Планирование работы и времени. - презентация

1 Планирование работы и времени

2 Время: Чтобы преуспеть в бизнесе, как впрочем и во всем другом, самое главное - это уметь сосредоточиться и рационально пользоваться своим временем. Ли Якока Чтобы преуспеть в бизнесе, как впрочем и во всем другом, самое главное - это уметь сосредоточиться и рационально пользоваться своим временем. Ли Якока Принцип Парето: 20/ /20 Принцип Парето: 20/ /20

3 ВРЕМЯ НЕЛЬЗЯ: НАКОПИТЬ НАКОПИТЬ УМНОЖИТЬ УМНОЖИТЬ СВАЛИТЬ В КУЧУ СВАЛИТЬ В КУЧУ ФИЗИЧЕСКИ ПЕРЕДВИНУТЬ ФИЗИЧЕСКИ ПЕРЕДВИНУТЬ ПЕРЕДАТЬ ПЕРЕДАТЬ ВРЕМЯ НЕОБРАТИМО. ВРЕМЯ ИМЕЕТ ГРАНИЦЫ. ВРЕМЯ – ЭТО САМЫЙ ОГРАНИЧЕННЫЙ И САМЫЙ ЦЕННЫЙ КАПИТАЛ.

4 Планирование пространства = планирование времени. Беспорядок В ШКАФУ: В ШКАФУ: ОГРАНИЧЕННЫЙ ОБЪЕМ СВОБОДНОГО МЕСТА ОГРАНИЧЕННЫЙ ОБЪЕМ СВОБОДНОГО МЕСТА ШКАФ ДОВЕРХУ НАБИТ ВЕЩАМИ ШКАФ ДОВЕРХУ НАБИТ ВЕЩАМИ ВЕЩИ НЕРАЗБОРЧИВО ВТИСКИВАЮТСЯ ВЕЩИ НЕРАЗБОРЧИВО ВТИСКИВАЮТСЯ НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ СОДЕРЖИМОЕ НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ СОДЕРЖИМОЕ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШКАФА КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВЕЩЕЙ В ПРОСТРАНСТВЕ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШКАФА КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВЕЩЕЙ В ПРОСТРАНСТВЕ В РАСПИСАНИИ: ОГРАНИЧЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ ОГРАНИЧЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ ГРАФИК ПЕРЕГРУЖЕН ЗАДАЧАМИ ГРАФИК ПЕРЕГРУЖЕН ЗАДАЧАМИ ДЕЛА НЕРАЗБОРЧИВО ВЫПОЛНЯЮТСЯ ДЕЛА НЕРАЗБОРЧИВО ВЫПОЛНЯЮТСЯ НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ ТО, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ НЕЛЬЗЯ УВИДЕТЬ И ОЦЕНИТЬ ТО, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ НЕЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ КАК СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

5 Целевой подход к планированию Постановка цели Постановка цели Анализ Анализ Постановка задач Постановка задач Планирование мероприятий Планирование мероприятий Действия Действия Цель Задачи Мероприятия

6 Требования к постановке целей 1. Сформулировать цель: позитивно позитивно конкретно и измеримо конкретно и измеримо достижимо и под контролем достижимо и под контролем экологично экологично с конкретным сроком достижения с конкретным сроком достижения 2. Записать!

7 Разбивка целей Задачи Коротко Коротко Измеримо Измеримо Даты окончательного выполнения Даты окончательного выполнения Мероприятия Что нужно сделать Что нужно сделать Кто Кто Когда Когда

8 Системный подход к целевому планированию Зоны Ответственности «ЗО» – все области жизни (сферы деятельности), в которых важно достигать результатов Это возможность: структурировать ежедневные задачи структурировать ежедневные задачи расставлять приоритеты расставлять приоритеты оптимально распределять время оптимально распределять время

9 Зоны Ответственности: 1. Персонал 2. Клиенты 3. Сеть, филиалы 4. Финансы, доходы 5. Отчетность 6. Реклама 7. Здоровье 8. Личностный рост 9. Дом, семья 10. Хобби, отдых 11. Друзья

10 Средства планирования Настольные, настенные календари Настольные, настенные календари Планировщики на бумажной основе Планировщики на бумажной основе Компьютерные программы для планирования времени (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day- Timer, Lotus Jrganizer) Компьютерные программы для планирования времени (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day- Timer, Lotus Jrganizer) Портативные электронные планировщики Портативные электронные планировщики

11 Органайзер 1. Долгосрочные цели (работа/личные) 2. Зоны ответственности ( цели на год- задачи- мероприятия ) 3. Календарь (год – месяц – неделя – день) 4. «Помни!» 5. Идеи (потенциал) 6. Блокнот 7. Телефонный справочник 8. Информация

12 Список задач составлен. Что дальше? 1. Сортировка задач 2. Вопросы себе: Почему я это делаю? Почему я это делаю? Кто поможет в достижении? Кто поможет в достижении? Могу ли я сэкономить время, сделав это по-другому? Могу ли я сэкономить время, сделав это по-другому? Могу ли я делегировать это задание? Могу ли я делегировать это задание? Может быть, от выполнения можно вообще отказаться? Может быть, от выполнения можно вообще отказаться? 3. Определение приоритетов: приоритет = срочность* важность

13 Квадранты использования времени Срочно 3 (С) Срочно Не важно (делегируем) 1 (А) Срочно Важно(выполняем) Не Срочно 4 (D) Не важно Не срочно (в корзину) 2 (В) Не срочно Важно(планируем) Не важно Важно

14 Делегирование 1. Саморазгрузка. 2. Выигрыш для выполнения задач категории «А». 3. Вопросы: Что сделать? Что сделать? Кто? Кто? Почему? Почему? Как? Как? С помощью чего? С помощью чего? Когда? Когда?

15 Этапы делегирования Постановка задачи ясность и понимание создать ценность выразить пожелания дать полномочия Доступность консультаций информация открытость Контроль Четкие сроки Регулярность А В 1/5 2/5 Оценка результата похвала сравнение план буд. действий

16 Резюме Время конечно и ограничено= > Планировать = правильно организовывать = быть подготовленным = быть успешным! Планировать = правильно организовывать = быть подготовленным = быть успешным! Целевое планирование (долгосрочное, среднесрочное, «ЗО»). Целевое планирование (долгосрочное, среднесрочное, «ЗО»). Цели Задачи Мероприятия Цели Задачи Мероприятия Планируем «календарь» помним: планируем 70-80% времени Планируем «календарь» помним: планируем 70-80% времени

17 Далее: Организуем свой «шкаф времени». Организуем свой «шкаф времени». Сортируем. Ранжируем приоритеты. Помним о «точке невозврата». Сортируем. Ранжируем приоритеты. Помним о «точке невозврата». Делегируем. Устраняем похитители времени. Делегируем. Устраняем похитители времени. Учитываем циклы изменения энергии, источники сил. Не забываем отдыхать. Учитываем циклы изменения энергии, источники сил. Не забываем отдыхать. Помним о принципе Парето (20/80) Помним о принципе Парето (20/80) Системное позитивное мышление Системное позитивное мышление

18 Системное позитивное позитивное мышление Успех!