Управление Проектами – Фундамент Успешного Интернет Бизнеса Анар Умурзакова, MSPM, PMP Go Project Management. - презентация

1 Управление Проектами – Фундамент Успешного Интернет Бизнеса Анар Умурзакова, MSPM, PMP Go Project Management

2 Что такое проект? Ограниченные во времени мероприятия – имеющие четкое начало и четкий конец Направлен на производство определенных продуктов или услуг То, что имеет собственную организационную структуру Команда, включающая людей различных специальностей, из различных отделов / организаций. Руководство проекта и проектная команда существуют только на время работы проекта Часто используется матричное управление. То, что имеет ограничения ресурсов Бюджет, сроки, персонал и т.п. Понятие «Проект» противоположно терминам «деятельность / работа» (Business as usual), которые подразумевают повторяющиеся активности

3 Зачем нам нужны проекты? Стратегия Видение Проекты Тропинка в будущее Двигатель перемен

4 Проект или Операционная работа? Выплата ежемесячной зарплаты сотрудникам; Производство автомобиля на заводском конвейере; Приобретение конкурирующей компании; Выпуск очередного номера глянцевого журнала; Ремонт квартиры; Замена автомобильного парка компании новой моделью; Открытие нового офиса; Разработка новой модели спичек; Производство экземпляра Space Shuttle на заводе NASA

5 Как определяется успех проекта? БЮДЖЕТ ЗАТРАТЫ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ РАСПИСАНИЕ ВРЕМЯ Качество

6 Управление проектами – Get the job done Применение знаний, навыков, инструментов и техник в проектных активностях для достижения успеха в проекте. спланируйте работу, которую надо сделать организуйте ресурсы для её выполнения осуществите исполнение, назначив работу соответствующим сотрудникам контролируйте прогресс оцените, превышают ли полученные выгоды проектные затраты управляйте командой людей, вовлеченных в работу

7 Фазы управления проектом Инициирование Планирование Внедрение(выполнение) Контроль Закрытие Оценка

8 9 областей знаний УП Управление Временем Стоимостью Качеством Содержанием (Scope) Коммуникациями Командой Рисками Интеграцией Контрактами

9 Подводные камни Управление ожиданиями заинтересованных лиц Управление изменением

10 Инициирование Основные Вопросы: Есть ли уверенность, что мы хотим делать именно это? Какие выгоды мы получим? Превысят ли они стоимость проекта? Сможем ли мы это (ресурсы, техническая возможность)? Кто является заинтересованными лицами? Что Необходимо Подготовить/Сделать *: 1. Назначение Менеджера Проекта, команды, управляющей проектом (Project Board) и Главного Управляющего проектом (Project Executive); 2. Дизайн и назначение проектной команды, управляющей проектом (Project Management Team); 3. Подготовка документа Project Brief; 4. План следующей стадии. * По методологии PRINCE 2

11 Оценка альтернатив Управление портфелем Критерии по оценке проектных инициатив Стратегия = Результаты проектов Анализ затрат и выгод Риски NPV, IRR, PP

12 Планирование Основные Вопросы: Как мы это выполним? Кто будет выполнять работы? Каков бюджет? Каковы сроки? Как мы будем контролировать прогресс? Как мы будем общаться? Каковы наши средства поддержки? Как будут измерены выгоды? Что Необходимо Подготовить/Сделать: 1. Планирование качества; 2. План проекта; 3. Подготовка проектного заказа (Business Case); 4. Установка контроля за проектом; 5. Создание файловой структуры; 6. Подготовка расширенного проектного заказа (Project Initiation Document); 7. Определение всех заинтересованных сторон и уровня коммуникации с ними.

