонал Приоритеты бизнеса Компании Финансовые возможности и ограничения Проверка взаимоувязки бюджетных показателей Утверждение Бюджета расходов на персонал Проверка не проводится Учитывают только финансовые ограничения

14 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» СХОДСТВО И РАЗЛИЧИЯ БЮДЖЕТОВ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ В РАЗНЫХ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Затраты на персонал 25% и более 25% и более Затраты на персонал менее 25% менее 25% Трудоемкий бизнес Материалоемкий бизнес Фондоемкий бизнес Основными особенностями Бюджета расходов на персонал трудоемкого бизнеса являются: Высокий уровень детализации данных бюджета Большое количество дополнительных расшифровок к бюджету Высокий уровень обобщения данных бюджета Отсутствие дополнительных расшифровок к бюджету Основными особенностями Бюджета расходов на персонал не трудоемкого бизнеса являются:

15 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» УСЛОВИЯ ФОРМИРОВАНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО БЮДЖЕТА РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ Качественный бюджет расходов на персонал: Ориентирован на стратегические цели и задачи Компании Ориентирован на стратегические цели и задачи Компании Взаимоувязан с текущей деятельностью подразделений (центров ответственности) Компании Взаимоувязан с текущей деятельностью подразделений (центров ответственности) Компании Содержит необходимые для бизнеса аналитические разрезы Содержит необходимые для бизнеса аналитические разрезы Значения показателей являются достижимыми Значения показателей являются достижимыми Бюджет расходов на персонал В Компании определены стратегические цели и задачи Выделены и четко закреплены зоны ответственности и роли участников В построении бюджета учтены особенности бизнеса Компании и управления персоналом Существует единая методика формирования показателей и работники обладающие необходимыми знаниями и навыками Используются единые для бюджетирования и управленческого учета аналитические разрезы Налажена система контроля сроков и качества предоставления данных и формирования бюджетных показателей Корректировки бюджета осуществляются исходя из установленных приоритетов и во взаимосвязи с другими бюджетами

16 © 2006, Консалтинговая группа «Борлас» СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