Проектный офис АНАЛИЗ ТРЕНДА ВЕХ СЕМЁНОВ ИЛЬЯ ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ИТ - презентация

1 Проектный офис АНАЛИЗ ТРЕНДА ВЕХ СЕМЁНОВ ИЛЬЯ ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ИТ

2 Тот, кто измеряет, тот управляет

3 Основные причины неудач проектов Причина Вероятность Неясные цели, неясные требования 30% Отсутствие поддержки руководства 15% Неудовлетворительные методики и техника управления проектом 12% Недостаточные ресурсы 11% Неудовлетворительная квалификация, гибкость, активность 10% Политика, эгоизм отдельных подразделений, несоответствие уровней компетентности 8% Отсутствие контроля/мониторинга над проектом 8% Недостаточная коммуникация/отсутствие обмена информацией 6% Отсутствие управления изменениями 5% Наибольшая вероятность неудачи проекта – плохо определенные, неясные цели и требования. Именно поэтому в рамках управления проектом, необходимо четко определить и точно описать цели проекта. 3

4 Проектный контроллинг Алгоритм работы проектного контроллинга: 1. Установить плановые показатели; 2. Получить статус проекта, текущие показатели; 3. Сравнить план с фактом; 4. Установить отклонение, тенденции и степень влияния на цели проекта; 5. Изменить план и/или назначить меры для устранения помех ведущих к отставанию по плану. Частота проведения проектного контроллинга не должна быть слишком частой. Людям надо давать время на работу, а не на постоянный сбор статистики.

5 Алгоритм контроллинга проекта

6 Пример Отчёт о статусе проекта Отчёт о статусе проекта Проект:Внедрение системы документооборота Дата: Руководитель проекта:Семёнов Илья Сроки: Окончание по плану: Предполагаемое окончание: Актуальный статус: Задачи: Выработка требований к системе документооборота; поиск вендоров; Произвести анализ внутренней инфраструктуры. Наблюдаемые проблемы:Нехватка резервного сервера Меры, которые нужно принять:Выделить средства на закупку сервера Решения, которые нужно принять:Выделить 3 000$ на покупку сервера Замечания:нет

7 Анализ тренда вех Анализ тренда вех – это метод наблюдения за проектом, за его временным отставанием или опережением. Метод позволяет обнаружить отклонения на ранних стадиях и принять соответствующие меры по улучшению ситуации. Метод построен на анализе состояния вех, текущее и запланированное. Каждая веха имеет установленный срок выполнения, запланированный на этапе планирования проекта. Это время и есть отправная точка регулярной сверки. По завершению вехи ответственные отчитывается руководителю проекта о проделанной работе. В отчете должны быть ответы на следующие вопросы: Что сделано? Что нужно еще сделать для завершения вехи? Успели ли в срок?

8 Как организуется контроль вех Наступление вехи инициализирует следующие управленческие процессы: Демонстрация; Ретроспектива; Контроль проделанной работы (анализ тренда вех). В рамках всего проекта, на уровне анализа тренда вех, проводится анализа отклонений сроков, основанных на фактических и плановых проектных значениях. 8

9 Графическое отображение анализа тренда вех По горизонтали: периоды предоставления отчетности, например, каждую неделю. По вертикале: такая же шкала, с отметками вех. Отметка вех при X=0, соответствует запланированным показателям вех на этапе старта проекта. Биссектриса – обозначает положение достигнутых вех. В отчетный период диаграмма обновляется и анализируется. На диаграмму заносятся новые прогнозные сроки по завершению вех. Для каждой вехи получаем линию (кривую) тренда. Достигла биссектрисы, закончилась. Идеальное состояние, когда линия четко идет без изменений по оси Y. Отклонения по вертикале (отклонение прогнозируемого срока от первоначально запланированного): Вверх: отставание по срокам Вниз: опережение графика

10

11 Факторы успеха контроллинга проекта Должно быть реалистично планирование. Контроллинг должен начинаться с самого начала проекта, иметь структуру и проходить последовательно. За планирование и реализацию проекта несет ответственность руководитель проекта. Разделение этих функций между людьми может привести к проблемам. Контроллинг является базой реагирования и регулирования отклонений для текущих и будущих проектов.

12 Артефакты Плановые показатели; Текущие показатели; Значения отклонений; Отчет о статусе проекта.