13 Семь раз отмерь, один раз отрежь Время Стресс Winners spend more than twice as many resources on activities as did losers Winners spend more than twice as many resources on pre-development activities as did losers Detailed Planning

14 Это очень дорого! Я не знаю, как это делать! Это делает меня менее гибким Всё постоянно меняется Это занимает много времени! Я не ясновидящий! Мой начальник хочет действий, а не планов! Почему мы стараемся избежать планирования? Organisation Plans

15 Показывает, достижимы ли результаты; Определяет активности для проверки качества продуктов проекта; Указывает на проблемы и риски, связанные с попытками достигнуть целей, оставаясь в рамках различных ограничений; Определяет ресурсы, необходимые для достижения результата в срок Помогает осуществлять контроль; Уменьшает путаницу и недопонимание. Увеличивает ясность и прозрачность! Уменьшает кол-во экстренных решений Руководители проекта и команд могут «мыслить вперед»; Позволяет измерять прогресс объективно; Устанавливает эффективную коммуникацию. Преимущества Планирования

16 Планирование Планирование во всех 9 областях знаний WBS (D-WBS, P-WBS) Work breakdown structure, deliverable based work breakdown structure План У. Рисками План (Расписание)

17 Реконструированная фабрика Установленное оборудование Завершенное строительств о Изучение влияния на среду Отчет по выполнению всех норм Строительство одобрено Корпуса перестроены План архитектора одобрен Отремонтирован ное оборудование Новое оборудование заказано Одобрение местных властей Церемония открытия Подтвержденное соблюдение норм Оборудовани е проверено Новое оборудование Старое оборудование Список гостей Приглаш ения Фуршет Заказ места Контракт с компанией Требования к фуршету Коммунальное снабжение установлено План создан Предоставлен на рассмотрение D-Work Breakdown Structure

18 Управление Временем Список заданий (активностей) Список ресурсов

19 314 Построить основу для пола Прикрепить деревянные панели Заложить фундамент Положить кирпичи Укрепить балки для потолка Положить черепицу Прибрать в доме Установить мебель Положить паркет Наклеить обои 607 ESDEFD LSD LFD Earliest start dateEarliest finish date Latest finish date Time float Activity duration Latest start date График Производства Продукта (Product Flow Diagram) - великолепная основа для Планирования Активностей. Цепочка Предшествований (Precedence Network)

20 !!! Критический путь может изменяться в ходе проекта !!! 314 Постро ить основу для пола Прикрепи ть деревянные панели Заложить фундамент Положить кирпичи Укрепить балки для потолка Положить черепицу Прибрать в доме Установит ь мебель Положить паркет Наклеить обои 607 LSDLFD Time float ESDEFD Activity duration !Критический путь (critical path) – там, где медлить нельзя! Цепочка Предшествований (Precedence Network)

21 Стоимостью Методы (estimation) Метод аналогии Earned Value Method

22 Качеством Улучшение процессов Работа не в процессе, а над процессом Деминг

23 Содержанием (Scope) Контроль над изменениями Список изменений Комитет по контролю изменений (Change control board) «По золочение тарелок»

24 Коммуникационный план Определяет: заинтересованные стороны (отдельные лица или группы людей), содержание обращения (что должно быть сказано), цель (какова цель коммуникации), частоту предоставления информации, способ коммуникации (собрание, отчет, письмо и т.п.) лицо / лица, ответственные за предоставление информации. Отчеты заинтересованным лицам Коммуникациями

25 Командой Мотивация Командный дух Кросс функциональная команда Не подчиняются напрямую проектному менеджеру Управление конфликтами

26 Рисками Интернет бизнес представляет высокие риски, здесь необходимо применять строгий риск менеджмент Хорошее управление рисками = Хорошее управление проектом План по управлению рисками

27 Оценивался ли риск?

28 Разработка и внедрение предупредительных мер, снижающих риск. Определение потенциальных последствий, связанных с источником опасности, вероятности и тяжести. Определение источников опасности, связанных с выполнением работы до начала работ. Что делать, чтобы этого не произошло? Какие могут быть последствия? Что может случиться? Управление рисками Что такое управление рисками ?

29 Оценка риска Результат записывается в соответствующей графе формы оценки рисков. Низкая Умеренная Высокая Катастрофическая Высокая Значительная Средняя Низкая / очень низкая ТЯЖЕСТЬ ВЕРОЯТНОСТЬ

30 Результат оценки риска Риск может быть : незначительным приемлемым неприемлемым незначительный -Работы можно продолжать без последующих оценок риска. приемлемый - Оценить риск и разработать предупредительные мероприятия. неприемлемый - Работы выполнять нельзя

31 Оценка рисков Определение возможных решений Выбор решения Выявление рисков Цикл Управления Рисками

32 Оценка рисков Матрица Вероятность и impact Количественные и качественные методы оценки рисков

33 Методы Управления Рисками Уклонение уклонение от решений, которые могут спровоцировать риск Трансфер Как переложить обязательств за последствия риска? Профилактика (Mitigation) Действия, направленные на уменьшение вероятности и воздействия риска Как предотвратить риск? Принятие (acceptance)

34 Интеграцией Проект должен рассматриваться, как один целый продукт, а не группа элементов, которые потом тяжело заставить работать, как одну систему Технические параметры Также бизнес решения и коммуникации

35 Контрактами Тендерная комиссия Переговоры Подписание договоров Этика работы с третьей организацией Управление качеством Комиссия по мониторингу и улучшению качества

36 Внедрение Основные Вопросы: Не сбились ли мы с пути? Довольны ли все заинтересованные лица? Каков полученный опыт? Произошли ли какие-то изменения? Требуют ли они какие- то корректирующие действия? Что Необходимо Подготовить/Сделать: 1. Мониторинг статуса проекта; 2. Контроль за качеством и выполнением работ, активностей; 3. Улаживание различных ситуаций (issues); 4. Подготовка отчетности о статусе проделанной и выполняемых работ; 5. Обновление плана, проектного заказа и реестра рисков.

37 Проблема на проекте - это: То, что может отрицательно повлиять на результаты проекта Изменение требований Изменение среды проекта Проблема, не включенная в анализ рисков Возникновение ожидаемого риска, которого нельзя избежать Проблема или ошибка в уже завершенной работе Сомнение в каких-либо аспектах проекта Управление Проблемами (Project Issues) Проблема на проекте не может быть решена без изменения одного из параметров проекта

38 Общие правила Не паникуйте ! Преодолевайте препятствия по очереди Пропущенные сроки Пересмотрите сроки Попросите дополнительных ресурсов (crashing method) Выполните часть задач Проработайте несколько сценариев (fast tracking) Превышение бюджета Пересмотрите бюджет «Дизайн по затратам»: пересмотрите спецификации Откажитесь от позолоченных тарелок Стратегия Решения

39 Контроль осуществляется для того, чтобы: Необходимые результаты (продукты) были достигнуты; Убедиться, что проект развивается в рамках; существующих ограничений; Проект не расходился с первоначальным Проектным Заказом; Выявить проблемы и устранить их. Контроль Проект осуществляется по принципу «управления чрезвычайными ситуациями» (management by exception) Основные точки контроля на проекте: Начало проекта (Initiation); Оценка завершения стадии (End Stage Assessment); Промежуточный Отчет (Highlight Report); Отчеты об исключении (Exception Report).

40 Допустимое отклонение Допустимое отклонение по времени и /или стоимости от значения, одобренного Планом, без информирования следующего уровня руководства проекта. Когда есть вероятность, что нормы отклонения будут превышены – мы уже имеем дело с чрезвычайной ситуацией (Exception) При чрезвычайной ситуации: необходимость оформить Отчет о Чрезвычайной ситуации (Exception Report) Максимально допустимое отклонение по стоимости и срокам Минимально допустимое отклонение по стоимости и срокам время стоимость план

41 Закрытие Основные Вопросы: Все ли завершено? Довольны ли наши клиенты? Сможем ли получить заявленные выгоды? Каков полученный опыт? Что Необходимо Подготовить/Сделать: 1. Убедиться в достижении результатов (получении продуктов); 2.Убедиться, что все критерии приемки (Acceptance Criteria) соблюдены; 3. Одобрить Отчет об окончании проекта; 4. Одобрить Отчет о приобретенном опыте; 5. Принять решения по последующим действиям и утвердить их на соответствующих уровнях менеджмента; 6.Договориться, если необходимо, о после-проектной оценке; 7. Уведомить руководство компании или программы о закрытии проекта.

42 Основные Вопросы: 1. Стоил ли проект того, чтобы его осуществлять? 2. Каковы полученные выгоды? 3. Какой опыт мы приобрели? 4. Были ли адаптированы все новые процессы? Оценка Результатов Проекта

43 Вопросы

44 Удачи в работе! Спасибо за Ваше время!